CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG
1.4 Các nghiên cứu liên quan tới chi phí chất lƣợng
1.4.1 Các mơ hình chi phí chất lƣợng
1.4.1.1 Mơ hình chi phí chất lƣợng truyền thống
Cơ sở của mơ hình từ cuốn Quality Costs – What and How do Hiệp hội kiểm soát chất lƣợng Mỹ (ASQC) xuất bản năm 1967. Mơ hình truyền thống phân loại chi phí chất lƣợng thành chi phí cho sự phù hợp (Conformance costs) và chi phí cho sự khơng phù hợp (Nonconformance costs). Theo tính chất chi phí, mơ hình truyền thống cho rằng chi phí phịng ngừa và chi phí đánh giá bằng 0 khi 100% sản phẩm bị lỗi và chi phí này tăng lên khi số lỗi giảm đi. Mơ hình lý thuyết này chỉ ra rằng, tổng chi phí chất lƣợng cao hơn khi chất lƣợng của sản phẩm hay dịch vụ thấp và chi phí này giảm xuống khi chất lƣợng đƣợc cải thiện.
Cũng theo lý thuyết này, một công ty khi sản xuất ra sản phẩm có chất lƣợng thấp thì có thể tìm cách giảm chi phí sai hỏng bằng cách tăng chi phí phịng ngừa và chi phí đánh giá một khoản tƣơng ứng. Khi chi phí phịng ngừa và chi phí đánh giá tiếp tục tăng, thì mức độ cải thiện giảm dần và sẽ tiến tới 0. Mơ hình này cũng chỉ ra rằng: tồn tại một mức chất lƣợng mà tại đó tổng chi phí chất lƣợng đạt giá trị nhỏ nhất. Nghĩa là tồn tại một mức chất lƣợng mà tại đó có sự thỏa hiệp giữa chi phí phịng ngừa, chi phí đánh giá với chi phí sai hỏng và khi đó tổng chi phí chất lƣợng là thấp nhất. Khi vƣợt qua mức chất lƣợng này, chi phí phịng ngừa và chi phi đánh giá lại tăng lên nhanh chóng và làm cho tổng chi phí chất lƣợng tăng lên khi chi phí sai hỏng giảm dần về 0.
Khi sử dụng mơ hình chi phí này, các cơng ty có thể giám sát sự biến đổi chi phí chất lƣợng theo thời gian. Cơng ty có chất lƣợng thấp có thể giảm tổng chi phí chất lƣợng bằng cách đầu tƣ nhiều hơn vào các hoạt động phòng ngừa và đánh giá có chi phí khơng q lớn. Về thiết lập hệ thống hạch tốn chi phí chất lƣợng cần có sự tham gia của bộ phận kế toán để thiết lập mức độ chi tiết và kết hợp các hoạt động theo hạng mục chi phí. Việc làm này nhằm làm rõ mục đích hạch tốn chi phí ngay từ đầu giúp cho việc quyết định chiến lƣợc thực hiện và cũng để tránh các khó
khăn sau này. Các bộ phận nhƣ chất lƣợng, thu mua, kỹ thuật, sản xuất, kế tốn cần có sự thảo luận và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thu thập dữ liệu để đạt đƣợc sự đồng thuận trƣớc khi tiến hành thu thập dữ liệu.
Cũng theo mơ hình chi phí chất lƣợng, để đạt đƣợc hiệu quả tốt khi lập báo cáo chi phí chất lƣợng thì hệ thống cần ghi chép cách thức tính tốn chi phí liên quan đến chất lƣợng từ đó có thể kiểm tra sự phù hợp khi so sánh giữa các bộ phận, sản phẩm hoặc các thời điểm khác nhau. Trƣờng hợp khơng có hệ thống báo cáo chất lƣợng thì sẽ tiến hành xem xét các chi phí lỗi nhƣ: chi phí lỗi liên quan đến nhà cung cấp, phế phẩm trong cơng ty, chi phí sửa chữa, sản phẩm xuống cấp, sửa chữa miễn phí hoặc thay thế cho sản phẩm hoặc dịch vụ bị lỗi, chi phí bảo hành, chi phí kiện tụng, chi phí kiểm tra và những khoản chi phí vƣợt trội so với tiêu chuẩn nhƣ chi phí hao hụt. Khi xem xét các lỗi cần tập hợp chi phí theo bộ phận, theo loại lỗi, theo sản phẩm, nguyên nhân, nhà cung cấp và xác định trách nhiệm của bộ phận, con ngƣời liên quan đến chi phí đó và chi phí chất lƣợng cần đƣợc phân tích trên cơ sở mối quan hệ giữa chi phí chất lƣợng với một số vấn đề dễ biến động của doanh nghiệp ví dụ nhƣ vấn đề nhân cơng, sản xuất, tiêu thụ.
Qua thời gian vận dụng, với sự chuyển đổi mạnh mẽ của mơ hình sản xuất kinh doanh, mơ hình chi phí chất lƣợng truyền thống bộc lộ hạn chế. Đó là một mơ hình mang tính lý thuyết, nó đƣợc xây dựng trong mơi trƣờng sản xuất tĩnh với một quy trình sản xuất cố định theo thời gian. Nhƣng trong thực tế, mối quan hệ giữa chi phí phịng ngừa, chi phí đánh giá và chi phí sai hỏng ln có tính động, đặc biệt trong thời đại tri thức và trong thời đại công nghiệp hiện đại. Một hạn chế khác của mơ hình là có thể bỏ qn một số chi phí gián tiếp và chi phí lỗi vơ hình nhƣ sản xuất thêm để bù đắp lỗi, thời gian chờ đợi của dây chuyền sản xuất do phải làm lại, dự trữ thành phẩm dƣ thừa để bù đắp lỗi trong quá trình giao hàng hay chi phí khơng mong muốn nảy sinh khi khách hàng lựa chọn nhà cung cấp khác do sự sụt giảm về chất lƣợng.
1.4.1.2 Mơ hình chi phí chất lƣợng hiện đại
Mơ hình chi phí chất lƣợng hiện đại ra đời nhằm khắc phục những hạn chế của mơ hình chi phí chất lƣợng truyền thống. Theo mơ hình này tổng chi phí chất lƣợng bao gồm cả chi phí gián tiếp và chi phí vơ hình. Sản phẩm, dịch vụ bị lỗi sẽ ảnh hƣởng lâu dài tới nhận thức của khách hàng. Do ảnh hƣởng về việc suy giảm chất lƣợng trong nhận thức của khách hàng, chi phí lỗi vơ hình có thể kéo dài hơn cho dù sự suy giảm chất lƣợng đã kết thúc. Điều này có nghĩa là mặc dù sai lỗi đã đƣợc phát hiện và khắc phục nhƣng ấn tƣợng về việc suy giảm chất lƣợng trong khách hàng đối với sản phẩm vẫn còn và khách hàng vẫn tiếp tục e ngại sử dụng lại sản phẩm. Ngồi ra, việc tối thiểu hóa những thiệt hại do chất lƣợng cần quan tâm đến những tác động của các chi phí lỗi vơ hình, cần duy trì, nổ lực cải tiến chất lƣợng không đơn giản chỉ là tối thiểu hóa các chi phí ngồi tầm kiểm sốt. Mơ hình này cũng khơng đề cập đến khái niệm sự “thỏa hiệp” giữa chi phí phịng ngừa, chi phí đánh giá với chi phí sai hỏng nhƣ trong mơ hình truyền thống.
1.4.2 Các nghiên cứu khác
Nghiên cứu “Cost of quality usage and its relationship to quality system maturity” bởi Victor E. Sower & Ross Quarles (Sam Houston State University, Texas, America) năm 2007 đã nêu lên mối quan hệ giữa cơ cấu các loại chi phí chất lƣợng trong tổng chi phí chất lƣợng và mức độ phát triển của hệ thống quản lý chất lƣợng trong doanh nghiệp. Nghiên cứu cho thấy tổng chi phí chất lƣợng sẽ tăng cao khi hệ thống quản lý chất lƣợng phát triển từ mức thấp lên mức cao hơn. Và một hệ thống quản lý chất lƣợng hiệu quả sẽ liên quan đến việc giảm chí phí sai hỏng bên ngồi trong tổng chi phí chất lƣợng của doanh nghiệp. Trƣớc đó vào năm 2003 một nghiên cứu khác cùng nhóm tác giả trên về lý do các doanh nghiệp không sử dụng chi phí chất lƣợng một cách hiệu quả cũng đƣợc thực hiện cùng nhiều nghiên cứu khác. Một số nghiên cứu lại đề cập tới việc xây dựng một chƣơng trình chi phí chất lƣợng trong doanh nghiệp nhƣ thế nào trong “The cost of Quality-A primer” (2005) của Robert B. Austenfeld, Jr. hay “Phân tích chi phí chất lƣợng: Lợi ích và các nguy cơ”- Quality Cost Analysis: Benefits and Risks (1996) Cem Kaner.
Tại Việt Nam, các nghiên cứu liên quan tới chi phí chất lƣợng có thể kể đến nhƣ: “Vai trò của quản lý chi phí chất lƣợng trong bối cảnh suy giảm kinh tế” (2009), Ths Phạm Minh Thắng, hoặc nghiên cứu về vận dụng kế toán quản trị vào việc kiểm soát chất lƣợng. Trong khuôn khổ bài luận văn này, vấn đề đƣợc giải quyết sẽ là dựa trên những dữ liệu kế tốn sẵn có kết hợp phân tích chi phí để làm rõ khái niệm chi phí chất lƣợng, nhận diện chi phí chất lƣợng và tìm hiểu nguyên nhân phát sinh để đề xuất hƣớng khắc phục hơn là việc đi sâu vào vấn đề xây dựng một chƣơng trình chi phí chất lƣợng tại doanh nghiệp. Từ những lợi ích của việc quản lý chi phí chất lƣợng đã phân tích ở trên, thì việc nghiên cứu sâu áp dụng lý thuyết chi phí chất lƣợng trong quản lý chi phí nhƣ thế nào sẽ cung cấp giải pháp hữu hiệu cho bài tốn cắt giảm chi phí cho các doanh nghiệp trong hiện tại và tƣơng lai.
Kết luận chƣơng 1
Tổng quát các vấn đề liên quan đến chi phí chất lƣợng là nội dung cốt lõi đƣợc nêu lên trong chƣơng 1. Đó là các vấn đề về khái niệm chi phí chất lƣợng theo các quan điểm truyền thống và hiện đại và phân loại chi phí chất lƣợng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí chất lƣợng là loại chi phí phát sinh ngồi mong muốn mà khơng mang lại giá trị tăng thêm nào cho sản phẩm, dịch vụ nên doanh nghiệp cần phải kiểm sốt loại chi phí này. Vấn đề lợi ích của việc áp dụng chi phí chất lƣợng trong doanh nghiệp và trách nhiệm kiểm sốt chi phí chất lƣợng có tầm quan trọng nhƣ thế nào trong hoạt động kiểm sốt chi phí cũng đƣợc đề cập đến. Chi phí tiết kiệm đƣợc do hoạt động kiểm sốt chi phí mang lại sẽ làm tăng lợi nhuận của cơng ty. Trách nhiệm kiểm sốt chi phí nói chung và chi phí chất lƣợng nói riêng thuộc về tất cả cán bộ công nhân viên lao động trong công ty và những ngƣời lãnh đạo giữ vai trò giám sát, kiểm tra cũng nhƣ tiên phong trong việc phát hiện và kiểm sốt các chi phí chất lƣợng. Ngồi ra, lý thuyết về xây dựng chƣơng trình chi phí chất lƣợng tại doanh nghiệp sẽ cung cấp những kiến thức nền tảng cơ bản cho doanh nghiệp khi có kế hoạch ứng dụng lý thuyết về chi phí chất lƣợng này vào hoạt động thực tiễn của mình. Chi phí chất lƣợng là khái niệm tƣơng
đối cịn mới, cho nên có một số đặc điểm nhận diện chi phí chất lƣợng đã đƣợc nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp dùng làm cơ sở để đánh giá thực trạng chi phí chất lƣợng cịn tồn tại để tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm kiểm sốt chi phí chất lƣợng tại doanh nghiệp sẽ đƣợc trình bày cụ thể trong chƣơng 2.