CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Sản Xuất Giầy – Xây
2.2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành
- Qua q trình làm việc tại Cơng ty, kết hợp quá trình quan sát thực tế và sử dụng bảng khảo sát, tác giả đã tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ hiện nay tại cơng ty TNHH sản xuất giầy-xây dựng An Thịnh
2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
a/ Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Từ khi công ty được thành lập đến hiện nay, Công ty được sự điều hành trực tiếp của ông Nguyễn Ngọc Tách, giám đốc công ty. Xuất thân là kỹ sư xây dựng, từng là đội trưởng đội xây lắp, ông hiểu rõ kỹ thuật, công tác xây dựng. Ông đã đặt ra mục tiêu hoạt động tạo nên giá trị cho cơng ty: “uy tín từ chất lượng”, “an tồn trong lao động”, “mơi trường làm việc thân thiện”. Theo ông, giá trị của công ty đạt được do sự đóng góp rất lớn từ đội ngũ nhân viên. Ý thức, tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên tạo nên sự thành cơng của cơng ty. Chính những điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến cách thức điều hành của giám đốc trong suốt 20 năm qua.
b/ Cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ 2.1 trang 31
- Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của cơng ty có phân chia các chức năng riêng biệt và xác định trách nhiệm đối với từng phòng ban. Tuy nhiên, trong cơ cấu tổ chức chưa có mối quan hệ giữa các phòng ban. Trong cơ cấu tổ chức, Giám đốc là người trực tiếp
- Tại các cơng trình, nhân viên giám sát đảm nhận tồn bộ việc kiểm tra rà sốt, báo cáo mọi hoạt động tại công trường trực tiếp với giám đốc.
c/ Chính sách nhân sự
- Việc tuyển dụng nhân viên các phòng ban do Giám đốc trực tiếp thực hiện. Trình độ, kiến thức của nhân viên được đánh giá bởi giám đốc thông qua phỏng vấn trực tiếp khi tuyển dụng. Với chính sách tyển dụng như vậy, Cơng ty có đội ngũ nhân viên có năng lực, làm việc đúng trình độ chun mơn, nhưng khơng có sự ln phiên thay đổi công việc giữa các nhân viên
- Cơng ty khơng mở các khóa đào tạo mà khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên chủ động tham gia các khóa học chun mơn ở bên ngoài.
- Đối với lao động thời vụ tại các cơng trình do các đội trưởng, tổ trưởng trực tiếp thuê. Số lượng công nhân thuê của các tổ, đội được báo cáo kèm theo bảng photo chứng minh nhân dân của mỗi công nhân, đây cũng là căn cứ để lập bảng chấm công và phát lương cho người lao động.
- Vào cuối năm, Giám đốc là người trực tiếp đánh giá nhân viên và quyết định việc khen thưởng, tăng lương hay khiển trách, kỷ luật, và thông thường qua trao đổi không phát hành văn bản.
d/ Ban kiểm sốt
- Hiện tại, cơng ty không tổ chức một ban kiểm soát nội bộ độc lập. Các hoạt động kiểm tra, giám sát do Giám đốc trực tiếp thực hiện cho toàn bộ hoạt động của Công ty và do nhân viên giám sát thực hiện tại các cơng trình.
2.2.2.2 Thơng tin truyền thông
- Qua khảo sát, hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống máy tính cho cơng tác kế toán và quản lý. Phương tiện truyền thơng và thơng tin chính là điện thoại và hệ thống internet với việc sử dụng thư điện tử.
- Hằng năm, công ty chỉ tổ chức hai cuộc họp giữa lãnh đạo và toàn thể nhân viên. Họp đầu năm triển khai mục tiêu, kế hoạch năm và họp cuối năm để tổng kết hoạt động, đánh giá nhân viên. Hầu như các cuộc họp này đều trao đổi miệng không lập văn bản.
- Do đặc điểm hoạt động của cơng ty, và các cơng trình thi cơng thường ở xa văn phòng nên việc trao đổi thông tin thường thông qua điện thoại và hệ thống thư điện tử. Thơng tin thường có độ trễ do chứng từ chỉ được cung cấp khi có nhân viên đi và về. Cũng do đặc điểm này cũng làm hạn chế việc kiểm tra, khảo sát tại công trình thường xuyên của giám đốc. Hầu như chỉ khi phát sinh vấn đề quan trọng, giám đốc trực tiếp đến cơng trình, tồn bộ hoạt động kiểm tra giám sát điều ủy quyền cho ban chỉ huy công trình và báo cáo trao đổi qua điện thoại.
- Hiện nay, trong cơng tác lập dự tốn và kế tốn cơng ty sử dụng hai phần mềm: phần mềm lập dự toán-G8 kết hợp phần mềm hổ trợ thiết kế, lập bản vẽ -chương trình Autocad và phần mềm kế toán-Asia, cùng với các phần mềm miễn phí hổ trợ khác. Mỗi nhân viên được trang bị máy tính và tự lập mật mã truy cập ngồi ra khơng có sự phân quyền truy cập trong hệ thống mạng nội bộ. Bên cạnh đó, Cơng ty có trang bị hệ thống ổ cứng riêng để lưu trữ thông tin, định kỳ vào ngày 31/03 hàng năm, nhân viên kỹ thuật máy tính( th bên ngồi và đã cộng tác nhiều năm với công ty) sẽ lưu trữ thông tin từ các phòng ban.
- Đối với việc quản lý thông tin:
+ Về chứng từ : về mặt chất lượng vẫn còn tồn tại nhiều chứng từ không đủ điều kiện theo quy định vẫn được duyệt chi: một số vật tư mua lẻ tại các cửa hàng nhỏ đa số chỉ là bảng kê thông thường mà khơng có hóa đơn đỏ, một số sửa chữa nhỏ thiết bị, tài sản khơng có hóa đơn... Về mặt lưu giữ chứng từ, do các phòng ban tự lưu trữ, sắp xếp theo cách thức riêng và tùy thuộc vào người lưu trữ.
+ Về sổ sách : Công ty mở sổ, ghi chép đúng với chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Do đã ứng dụng tin học trong công tác kế tốn, cũng như có sự đối chiếu với các bên có liên quan nên số liệu có tính chính xác. Các thông tin nội bộ
được chuyển đúng đối tượng và giám đốc trực tiếp kiểm sốt các thơng tin trao đổi với bên ngoài.
+ Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị: báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng biểu mẫu và thời hạn nộp cho các cơ quan chức năng. Riêng báo cáo quản trị ngoài báo cáo chi phí từng cơng trình hàng tháng nhằm phục vụ cho việc phân tích, quản lý, các báo cáo khác như báo cáo hiệu quả của từng bộ phận, lập bảng dự toán ngân sách cho từng thời kỳ… công ty không lập.
2.2.2.3 Đánh giá rủi ro
- Dựa trên mục tiêu hoạt động chung của đơn vị: “uy tín từ chất lượng”, “an tồn lao động”, “mơi trường làm việc thân thiện”, tùy thuộc vào từng giai đoạn, điều kiện, Giám đốc đặt ra những mục tiêu chi tiết và được triển khai đến đối tượng có liên quan. Trong q trình thực hiện, nếu có những vấn đề phát sinh, người thực hiện có trách nhiệm báo cáo Giám đốc và cùng tìm phương pháp giải quyết.
- Đối với những rủi ro từ bên ngồi: tiếp cận nguồn tài chính, những thay đổi về chính sách nhà nước, đối tượng cạnh tranh, mối quan hệ với nhà cung cấp… được Giám đốc thường xuyên trao đổi với phịng ban có liên quan nhằm tìm ra biện pháp giới hạn những rủi ro ở mức chấp nhận được.
2.2.2.4 Hoạt động kiểm soát
a/ Kiểm sốt q trình thi cơng
- Trước khi tiến hành việc thi công, Giám đốc, nhân viên kỹ thuật và các đội trưởng đội thi cơng tiến hành việc rà sốt bản vẽ thiết kế và bảng dự tốn cơng trình. Nếu có vấn đề phát sinh, Giám đốc trực tiếp bàn bạc với chủ đầu tư và phổ biến kết quả xử lý với đội thi công trực tiếp.
- Nhân viên giám sát tại các cơng trình chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, báo cáo tồn bộ hoạt động tại cơng trình; giám sát quá trình làm việc của các đội thi công; ghi sổ nhật ký cơng trình.
- Các đội trưởng đội thi công chịu trách nhiệm quản lý trưc tiếp q trình làm việc của cơng nhân, đánh giá chất lượng làm việc của công nhân.
- Do đặc điểm sản xuất xây lắp, các cơng trình thường ở xa văn phịng, Giám đốc ít có điều kiện thường xuyên đến cơng trình, tồn bộ hoạt động được báo cáo thông qua điện thoại.
- Trong q trình thi cơng, Cơng ty ln đặt sự an tồn cho cơng nhân lên trên hết. Do đó, Cơng ty trang bị dụng cụ, trang thiết bị bảo hộ lao động, và yêu cầu tất cả các công nhân trực tiếp thi công trên cơng trình phải có bảo hộ lao động, công nhân không chấp hành sẽ bị cảnh cáo hoặc phạt trừ vào lương. Quy định này nhằm đảm bảo sự an tồn cho cơng nhân đồng thời giảm bớt rủi ro cho Công ty.
b/ Kiểm soát quy trình nhập xuất ngun vật liệu, cơng cụ, thiết bị
* Nhập xuất nguyên vật liệu (NVL)
- Tất cả các NVL được mua hầu hết đều trực tiếp nhập kho tại công trường thi công, những NVL giao tại văn phịng cơng ty sẽ được kiểm tra và vận chuyển về nhập kho tại cơng trình
- Các bước của quy trình kiểm sốt vật chất NVL trực tiếp
+ Thu mua NVL : đối với NVL phục vụ cho cơng trình, cơng ty thường không để tồn kho quá nhiều, thông thường căn cứ vào tiến độ cơng trình, dự tốn NVL dự tính phục vụ thi cơng cơng trình, khả năng chứa của kho ở thời điểm nhất định NVL được thu mua dưới hai hình thức:
Do giám đốc trực tiếp mua: đối với những NVL có giá trị lớn, khối lượng nhiều, giám đốc trực tiếp thỏa thuận mua với nhà cung cấp, thương lượng giá cả thông qua các hợp đồng kinh tế. Tại thời điểm nhất định theo tiến độ, giai đoạn thi cơng cơng trình giám đốc trực tiếp đặt hàng thông qua fax đơn đặt hàng
Do các đội mua: đối với những NVL có giá trị nhỏ, sử dụng thường xuyên, nhu cầu cấp thời xét nhu cầu thực tế, các đội trưởng đội thi công lập bảng kê NVL cần mua,ký tên và gửi cho giám sát kỹ thuật xác nhận và các đội tiến hành mua. Trường hợp này tương đối phức tạp trong việc quản lý chất lượng và số lượng NVL. Do đó, Cơng ty thực hiện việc kiểm tra giám sát thông qua ban quản lý tại cơng trình.
Định kỳ, giám sát kỹ thuật gửi các bảng kê và tập hợp chứng từ gửi kế toán vật tư để kiểm tra hoàn thiện chứng từ thu mua.
+ Nhập NVL: Sau khi NVL được mua chuyển về kho, thủ kho kiểm nhận, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho kèm biên bản giao nhận hàng hóa, đối chiếu NVL nhập gửi về phòng kế toán. Mọi trường hợp mất mát, hư hỏng đều do thủ kho chịu trách nhiệm
+ Xuất vật tư sử dụng: hầu hết NVL mua và nhập kho được sử dụng ngay, do đó trên phiếu nhập bao gồm cả nội dung xuất NVL. Trên phiếu nhập kho phải có ký xác nhận lượng nhập và xuất kho cho mỗi đội của giám sát kỹ thuật cơng trình. NVL xuất ra khỏi kho được quản lý bởi đội trưởng, tổ trưởng của tổ đội thi công. Các đội trưởng, tổ trưởng sẽ trực tiếp chỉ đạo công nhân sử dụng NVL cho phù hợp. Căn cứ vào khối lượng xây lắp hồn thành, tổ trưởng, đội trưởng sẽ tính ra số lượng NVL thực tế sử dụng là bao nhiêu đồng thời báo cáo lại cho giám sát kỹ thuật để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng NVL có đúng số lượng xuất ra khơng, số lượng NVL cịn trên cơng trường là bao nhiêu. Trên cơ sở đó, nhân viên giám sát kỹ thuật lập các báo cáo liên quan, gửi giám đốc và phòng kế toán làm cơ sở tập hợp chi phí cho từng hạng mục cơng trình.
+ Khâu bảo quản và dự trữ NVL: Đối với NVL phục vụ cơng trình, Công ty thường không để tồn kho nhiều, chỉ khi có nhu cầu mới thực hiện việc mua. Tuy nhiên, đối với một số NVL chủ yếu như: sắt, thép, xi măng…thì phải mua và dự trữ đầy đủ, đáp ứng kịp thời quá trình thi cơng, cũng như những NVL không xuất hết cho các đội thi công mỗi đợt nhập phải dự trữ trong kho. Thông thường định kỳ sáu tháng, Công ty sẽ lập ban kiểm kê xuống kho kiểm kê, đánh giá NVL, so sánh với sổ sách kế toán. Nếu phát hiện thừa, thiếu Cơng ty sẽ tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm cho đối tượng liên quan, đồng thời có biện pháp tích cực hơn trong việc bảo quản vật tư, tránh trường hợp lạm dụng, sử dụng khơng đúng mục đích.
* Nhập xuất công cụ dụng cụ, thiết bị thi công
+ Cơng ty mua phục vụ cơng trình: cơng cụ dụng cụ, thiết bị được ghi nhận trong sổ theo dõi công cụ dụng cụ và thiết bị. Khi đưa vào phục vụ cơng trình, cơng cụ dụng cụ và thiết bị được theo dõi việc sử dụng, sửa chữa trên sổ chi tiết, và giao trách nhiệm quản lý cho đội trưởng đội thi công sử dụng.
+ Công cụ dụng cụ, thiết bị do các đội tự trang bị. Trường hợp này người sở hữu trực tiếp quản lý.
c/ Kiểm sốt chi phí
* Các khoản mục chi phí cơng trình - Chi phí nguyên vật liệu
+ Chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn trên tổng giá thành của cơng trình xây lắp. Việc kiểm sốt tốt chi phí NVL trực tiếp sẽ giảm thiểu những chi phí phát sinh khơng hợp lý. Với mục đích đó, kiểm sốt có hiệu quả chi phí NVL trực tiếp, thơng qua việc kiểm sốt vật chất và nhân sự ở các khâu: thu mua vật tư, nhập vật tư, sử dụng vật tư, bảo quản và dự trữ vật tư. Sau đó là q trình kiểm sốt việc ln chuyển chứng từ về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và việc hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán có liên quan.
+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu gồm: Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng, Bảng kê NVL mua, Hóa đơn, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận , …
+ Tổ chức tài khoản kế tốn: Để hạch tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, công ty sử dụng tài khoản 621, có phân cấp tài khoản chi tiết cho từng cơng trình để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Tổ chức sổ kế toán: Khi nhận được chứng từ liên quan, kế toán phản ánh vào
Sổ Nhật Ký Chung ; căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế tốn tổng hợp sẽ tính chi phí nguyên vật liệu cho từng cơng trình và lập Bảng tổng hợp chi phí ngun vật liệu
trình, kế tốn sẽ phản ánh vào Sổ Cái tài khoản 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đồng thời phản ánh vào chi phí trên sổ chi tiết từng cơng trình.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp
+ Giám đốc trực tiếp tuyển dụng cán bộ quản lý tại cơng trình, tiêu chí tuyển chọn những nhân viên được xác định dựa trên các tiêu thức kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ và ý thức đạo đức. Mỗi nhân viên được tuyển chọn có một bộ hồ sơ ghi rõ ngày tiếp nhận, mức lương, quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên. Phịng kế tốn lưu một bản để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.
+ Ở mỗi công trường, ngồi lực lượng nịng cốt là nhân viên quản lý cơng trình thì lực lượng thuê ngoài cũng chiếm một tỷ lệ khá cao. Đây là một lực lượng lao động khơng có hợp đồng lâu dài, việc tuyển dụng do các đội trưởng đội thi công đảm