3.2. Xây dựng mơ hình quản trị tài chính cho tập đoàn thương mại Saigon
3.2.2.2. Hình thức sở hữu và mối quan hệ giữa công ty mẹ với các công ty trực thuộc
trực thuộc
Tập đoàn thương mại Saigon Co.op là một tổ hợp các cơng ty có mối quan hệ cơng ty mẹ - cơng ty con, nên tập đồn khơng có tư cách pháp nhân, tuy nhiên các cơng ty trong tập đồn là các pháp nhân độc lập, đa sở hữu với nhiều hình thức doanh nghiệp và thành phần kinh tế khác nhau.
Trong đó, cơng ty mẹ là thành phần kinh tế HTX được tổ chức dưới hình thức Liên hiệp HTX, các cơng ty con với đa hình thức sở hữu được tổ chức dưới nhiều hình thức doanh nghiệp phù hợp để tận dụng tối đa nguồn vốn chủ sở hữu, đó cũng là yêu cầu của phát triển.
a) Công ty mẹ
Công ty mẹ của tập đồn chính là Liên hiệp HTX TM TP.HCM (Saigon Co.op), là hình thức Liên hiệp HTX do các HTX thành viên là đồng chủ sở hữu.
Công ty mẹ là chủ sở hữu của các công ty con trong tập đồn thơng qua cơng ty tài chính Saigon Co.op tuỳ theo chiến lược của công ty mẹ và quy mô hoạt động của từng công ty con (xem thêm phần 3.2.3.2. Cơng ty tài chính).
Cơng ty mẹ đại diện cho tất cả công ty con thực hiện công tác mua hàng tập trung nhằm tận dụng ưu thế giá rẻ do có doanh thu lớn của cả tập đồn. Cơng ty mẹ thực hiện chức năng vừa tự kinh doanh bán lẻ thơng qua các đơn vị hạch tốn phụ thuộc, vừa là đầu mối cung cấp nguồn hàng cho các công ty con hạch tốn độc lập.
Ngồi ra, tập đồn cũng có các cơng ty mẹ cấp hai là các công ty siêu thị khu vực. Là chủ đầu tư, tham gia góp vốn vào các cơng ty siêu thị trực thuộc.
b) Cơ quan điều hành của cả tập đồn
Tập đồn khơng có cơ quan điều hành riêng mà sử dụng cơ quan điều hành của công ty mẹ là SGC, với cơ cấu tổ chức vẫn áp dụng như Hình 2.4 - Sơ đồ tổ chức của văn phịng SGC.
Ngồi ra, tại các công ty khu vực (cơng ty mẹ cấp 2) vẫn có cơ quan điều hành, nhưng hoạt động chỉ tập trung gói gọn trong công tác điều hành kinh doanh bán lẻ, như là: khai thác nguồn hàng, vận hành kho bãi, thiết kế các chương trình marketing, khuyến mãi riêng phù hợp với khu vực mà mình quản lý; phát triển chuỗi siêu thị trong khu vực mà mình quản lý.
c) Các cơng ty con
Các công ty con là các công ty bán lẻ khu vực (công ty mẹ cấp hai) và các công ty con khác do công ty mẹ SGC đầu tư 100% vốn hoặc SGC giữ cổ phần hay vốn góp chi phối, được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau: Cơng ty cổ phần, công ty TNHH một thành viên, hai thành viên trở lên (bao gồm cả công ty liên doanh với nước ngoài theo luật doanh nghiệp 2005), và một số cơng ty con mà SGC khơng có sở hữu vốn (được hoạt động theo mơ hình nhượng quyền kinh doanh).
3.2.2.3. Cách thức chi phối giữa công ty mẹ đối với công ty con
Việc chi phối các công ty con diễn ra hai hình thức:
a) Thơng qua cơ chế sở hữu vốn:
Đây là hình thức chủ yếu, với cơ chế này, công ty mẹ là SGC sẽ thông qua công ty tài chính của tập đồn sở hữu tỷ lệ hơn 50% cổ phần có quyền biểu quyết
của các cơng ty con nhằm giữ quyền ra quyết định trong các cơ quan quyền lực của cơng ty con. Đó là các quyền:
- Quyết định trong việc ban hành, sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty con. - Quyết định các kế hoạch, định hướng kinh doanh của công ty con.
- Quyền quyết định về tổ chức nhân sự của công ty con.
b) Thông qua cơ chế nhượng quyền kinh doanh:
Thông qua cơ chế nhượng quyền kinh doanh, tập đồn có thể mở rộng các điểm bán lẻ của mình mà khơng cần phải sở hữu vốn. Tập đồn quy định các yêu cầu của nhượng quyền và ký kết bằng hợp đồng nhượng quyền kinh doanh (hoặc hợp đồng sử dụng thương hiệu), đó là:
- Quy định các tiêu chuẩn, hình thức của các thương hiệu mà SGC đang sở hữu như là Co.opMart, Co.opFood.
- Quy định tiêu chuẩn, nguyên tắc, cách thức kinh doanh của tập đoàn về việc bán hàng, mua hàng, nguồn hàng, giá cả, cơ cấu nhân sự, concept kinh doanh để ràng buộc các công ty nhượng quyền tuân thủ theo nguyên tắc trên. - Quy định về chi phí nhượng quyền và các hình thức thu phí.
3.2.2.4. Ngành nghề kinh doanh của tập đoàn
Mục tiêu hoạt động của tập đồn chính là góp phần cung cấp cho xã hội dịch vụ bán lẻ hồn thiện, văn minh, hiện đại, góp phần bình ổn giá cả hàng hố trên thị trường. Đồng thời vẫn phải đảm bảo mục tiêu hoạt động kinh doanh có lợi nhuận, bảo tồn và phát triển vốn của các chủ sở hữu.
Để hồn thành mục tiêu đó, tập đồn tập trung cho hai hoạt động kinh doanh chính đó là kinh doanh bán lẻ truyền thống; và hồn thiện, phát triển cơng nghệ bán lẻ. Ngoài ra, cũng chú trọng mở rộng liên kết hệ thống phục vụ hỗ trợ cho bán lẻ như là cung ứng, hàng hoá, xuất nhập khẩu, phân phối, ...
Với đặc thù hoạt động bán lẻ chỉ thu hồi vốn và có được lợi nhuận sau một thời gian tương đối dài, nên tập đoàn cũng chú trọng định hướng phát triển hình thức kinh doanh bất động sản nhằm khai thác và ổn định điểm bán lẻ của tập đoàn, khai thác cho thuê mặt bằng để đa dạng hố các ngành hàng, tăng tiện ích cho người tiêu dùng, như là: thức ăn nhanh KFC, Lotte, kim khí điện máy, đồ nội thất, và các mặt hàng khác mà SGC chưa kinh doanh trong khu tự chọn.
Hình 3.4: Cấu trúc theo hoạt động của các cơng ty trong tập đồn
(Nguồn: Phát triển từ mơ hình tập đồn Saigon Co.op)
3.2.2.5. Cách thức quản lý và điều hành
Việc quản lý điều hành được thực hiện dựa trên các nguyên tắc điều hành của tập đoàn được ban hàng bằng thể thức điều hành tiêu chuẩn của tập đoàn (SOP), cơ chế ngân sách và kiểm soát nội bộ.
a) Thể thức điều hành tiêu chuẩn SOP
Thể thức điều hành tiêu chuẩn SOP được áp dụng thống nhất trong tất cả các cơng ty trong tập đồn và được ghi nhận như là một phần của các bản điều lệ cơng ty. SOP có các nội dung quan trọng như sau:
(1). sơ đồ tổ chức công ty;
(2). mô tả công việc của từng chức danh;
(3). mức độ thẩm quyền của các chức danh quản lý điều hành; (4). chính sách điều hành (nguyên tắc kinh doanh chính); (5). chính sách nhân sự; Phương tiện hỗ trợ bán Công nghệ thông tin Huấn luyện đào tạo Kho bãi, logictics Thương mại điện tử Đại lý
phân phối Xuất nhậpkhẩu
Sản xuất hàng hoá Liên kết sản xuất hàng nhãn riêng Trang trí, thiết kế, xây dựng Tìm kiếm, khai thác mặt bằng Cơng nghệ bán lẻ Hoạt động phụ trợ Kinh doanh bán lẻ Hoạt động chính Dịch vụ ăn uống Khai thác nguồn hàng
(6). cẩm nang điều hành chung;
(7). cẩm nang riêng cho từng loại giao dịch có tính chun mơn; (8). cơ chế hoạt động của ban kiểm sốt nội bộ.
SOP là tồn bộ các quy định để tập đoàn vận hành các công việc. Các nhân sự từ cán bộ quản lý đến nhân viên thừa hành đều hiểu các quyền, nhiệm vụ của mình và cách thức phối hợp với nhau để giải quyết các cơng việc, qua đó sẽ điều chỉnh các hoạt động của tập đồn vào khn khổ. SOP được điều chỉnh và cập nhật tuỳ theo giai đoạn phát triển của tập đồn.
Các cơng ty con sẽ căn cứ vào SOP chuẩn của tập đoàn mà phát hành thành các SOP con để điều hành quản lý chính các cơng ty của mình, được ghi nhận là một phần của bản điều lệ khi đăng ký kinh doanh. Mỗi khi có tranh chấp phát sinh, SOP được sử dụng để làm căn cứ để giải quyết tranh chấp.
b) Cơ chế ngân sách
Cơ chế ngân sách là các hoạt động dự trù sẽ thực hiện trong kỳ (thường mỗi kỳ được quy định là năm, quý, tháng hoặc có thể là một số ngày cụ thể) của tất cả các bộ phận trong tập đồn. Nó được xây dựng và xem xét và xét duyệt theo quy trình quản lý ngân sách.
Ngân sách bao gồm 2 loại là ngân sách điều hành và ngân sách đầu tư, được chia nhỏ thành các trung tâm ngân sách, mỗi trung tâm ngân sách là một đơn vị, phịng, ban, cơng ty trực thuộc. Tuỳ vào quy mô lớn hay nhỏ của đơn vị, phịng, ban mà nó có thể có một hay nhiều dạng trung tâm ngân sách như sau:
- Trung tâm chi phí: là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có quyền điều khiển, kiểm sốt sự phát sinh của chi phí.
- Trung tâm doanh thu: là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh.
- Trung tâm lợi nhuận (trung tâm kinh doanh): là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí.
- Trung tâm đầu tư: là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về lợi nhuận và vốn đầu tư sử dụng bởi đơn vị đó.
Về bản chất nó được xây dựng trên cơ sở sau: Các bộ phận dự trù sử dụng nhân sự, phương tiện cần thiết để phục vụ cho hoạt động của mình; tính cấp thiết của cơng việc; tính kế thừa của ngân sách (có được để lại cho các năm sau nếu vẫn
chưa thực hiện đầy đủ hay không); việc bổ sung ngân sách (nếu cần). Từ đó, bộ phận quản lý ngân sách và bộ phận sử dụng ngân sách sẽ xác định số tiền sẽ thu vào hoặc chi ra cho các hoạt động đã được dự trù đó trình cấp lãnh đạo phê duyệt.
Như vậy, có thể xem ngân sách chính là nội dung chi tiết hơn của SOP trong một thời gian cụ thể, nó giúp tập đồn xây dựng các kế hoạch và thực hiện các kế hoạch có hệ thống và hiệu quả. Thơng qua cơ chế ngân sách, tập đồn có thể kiểm sốt được chi phí và doanh thu của nó, ước lượng khoản lời, lỗ, việc đầu tư và thu hồi vốn, ngồi ra nó cịn hỗ trợ trong cơng tác đánh giá và kiểm sốt các hoạt động của các bộ phận trong tập đoàn.
Khi cần thắt chặt chi tiêu, ngân sách được dùng để xác định các khoản ưu tiên chi, các khoản bị cắt bỏ để giảm chi phí, có thể nói đó là linh hồn của việc quản lý chi phí. Ngân sách được xây dựng tốt nói lên mức độ quản trị tốt của tập đoàn.
Ngân sách được quy định rất chặt bởi các thủ tục cấp phát tiền, được ràng buộc các quyền thu, chi bằng hệ thống chương trình ERP của tập đồn.
c) Hệ thống kiểm soát nội bộ:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận trực thuộc công ty mẹ, nó giữ nhiệm vụ sau:
- Thiết lập các quy định để quản lý tài sản một cách có hiệu quả, hỗ trợ xây dựng các quy trình, thủ tục trong cơng tác kinh doanh.
- Kiểm tra, giám sát tất cả hoạt động của tất cả các bộ phận trong tập đoàn để đảm bảo các hoạt động được vận hành theo đúng các tiêu chuẩn của SOP và kế hoạch ngân sách ngân sách hằng năm.
- Kiểm tra, giám sát việc hạch tốn kế tốn của cơng ty mẹ và các công ty con trong tập đoàn.
Ngoài ra, hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn kết hợp chặt với kiểm toán độc lập để thực hiện chức năng kiểm toán đối với tất cả các thành viên trong tập đồn.
3.2.3. Quản trị tài chính trong mơ hình tập đồn thương mại Saigon Co.op 3.2.3.1. Luân chuyển tiền nội bộ từ các hoạt động của tập đồn
Mỗi cơng ty trong tập đồn đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, tuy nhiên trong chuỗi hoạt động của tập đồn thì mỗi đơn vị là một mắc xích có mối quan hệ với các đơn vị khác, các giao dịch nội bộ được quản lý và mơ tả quaHình 3.5.
Hình 3.5:Sự luân chuyển tiền giữa các đối tượng trong tập đồn
(Nguồn: Phát triển từ mơ hình tập đồn Saigon Co.op) Diễn giải mơ hình như sau:
Luân chuyển tiền trong hoạt động kinh doanh bán lẻ:
(1) : Công ty siêu thị bán hàng và thu tiền của khách hàng.
(2a) : Cơng ty siêu thị mua hàng và thanh tốn tiền hàng cho SGC.
(2b) : Cơng ty siêu thị mua hàng và thanh tốn tiền hàng cho các nhà cung cấp tự doanh (những mặt hàng đặc thù không bắt buộc mua tập trung). (2c) : SGC mua hàng tập trung và thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp.
Luân chuyển tiền trong các dịch vụ hỗ trợ:
(3) : Công ty siêu thị thanh toán các dịch vụ kho bãi, chi phí vận chuyển hàng hố đến siêu thị.
(4) : Cơng ty siêu thị thanh toán các khoản dịch vụ hỗ trợ khác mà SGC cung cấp, như là: huấn luyện đào tạo, mua sắm hộ trang thiết bị.
(5) : Cơng ty siêu thị thanh tốn tiền th mặt bằng (nếu có) cho cơng ty bất động sản trong trường hợp công ty siêu thị khơng tự đầu tư xây dựng.
Chi phí sử dụng nguồn lực (phí quản lý, hoặc phí nhượng quyền):
(6a) : Cơng ty siêu thị nộp phí sử dụng nguồn lực cho công ty khu vực là các công ty mẹ quản lý trực tiếp các siêu thị.
(6b) : Công ty khu vực nộp phí sử dụng nguồn lực cho SGC.
Saigon Co.op Cơng ty khu vực Cơng ty Siêu thị Công ty bất động sản khai thác mặt bằng Kho bãi, logictics Nhà cung cấp tự doanh Khách hàng Nhà cung cấp hàng hoá tập trung (2c) (2a) (2b) (3) (4) (6a) (5) (6b) (1)
Trong hoạt động kinh doanh chính là bán lẻ, cơng ty mẹ phải thay mặt các công ty con đầu tư, thanh tốn các khoản chi phí tập trung nhằm tận dụng ưu thế giá rẻ. Do vậy, để doanh thu, chi phí của cả cơng ty mẹ và công ty con được ghi nhận đầy đủ và hợp lý như là các chủ thể pháp nhân độc lập thì cần phải thực hiện thơng qua một cơ chế thu phí quản lý hoạt động từ cơng ty mẹ đối với các cơng ty con, đó cũng là thông lệ của các nhà bán lẻ trên thế giới.
Tương tự như vậy, là hình thức nhượng quyền, SGC nhượng lại quyền sử dụng công nghệ bán lẻ của mình cho các đối tác sử dụng kinh doanh và thu lại khoản phí nhượng quyền.
Hiện nay, SGC chỉ thu phí quản lý hoạt động theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, với mức thu tuỳ theo hình thức kinh doanh của công ty con là công ty trực thuộc hay công ty nhượng quyền. Tuy nhiên, theo nghiên cứu từ mơ hình bán lẻ Trung Quốc và sự hỗ trợ của các chuyên gia từ HTX Thuỵ Điển cho SGC thì nên đa dạng các hình thức thu phí sử dụng nguồn lực để thơng qua đó khuyến khích các cơng ty trực thuộc khai thác tối đa hoạt động kinh doanh bán lẻ của mình.
Có thể là các hình thức thu như sau: phí cố định; phí theo phần trăm theo doanh thu; phí trên hiệu quả khai thác.
Các khoản phí sẽ được thu trực tiếp một cấp, có nghĩa là SGC thu trực tiếp các công ty khu vực; các công ty khu vực thu lại từ các siêu thị trực thuộc.
Việc xác định chi phí sử dụng nguồn lực rõ ràng từ ban đầu là rất cần thiết, giúp các siêu thị thuận lợi trong việc xây dựng một kế hoạch tài chính sớm và chính xác hơn. Ngồi ra, nó cũng làm minh bạch các khoản ln chuyển nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con, phù hợp các nguyên tắc kinh tế thị trường. Từ đó khuyến khích các nhà đầu tư bên ngồi góp vốn vào các cơng ty con.
Phí cố định
Đây là khoản phí cố định được thống nhất sẽ thu mỗi năm. Thơng thường, nó chính là các khoản cố định mà SGC phải thanh tốn lại cho các đối tác trong q trình quản lý cơng nghệ bán lẻ của SGC.
Bao gồm các khoản sau: khấu hao các tài sản phục vụ chung cho công nghệ bán lẻ; chi phí license các phần mềm điện tốn, chi phí sử dụng thương hiệu của các tài sản hỗ trợ; chi phí đầu tư cho thương hiệu Co.opMart; …
Khoản thu này được thu trên tiêu chí số lượng đơn vị bán lẻ, mỗi đơn vị bán