CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG
3.2 Nhận diện chi phí chất lƣợng tại công ty
3.2.1 Nhận diện chi phí chất lƣợng theo từng bộ phận
3.2.1.1 Bộ phận thu mua
a. Chi phí phịng ngừa
- Chi phí đào tạo: đào tạo để nâng cao trình độ chun mơn cho các nhân viên bộ phận thu mua và huấn luyện các kỹ năng cần thiết.
- Chi phí cho việc tìm hiểu thơng tin nhà cung ứng. - Chi phí đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.
- Chi phí cho việc theo dõi về số lƣợng, chất lƣợng và giá cả của từng nhà cung cấp mỗi lần nhập nguyên vật liệu.
b. Chi phí đánh giá và kiểm sốt
- Chi phí cho việc đánh giá định kỳ các nhà cung cấp.
c. Chi phí sai hỏng bên trong
- Chi phí lãng phí: nguyên nhân do lựa chọn nhà cung ứng khơng tốt nên ngun liệu có chất lƣợng kém. Hoặc nguyên liệu đạt tiêu chuẩn nhƣng gặp vấn đề về quy cách đóng bao dẫn đến kho nạp liệu, làm ảnh hƣởng sản xuất.
- Sản phẩm không đạt chất lƣợng => hủy bỏ - Chi phí tồn kho
- Chi phí kiểm định - Chi phí vận chuyển
- Chi phí tồn kho vƣợt mức do quyết định mua tồi. - Chi phí cơ hội
- Chi phí thuê mặt bằng kho bãi trung chuyển
3.2.1.2 Bộ phận sản xuất
a. Chi phí phịng ngừa
- Chi phí đào tạo: đào tạo các tổ trƣởng, trƣởng ca, vận hành máy, vận hành lò hơi đào tạo cho cơng nhân để nâng cao trình độ.…
- Chi phí đào tạo cho bộ phận bảo trì máy móc, lên kế hoạch bảo trì hoặc thay thế định kỳ. Tránh trƣờng hợp hƣ hỏng máy làm ảnh hƣởng đến sản xuất và bán hàng.
- Chi phí thử nghiệm sản phẩm.
- Chi phí chuẩn bị cho q trình sản xuất: bao gồm các cơng việc nhƣ lên kế hoạch sản xuất; sau đó báo cho tổ trƣởng sản xuất để vệ sinh bồn nghiền, trộn, ép viên, các hố tập kết nguyên liệu…
- Rà soát định kỳ các thiết bị kiểm tra, giám sát…tự động và bán tự động.
b. Chi phí đánh giá và kiểm sốt
- Giám sát mọi công đoạn trong quy trình sản xuất để đảm bảo các quy trình diễn ra nhƣ kế hoạch.
- Đánh giá và theo dõi chất lƣợng sản phẩm trong quá trình sản xuất: cảm quan, mùi, màu, độ cứng để điều chỉnh các thông số sản xuất.
- Đánh giá các thiết bị kiểm tra đo lƣờng thƣờng xuyên.
c. Chi phí sai hỏng bên trong
- Lãng phí thời gian: ví dụ thiếu nguyên liệu do nạp liệu chậm hoặc trình tự nạp liệu khơng hợp lý.
- Lãng phí do sản xuất thừa do lên kế hoạch sản xuất khơng tốt: khi sản xuất thừa thì hàng tồn kho sẽ tăng lên và gây ra các vấn đề sau:
+ Chi phí do sản phẩm bị hƣ hỏng do quá hạn sử dụng… + Phát sinh thêm các cơng việc giấy tờ
+ Chi phí cơ hội…
- Chi phí sản xuất lại do khơng đạt tiêu chuẩn chất lƣợng đã đề ra (sau khi KCS kiểm tra) hay cịn gọi là tái chế. Chi phí tái chế: bao gồm các chi phí có thể tính tốn đƣợc nhƣ thời gian nhân cơng lãng phí do tái chế sản phẩm, năng lƣợng điện, dầu FO, nhiên liệu lị hơi sử dụng, chi phí nhân cơng lãng phí…và các chi phí gián tiếp khó tính tốn đƣợc nhƣ chi phí cơ hội, chi phí do tái chế làm giảm năng suất sản xuất làm ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất các sản phẩm khác.
- Chi phí phân tích sai hỏng, tìm ngun nhân khắc phục phịng ngừa.
d. Chi phí sai hỏng bên ngồi
- Chi phí thay thế sản phẩm bị trả lại: hóa đơn, vận chuyển, bốc xếp.
- Chi phí thu hồi sản phẩm khi phát hiện sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sau khi xuất bán.
- Chi phí giải quyết khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm nhƣ sản phẩm mất mùi hay có mùi hơi khi sản phẩm chƣa hết hạn sử dụng, các vấn đề khác liên quan. - Chi phí pháp lý liên quan nếu bị kiện ra tịa.
- Uy tín và sức cạnh tranh của cơng ty giảm sút: chi phí này rất khó xác định, liên quan tới việc ảnh hƣởng của chất lƣợng làm mất uy tín cơng ty dẫn đến giảm sút doanh số và mất khách hàng.
3.2.1.3 Phòng chất lƣợng và bộ phận KCS
- Chi phí đào tạo: đào tạo về chuyên mơn và nâng cao trình độ và cách sử dụng các thiết bị đo lƣờng, kiểm tra….
- Chi phí cho việc phân tích chức năng: chi phí chuyển phịng thí nghiệp phân tích. - Chi phí cho việc xây dựng các đặc thù kỹ thuật của sản phẩm, nguyên liệu và quy trình sản xuất.
- Chi phí cho máy móc thiết bị đo lƣờng và các chi phí hiệu chỉnh các thiết bị đo lƣờng.
b. Chi phí đánh giá và kiểm sốt
- Chi phí kiểm tra nguyên vật liệu trƣớc khi nhập kho, trong quá trình lƣu kho và trƣớc khi đƣa vào quá trình sản xuất.
- Chi phí kiểm tra sản phẩm của từng cơng đoạn trong q trình sản xuất.
- Chi phí kiểm thành phẩm nhập kho, trong q trình lƣu kho và trƣớc khi xuất kho.
c. Chi phí sai hỏng bên trong
- Chi phí lãng phí: đó là khi ngun vật liệu kém chất lƣợng mà vẫn cho nhập kho và đƣa vào sản xuất dẫn đến sản phẩm khơng đạt chất lƣợng.
+ Lãng phí thời gian + Lãng phí nhân cơng + Lãng phí nguyên vật liệu + Lãng phí kho
+ Lãng phí về hao mịn máy móc
d. Chi phí sai hỏng bên ngồi
- Chi phí tìm ngun nhân, đề ra các biện pháp khắc phục, phịng ngừa. - Chi phí thu hồi sản phẩm khi sản phẩm gây gặp vấn đề về chất lƣợng - Chi phí giải quyết khiếu nại liên quan đến sản phẩm.
- Chi phí pháp lý liên quan nếu bị kiện ra tịa. - Uy tín và sức cạnh tranh của công ty bị giảm sút.
3.2.1.4 Bộ phận kho
a. Chi phí phịng ngừa
- Chi phí đào tạo để nâng cao trình độ của nhân viên ở bộ phận kho. - Chi phí đầu tƣ cho xơng trùng, diệt chuột tại nhà máy.
- Chi phí xây dựng kế hoạch sắp xếp bố trí thành phẩm trong kho => để dễ dàng theo dõi và quản lý.
- Chi phí theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu hàng ngày. - Chi phí theo dõi việc nhập kho và xuất kho thành phẩm.
b. Chi phí đánh giá và kiểm sốt
- Chi phí đánh giá chất lƣợng thành phẩm đang lƣu kho.
- Chi phí giám sát việc lấy thành phẩm cũng nhƣ phải đảm bảo hàng hóa đƣợc sắp xếp đúng nơi quy định, đúng tiêu chuẩn lô, đảm bảo an tồn cách lơ, lơ cách tƣờng…
- Chi phí cho việc kiểm tra sổ sách hóa đơn chứng từ và sản phẩm trƣớc khi chuyển cho khách hàng.
c. Chi phí sai hỏng bên trong
- Chi phí nguyên vật liệu trong kho hƣ hỏng lỗi tại bộ phận kho. + Hủy nguyên liệu: chi phí bốc xếp, vận chuyển đi hủy (nếu có)
+ Bán lại nguyên liệu với giá thấp => sự chênh lệch và các chi phí khác liên quan
3.2.1.5 Bộ phận nhân sự
- Chi phí đào tạo: đào tạo để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.
- Chi phí cho việc phân tích chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí, bộ phận - Chi phí xây dựng quy trình tuyển dụng.
- Chi phí đánh giá nhân viên về khả năng và nỗ lực làm việc của mỗi ngƣời để có chế độ đãi ngộ tƣơng xứng.
- Chi phí cho việc xây dựng các bảng mơ tả công việc để tuyển chọn các nhân viên mới phù hợp.
b. Chi phí đánh giá và kiểm sốt
- Chi phí kiểm tra các phản hồi về đánh giá nhân viên. - Chi phí kiểm tra các báo cáo của các ứng cử viên.
c. Chi phí sai hỏng bên trong
- Cuộc tuyển chọn nhân viên không thành công do chƣa chuẩn bị đầy đủ.
- Thất bại trong việc bố trí đúng thời điểm và đúng công việc do đánh giá nhân viên khơng chính xác.
- Nhân viên bỏ đi do không đƣợc đánh giá đúng năng lực của họ hoặc chƣa có chế độ đãi ngộ phù hợp.
- Nhân viên tranh chấp, đình cơng vì khơng đƣợc đối xử cơng bằng và xứng đáng.
d. Chi phí sai hỏng bên ngồi
- Quan hệ khách hàng ngồi cơng ty tồi vì khơng đƣợc đào tạo đúng hay do tuyển sai ngƣời.
+ Mất khách hàng
+ Uy tín bị giảm sút và sức cạnh tranh của công ty cũng giảm trên thị trƣờng + Chi phí pháp lý liên quan khi bị kiện ra tòa với những hợp đồng quan trọng.
3.2.2 Nhận diện chi phí chất lƣợng theo nội dung
Theo cách nhận diện này, các phụ lục 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 sẽ thể hiện rõ chi tiết các loại chi phí chất lƣợng phát sinh.
3.2.2.1 Chi phí phịng ngừa bao gồm
- Chi phí phịng ngừa liên quan đến marketing, khách hàng: gồm nghiên cứu thị trƣờng, chi phí nghiên cứu nhận thức của khách hàng, chi phí xem xét các hợp đồng, chứng từ.
- Chi phí phịng ngừa liên quan đến thiết kế phát triển sản phẩm, dịch vụ: gồm chi phí thiết kế chƣơng trình chi phí chất lƣợng, chi phí thiết kế các hoạt động hỗ trợ, chi phí thử nghiệm, thiết kế sản phẩm, dịch vụ và hoạt động thử nghiệm sản phẩm.
- Chi phí phịng ngừa mua hàng: gồm chi phí xem xét, đánh giá nhà cung cấp, xem xét các dữ liệu kỹ thuật mua hàng, quy hoạch chất lƣợng nhà cung cấp.
- Chi phí phịng ngừa hoạt động: gồm chi phí xác định q trình hoạt động, lên kế hoạch cho chất lƣợng hoạt động, tập huấn liên quan đến hoạt động chất lƣợng và chi phí kiểm sốt q trình hoạt động.
- Chi phí quản lý chất lƣợng: gồm lƣơng quản lý, chi phí quản lý, chi phí cho kế hoạch chƣơng trình chất lƣợng, thiết lập các báo cáo chất lƣợng, chi phí tập huấn, cải tiến chất lƣợng và chi phí kiểm tra hệ thống.
3.2.2.2 Chi phí đánh giá bao gồm
- Chi phí đánh giá hoạt động mua hàng: gồm chi phí các hoạt động thử nghiệm và kiểm sốt, chi phí cho các thiết bị đo lƣợng, chi phí đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp, đánh giá chất lƣợng sản phẩm.
- Chi phí đánh giá hoạt động: gồm chi phí các thử nghiệm, kiểm tra kế hoạch hoạt động nhƣ chi phí kiểm tra lao động, kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ, chi phí
kiểm tra thử nghiệm nguyên liệu. Chi phí thiết lập các thử nghiệm và xét duyệt, các chi phí hỗ trợ phịng thí nghiệm, trang bị các thiết bị đo lƣờng.
- Chi phí đánh giá nội bộ: gồm chi phí đánh giá các khu vực hoạt động, chi phí đánh giá các sản phẩm đặc biệt và chi phí đánh giá các khu vực hàng tồn kho và phụ tùng thay thế.
- Chi phí rà sốt các thử nghiệm và kiểm tra dữ liệu. - Các chi phí đánh giá chất lƣợng khác.
3.2.2.3 Chi phí sai hỏng bên trong bao gồm
- Chi phí sai hỏng trong thiết kế sản phẩm: gồm chi phí sửa chữa thiết kế hỏng, chi phí làm lại do thay đổi thiết kế, phế liệu do sản phẩm hỏng, và các chi phí khác.
- Chi phí sai hỏng liên quan đến mua hàng gồm: chi phí do loại bỏ nguyên liệu đã mua, chi phí thay đổi nghuyên liệu, điều chỉnh nhà cung cấp, chi phí làm việc lại với nhà cung cấp và chi phí hao hụt nguyên liệu.
- Chi phí sai hỏng trong hoạt động gồm: chi phí cho việc rà sốt lại ngun liệu, chi phí sửa chữa, làm lại sản phẩm hỏng.
- Chi phí sai hỏng nội bộ khác gồm: chi phí thử nghiệm và xét duyệt lại các hoạt động, chi phí các hoạt động bổ sung, chi phí phế liệu, chi phí do sản phẩm bị giảm cấp chất lƣợng và các chi phí lãng phí trong hoạt động sản xuất nội bộ.
3.2.2.4 Chi phí sai hỏng bên ngồi bao gồm
- Chi phí liên quan đến khách hàng, ngƣời sử dụng sản phẩm, dịch vụ. - Chi phí hàng bán bị trả lại
- Chi phí sửa chữa, trang bị thêm cho sản phẩm bao gồm cả chi phí thu hồi sản phẩm.
- Chi phí liên quan đến trách nhiệm pháp lý - Tiền phạt
- Chi phí thiệt hại do giảm doanh số bán hàng và các chi phí sai lỗi bên ngoài khác.
3.2.3 Đối với việc ghi chép chi phí chất lƣợng
Sau khi nhận diện đƣợc chi phí chất lƣợng đang tồn tại, cơng ty cần có một hệ thống biểu mẫu để ghi nhận chi phí dựa trên các bảng hƣớng dẫn cơng việc. Tuy nhiên trong điều kiện những hiểu biết về loại chi phí chất lƣợng này chƣa nhiều, cịn ít mơ hình thực tiễn để nghiên cứu áp dụng việc thiết lập mơ hình chi phí chất lƣợng thì một hƣớng vận dụng có thể xem là dễ dàng hơn cho doanh nghiệp trong việc dần dần thiết lập một hệ thống chƣơng trình chi phí chất lƣợng hồn chỉnh đó là sử dụng việc ghi chép chi phí chất lƣợng lồng ghép vào q trình ghi sổ kế tốn các khoản mục chi phí. Điều này có thể thực hiện nhƣ sau:
- Đầu tiên, một đội hoặc nhóm nhân viên cần đƣợc lập ra với mục tiêu hoạch định và triển khai chƣơng trình chi phí chất lƣợng. Nhóm này bao gồm sự kết hợp các nhân viên thuộc nhiều phòng ban khác nhau tham gia với trƣởng bộ phận quản lý chất lƣợng là ngƣời chịu trách nhiệm cho hoạt động của cả nhóm.
- Các thành viên trong nhóm sẽ thảo luận và phân tích sau đó thống nhất phân loại một cách hệ thống hóa các chi phí chất lƣợng phát sinh trong doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất trong việc lập báo cáo chi phí chất lƣợng là phải tập hợp chi chí chất lƣợng sao cho đúng. Rất nhiều chi phí liên quan đến chất lƣợng đƣợc xem nhƣ chi phí chung cho sản xuất. Ví dụ nhƣ chi hoạt động lắp máy và thử nghiệm phần nào tính cho hoạt động chất lƣợng phần nào tính cho hoạt động sản xuất? Vì vậy, nhóm cần làm rõ cách xác định chi phí chất lƣợng trong chi phí chung đƣợc tính tốn nhƣ thế nào. Hệ thống phân loại chi phí chất lƣợng cũng cần đƣợc cập nhật thƣờng xuyên những trƣờng hợp phát sinh mới hoặc bổ sung, chỉnh sửa để hệ thống ngày càng hồn thiện hơn.
Ngồi ra, nhóm cũng thiết lập các biểu mẫu và nội dung cần ghi chép để cung cấp đầy đủ thông tin cho hoạt động ghi chép chi phí chất lƣợng.
- Công việc ghi chép chi phí chất lƣợng sẽ đƣợc ngƣời ghi sổ kế toán ghi chép đồng thời khi các chi phí phát sinh. Dựa vào những đặc điểm phân loại chi phí chất lƣợng kết hợp với thơng tin từ phịng ban thanh tốn chi phí, ngƣời ghi sổ nhận diện chi phí chất lƣợng và ghi chép lại thơng tin. Khi đó vào cuối mỗi kỳ, ngồi các báo cáo chi phí truyền thống của kế tốn sẽ có các dữ liệu về chi phí chất lƣợng để làm cơ sở đối chiếu, so sánh với tổng chi phí phát sinh phát sinh tại doanh nghiệp.
- Các thông tin chỉ liên quan đến chi phí chất lƣợng sẽ không cung cấp đầy đủ thơng tin để phân tích. Vì vậy, nhóm triển khai chƣơng trình chi phí chất lƣợng cần có những ghi chép kết hợp để bổ sung thơng tin và có cơ sở để phân tích mối quan hệ giữa chi phí chất lƣợng với một số vấn đề dễ biến động của doanh nghiệp. Các ghi chép, đánh giá đó có thể liên quan đến nhân công, sản xuất hoặc tiêu thụ sản phẩm. Ví dụ nhƣ chi phí chất lƣợng trên giờ làm việc trực tiếp của cơng nhân, chi phí chất lƣợng trên 1 đồng chi phí lƣơng sản xuất trực tiếp, chi phí chất lƣợng trên 1 đồng chi phí sản xuất, chi phí chất lƣợng trên 1 đồng doanh thu thuần…Bên cạnh đó nhóm cịn cần thảo luận và đánh giá các vấn đề liên quan đến chi phí chất lƣợng gián tiếp hoặc chi phí lỗi vơ hình nhƣ chi phí do lãng phí thời gian, chi phí lãng phí do sản xuất dƣ thừa do lên