CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
Sản xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh
3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt
Thiết lập lại cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm hợp lý
- Để việc thi cơng một cơng trình được diễn tiến thuận lợi và đạt hiệu quả cao cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty. Khi cơng ty trúng thầu, phịng kỹ thuật thiết kế, lập bản vẽ kỹ thuật, lập dự tốn chi phí cơng trình, giám đốc có kế hoạch bố trí nhân viên ban quản lý cơng trình. Khi cơng trình đi vào thi công để nâng cao hiệu quả thi cơng, các phịng ban nên có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Cụ thể là sự phối hợp giữa phịng kỹ thuật, phịng kế tốn và ban quản lý cơng trình. Các phịng ban nên trao đổi thông tin cho nhau và tổ chức các cuộc họp thảo luận trong quá trình thi cơng,với vai trò của các phòng ban:
+ Phịng kỹ thuật có trách nhiệm cung cấp các thông tin ban đầu về cơng trình: Bảng phân tích đơn giá, dự tốn chi phí cơng trình; kết hợp các phịng ban khác trong việc phân tích chi phí cơng trình,phân tích chênh lệch chi phí.
+ Phịng kế tốn tiếp nhận dữ liệu, cung cấp thông tin liên quan từng cơng
trình; kiểm tra, đối chiếu các chi phí phát sinh, thực hiện việc phân tích chi phí các cơng trình để có những hành động phù hợp với những vấn đề phát sinh.
+ Ban quản lý cơng trình cung cấp nguồn dữ liệu thực tế phát sinh từ cơng
trình; có trách nhiệm thực thi các kết quả trong phân tích và quan sát, báo cáo việc thực hiện các biện pháp đề ra.
+ Giám đốc là người đưa ra các quyết định và đánh giá hệ thống. - Xây dựng tổ kiểm sốt cơng trình để kiểm tra hoạt động xây lắp :
+ Tổ kiểm sốt cơng trình được lập dựa vào nguồn nhân lực có sẵn không phải tuyển dụng thêm, bao gồm: đại diện tổ bảo vệ, đại diện kho, đại diện đội trưởng/tổ trưởng đội thi công, giám sát kỹ thuật cơng trình, và giám sát của chủ đầu tư.
+ Tổ kiểm sốt cơng trình thực hiện chức năng:
Lập kế hoạch chi phí xây lắp phát sinh trong ngắn hạn các cơng trình, thường xuyên báo cáo nhu cầu NVL cho giám đốc.
Giám sát hoạt động các đội thi công, báo cáo tiến độ thi cơng cơng trình Thực hiện kiểm kê tài sản cơng trình đột xuất
Phân tích tình hình sử dụng vật tư, nhân cơng tại cơng trình
Cùng tham gia với các phòng ban khác trong phân tích chi phí xây lắp, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động xây lắp
Chính sách nhân sự
- Cần ban hành chính sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ như hổ trợ kinh phí, thời gian học tập, chính sách lương, khen thưởng cho những cá nhân có thành tích tốt.
- Khuyến khích nhân viên quản lý (Đội trưởng, tổ trưởng các tổ đội thi công) đào tạo, huấn luyện đội ngũ công nhân giỏi tay nghề,chuyên môn liên quan làm đội ngũ nồng cốt, nhằm đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực thi công.
Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty
- Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty trong đó mọi người cùng chia sẻ, học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm lẫn nhau, không ngừng nâng cao kiến thức, giúp mỗi cá nhân hoàn thành tốt công việc được giao, hoàn thiện năng lực và phẩm chất bản thân. Giám đốc luôn là tấm gương tốt nhất cho đội ngũ nhân viên.
3.2.2 Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro
- Cần thường xuyên đánh giá khả năng và những hạn chế hiện tại trong việc đề ra những mục tiêu cụ thể thực hiện những mục tiêu chung của Công ty thông qua việc trao đổi giữa giám đốc và nhân viên các phòng ban.
- Luôn hướng đến xây dựng những mối quan hệ tốt với tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân giao dịch với công ty nhằm tạo những cơ hội, khả năng giải quyết các tình huống rủi ro xảy ra.
- Tuyên truyền, và có các chính sách khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích rủi ro: biện pháp trả lương chức vụ trong tiền lương khuyến khích cá nhân có ý thức trách nhiệm trong công việc; Quy định việc tự đánh giá, kiểm điểm công việ định kỳ; …
3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt
3.2.3.1 Hồn thiện quy trình nhập xuất nguyên vật liệu - Thiết lập quy trình nhập xuất nguyên vật liệu cụ thể
- Cần có sự kết hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc mua nguyên vật liệu. Kế tốn vật tư, ban quản lý cơng trường có thể hổ trợ, tham vấn cho Giám đốc trong việc lựa chọn nhà cung cấp và thời điểm nhập vật tư.
- Sử dụng đơn đặt hàng điện tử, ứng dụng chức năng hộp thư điện tử gửi đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng (kho tại các công trường) làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu hàng nhập tại công trường.
- Tách rời phiếu nhập kho và xuất kho. Lập phiếu xuất kho trong đó nội dung nêu rõ cấp cho đội nào, ai có trách nhiệm quản lý sử dụng vật tư đó và có sự xét duyệt của giám sát cơng trình.
SƠ ĐỒ 3.3 QUY TRÌNH XUẤT VẬT TƯ
BẢNG 3.1 MẪU PHIẾU XUẤT KHO
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày.. tháng... năm...
Bộ phận sử dụng:
Lý do xuất:
Xuất tại kho:
TT Tên vật tư Đvt Hạn mức duyệt SL xuất Ghi chú ...
Người nhận Đội trưởng Thủ kho GS cơng trình
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.2.3.2. Kiểm soát chung về chi phí
- Cơng ty cần quy định hạn chế tối đa các khoản chi khơng có chứng từ hợp lệ thơng qua việc kiểm tra chặt chẻ chứng từ thanh toán và việc xét duyệt chi của giám
đốc, trưởng các bộ phận.
- Đối với kiểm sốt chi phí xây lắp, Cơng ty mới chỉ thực hiện kiểm sốt vật chất và kiểm soát xử lý thơng tin, các chi phí mới chỉ được theo dõi về mặt số liệu trên sổ sách báo cáo, chưa đi vào so sánh thực tế với dự tốn cũng như phân tích các ngun nhân và tìm biện pháp quản lý thích hợp hơn. Để thực hiện các giai đoạn sau của q trình kiểm sốt cần phải có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng như việc quản lý ở cơng trình.
+ Cơng việc lập dự tốn chi phí do phòng kỹ thuật lập trong Bảng tổng hợp dự tốn thơng qua việc phân tích mẫu thiết kế cũng như khảo sát tình hình thực tế
+ Căn cứ vào Bảng tổng hợp dự tốn Phịng kế tốn phải so sánh, phân tích tìm ngun nhân của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí xây lắp, từ đó tìm các biện pháp để cải thiện cho các cơng trình thi cơng tiếp theo.
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và tính hiệu quả của phân tích đối với hoạt động kiểm sốt nên khơng phải tất cả các biến động chi phí đều phải được kiểm
sốt..Thơng thường, các biến động có giá trị lớn (về cả số tương đối và số tuyệt đối) và
biến động mà tổ chức có khả năng kiểm sốt là những biến động cần phân tích và xác
BẢNG 3.2
BẢNG PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ
Cơng trình ...
TT Khoản mục chi phí Dự tốn Thực tế Chênh lệch
I Chi phí trực tiếp
1 Chi phí nguyên vật liệu
2 Chi phí nhân cơng
II Chi phí sử dụng máy thi cơng
II Chi phí sản xuất chung
Tổng
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
3.2.3.3 Hồn thiện kiểm sốt các khoản mục chi phí
- Đây là quá trình kiểm sốt chi phí xây lắp thơng qua cơng cụ phân tích biến động chi phí,sử dụng phương pháp thay thế liên hồn để tìm nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, từ đó xác định ngun nhân, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận có liên quan
a/ Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Chi phí nguyên vật liệu trong xây lắp thường chiếm một tỷ lệ lớn và đóng vai trị quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm. Việc kiểm sốt tốt chi phí này sẽ tạo nên chất lượng cơng trình đảm bảo cũng như góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Để thực hiện phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trước hết cần: phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng hạng mục cơng trình,cơng trình; lập bảng tổng hợp biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
BẢNG 3.3 BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Cơng trình ... Cơng trình ... TT Hạng mục Số tiền Chênh lệch Dự toán (1) Thực tế (2) Giá trị (3)=(2)-(1) Tỷ lệ% (4)=(2)/(1) 1
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Thực hiện việc phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : áp dụng phương pháp
so sánh để đánh giá mức biến động giữa thực tế với dự tốn, phương pháp thay thế liên hồn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố.
Chỉ tiêu phân tích Tổng chi phí NVL trực tiếp = Khối lượng công tác xây lắp X Định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị
khối lượng xây lắp X
Đơn giá
NVL xuất dùng
Ký hiệu: Cv = Q m P (3.1)
** Do chi phí NVL trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng xây lắp nên khi tiến hành phân tích thường cố định khối lượng xây lắp ở thực tế.
+ Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán: Cvk = Q1 mk Pk
+ Các nhân tố ảnh hưởng:
Ảnh hưởng của định mức tiêu hao: Δm Cv = Q1 ( m1- mk) Pk
Ảnh hưởng của đơn giá vật liệu: Δp Cv = Q1 m1 (P1- Pk)
+ Tổng hợp các nhân tố: ΔCv =Δm Cv + Δp Cv
Tiến hành lập bảng phân tích chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
BÀNG 3.4
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Cơng trình…
Hạng mục
Chi phí ngun vật liệu theo Mức độ ảnh hưởng
Tổng hợp Q1mkPk (1) Q1m1Pk (2) Q1m1P1 (3) m (2)-(1) P (3)- (2) I. Phần móng 1. Bê tơng đá 4x6 Xi măng PC30 Đá 4x6 ... Cộng
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biến động chi phí ngun vật liệu trực tiếp có thể do nhiều nguyên nhân, như
trình độ tay nghề chưa cao dẫn đến hao hụt vượt mức quy định, có sự thay đổi về giá
vật liệu thu mua, việc bảo quản vật tư khơng tốt,…Sau khi phân tích cần phải nhận xét
đánh giá các nhân tố ảnh hưởng để tìm ra nguyên nhân gây biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
b/ Kiểm sốt Chi phí nhân cơng trực tiếp
Các chỉ tiêu thường sử dụng để phân tích là:
Năng suất lao động bình quân của một công nhân xây lắp trong kỳ (WCNXL)
WCNXL =
Giá trị khối lượng cơng tác xây lắp hồn thành
Số lượng cơng nhân xây lắp bình qn
Năng suất lao động bình qn một ngày cơng xây lắp (WNC)
WNC =
Giá trị khối lượng công tác xây lắp hồn thành
Tổng số ngày cơng xây lắp trong kỳ
Phân tích Chi phí nhân cơng trực tiếp thơng qua dự toán được thực hiện như sau:
Chi phí nhân
cơng trực tiếp =
Khối lượng công
tác xây lắp x
Mức hao phí lao động
cho 1 đơn vị khối lượng x
Đơn giá lao động
Ký hiệu: CL = Q m d (3.2)
Chi phí nhân cơng trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng
công tác xây lắp nên khi phân tích ta thường cố định khối lượng công tác xây lắp ở
thực tế. Do đó Chi phí nhân cơng chỉ chịu ảnh hưởng của hai nhân tố là mức hao phí
lao động và đơn giá lao động.
+ Tổng Chi phí nhân cơng trực tiếp theo dự tốn: CLk = Q1 mk dk
+ Tổng Chi phí nhân cơng trực tiếp thực tế: CL1 = Q1 m1 d1
+ Đối tượng phân tích: CL = CL1 - CLk
+ Các nhân tố ảnh hưởng:
Ảnh hưởng của đơn giá lao động: d CL = Q1 m1 (d1 - dk)
+ Tổng hợp: CL = m CL + d CL
Qua đó tiến hành lập bảng phân tích Chi phí nhân cơng trực tiếp
BẢNG 3.5
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP
Cơng trình ...
TT
Hạng mục
Chi phí nhân cơng theo Mức độ ảnh hưởng Tổng hợp Q1mkdk Q1m1dk Q1m1d1 m d
1
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Các nhân tố ảnh hưởng có thể là do số lượng công nhân không đáp ứng đủ
dẫn đến ngừng việc, tay nghề công nhân…Qua các nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nhân cơng trực tiếp cần phải xác định hành động quản lý thích hợp: huấn luyện, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, các biện pháp khuyến khích người lao động, đội ngũ quản lý phải theo dõi, giám sát, nâng cao ý thức trách nhiệm và chấp
hành kỷ luật của công nhân...
c/ Kiểm sốt Chi phí sử dụng máy thi cơng
- Do hầu hết máy thi công tại Cơng ty được th ngồi nên trong kiểm sốt chi phí
máy thi cơng qua phương pháp phân tích chi phí chủ yếu hướng đến phân tích Chi phí sử dụng máy thi cơng qua dự tốn:
* Chỉ tiêu phân tích: Chi phí sử dụng máy thi cơng = Khối lượng sản phẩm xây lắp x Số ca máy phục vụ
cho 1 đơn vị khối lượng XL
x Đơn giá ca
máy thi
công
Ký hiệu: CM = Q m p (3.3)
- Đối tượng phân tích:
Chi phí sử dụng máy thi cơng thực tế: CM1 = Q1m1p1
Chi phí sử dụng máy thi cơng theo dự tốn: CMk = Qkmkpk
- Chỉ tiêu phân tích: CM = CM1 - CMk
Nhân tố khối lượng sản phẩm xây lắp được thực hiện bằng máy thường cố định
ở thực tế nên khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng ta loại trừ nhân tố này
- Các nhân tố ảnh hưởng:
Ảnh hưởng của số ca máy phục vụ: m CM = Q1 (m1 - mk) pk Ảnh hưởng của đơn giá ca máy thi công: p CM = Q1 m1 (p1 - pk) - Tổng hợp: CM = m CM + p CM
BẢNG 3.6
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CƠNG
Cơng trình…
Hạng mục
Chi phí sử dụng máy thi cơng
tính theo Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố Tổng hợp Q1mkpk Q1m1pk Q1m1 p1 m p 1 2 ......
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động Chi phí sử dụng máy thi cơng có thể
là do kỹ thuật tổ chức thi cơng cơng trình chưa hợp lý, chất lượng máy móc, việc quản lý giờ máy hoạt động…Sau khi phân tích các chỉ tiêu về Chi phí sử dụng máy thi cơng, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng, tiếp tục xác định hành động quản lý thích hợp:
Để thuận lợi cho việc tính phân bổ Chi phí sử dụng máy thi cơng, cần lập Phiếu
theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ/số ca máy thi cơng ở từng cơng trình, hạng
BẢNG 3.7
PHIẾU THEO DÕI CA MÁY THI CÔNG
Tên xe máy: Mã hiệu:
Biển đăng ký: Cơng suất, trọng tải:
Ngày Cơng trình, hạng mục cơng trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Xác nhận bộ phận sử dụng xe
Phụ trách đội xe Người điều khiển xe máy GS kỹ thuật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
d/ Kiểm sốt Chi phí sản xuất chung
- Khi phân tích Chi phí sản xuất chung, rất khó phân biệt mức độ ảnh hưởng của
từng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự tốn, tìm ra điểm yếu kém để tăng cường quản lý đối với các cơng trình sau.
- Ngồi việc tìm ra chênh lệch và nguyên nhân dẫn tới những chênh lệch so với dự