SƠ ĐỒ 3.3 QUY TRÌNH XUẤT VẬT TƯ
BẢNG 3.1 MẪU PHIẾU XUẤT KHO
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày.. tháng... năm...
Bộ phận sử dụng:
Lý do xuất:
Xuất tại kho:
TT Tên vật tư Đvt Hạn mức duyệt SL xuất Ghi chú ...
Người nhận Đội trưởng Thủ kho GS cơng trình
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.2.3.2. Kiểm soát chung về chi phí
- Cơng ty cần quy định hạn chế tối đa các khoản chi khơng có chứng từ hợp lệ thơng qua việc kiểm tra chặt chẻ chứng từ thanh toán và việc xét duyệt chi của giám
đốc, trưởng các bộ phận.
- Đối với kiểm sốt chi phí xây lắp, Cơng ty mới chỉ thực hiện kiểm sốt vật chất và kiểm soát xử lý thơng tin, các chi phí mới chỉ được theo dõi về mặt số liệu trên sổ sách báo cáo, chưa đi vào so sánh thực tế với dự tốn cũng như phân tích các ngun nhân và tìm biện pháp quản lý thích hợp hơn. Để thực hiện các giai đoạn sau của q trình kiểm sốt cần phải có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng như việc quản lý ở cơng trình.
+ Cơng việc lập dự tốn chi phí do phòng kỹ thuật lập trong Bảng tổng hợp dự tốn thơng qua việc phân tích mẫu thiết kế cũng như khảo sát tình hình thực tế
+ Căn cứ vào Bảng tổng hợp dự tốn Phịng kế tốn phải so sánh, phân tích tìm ngun nhân của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí xây lắp, từ đó tìm các biện pháp để cải thiện cho các cơng trình thi cơng tiếp theo.
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và tính hiệu quả của phân tích đối với hoạt động kiểm sốt nên khơng phải tất cả các biến động chi phí đều phải được kiểm
sốt..Thơng thường, các biến động có giá trị lớn (về cả số tương đối và số tuyệt đối) và
biến động mà tổ chức có khả năng kiểm sốt là những biến động cần phân tích và xác
BẢNG 3.2
BẢNG PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ
Cơng trình ...
TT Khoản mục chi phí Dự tốn Thực tế Chênh lệch
I Chi phí trực tiếp
1 Chi phí nguyên vật liệu
2 Chi phí nhân cơng
II Chi phí sử dụng máy thi cơng
II Chi phí sản xuất chung
Tổng
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
3.2.3.3 Hồn thiện kiểm sốt các khoản mục chi phí
- Đây là quá trình kiểm sốt chi phí xây lắp thơng qua cơng cụ phân tích biến động chi phí,sử dụng phương pháp thay thế liên hồn để tìm nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, từ đó xác định ngun nhân, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận có liên quan
a/ Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Chi phí nguyên vật liệu trong xây lắp thường chiếm một tỷ lệ lớn và đóng vai trị quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm. Việc kiểm sốt tốt chi phí này sẽ tạo nên chất lượng cơng trình đảm bảo cũng như góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Để thực hiện phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trước hết cần: phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng hạng mục cơng trình,cơng trình; lập bảng tổng hợp biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
BẢNG 3.3 BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Cơng trình ... Cơng trình ... TT Hạng mục Số tiền Chênh lệch Dự toán (1) Thực tế (2) Giá trị (3)=(2)-(1) Tỷ lệ% (4)=(2)/(1) 1
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Thực hiện việc phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : áp dụng phương pháp
so sánh để đánh giá mức biến động giữa thực tế với dự tốn, phương pháp thay thế liên hồn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố.
Chỉ tiêu phân tích Tổng chi phí NVL trực tiếp = Khối lượng công tác xây lắp X Định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị
khối lượng xây lắp X
Đơn giá
NVL xuất dùng
Ký hiệu: Cv = Q m P (3.1)
** Do chi phí NVL trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng xây lắp nên khi tiến hành phân tích thường cố định khối lượng xây lắp ở thực tế.
+ Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán: Cvk = Q1 mk Pk
+ Các nhân tố ảnh hưởng:
Ảnh hưởng của định mức tiêu hao: Δm Cv = Q1 ( m1- mk) Pk
Ảnh hưởng của đơn giá vật liệu: Δp Cv = Q1 m1 (P1- Pk)
+ Tổng hợp các nhân tố: ΔCv =Δm Cv + Δp Cv
Tiến hành lập bảng phân tích chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
BÀNG 3.4
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Cơng trình…
Hạng mục
Chi phí ngun vật liệu theo Mức độ ảnh hưởng
Tổng hợp Q1mkPk (1) Q1m1Pk (2) Q1m1P1 (3) m (2)-(1) P (3)- (2) I. Phần móng 1. Bê tơng đá 4x6 Xi măng PC30 Đá 4x6 ... Cộng
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biến động chi phí ngun vật liệu trực tiếp có thể do nhiều nguyên nhân, như
trình độ tay nghề chưa cao dẫn đến hao hụt vượt mức quy định, có sự thay đổi về giá
vật liệu thu mua, việc bảo quản vật tư khơng tốt,…Sau khi phân tích cần phải nhận xét
đánh giá các nhân tố ảnh hưởng để tìm ra nguyên nhân gây biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
b/ Kiểm sốt Chi phí nhân cơng trực tiếp
Các chỉ tiêu thường sử dụng để phân tích là:
Năng suất lao động bình quân của một công nhân xây lắp trong kỳ (WCNXL)
WCNXL =
Giá trị khối lượng cơng tác xây lắp hồn thành
Số lượng cơng nhân xây lắp bình qn
Năng suất lao động bình qn một ngày cơng xây lắp (WNC)
WNC =
Giá trị khối lượng công tác xây lắp hồn thành
Tổng số ngày cơng xây lắp trong kỳ
Phân tích Chi phí nhân cơng trực tiếp thơng qua dự toán được thực hiện như sau:
Chi phí nhân
cơng trực tiếp =
Khối lượng công
tác xây lắp x
Mức hao phí lao động
cho 1 đơn vị khối lượng x
Đơn giá lao động
Ký hiệu: CL = Q m d (3.2)
Chi phí nhân cơng trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng
công tác xây lắp nên khi phân tích ta thường cố định khối lượng công tác xây lắp ở
thực tế. Do đó Chi phí nhân cơng chỉ chịu ảnh hưởng của hai nhân tố là mức hao phí
lao động và đơn giá lao động.
+ Tổng Chi phí nhân cơng trực tiếp theo dự tốn: CLk = Q1 mk dk
+ Tổng Chi phí nhân cơng trực tiếp thực tế: CL1 = Q1 m1 d1
+ Đối tượng phân tích: CL = CL1 - CLk
+ Các nhân tố ảnh hưởng:
Ảnh hưởng của đơn giá lao động: d CL = Q1 m1 (d1 - dk)
+ Tổng hợp: CL = m CL + d CL
Qua đó tiến hành lập bảng phân tích Chi phí nhân cơng trực tiếp
BẢNG 3.5
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP
Cơng trình ...
TT
Hạng mục
Chi phí nhân cơng theo Mức độ ảnh hưởng Tổng hợp Q1mkdk Q1m1dk Q1m1d1 m d
1
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Các nhân tố ảnh hưởng có thể là do số lượng công nhân không đáp ứng đủ
dẫn đến ngừng việc, tay nghề công nhân…Qua các nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nhân cơng trực tiếp cần phải xác định hành động quản lý thích hợp: huấn luyện, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, các biện pháp khuyến khích người lao động, đội ngũ quản lý phải theo dõi, giám sát, nâng cao ý thức trách nhiệm và chấp
hành kỷ luật của công nhân...
c/ Kiểm sốt Chi phí sử dụng máy thi cơng
- Do hầu hết máy thi công tại Cơng ty được th ngồi nên trong kiểm sốt chi phí
máy thi cơng qua phương pháp phân tích chi phí chủ yếu hướng đến phân tích Chi phí sử dụng máy thi cơng qua dự tốn:
* Chỉ tiêu phân tích: Chi phí sử dụng máy thi cơng = Khối lượng sản phẩm xây lắp x Số ca máy phục vụ
cho 1 đơn vị khối lượng XL
x Đơn giá ca
máy thi
công
Ký hiệu: CM = Q m p (3.3)
- Đối tượng phân tích:
Chi phí sử dụng máy thi cơng thực tế: CM1 = Q1m1p1
Chi phí sử dụng máy thi cơng theo dự tốn: CMk = Qkmkpk
- Chỉ tiêu phân tích: CM = CM1 - CMk
Nhân tố khối lượng sản phẩm xây lắp được thực hiện bằng máy thường cố định
ở thực tế nên khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng ta loại trừ nhân tố này
- Các nhân tố ảnh hưởng:
Ảnh hưởng của số ca máy phục vụ: m CM = Q1 (m1 - mk) pk Ảnh hưởng của đơn giá ca máy thi công: p CM = Q1 m1 (p1 - pk) - Tổng hợp: CM = m CM + p CM
BẢNG 3.6
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CƠNG
Cơng trình…
Hạng mục
Chi phí sử dụng máy thi cơng
tính theo Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố Tổng hợp Q1mkpk Q1m1pk Q1m1 p1 m p 1 2 ......
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động Chi phí sử dụng máy thi cơng có thể
là do kỹ thuật tổ chức thi cơng cơng trình chưa hợp lý, chất lượng máy móc, việc quản lý giờ máy hoạt động…Sau khi phân tích các chỉ tiêu về Chi phí sử dụng máy thi cơng, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng, tiếp tục xác định hành động quản lý thích hợp:
Để thuận lợi cho việc tính phân bổ Chi phí sử dụng máy thi cơng, cần lập Phiếu
theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ/số ca máy thi cơng ở từng cơng trình, hạng
BẢNG 3.7
PHIẾU THEO DÕI CA MÁY THI CÔNG
Tên xe máy: Mã hiệu:
Biển đăng ký: Cơng suất, trọng tải:
Ngày Cơng trình, hạng mục cơng trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Xác nhận bộ phận sử dụng xe
Phụ trách đội xe Người điều khiển xe máy GS kỹ thuật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
d/ Kiểm sốt Chi phí sản xuất chung
- Khi phân tích Chi phí sản xuất chung, rất khó phân biệt mức độ ảnh hưởng của
từng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự tốn, tìm ra điểm yếu kém để tăng cường quản lý đối với các cơng trình sau.
- Ngồi việc tìm ra chênh lệch và nguyên nhân dẫn tới những chênh lệch so với dự toán, việc phân tích các chi phí cấu thành trong khoản mục Chi phí sản xuất chung
thường được thực hiện kết hợp với ba khoản mục chi phí trên. Để quản lý chặt chẽ hơn
các chi phí phát sinh cần kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan.
Ví dụ minh họa phân tích chi phí cơng trình, hạng mục cơng trình
CƠNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
Hạng mục : CẢI THIỆN HỆ THỐNG THU GOM VÀ XỬ LÝ NƯỚC THẢI
Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch
A. BỂ XỬ LÝ NƯỚC THẢI
** Nguyên vật liệu trực tiếp 2.263.022.913 2.350.273.450 87.250.537
Cọc BTCT 414.221.888 706.082.284 291.860.396 Bê tông M100 25.869.255 24.645.000 (1.224.255) Bê tông M300 519.026.499 453.485.000 (65.541.499) Gach, cát, đá, xi măng 31.936.928 55.944.223 24.007.295 Ván 152.558.372 153.150.000 591.628 Sắt 955.231.959 793.987.852 (161.244.107) Sika,chất ngăn nước 32.231.770 41.218.000 8.986.230 Inox 131.946.242 121.761.091 (10.185.151)
** Nhân công trực tiếp 147.596.301 150.988.000 3.391.699 ** Máy thi công 61.576.872 70.252.000 8.675.128
Đào đất 31.318.626 30.000.000 (1.318.626)
Đắp đất 6.214.071 9.452.000 3.237.929 Vận chuyển đất 24.044.175 30.800.000 6.755.825
Tổng 2.472.196.086 2.571.513.450 99.317.364
B. NHÀ ĐẶT MÁY
** Nguyên vật liệu trực tiếp 161.264.634 161.498.393 233.759
Bê tông M100 3.687.758 3.609.300 (78.458) Bê tông M200 22.186.810 22.978.500 791.690
Gach, cát, đá, xi măng 26.224.806 26.640.000 415.194 Ván 12.810.842 12.950.000 139.158 Sắt 55.112.554 52.137.993 (2.974.561)
Matic 12.422.026 12.650.000 227.974
Sơn 8.556.471 9.672.600 1.116.129 Chất chống thấm 2.589.077 2.980.000 390.923 Cửa kính 17.674.290 17.880.000 205.710
** Nhân công trực tiếp 28.984.722 32.000.000 3.015.278
Tổng 190.249.356 193.498.393 3.249.037
C. HỆ THỐNG THU GOM
** Nguyên vật liệu trực tiếp 65.090.781 66.842.972 1.752.191
Bê tông M100 1.053.909 810.900 (243.009) Bê tông M200 13.765.201 12.380.000 (1.385.201) Gach, cát, đá, xi măng 254.913 352.438 97.525 Ván 7.986.636 7.050.000 (936.636) Sắt 9.906.722 9.137.000 (769.722) Vật tư nước 32.123.400 37.112.634 4.989.234
** Nhân công trực tiếp 27.335.125 30.550.000 3.214.875 ** Máy thi công 25.109.240 22.120.000 (2.989.240)
Đào đất 21.291.851 18.500.000 (2.791.851)
Đắp đất 3.357.871 3.000.000 (357.871) Vận chuyển đất 459.518 620.000 160.482
Tổng 117.535.146 119.512.972 1.977.826
** Sản xuất chung 65.000.000 97.338.600 32.338.600
Chi phí tiền lương gián tiếp 29.500.000 41.300.000 11.800.000 Chi phí dụng cụ, thiết bị BHLĐ 5.500.000 5.638.600 138.600 Chi phí dịch vụ mua ngồi 30.000.000 50.400.000 20.400.000
Tổng Cộng 2.844.980.588 2.981.863.415 136.882.827
Người lập biểu Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc
CÔNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG PHÂN TÍCH TỔNG HỢP CHI PHÍ
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
Hạng mục : CẢI THIỆN HỆ THỐNG THU GOM VÀ XỬ LÝ NƯỚC THẢI Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Khoản mục chi phí Dự tốn Thực tế Chênh lệch
Chi phí Nguyên vật liệu
2.489.378.328 2.578.614.815 89.236.487 Chi phí nhân cơng trực tiếp
203.916.148 213.538.000 9.621.852 Chi phí Máy thi cơng 86.686.112
92.372.000
5.685.888 Chi phí sản xuất chung 65.000.000
97.338.600
32.338.600
Tổng 2.844.980.588 2.981.863.415 136.882.827
Người lập biểu Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc
CÔNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG TỔNG HỢP BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NVL
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Hạng mục Số tiền Chênh lệch Dự toán Thực tế Giá trị Tỷ lệ Bể xử lý nước thải 2,263,022,913 2,350,273,450 87,250,537 3.86% Nhà Đặt máy 161,264,634 161,498,393 233,759 0.14% Hệ thống thu gom 65,090,781 66,842,972 1,752,191 2.69% Tổng 2,489,378,328 2,578,614,815 89,236,487 3.58%
Người lập biểu Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
ÔNG TY TNHH SX GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH MST: 0301186943
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NVL
Cơng trình : NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ Hạng mục : BỂ XỬ LÝ NƯỚC THẢI
Địa điểm: KCN Phú Mỹ- xã Tóc Tiên, H.Tân Thành, Bà Rịa Vũng Tàu
Nguyên
vật liệu CP NVL theo yếu tố
Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố Tổng hợp Q1m1P1 Q1m1Pk Q1mkPk △p △m △VL Cọc BTCT 706,082,284 651,186,562 414,221,888 54,895,722 236,964,674 291,860,396 Bê tông M100 24,645,000 25,365,000 25,869,255 (720,000) (504,255) (1,224,255) Bê tông M300 453,485,000 490,513,501 519,026,499 (37,028,501) (28,512,998) (65,541,499) Gach, cát, đá, xi măng 55,944,223 46,539,892 31,936,928 9,404,331 14,602,964 24,007,295 Ván 153,150,000 153,150,000 152,558,372 - 591,628 591,628 Sắt 793,987,852 823,386,637 955,231,959 (29,398,785) (131,845,322) (161,244,107) Sika,chất ngăn nước 41,218,000 40,280,000 32,231,770 938,000 8,048,230 8,986,230 Inox 121,761,091 124,241,329 131,946,242 (2,480,238) (7,704,913) (10,185,151) Tổng 2,350,273,450 2,354,662,921 2,263,022,913 (4,389,471) 91,640,008 87,250,537 Người lập Kế tốn trưởng Phịng kỹ thuật Giám dốc
Nguyên nhân gây ra sự biến động chi phí nguyên vật liệu hạng mục cơng trình bể xử lý nước thải- NM đạm Phú Mỹ được xác định do ảnh hường của các nhân tố:
Đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng: do giá mua nguyên vật liệu quyết định. Nhìn chung giá nguyên vật liệu thực tế giảm so với dự tốn ban đầu, trong đó
từng loại ngun vật liệu có giá thay đổi ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu theo hai hướng
+ Chiều hướng tích cực: giá nguyên vật liệu thực tế giảm so với dự tốn: bê tơng, sắt, inox. Trong đó bê tơng M300 và sắt có giá giảm đáng kể. Do, các nguyên vật liệu này ký hợp đồng kinh tế với khối lượng lớn và thời điểm giá cả thích hợp
+ Chiều hướng tiêu cực: giá một số nguyên vật liệu thực tế tăng so với dự toán. Đáng kể nhất là cọc bê tông tăng 54.895.722, nguyên nhân do giá vận chuyển, lắp
đặt cọc tăng 963.082/cọc.