PHIẾU THEO DÕI CA MÁY THI CÔNG
Tên xe máy: Mã hiệu:
Biển đăng ký: Công suất, trọng tải:
Ngày Cơng trình, hạng mục cơng trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Xác nhận bộ phận sử dụng xe
Phụ trách đội xe Người điều khiển xe máy GS kỹ thuật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
d/ Kiểm sốt Chi phí sản xuất chung
- Khi phân tích Chi phí sản xuất chung, rất khó phân biệt mức độ ảnh hưởng của
từng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự tốn, tìm ra điểm yếu kém để tăng cường quản lý đối với các cơng trình sau.
- Ngồi việc tìm ra chênh lệch và nguyên nhân dẫn tới những chênh lệch so với dự tốn, việc phân tích các chi phí cấu thành trong khoản mục Chi phí sản xuất chung
thường được thực hiện kết hợp với ba khoản mục chi phí trên. Để quản lý chặt chẽ hơn
các chi phí phát sinh cần kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan.
Ví dụ minh họa phân tích chi phí cơng trình, hạng mục cơng trình
CƠNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
Hạng mục : CẢI THIỆN HỆ THỐNG THU GOM VÀ XỬ LÝ NƯỚC THẢI
Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Chi phí Dự tốn Thực tế Chênh lệch
A. BỂ XỬ LÝ NƯỚC THẢI
** Nguyên vật liệu trực tiếp 2.263.022.913 2.350.273.450 87.250.537
Cọc BTCT 414.221.888 706.082.284 291.860.396 Bê tông M100 25.869.255 24.645.000 (1.224.255) Bê tông M300 519.026.499 453.485.000 (65.541.499) Gach, cát, đá, xi măng 31.936.928 55.944.223 24.007.295 Ván 152.558.372 153.150.000 591.628 Sắt 955.231.959 793.987.852 (161.244.107) Sika,chất ngăn nước 32.231.770 41.218.000 8.986.230 Inox 131.946.242 121.761.091 (10.185.151)
** Nhân công trực tiếp 147.596.301 150.988.000 3.391.699 ** Máy thi công 61.576.872 70.252.000 8.675.128
Đào đất 31.318.626 30.000.000 (1.318.626)
Đắp đất 6.214.071 9.452.000 3.237.929 Vận chuyển đất 24.044.175 30.800.000 6.755.825
Tổng 2.472.196.086 2.571.513.450 99.317.364
B. NHÀ ĐẶT MÁY
** Nguyên vật liệu trực tiếp 161.264.634 161.498.393 233.759
Bê tông M100 3.687.758 3.609.300 (78.458) Bê tông M200 22.186.810 22.978.500 791.690
Gach, cát, đá, xi măng 26.224.806 26.640.000 415.194 Ván 12.810.842 12.950.000 139.158 Sắt 55.112.554 52.137.993 (2.974.561)
Matic 12.422.026 12.650.000 227.974
Sơn 8.556.471 9.672.600 1.116.129 Chất chống thấm 2.589.077 2.980.000 390.923 Cửa kính 17.674.290 17.880.000 205.710
** Nhân công trực tiếp 28.984.722 32.000.000 3.015.278
Tổng 190.249.356 193.498.393 3.249.037
C. HỆ THỐNG THU GOM
** Nguyên vật liệu trực tiếp 65.090.781 66.842.972 1.752.191
Bê tông M100 1.053.909 810.900 (243.009) Bê tông M200 13.765.201 12.380.000 (1.385.201) Gach, cát, đá, xi măng 254.913 352.438 97.525 Ván 7.986.636 7.050.000 (936.636) Sắt 9.906.722 9.137.000 (769.722) Vật tư nước 32.123.400 37.112.634 4.989.234
** Nhân công trực tiếp 27.335.125 30.550.000 3.214.875 ** Máy thi công 25.109.240 22.120.000 (2.989.240)
Đào đất 21.291.851 18.500.000 (2.791.851)
Đắp đất 3.357.871 3.000.000 (357.871) Vận chuyển đất 459.518 620.000 160.482
Tổng 117.535.146 119.512.972 1.977.826
** Sản xuất chung 65.000.000 97.338.600 32.338.600
Chi phí tiền lương gián tiếp 29.500.000 41.300.000 11.800.000 Chi phí dụng cụ, thiết bị BHLĐ 5.500.000 5.638.600 138.600 Chi phí dịch vụ mua ngoài 30.000.000 50.400.000 20.400.000
Tổng Cộng 2.844.980.588 2.981.863.415 136.882.827
Người lập biểu Kế toán trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc
CƠNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG PHÂN TÍCH TỔNG HỢP CHI PHÍ
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
Hạng mục : CẢI THIỆN HỆ THỐNG THU GOM VÀ XỬ LÝ NƯỚC THẢI Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Khoản mục chi phí Dự tốn Thực tế Chênh lệch
Chi phí Ngun vật liệu
2.489.378.328 2.578.614.815 89.236.487 Chi phí nhân cơng trực tiếp
203.916.148 213.538.000 9.621.852 Chi phí Máy thi công 86.686.112
92.372.000
5.685.888 Chi phí sản xuất chung 65.000.000
97.338.600
32.338.600
Tổng 2.844.980.588 2.981.863.415 136.882.827
Người lập biểu Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc
CƠNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG TỔNG HỢP BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NVL
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Hạng mục Số tiền Chênh lệch Dự toán Thực tế Giá trị Tỷ lệ Bể xử lý nước thải 2,263,022,913 2,350,273,450 87,250,537 3.86% Nhà Đặt máy 161,264,634 161,498,393 233,759 0.14% Hệ thống thu gom 65,090,781 66,842,972 1,752,191 2.69% Tổng 2,489,378,328 2,578,614,815 89,236,487 3.58%
Người lập biểu Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
ÔNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NVL
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ Hạng mục : BỂ XỬ LÝ NƯỚC THẢI
Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Nguyên
vật liệu CP NVL theo yếu tố
Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố Tổng hợp Q1m1P1 Q1m1Pk Q1mkPk △p △m △VL Cọc BTCT 706,082,284 651,186,562 414,221,888 54,895,722 236,964,674 291,860,396 Bê tông M100 24,645,000 25,365,000 25,869,255 (720,000) (504,255) (1,224,255) Bê tông M300 453,485,000 490,513,501 519,026,499 (37,028,501) (28,512,998) (65,541,499) Gach, cát, đá, xi măng 55,944,223 46,539,892 31,936,928 9,404,331 14,602,964 24,007,295 Ván 153,150,000 153,150,000 152,558,372 - 591,628 591,628 Sắt 793,987,852 823,386,637 955,231,959 (29,398,785) (131,845,322) (161,244,107) Sika,chất ngăn nước 41,218,000 40,280,000 32,231,770 938,000 8,048,230 8,986,230 Inox 121,761,091 124,241,329 131,946,242 (2,480,238) (7,704,913) (10,185,151) Tổng 2,350,273,450 2,354,662,921 2,263,022,913 (4,389,471) 91,640,008 87,250,537 Người lập Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc
Nguyên nhân gây ra sự biến động chi phí nguyên vật liệu hạng mục cơng trình bể xử lý nước thải- NM đạm Phú Mỹ được xác định do ảnh hường của các nhân tố:
Đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng: do giá mua nguyên vật liệu quyết định. Nhìn chung giá nguyên vật liệu thực tế giảm so với dự toán ban đầu, trong đó
từng loại nguyên vật liệu có giá thay đổi ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu theo hai hướng
+ Chiều hướng tích cực: giá nguyên vật liệu thực tế giảm so với dự tốn: bê tơng, sắt, inox. Trong đó bê tơng M300 và sắt có giá giảm đáng kể. Do, các nguyên vật liệu này ký hợp đồng kinh tế với khối lượng lớn và thời điểm giá cả thích hợp
+ Chiều hướng tiêu cực: giá một số nguyên vật liệu thực tế tăng so với dự toán. Đáng kể nhất là cọc bê tông tăng 54.895.722, nguyên nhân do giá vận chuyển, lắp
đặt cọc tăng 963.082/cọc.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu xuất dùng: Định mức tiêu hao này thay đổi làm chi phí nguyên vật liệu tăng 91.640.008. Sự gia tăng này chịu tác động thay đổi định mức tiêu hao của tất cả các nguyên vật liệu,trong đó đáng kể nhất là cọc bê
tông,tăng: 236.964.674.Nguyên nhân được xác định là do quá trình vận chuyển cọc,lắp đặt cọc chịu tác động xấu của địa hình, mơi trường thi công ,do nhân viên kỹ thuật chưa có kinh nghiệm,điều kiện hệ thống kho bãi làm làm ành hưởng đến chất lượng
cọc, làm tăng thêm 15 cọc so với số lượng dự toán ban đầu.( tổng số lượng cọc: 37)
Từ những nguyên nhân biến động trên cho thấy: khi tính dự tốn NVL, cần lượng
trước chi phí vận chuyển,cần lựa chọn thời điểm thích hợp, ký kết các hợp đồng thỏa
thuận mua bán vật tư nhất là những vật tư chính yếu nhằm tránh những biến động lớn về giá, đồng thời tránh được tình trạng thiếu vật tư. Cần khảo sát điều kiện môi trường, và chuẩn bị tốt lán trại, kho bãi bảo quản vật tư để tránh mất mát, hư hỏng vật tư.
CÔNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
Hạng mục : Cải tạo hệ thống thu gom và xử lý nước thải
Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Chi phí Dự toán Thực tế
Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ Chi phí tiền lương gián tiếp 29.500.000 41.300.000
11.800.000 40%
Chi phí mua BHLĐ 5.500.000 5.638.600
138.600 3% Chi phí dịch vụ mua ngồi 30.000.000 50.400.000
20.400.000 68%
Tổng 65.000.000 97.338.600
32.338.600 50%
Người lập biểu Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
Phân tích biến dộng chi phí sản xuất chung cơng trình NM đạm Phú Mỹ:
- Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh tăng 50% so với dự toán do tất cả các khoản
chi đều tăng. Trong đó, lương gián tiếp tăng 40% do trong q trình thi cơng vướng hệ
thống lưới điện ngầm của nhà máy cũ, phải tạm dừng thi công hai tháng để chủ đầu tư xử lý, nên thời gian thi công kéo dài. Do hiện trạng và điều kiện cơng trường, q trình thi cơng phát sinh nhiều chi phí phục vụ thi công như vận chuyển vật tư, thuê máy bơm, làm đường tạm,...những chi phí này phát sinh tăng so với dự toán dẫn đến khoản
chi cho dịch vụ mua ngoài tăng đến 68%. Nguyên nhân chính dẫn đến việc gia tăng
này một phần do điều kiện khách quan tại cơng trường làm việc và phần chính do việc khảo sát trước thi công và công tác chuẩn bị trước thi công chưa tốt.
Từ việc phân tích trên cho thấy, đối với những cơng trình sửa chữa, thực hiện trên những nền móng, hiện trường cũ sẵn có cần tăng cường việc khảo sát trước thi công,
3.2.4 Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ kiểm sốt
- Cải thiện hệ thống thơng tin- truyền thông trong công ty:
+ Tăng cường trao đổi thông tin giữa các phịng ban thơng qua các cuộc họp, các báo cáo phân tích tình hình thực hiện cơng trình
+ Ứng dụng công nghệ trong việc truyền thơng tin giữa văn phịng cơng ty và cơng trình
Dùng đơn đặt hàng điện tử, gửi thông qua hệ thống mail, thuận tiện cho việc đối chiếu vật tư đặt mua tại văn phòng nhưng giao tại cơng trình.
Lập bảng kê phiếu nhập trong tuần, thông qua hệ thống mail gửi kế
toán vật tư, cơng nợ, tránh được tình trạng chờ đợi người chuyển phiếu nhập từ cơng trình về cơng ty
- Khai thác hiệu quả ứng dụng phần mềm kế toán trong việc thu thập thông tin
thực tế phát sinh tại cơng trình và lập các báo cáo nhanh liên quan đến cơng tác kiểm sốt chi phí: tổng số một loại vật tư nhập đến thời điểm…, tổng vật tư nhập cho cơng trình, tổng chi phí nhân cơng cơng trình, vật tư nhập theo khách hàng, …
- Thống nhất phương pháp lưu trữ hồ sơ, chứng từ trong tồn Cơng ty: quy cách lập hồ sơ (ghi rõ trên hồ sơ : tên hồ sơ, năm lập, thuộc phòng ban nào, mục lục hồ sơ), phân loại hồ sơ và quy định nơi lưu trữ hồ sơ, thứ tự lưu hồ sơ.
- Các phịng ban có liên quan cập nhật thường xuyên các mẫu biểu sổ sách, báo
cáo theo đúng quy định của nhà nước
- Khuyến khích nhân viên sử dụng nhằm phát huy vai trò của mạng nội bộ (Network) trong việc truyền thông tin, quản lý thông tin, kiểm soát chất lượng thơng tin giữa các phịng ban và giữa các nhân viên từng phịng ban. Cơng ty cần:
+ Quy định các báo cáo, thông tin được trao đổi trên hệ thống và
+ Thiết lập chức năng xem, thêm, xóa, sửa cho mỗi phần hành
BẢNG 3.8 BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP TRONG TUẦN
Cộng trình nhà văn phòng All Wells- BRVT
Từ 07/01/2013 đến 12/01/2013 Số phiếu nhập Ngày nhập Đơn vị cung cấp Mặt hàng Số lượng nhập Ghi chú 12/01 08/01/2013 Cty Bê tông DIC Bê tông M200-bơm 13 m3 13/01 10/01/2013 Cty Hà Cường Xi măng PCB40 200 bao 14/01 10/01/2013 Cty Trang Tấn Phát Cát xây 6,3 m3 15/01 12/01/2013 DNTN Tẻm Xe cuốc 0.5 12,6 ca 16/01 12/01/2013 Cty Hoàng Minh Anh Vật tư nước 13 mặt hàng Tham chiếu ĐĐH số 020113 ngày 10/1/2013 Tổng số phiếu nhập: 5 phiếu Ngày 12/01/2013 Người lập Võ Văn Công
3.2.5 Định kỳ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, lập báo cáo
- Ban quan lý công ty cần thực hiện việc định kỳ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Xét quy mơ cơng ty, tình hình và nhu cầu thực tế có thể xác định kỳ đánh giá mỗi
năm một lần là phù hợp
- Cần lập báo cáo hệ thống kiểm soát nội bộ làm căn cứ cho việc đánh giá hệ
thống và là cơ sở đè xuất các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt định kỳ mỗi năm nâng cao chất lượng kiểm soát và hiệu quả hoạt động.
3.3 Tác dụng của những đề xuất hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với
công tác quản lý và hiệu quả hoạt động của công ty
- Việc thiết lập lại quy trình tổ chức cơng việc có sự tham gia kết hợp giữa các phòng ban làm giảm khối lượng, áp lực, trách nhiệm công việc cho Giám đốc và giám sát kỹ thuật cơng trình, cũng như phịng kế tốn trong cơng tác xử lý thơng tin
- Với sự kết hợ các phịng ban trong quy trình kiểm sốt góp phần cung cấp thơng
tin đầy đủ, khách quan, nhanh chóng và kịp thời hơn, việc phân tích chi phí mang tính
tổng hợp hơn. Đồng thời tăng cường việc kiểm soát chéo, nâng cao hiệu quả làm việc
- Việc thành lập ban kiểm soát tại các cơng trình hổ trợ hệ thống kiểm sốt có tính chặt chẽ hơn, q trình giám sát tại các cơng trình được thực hiện thường xuyên hơn,
khách quan hơn, đồng thời giảm bớt áp lực công việc, trách nhiệm cho nhân viên giám
sát kỹ thuật
- Ứng dụng thư điện tử vào truyền dữ liệu, thông tin giúp cho dữ liệu cung cấp nhanh hơn, thông tin được cung cấp kịp thời và hiệu quả
- Phát huy ứng dụng của hệ thống máy tính, phần mềm, mạng nội bộ góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động và sử dụng hiệu quả chi phí đã bỏ ra, cũng như góp phần tiết kiệm chi phí hoạt động cho công ty
- Xác định tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro, giúp công ty chủ động trong ứng phó rủi ro và hạn chế tác hại của các rủi ro ở mức chấp nhận được, đồng thời với
sự tham gia của đội ngũ nhân viên công ty trong việc phát hiện và đánh giá rủi ro sẽ góp phần mang lại hiệu quả rất lớn cho hoạt động kiểm sốt tồn đơn vị.
- Việc phân tích chi phí trong thủ tục kiểm sốt chi phí có các tác động nhất định:
+ Kết quả phân tích là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của từng phòng
ban theo từng cơng trình
+ Qua phân tích đánh giá được hoạt động kiểm sốt chi phí cho các cơng trình xây dựng
+ Phát hiện những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí
để có những biện pháp khắc phục thích hợp
+ Là một trong những cơ sở để lập dự toán đấu thầu cho các cơng trình có những đặc điểm tương đồng
Những giải pháp đề xuất hướng đạt mục tiêu kiểm soát hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giữ giá thành hợp lý cho các cơng trình từ đó tăng sức cạnh tranh cho cơng ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ là trách nhiệm không chỉ của nhà quản lý mà còn của tất cả các thành viên công ty nhằm làm cho nó ngày một trở nên hữu hiệu.Xuất phát từ trách nhiệm đó, dựa trên cơ sở lý luận và từ thực trạng hệ thống kiểm sốt tại cơng ty TNHH sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh, nội dung Chương 3 đã đề xuất các biện pháp hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty với các thành phần:
mơi trường kiểm sốt, hệ thống thông tin-truyền thông, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát và đánh giá hệ thống. Những biện pháp này sẽ góp phần tăng cường hiệu quả hệ
thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra những tác động tích cực nhất định đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay, mang lại tính ổn định và bền vững trong tương lai.
KẾT LUẬN ——— ———
Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng những thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đạt