1.2 Lý thuyết về chi phí chuỗi cung ứng
1.2.2.5 Chi phí vốn bị chiếm dụng
Chi phí vốn bị chiếm dụng là một loại chi phí đặc biệt trong chuỗi cung ứng, chi phí này phát sinh do việc chôn vốn vào hàng tồn kho và lượng hàng đang trong quá trình vận chuyển và do việc thanh toán chậm của khách hàng (chênh lệch thời gian từ khi cơng ty thanh tốn cho nhà cung cấp đến khi công ty nhận được thanh toán của khách hàng) (Annelie và Anders, 2012)
Nguồn vốn của doanh nghiệp có thể được dùng để đầu tư cho các hoạt động kinh doanh khác hiệu quả hơn thay vì “bị chiếm dụng” vào hàng tồn kho và hàng đang trong quá trình vận chuyển hay thời gian trả chậm của khách hàng. Việc chiếm dụng này làm phát sinh một khoản chi phí, chủ yếu là chi phí vay vốn từ ngân hàng để đầu tư cho hàng tồn kho, hàng đang trong quá trình vận chuyển và việc thanh toán trước cho nhà cung cấp trong khi chưa nhận được thanh toán từ khách hàng; đồng thời làm giảm thu nhập tiềm năng do doanh nghiệp có thể dùng khoản vốn này để đầu tư cho các hoạt động kinh doanh khác (chi phí cơ hội) (Lina Hedvall và Hanne Olsson, 2012, trang 1).
Chi phí bị chiếm dụng này sẽ biến mất khi doanh nghiệp bán hết hàng hóa và khách hàng thanh tốn đúng hạn. Tuy nhiên, khách hàng khơng muốn lưu trữ lượng hàng tồn kho cao, nên họ yêu cầu thời gian từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng (lead time) ngắn để tiết kiệm chi phí lưu kho cũng như chi phí vốn bị chiếm dụng. Vì vậy, nếu sản phẩm khơng có sẵn khi khách hàng cần hay thời gian thanh tốn nhanh thì họ sẽ tìm đến nhà cung cấp khác có thể đáp ứng yêu cầu của họ. Lúc này, rủi ro do bị thiếu hàng và mất khách hàng trở nên thiết yếu hơn là việc giảm tồn kho và rút ngắn thời hạn thanh tốn. Do đó, có một sự đánh đổi giữa chi phí vốn bị chiếm dụng và dịch vụ khách hàng; mối tương quan giữa chúng phụ thuộc nhiều vào loại sản phẩm, khách hàng và mức độ cạnh tranh.
Trước khi đánh giá chi phí vốn bị chiếm dụng, chúng ta có thể đo lường thời gian thu tiền bán hàng trung bình.
Số nợ cần phải thu
Doanh thu bình quân mỗi ngày
Chỉ số này đo lường tốc độ luân chuyển những khoản nợ cần phải thu. Nếu thời gian bán hàng không thay đổi trong nhiều năm liên tục nhưng thời gian thu tiền bán hàng lại tăng thì rõ ràng có sự chậm trễ thanh tốn và cơng ty phải tăng cường nỗ lực để thu hồi những khoản nợ của mình nhằm giảm chi phí vốn bị chiếm dụng.