CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG
3.2 Nhận diện chi phí chất lƣợng tại công ty
3.2.3 Đối với việc ghi chép chi phí chất lƣợng
Sau khi nhận diện đƣợc chi phí chất lƣợng đang tồn tại, cơng ty cần có một hệ thống biểu mẫu để ghi nhận chi phí dựa trên các bảng hƣớng dẫn công việc. Tuy nhiên trong điều kiện những hiểu biết về loại chi phí chất lƣợng này chƣa nhiều, cịn ít mơ hình thực tiễn để nghiên cứu áp dụng việc thiết lập mơ hình chi phí chất lƣợng thì một hƣớng vận dụng có thể xem là dễ dàng hơn cho doanh nghiệp trong việc dần dần thiết lập một hệ thống chƣơng trình chi phí chất lƣợng hồn chỉnh đó là sử dụng việc ghi chép chi phí chất lƣợng lồng ghép vào q trình ghi sổ kế tốn các khoản mục chi phí. Điều này có thể thực hiện nhƣ sau:
- Đầu tiên, một đội hoặc nhóm nhân viên cần đƣợc lập ra với mục tiêu hoạch định và triển khai chƣơng trình chi phí chất lƣợng. Nhóm này bao gồm sự kết hợp các nhân viên thuộc nhiều phòng ban khác nhau tham gia với trƣởng bộ phận quản lý chất lƣợng là ngƣời chịu trách nhiệm cho hoạt động của cả nhóm.
- Các thành viên trong nhóm sẽ thảo luận và phân tích sau đó thống nhất phân loại một cách hệ thống hóa các chi phí chất lƣợng phát sinh trong doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất trong việc lập báo cáo chi phí chất lƣợng là phải tập hợp chi chí chất lƣợng sao cho đúng. Rất nhiều chi phí liên quan đến chất lƣợng đƣợc xem nhƣ chi phí chung cho sản xuất. Ví dụ nhƣ chi hoạt động lắp máy và thử nghiệm phần nào tính cho hoạt động chất lƣợng phần nào tính cho hoạt động sản xuất? Vì vậy, nhóm cần làm rõ cách xác định chi phí chất lƣợng trong chi phí chung đƣợc tính tốn nhƣ thế nào. Hệ thống phân loại chi phí chất lƣợng cũng cần đƣợc cập nhật thƣờng xuyên những trƣờng hợp phát sinh mới hoặc bổ sung, chỉnh sửa để hệ thống ngày càng hoàn thiện hơn.
Ngồi ra, nhóm cũng thiết lập các biểu mẫu và nội dung cần ghi chép để cung cấp đầy đủ thơng tin cho hoạt động ghi chép chi phí chất lƣợng.
- Công việc ghi chép chi phí chất lƣợng sẽ đƣợc ngƣời ghi sổ kế toán ghi chép đồng thời khi các chi phí phát sinh. Dựa vào những đặc điểm phân loại chi phí chất lƣợng kết hợp với thơng tin từ phịng ban thanh tốn chi phí, ngƣời ghi sổ nhận diện chi phí chất lƣợng và ghi chép lại thơng tin. Khi đó vào cuối mỗi kỳ, ngồi các báo cáo chi phí truyền thống của kế tốn sẽ có các dữ liệu về chi phí chất lƣợng để làm cơ sở đối chiếu, so sánh với tổng chi phí phát sinh phát sinh tại doanh nghiệp.
- Các thông tin chỉ liên quan đến chi phí chất lƣợng sẽ không cung cấp đầy đủ thơng tin để phân tích. Vì vậy, nhóm triển khai chƣơng trình chi phí chất lƣợng cần có những ghi chép kết hợp để bổ sung thơng tin và có cơ sở để phân tích mối quan hệ giữa chi phí chất lƣợng với một số vấn đề dễ biến động của doanh nghiệp. Các ghi chép, đánh giá đó có thể liên quan đến nhân cơng, sản xuất hoặc tiêu thụ sản phẩm. Ví dụ nhƣ chi phí chất lƣợng trên giờ làm việc trực tiếp của công nhân, chi phí chất lƣợng trên 1 đồng chi phí lƣơng sản xuất trực tiếp, chi phí chất lƣợng trên 1 đồng chi phí sản xuất, chi phí chất lƣợng trên 1 đồng doanh thu thuần…Bên cạnh đó nhóm cịn cần thảo luận và đánh giá các vấn đề liên quan đến chi phí chất lƣợng gián tiếp hoặc chi phí lỗi vơ hình nhƣ chi phí do lãng phí thời gian, chi phí lãng phí do sản xuất dƣ thừa do lên kế hoạch sản xuất kém, chi phí cơ hội…
Các hoạt động trên là những bƣớc cơ bản ban đầu để thu thập thông tin chuẩn bị cho việc thiết lập một chƣơng trình chi phí chất lƣợng hoàn chỉnh. Dựa vào những kết quả ghi nhận thơng tin về chi phí chất lƣợng đƣợc ghi chép đã nêu trên, sẽ giúp cung cấp cơ sở cho ngƣời lãnh đạo thấy đƣợc những lợi ích thiết thực của việc áp dụng chƣơng trình này, tác động của nó đối với kiểm sốt chi phí và giúp bảo tồn lợi nhuận, để thuyết phục ngƣời lãnh đạo ra quyết định áp dụng chƣơng trình chi phí chất lƣợng. Nhóm thực hiện chƣơng trình chi phí chất lƣợng sẽ đƣợc phát triển lên từ nhóm các thành viên ban đầu theo dõi và ghi chép chi phí chất lƣợng thành một hệ thống rộng rãi
và chuyên nghiệp với sự phân cơng hóa cao hơn. Các thành viên của nhóm đến từ nhiều phòng ban khác nhau sẽ giúp cho hệ thống hoạt động dễ dàng hơn vì khi sốt xét ở một bộ phận nào đó đều có ngƣời am hiểu hoạt động của bộ phận đó. Bên cạnh đó việc thực hiện các bảng hƣớng dẫn công việc liên quan đến hệ thống chi phí chất lƣợng cần có sự tham gia của tất cả mọi ngƣời. Ý kiến tổng hợp của nhiều ngƣời sẽ tạo nên sự đồng thuận khi đƣa ra các quy định thi hành. Đồng thời việc lấy ý kiến nhiều ngƣời sẽ giúp cho những ngƣời lao động đều thấy rằng mình có vai trị nhất định liên quan đến hoạt động kiểm sốt chi phí chất lƣợng nên họ sẽ cố gắng nhiều hơn để hoàn thành những điều mà họ đã cam kết. Ngồi ra, cịn cần phải cho ngƣời lao động thấy đƣợc mục tiêu của việc kiểm sốt chi phí cũng nhƣ trách nhiệm và quyền lợi của họ. Những mục tiêu thiết thực, quyền lợi rõ ràng sẽ giúp cho ngƣời lao động cố gắng hơn, có động lực hơn để hồn thành nhiệm vụ góp phần vào sự thành công của hệ thống.
Cơng ty có thể lựa chọn một trong hai phƣơng pháp nhận diện chi phí chất lƣợng theo từng phòng ban hoặc theo nội dung để xây dựng hệ thống phân loại chi phí chất lƣợng và hệ thống các biểu mẫu ghi chép chi phí chất lƣợng. Đồng thời có thể kết hợp cả hai phƣơng pháp để nhận dạng chi phí chất lƣợng dễ dàng hơn. Cho dù sử dụng cách thiết lập biểu mẫu chi phí chất lƣợng theo phịng ban hay theo nội dung thì việc ghi chép các thơng tin về chi phí chất lƣợng phải có đầy đủ các thơng tin nhƣ sau:
- Ngày ... tháng ... năm phát sinh chi phí. - Bộ phận có chi phí chất lƣợng phát sinh.
- Nội dung, diễn giải lý do chi phí phát sinh từ đó kết luận loại chi phí chất lƣợng. - Tham chiếu chi phí chất lƣợng phát sinh liên quan đến khoản mục chi phí nào
phát sinh đƣợc ghi trong hệ thống sổ sách kế toán, (số phiếu chi, số phiếu kế toán …)
- Và sự xác nhận giữa ngƣời ghi nhận chi phí chất lƣợng và ngƣời chịu trách nhiệm của bộ phận có chi phí phát sinh.
Ngoài các báo cáo hồn chỉnh khi kết thúc kỳ kế tốn, ban lãnh đạo cơng ty có thể yêu cầu nhân viên ghi chép chi phí chất lƣợng thực hiện các bảng báo cáo ngắn để khái quát tình hình chi phí chất lƣợng vào hàng quý hoặc bất thƣờng để có thể thấy đƣợc các điểm mạnh cũng nhƣ điểm yếu của công ty hiện đang tồn tại liên quan đến hoạt động kiểm sốt chi phí và hoạt động kiểm sốt chất lƣợng. Từ đó ban lãnh đạo sẽ đề ra các biện pháp khắc phục kịp thời đối với các hoạt động có chi phí chất lƣợng cao. Bên cạnh đó, ngƣời lãnh đạo cũng cần lƣu ý đến các loại chi phí chất lƣợng khơng thể tính tốn đƣợc nhƣng vẫn có ảnh hƣởng rất lớn hoạt động kiểm sốt chi phí của doanh nghệp. Đó là chi phí lãng phí thời gian, chi phí cơ hội khi máy móc phải dành thời gian sửa chữa các sản phẩm hƣ hỏng nên khơng có thời gian sản xuất ra sản phẩm mới.
Để hoạt động ghi chép này đạt đƣợc hiệu quả, thì ban quản lý chi phí chất lƣợng phải theo sát với những ngƣời chịu trách nhiệm ghi chép và ngƣời giám sát hay trƣởng của mỗi phịng ban. Các bộ phận phải kết nối thơng tin với nhau trong việc tính tốn, ghi chép chi phí chất lƣợng và trong một số trƣờng hợp có thể phải sử dụng con số ƣớc tính. Cơng việc nhận diện, ghi chép phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và cập nhật liên tục nếu có phát sinh những loại chi phí mới. Hệ thống này có thể sẽ khơng mang lại hiệu quả cắt giảm chi phí chất lƣợng ngay do điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ sự hiểu biết và tinh thần trách nhiệm của ngƣời lao động đối với chi phí này, cách thức xây dựng các bảng hƣớng dẫn thực hiện cần đƣợc cập nhật qua thời gian dài mới có thể hồn chỉnh đƣợc…vì vậy cơng ty cần kiên trì mục tiêu đặt ra thì về lâu dài hoạt động mới mang lại hiệu quả cắt giảm chi phí và cải tiến chất lƣợng sản phẩm.