(Nguồn: Phát triển từ mơ hình tập đồn Saigon Co.op)
3.2.2.5. Cách thức quản lý và điều hành
Việc quản lý điều hành được thực hiện dựa trên các nguyên tắc điều hành của tập đoàn được ban hàng bằng thể thức điều hành tiêu chuẩn của tập đoàn (SOP), cơ chế ngân sách và kiểm soát nội bộ.
a) Thể thức điều hành tiêu chuẩn SOP
Thể thức điều hành tiêu chuẩn SOP được áp dụng thống nhất trong tất cả các cơng ty trong tập đồn và được ghi nhận như là một phần của các bản điều lệ cơng ty. SOP có các nội dung quan trọng như sau:
(1). sơ đồ tổ chức công ty;
(2). mô tả công việc của từng chức danh;
(3). mức độ thẩm quyền của các chức danh quản lý điều hành; (4). chính sách điều hành (nguyên tắc kinh doanh chính); (5). chính sách nhân sự; Phương tiện hỗ trợ bán Công nghệ thông tin Huấn luyện đào tạo Kho bãi, logictics Thương mại điện tử Đại lý
phân phối Xuất nhậpkhẩu
Sản xuất hàng hoá Liên kết sản xuất hàng nhãn riêng Trang trí, thiết kế, xây dựng Tìm kiếm, khai thác mặt bằng Cơng nghệ bán lẻ Hoạt động phụ trợ Kinh doanh bán lẻ Hoạt động chính Dịch vụ ăn uống Khai thác nguồn hàng
(6). cẩm nang điều hành chung;
(7). cẩm nang riêng cho từng loại giao dịch có tính chun mơn; (8). cơ chế hoạt động của ban kiểm soát nội bộ.
SOP là toàn bộ các quy định để tập đoàn vận hành các công việc. Các nhân sự từ cán bộ quản lý đến nhân viên thừa hành đều hiểu các quyền, nhiệm vụ của mình và cách thức phối hợp với nhau để giải quyết các cơng việc, qua đó sẽ điều chỉnh các hoạt động của tập đồn vào khn khổ. SOP được điều chỉnh và cập nhật tuỳ theo giai đoạn phát triển của tập đồn.
Các cơng ty con sẽ căn cứ vào SOP chuẩn của tập đoàn mà phát hành thành các SOP con để điều hành quản lý chính các cơng ty của mình, được ghi nhận là một phần của bản điều lệ khi đăng ký kinh doanh. Mỗi khi có tranh chấp phát sinh, SOP được sử dụng để làm căn cứ để giải quyết tranh chấp.
b) Cơ chế ngân sách
Cơ chế ngân sách là các hoạt động dự trù sẽ thực hiện trong kỳ (thường mỗi kỳ được quy định là năm, quý, tháng hoặc có thể là một số ngày cụ thể) của tất cả các bộ phận trong tập đồn. Nó được xây dựng và xem xét và xét duyệt theo quy trình quản lý ngân sách.
Ngân sách bao gồm 2 loại là ngân sách điều hành và ngân sách đầu tư, được chia nhỏ thành các trung tâm ngân sách, mỗi trung tâm ngân sách là một đơn vị, phịng, ban, cơng ty trực thuộc. Tuỳ vào quy mô lớn hay nhỏ của đơn vị, phịng, ban mà nó có thể có một hay nhiều dạng trung tâm ngân sách như sau:
- Trung tâm chi phí: là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có quyền điều khiển, kiểm sốt sự phát sinh của chi phí.
- Trung tâm doanh thu: là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh.
- Trung tâm lợi nhuận (trung tâm kinh doanh): là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí.
- Trung tâm đầu tư: là một đơn vị của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về lợi nhuận và vốn đầu tư sử dụng bởi đơn vị đó.
Về bản chất nó được xây dựng trên cơ sở sau: Các bộ phận dự trù sử dụng nhân sự, phương tiện cần thiết để phục vụ cho hoạt động của mình; tính cấp thiết của cơng việc; tính kế thừa của ngân sách (có được để lại cho các năm sau nếu vẫn
chưa thực hiện đầy đủ hay không); việc bổ sung ngân sách (nếu cần). Từ đó, bộ phận quản lý ngân sách và bộ phận sử dụng ngân sách sẽ xác định số tiền sẽ thu vào hoặc chi ra cho các hoạt động đã được dự trù đó trình cấp lãnh đạo phê duyệt.
Như vậy, có thể xem ngân sách chính là nội dung chi tiết hơn của SOP trong một thời gian cụ thể, nó giúp tập đồn xây dựng các kế hoạch và thực hiện các kế hoạch có hệ thống và hiệu quả. Thơng qua cơ chế ngân sách, tập đồn có thể kiểm sốt được chi phí và doanh thu của nó, ước lượng khoản lời, lỗ, việc đầu tư và thu hồi vốn, ngồi ra nó cịn hỗ trợ trong cơng tác đánh giá và kiểm sốt các hoạt động của các bộ phận trong tập đoàn.
Khi cần thắt chặt chi tiêu, ngân sách được dùng để xác định các khoản ưu tiên chi, các khoản bị cắt bỏ để giảm chi phí, có thể nói đó là linh hồn của việc quản lý chi phí. Ngân sách được xây dựng tốt nói lên mức độ quản trị tốt của tập đoàn.
Ngân sách được quy định rất chặt bởi các thủ tục cấp phát tiền, được ràng buộc các quyền thu, chi bằng hệ thống chương trình ERP của tập đồn.
c) Hệ thống kiểm soát nội bộ:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận trực thuộc công ty mẹ, nó giữ nhiệm vụ sau:
- Thiết lập các quy định để quản lý tài sản một cách có hiệu quả, hỗ trợ xây dựng các quy trình, thủ tục trong cơng tác kinh doanh.
- Kiểm tra, giám sát tất cả hoạt động của tất cả các bộ phận trong tập đoàn để đảm bảo các hoạt động được vận hành theo đúng các tiêu chuẩn của SOP và kế hoạch ngân sách ngân sách hằng năm.
- Kiểm tra, giám sát việc hạch tốn kế tốn của cơng ty mẹ và các công ty con trong tập đoàn.
Ngoài ra, hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn kết hợp chặt với kiểm toán độc lập để thực hiện chức năng kiểm toán đối với tất cả các thành viên trong tập đồn.
3.2.3. Quản trị tài chính trong mơ hình tập đồn thương mại Saigon Co.op 3.2.3.1. Luân chuyển tiền nội bộ từ các hoạt động của tập đồn
Mỗi cơng ty trong tập đồn đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, tuy nhiên trong chuỗi hoạt động của tập đồn thì mỗi đơn vị là một mắc xích có mối quan hệ với các đơn vị khác, các giao dịch nội bộ được quản lý và mơ tả quaHình 3.5.