Sơ đồ 3 .5 – Sơ đồ tỷ lệ các hoạt động tạo ra và khơng tạo ra giá trị gia tăng
2.3.2 Ứng dụng tin học trong kế tốn
Hiện tại cơng ty đang sử dụng hệ thống phần mêm SAP để quản lý tát cả các hoạt động. Đây là một hệ thống ghi nhận dữ liệu phục vụ cho nhiều phịng ban từ nhân sự, kế tốn, sản xuất, mua hàng, xuất kho, giao nhận,… Mỗi bộ phận đựơc cấp quyền
sử dụng riêng phần hành của phịng ban mình nên dữ liệu đầu vào của từng khâu cơng việc được chính nhân viên trực tiếp thực hiện của phịng ban đĩ ghi nhận vào hệ thống. Với sự phân cơng trách nhiệm rõ ràng và được kiểm sốt chặt chẽ từ các nguồn dữ liệu đầu vào, cơng việc của bộ phận kế tốn tương đối giảm bớt trong khâu nhập liệu, dành được nhiều thời gian cho kiểm tra, rà sốt dữ liệu. Các nghiệp vụ phát sinh từ các bộ phận chức năng sẽ được cập nhật vào SAP thơng qua sổ nhật ký, sau đĩ dữ liệu tự động cập nhật vào các sổ cái (Tài khoản kế tốn) tương ứng theo từng thời điểm. Đến cuối kỳ, thơng qua bảng cân đối thử các báo cáo kế tốn tài chính: kết quả kinh doanh, cân đối kế tốn sẽ được hình thành.
Cũng với nguồn dữ liệu ban đầu đĩ, các bộ phận chức năng cĩ thể xem được các thơng tin hữu ích phục vụ cho nhu cầu kiểm sốt, phân tích, thực hiện cơng việc ở bộ phận mình. Các bộ phận cĩ thể sử dụng các báo cáo đặc thù tuỳ theo nhu cầu quản lý như: bộ phận quản lý kho (vật tư, thành phẩm), bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận mua hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế tốn… Hệ thống SAP hổ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều trong cơng tác quản trị với nhiều tiêu chí, thơng tin hữu ích kịp thời.