CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG
2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Guyomarc'h Việt Nam và hệ thống quản lý chất
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy tổ chức tại công ty đƣợc chia thành các phịng ban chun trách bao gồm: cơng thức-chất lƣợng, sản xuất, cơng nghiệp, thƣơng mại, thu mua, tài chính kế tốn, phịng thí nghiệm và các trung tâm nghiên cứu phát triển. Đứng đầu công ty là tổng giám đốc và những ngƣời quản lý là giám đốc chuyên trách các bộ phận trên.
Giám đốc công nghiệp Tổng giám đốc Giám đốc công thức, chất lượng Giám đốc sản xuất – Kho – An Ninh Giám đốc thương mại (Thủy sản) Giám đốc tài chính, hành chính Trưởng phịng truyền thơng nội bộ Giám đốc thương mại (Gia súc, gia cầm) Giám đốc thu mua Giám đốc R&D Trưởng phịng chất lượng Trưởng BP cơng thức Nhân viên phụ trách ISO Quản lý bảo trì - thiết bị cơng nghiệp - an toàn Trưởng BP kho Trợ lý sản xuất Kế tốn trưởng Trưởng phịng IT Nhân viên phịng thu mua Giám đốc phịng thí nghiệm (LAREAL) Phụ trách phân tích Phụ trách điều hành dự án Thư ký thương mại Trưởng vùng Phụ trách thú y Phụ trách thị trường cá Trưởng vùng Đại diện thương mại Thư ký tổng giám đốc Trưởng BP R&D Nha Be Trưởng BP R&D Hung Yen Trưởng BP R&D Dong Nai
Mô tả cơ cấu tổ chức và chức năng hoạt động của các phòng ban
Tổng giám đốc công ty: do tổng giám đốc tập đoàn INVIVO-NSA khu vực
Châu á, Thái Bình Dƣơng bổ nhiệm. Tổng giám đốc là ngƣời trực tiếp quản lý và điều hành tất cả các hoạt động tại công ty và thực hiện các quan hệ đối nội, đối ngoại của công ty và là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc tập đoàn về toàn bộ hoạt động của công ty, chỉ đạo thực hiện công tác và kế hoạch thực hiện sản xuất kinh doanh thông qua các bộ phận tham mƣu.
Phịng cơng thức, chất lƣợng: giám đốc công thức chất lƣợng đứng đầu bộ
phận chịu trách nhiệm quản lý ba bộ phận: kiểm tra chất lƣợng, quản lý chất lƣợng và công thức với mục đích đảm bảo chất lƣợng sản phẩm. Trƣởng phòng chất lƣợng và các nhân viên quản lý chất lƣợng, KCS chịu trách nhiệm quản lý chất lƣợng, truy xuất nguồn gốc từ khâu kiểm tra nguyên liệu đến kiểm tra công thức trong quá trình sản xuất và kiểm tra chất lƣợng sản phẩm sau sản xuất. Trƣởng phịng cơng thức chịu trách nhiệm nghiên cứu công thức sản phẩm, thay đổi cơng thức trong điều kiện có sự thay đổi nguyên liệu hoặc xử lý khi gặp các sự cố đối với nguyên liệu trong quá trình sản xuất nhƣ lẫn ngun liệu. Phịng cơng thức chất lƣợng cũng là nơi triển khai, ban hành các quy trình, thủ tục chất lƣợng liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng ISO và tiến hành các hoạt động liên quan đến đăng ký công bố chất lƣợng sản phẩm với Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn.
Bộ phận sản xuất: giám đốc sản xuất đứng đầu bộ phận này quản lý ba phòng
ban: sản xuất, quản lý kho và bảo trì và an tồn với mục đích đảm bảo sản xuất, vận hành tốt nhà máy và nhất là đảm bảo an toàn lao động. Giám đốc sản xuất giữ một vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí sản xuất, những vấn đề liên quan tới chất lƣợng sản xuất và các khiếu nại của khách hàng. Ngoài ra giám đốc sản xuất phải đôn đốc, phối hợp kiểm tra các nhân viên trong bộ phận và chịu trách nhiệm hoàn thiện hệ thống sản xuất.
Phòng thƣơng mại: giám đốc thƣơng mại đứng đầu bộ phận này. Phòng
thƣơng mại bao gồm một hệ thống các trƣởng vùng, đại diện thƣơng mại và các nhân viên phụ trách kỹ thuật. Giám đốc thƣơng mại theo dõi hoạt động thƣơng mại của các vùng về sản lƣợng bán, lợi nhuận thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh, tìm hiểu thị trƣờng để thúc đẩy hoạt động của đội ngũ thƣơng mại. Giám đốc thƣơng mại cũng là ngƣời theo dõi, giải quyết các khiếu nại của khách hàng cũng nhƣ lắng nghe các ý kiến đóng góp của khách hàng. Vì vậy giám đốc thƣơng mại cũng là ngƣời tham gia trực tiếp vào việc cải tiến, phát triển chất lƣợng sản phẩm và lên ý tƣởng về phát triển sản phẩm mới.
Phòng thu mua: giám đốc thu mua chịu sự quản lý trực tiếp của tổng giám đốc
INVIVO-VN, đứng đầu phòng thu mua quản lý các nhân viên thu mua chịu các trách nhiệm về đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên liệu cho bộ phận sản xuất với chất lƣợng đảm bảo đạt yêu cầu, phân tích thị trƣờng để thu mua đƣợc nguyên liệu đạt tiêu chuẩn với giá cả hợp lý nhất, quản lý chặt chẽ các quá trình soạn thảo, thƣơng thảo, ký kết, thực hiện và lƣu trữ các hợp đồng mua bán và theo dõi và giải quyết các tranh chấp liên quan tới nhà cung cấp.
Cơng việc của phịng thu mua có sự phối hợp và hỗ trợ của bộ phận cơng thức-chất lƣợng trong việc tìm hiểu các loại nguyên liệu mới và bộ phận quản lý kho theo kế hoạch sản xuất để đảm bảo nguyên liệu đủ cho q trình sản xuất.
Phịng Tài chính - hành chính: đứng đầu là giám đốc tài chính - hành chính:
gồm bộ phận kế tốn, phịng IT, và quản lý tiếp tân, tạp vụ. Giám đốc tài chính là cánh tay phải của Tổng giám đốc phụ trách các vấn đề triển khai các hoạt động đầu tƣ và giám sát hoạt động của tồn bộ cơng ty về mặt tài chính.
Kế tốn trƣởng là ngƣời đứng đầu bộ phận kế toán giúp cho Giám đốc tài chính tổ chức chỉ đạo toàn bộ hoạt động của phịng kế tốn gồm công tác bán hàng, kế tốn thống kê, thơng tin kinh tế, hạch tốn kế tốn. Phịng kế toán đƣợc chia thành các
mảng: kế toán bán hàng, kế tốn cơng nợ liên quan nhà cung cấp, kế toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, kế toán lƣơng và kế toán kho.
Bộ phận kế tốn có chức năng và nhiệm vụ nhƣ: giúp Ban giám đốc quản lý vốn, hạch tốn tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quản lý việc thu chi tiền, thanh toán với khách hàng và nội bộ, tổng hợp các hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng, xây dựng các định mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu, xây dựng giá thành định mức, hƣớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính, tham mƣu cho giám đốc về hiệu quả kinh tế của từng hoạt động kinh tế. Đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, nhanh chóng, kịp thời khi có u cầu.
Ngồi ra, các phịng ban khác nhƣ các trung tâm nghiên cứu và phát triển R&D, phòng thí nghiệm LAREAL giữ vai trị hỗ trợ các q trình nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới và hỗ trợ cho q trình phân tích các sản phẩm cho mục đích chất lƣợng cho cả tập đồn.
Thành lập từ năm 2001, theo báo cáo thống kê, thời gian làm việc bình quân của tồn thể cán bộ, nhân viên và cơng nhân là hơn 3 năm. Hiện nay, ngồi việc thực hiện chính sách đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định nhà nƣớc, cơng ty cịn triển khai đóng bảo hiểm tai nạn 24/24 cho ngƣời lao động ngay khi gia nhập công ty và chính sách bảo hiểm sức khỏe. Điều này chứng tỏ cơng ty có một mơi trƣờng làm việc ổn định, quan tâm tới lợi ích của ngƣời lao động nên sẽ là một điều kiện tốt để công nhân viên hỗ trợ, và nhiệt tình tham gia vào hoạt động nâng cao chất lƣợng sản xuất sản phẩm tại cơng ty.
Nhìn chung các thành viên trong Ban giám đốc đều có trình độ cao, có kinh nghiệm quản lý và gắn bó với cơng ty. Cơng ty có sự phân cơng rõ ràng, mơ tả cơng việc cụ thể thông qua hệ thống mô tả công việc theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 đang áp dụng tại công ty. Việc này giúp phân định rõ trách nhiệm cũng nhƣ quyền hạn của mỗi phòng ban tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp tổ
chức sản xuất tốt hơn đồng thời cũng làm cơ sở xác định rõ trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra để nêu hƣớng khắc phục.