CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.4. Thiết lập hệ thống thông tin truyền thông
- Cần thiết lập một hệ thống thông tin sao cho đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin đáng tin cậy thông qua hệ thống báo cáo, các công cụ hổ trợ
- Ứng dụng tối đa và kết hợp các phương tiện truyền thông khác nhau, phù hợp để tạo nên một môi trường truyền thông tin hữu hiệu theo nhiều chiều
- Hệ thống thơng tin kế tốn một phân hệ quan trọng của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Thiết lập hệ thống thơng tin kế tốn tức là phải thiết lập các yếu tố cơ bản
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
- Hệ thống chứng từ kế toán qui định trong chế độ kế toán hiện hành bao gồm hai hệ thống: Hệ thống chứng từ bắt buộc ; Hệ thống chứng từ hướng dẫn
Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán các doanh nghiệp phải tổ chức xử lý và xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ bảo đảm việc ghi chép kịp thời, tránh chồng chéo, trùng lắp và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, bảo quản lưu trữ các chứng từ
Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
- Hiện nay, Bộ tài chính hướng dẫn các hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp khác nhau:
+ Hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp nói chung (Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006)
+ Hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006)
Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của đơn vị mà doanh nghiệp lựa chọn hệ thống
tài khoản kế toán phù hợp.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
- Hiện nay, Bộ tài chính cũng qui định các mẫu sổ kế tốn sẵn có nên các doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào đặc điểm tình hình cụ thể mà lựa chọn các hình thức ghi sổ kế toán cho phù hợp. Hệ thống sổ kế tốn nói chung bao gồm hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết
- Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải xác định hình thức tổ chức sổ kế tốn cho
phù hợp với doanh nghiệp mình để có thể thực hiện ghi sổ một cách có hiệu quả nhất.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
- Hệ thống báo cáo kế toán là một bộ phận cấu thành trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhà nước có qui định thống nhất về nội dung, phương pháp thời gian lập và gửi đối với những báo cáo kế tốn định kỳ (bắt buộc) đó là những báo cáo tài chính.
- Hệ thống các báo cáo tài chính qui định cho các doanh nghiệp phải lập hiện nay thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 hoặc Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006, bao gồm:
Bảng cân đối kế toán
Kết quả hoạt động kinh doanh Lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
- Ngồi các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập như trên doanh nghiệp có thể lập một số các báo cáo kế toán khác liên quan phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ.
1.3.5 Thiết lập hệ thống giám sát, thẩm định
- Lập ban kiểm soát độc lập nhằm tạo một bộ phận độc lập, khách quan, có chun mơn trong hoạt động dánh giá tồn hệ thống kiểm sốt nội bộ.
- Quy định bằng văn bản thời gian, tài liệu đánh giá và các báo cáo trong hoạt động đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Cơng bố đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ. Đánh giá trách nhiệm, thành tích thực hiện, hạn chế của từng bộ phận, phòng ban trong hoạt động kiểm soát nội bộ
1.4 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
1.4.1 Hướng dẫn đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hệ Thống kiểm soát nội bộ của tổ chức khác nhau được vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau. Một hệ thống kiểm soát nội bộ cụ thể hoạt động khác nhau ở từng thời điểm khác nhau. Vậy thế nào là một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu xét tại một thời điểm xác định? Theo báo cáo Coso (1992): sự hữu hiệu của một hệ thống kiểm sốt nội bộ có thể được xem xét khi ban giám đốc và nhà quản lý đảm bảo hợp lý rằng: + Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào
+ Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy + Các luật lệ và quy định đang được tuân thủ
- Việc đánh giá sự hữu hiệu của một hệ thống kiểm soát nội bộ mang tính xét đốn. Để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ là hữu hiệu ngồi ba tiêu chí trên cần phải đánh giá xem hệ thống kiểm sốt nội bộ có đủ năm thành phần và từng thành phần có hoạt động hiệu quả khơng, cụ thể là:
Mơi trường kiểm sốt: là mơi trường trong đó các hoạt động kiểm sốt
được triển khai. Mơi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
+ Doanh nghiệp đã ban hành các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp
+ Doanh nghiệp đã phổ biến các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
+ Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo.
+ Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm sốt) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
+ Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động cụ thể.
+ Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
+ Doanh nghiệp đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
+ Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối.
+ Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
Đánh giá rủi ro: Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
+ Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
+ Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
+ Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
Hoạt động kiểm soát: Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt
nếu các nội dung sau được đảm bảo:
+ Các mục tiêu và rủi ro của mỗi quy trình trong hoạt động sản xuất kinh doanh được xác định, làm cơ sở để chọn lựa chính sách và thủ tục kiểm soát cần thiết
+ Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
+ Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
+ Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong việc: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế tốn và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng.
+ Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một phần hoạt động nào đó.
+ Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra.
+ Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng khơng đúng mục đích.
+ Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.
Hệ thống thơng tin và truyền thông: Chất lượng hệ thống là tốt khi các
nội dung sau được đảm bảo:
+ Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban
lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
+ Các thông tin, những thay đổi trong hệ thống được truyền đạt kịp thời trong hệ thống
+ Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
+ Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thơng tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
+ Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền.
+ Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phịng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
Hệ thống giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá
Chất lượng kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục, hoạt động này tốt nếu:
+ Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
+ Việc kiểm tốn nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chun mơn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
+ Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
+ Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Nếu Hệ thống kiểm sốt nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và
nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này sẽ mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
1.4.2 Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp củng cố được nề nếp quản lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp; Góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của các thông tin trong đơn vị; Góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc ngăn chặn, phát hiện, sửa chữa các sai phạm có thể có trong doanh nghiệp
- Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả sẽ mang lại các lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp:
+ Giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),
+ Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, … + Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính + Giảm bớt rủi ro do không tuân thủ nội quy, chính sách, quy trình kinh
+ Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
+ Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông (các công ty cổ phần), khách hàng, và gây dựng lòng tin đối với họ.
1.4.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Bất kể một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành tốt đến đâu đi nữa thì nó chỉ cung cấp đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các qui định pháp luật. Hạn chế này xuất phát từ các nguyên nhân sau:
Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người
- Sự xét đoán và hành động của con người có thể đúng hoặc sai. Tổn thất vẫn có thể xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đốn hoặc hiểu sai, do trình độ của nhân viên. Ngồi ra, hệ thống kiểm sốt nội bộ do cấp quản lý thiết kế, do đó nó khơng ngăn ngừa được những hành vi cố ý sai phạm của cấp quản lý và thông đồng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau hoặc với bên ngồi.
Quan hệ giữa lợi ích và chi phí
- Khơng phải mọi rủi ro đều có thủ tục kiểm sốt tương ứng vì chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để ngăn ngừa những rủi ro đó là khơng hợp lý, vượt q mức tổn thất nếu có xảy ra. Mặc khác hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhằm mục tiêu quản lý không phải nhằm mục tiêu sản xuất kinh doanh nên yêu cầu đặt ra là chi phí cho kiểm sốt nội bộ khơng vượt q lợi ích mà hệ thống đó mang lại
Hệ thống kiểm sốt nội bộ không bao quát được rủi ro không lường trước
- Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở dự tính trước rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm đột xuất, hay bất thường. Do đó, kiểm sốt nội bộ cần phải thường xun được hồn thiện.
Khả năng cập nhật thông tin của hệ thống
- Đôi lúc doanh nghiệp không cập nhật được các thông tin thường xuyên dẫn đến các thủ tục kiểm sốt có thể khơng cịn phù hợp do những biến động tình hình, do điều kiện thực tế đã thay đổi, chậm trễ trong việc thay đổi các quy chế về quản lý cho phù hợp với tình hình mới
1.5 Một số đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam và nhỏ Việt Nam
Trong nền kinh tế Việt Nam hiện nay, cùng với sự tồn tại và phát triển của các loại hình cơng ty khác, các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng gia tăng về số lượng và giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp này khơng chỉ cho thấy tính năng động trong hoạt động kinh tế và còn thể hiện khả năng quản lý kinh