CÁC THÀNH PHẦN NHƯỢC ĐIỂM
1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SỐT
Hoạt động kiểm sốt dựa vào Giám đốc và nhân viên giám sát kỹ thuật
Thiếu sự phối hợp, kiểm sốt lẫn nhau giữa các phịng ban
Thiếu bộ phận chức năng kiểm sốt nội bộ tại cơng trình
2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO Thiếu việc tham gia đánh giá rủi ro của nhân viên
3. THÔNG TIN TRUYỀN THƠNG
Dữ liệu thu thập cịn thiếu tính kịp thời
Lưu trữ hồ sơ thiếu tính thống nhất
Chưa khai thác hết chức năng của các phần mềm ứng
dụng và tính năng của hệ thống mạng nội bộ
4. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Thiếu thiết kế cụ thể quy trình mua và xuất NVL
Thiếu chứng từ đối chiếu giữa mua và nhập kho NVL
Chưa thực hiện phân tích chi phí cho từng cơng trình,
hạng mục cơng trình
5. GIÁM SÁT Khơng thường xun đánh giá chất lượng hệ thống kiểm
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Từ kết quả khảo sát thực tế tại công ty, nội dung Chương 2 đã phản ánh những nét đặc trưng nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành. Có thể nói cơng ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ với những ưu, nhược điểm trong từng thành phần của hệ thống.
Trên cơ sở phát huy những ưu điểm, thuận lợi hiện có:
- Lãnh đạo và toàn thể nhân viên ý thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ
- Quy trình hoạt động đã được thiết lập và vận hành
- Khả năng ứng dụng cơng nghệ, chính sách đổi mới, và tính tn thủ của tồn thể nhân viên cơng ty.
Cùng với việc rút kết những nhược điểm trong từng thành phần hệ thống và nhận diện những nhân tố đe dọa đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ là cơ sở đưa ra các giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống kiểm sốt nội bộ nhằm đáp ứng nhu cầu cơng tác quản lý tại Công ty An Thịnh trong điều kiện hiện nay.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY- XÂY DỰNG AN THỊNH
3.1 Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ, nguyên tắc và căn cứ xây dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH xây dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Sản Xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh
- Trong quá trình hoạt động, mỗi doanh nghiệp gặp khơng ít rủi ro khách quan và chủ quan đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu. Mỗi doanh nghiệp phải tìm những biện pháp đối phó với các rủi ro đó. Hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu là một công cụ giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu, ngăn ngừa, phát hiện gian lận,sai sót, giảm thiểu, ngăn ngừa các rủi ro .
- Mục tiêu của các doanh nghiệp là đạt được hiệu quả hoạt động với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Do vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cũng bị chi phối bởi mục tiêu này.
- Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên nền tảng của hệ thống sẵn có, phát huy nguồn lực hiện có, cần sự kết hợp giữa nhà quản lý và tòan thể nhân viên cùng hướng đến thực hiện các mục tiêu và nâng cao hiệu quả hoạt động
- Trên cơ sở nêu trên, kết hợp với việc tìm hiểu, phân tích hệ thống kiểm sốt nội bộ và cùng với việc đánh giá những ưu điểm -nhược điểm của hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty An Thịnh được trình bày ở chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành. Những giải pháp tập trung vào các vấn đề sau:
Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt
+ Thiết lập tổ chức có sự phối hợp giữa các phịng ban trong cơng ty để tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau nâng cao hiệu quả hoạt động.
+ Bổ sung chính sách nhân sự
Hồn thiện thơng tin và truyền thông
+ Bổ sung các biện pháp nhằm cải thiện hệ thống thông tin phản hồi giữa văn phịng và cơng trường
+ Tăng cường ứng dụng công nghệ vào hoạt động thông tin, truyền thơng.
Hồn thiện hoạt động đánh giá rủi ro
+ Bổ sung các biện pháp tăng cường hoạt động đánh giá rủi ro
Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
+ Các giải pháp tăng cường kiểm sốt quy trình xây dựng cơng trình
Thực hiện giám sát, thẩm định chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Định kỳ thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ + Lập báo cáo đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH
Sản xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh
3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt
Thiết lập lại cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm hợp lý
- Để việc thi cơng một cơng trình được diễn tiến thuận lợi và đạt hiệu quả cao cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty. Khi cơng ty trúng thầu, phịng kỹ thuật thiết kế, lập bản vẽ kỹ thuật, lập dự tốn chi phí cơng trình, giám đốc có kế hoạch bố trí nhân viên ban quản lý cơng trình. Khi cơng trình đi vào thi cơng để nâng cao hiệu quả thi cơng, các phịng ban nên có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Cụ thể là sự phối hợp giữa phịng kỹ thuật, phịng kế tốn và ban quản lý cơng trình. Các phịng ban nên trao đổi thông tin cho nhau và tổ chức các cuộc họp thảo luận trong quá trình thi cơng,với vai trò của các phòng ban:
+ Phịng kỹ thuật có trách nhiệm cung cấp các thông tin ban đầu về cơng trình: Bảng phân tích đơn giá, dự tốn chi phí cơng trình; kết hợp các phịng ban khác trong việc phân tích chi phí cơng trình,phân tích chênh lệch chi phí.
+ Phịng kế tốn tiếp nhận dữ liệu, cung cấp thông tin liên quan từng cơng
trình; kiểm tra, đối chiếu các chi phí phát sinh, thực hiện việc phân tích chi phí các cơng trình để có những hành động phù hợp với những vấn đề phát sinh.
+ Ban quản lý cơng trình cung cấp nguồn dữ liệu thực tế phát sinh từ cơng
trình; có trách nhiệm thực thi các kết quả trong phân tích và quan sát, báo cáo việc thực hiện các biện pháp đề ra.
+ Giám đốc là người đưa ra các quyết định và đánh giá hệ thống. - Xây dựng tổ kiểm sốt cơng trình để kiểm tra hoạt động xây lắp :
+ Tổ kiểm sốt cơng trình được lập dựa vào nguồn nhân lực có sẵn không phải tuyển dụng thêm, bao gồm: đại diện tổ bảo vệ, đại diện kho, đại diện đội trưởng/tổ trưởng đội thi công, giám sát kỹ thuật cơng trình, và giám sát của chủ đầu tư.
+ Tổ kiểm sốt cơng trình thực hiện chức năng:
Lập kế hoạch chi phí xây lắp phát sinh trong ngắn hạn các cơng trình, thường xuyên báo cáo nhu cầu NVL cho giám đốc.
Giám sát hoạt động các đội thi công, báo cáo tiến độ thi cơng cơng trình Thực hiện kiểm kê tài sản cơng trình đột xuất
Phân tích tình hình sử dụng vật tư, nhân cơng tại cơng trình
Cùng tham gia với các phòng ban khác trong phân tích chi phí xây lắp, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động xây lắp
Chính sách nhân sự
- Cần ban hành chính sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ như hổ trợ kinh phí, thời gian học tập, chính sách lương, khen thưởng cho những cá nhân có thành tích tốt.
- Khuyến khích nhân viên quản lý (Đội trưởng, tổ trưởng các tổ đội thi công) đào tạo, huấn luyện đội ngũ công nhân giỏi tay nghề,chuyên môn liên quan làm đội ngũ nồng cốt, nhằm đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực thi công.
Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty
- Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty trong đó mọi người cùng chia sẻ, học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm lẫn nhau, không ngừng nâng cao kiến thức, giúp mỗi cá nhân hoàn thành tốt công việc được giao, hoàn thiện năng lực và phẩm chất bản thân. Giám đốc luôn là tấm gương tốt nhất cho đội ngũ nhân viên.
3.2.2 Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro
- Cần thường xuyên đánh giá khả năng và những hạn chế hiện tại trong việc đề ra những mục tiêu cụ thể thực hiện những mục tiêu chung của Công ty thông qua việc trao đổi giữa giám đốc và nhân viên các phòng ban.
- Luôn hướng đến xây dựng những mối quan hệ tốt với tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân giao dịch với công ty nhằm tạo những cơ hội, khả năng giải quyết các tình huống rủi ro xảy ra.
- Tuyên truyền, và có các chính sách khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích rủi ro: biện pháp trả lương chức vụ trong tiền lương khuyến khích cá nhân có ý thức trách nhiệm trong công việc; Quy định việc tự đánh giá, kiểm điểm công việ định kỳ; …
3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt
3.2.3.1 Hoàn thiện quy trình nhập xuất nguyên vật liệu - Thiết lập quy trình nhập xuất nguyên vật liệu cụ thể
- Cần có sự kết hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc mua nguyên vật liệu. Kế tốn vật tư, ban quản lý cơng trường có thể hổ trợ, tham vấn cho Giám đốc trong việc lựa chọn nhà cung cấp và thời điểm nhập vật tư.
- Sử dụng đơn đặt hàng điện tử, ứng dụng chức năng hộp thư điện tử gửi đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng (kho tại các công trường) làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu hàng nhập tại công trường.
- Tách rời phiếu nhập kho và xuất kho. Lập phiếu xuất kho trong đó nội dung nêu rõ cấp cho đội nào, ai có trách nhiệm quản lý sử dụng vật tư đó và có sự xét duyệt của giám sát cơng trình.
SƠ ĐỒ 3.3 QUY TRÌNH XUẤT VẬT TƯ