CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG
2.2 Thực trạng chi phí chất lƣợng tại công ty TNHH Guyomarc'h VN
2.2.3 Nhận diện chi phí chất lƣợng trong hoạt động sản xuất kinh doanh tạ
ty
Tại công ty chƣa sử dụng hệ thống ghi chép và báo cáo chi phí chất lƣợng vì vậy rất khó để nhận diện và bóc tách các chi phí phịng ngừa, chi phí đánh giá có thể cắt giảm đƣợc từ tổng chi phí phát sinh. Ví dụ nhƣ chi phí đào tạo nhân viên lao động là chi phí cần thiết cho quá trình hoạt động kinh doanh bình thƣờng và không thể cắt
giảm. Tuy nhiên những trƣờng hợp sử dụng chi phí đào tạo khơng hợp lý, khơng mang lại hiệu quả nhƣ mong muốn nhƣ nhiều chƣơng trình đào tạo nhƣng không phù hợp, ngƣời đào tạo đƣợc chọn chƣa đủ kỹ năng, thiếu tài liệu hỗ trợ cho ngƣời đƣợc đào tạo…thì chi phí này lại trở thành chi phí sai lỗi. Nhƣ mơ hình chi phí chất lƣợng truyền thống đã trình bày, khơng phải chi phí sai lỗi bằng 0 là tốt nhất, bởi vì khi đó chi phí phịng ngừa và chi phí đánh giá sẽ rất cao. Nhìn chung, cơng việc kiểm sốt chí phí phịng ngừa và chi phí đánh giá là cơng việc duy trì hai loại chi phí này ở mức thấp nhất nhƣng vẫn đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu chất lƣợng và cải tiến sản phẩm.
Hiện tại chƣa có một cách thức nào chuẩn đƣợc đƣa ra để lọc và báo cáo chi phí chất lƣợng một cách tồn diện và đầy đủ bởi vì hệ thống kế tốn có cách thu thập và báo cáo các chi phí khơng giống với mục đích của báo cáo chi phí chất lƣợng. Để thu thập và phân loại bốn loại chi phí một cách chính xác, hợp lý, phải thực hiện ngay việc ghi chép và phân loại khi chi phí phát sinh dựa vào các đặc điểm nhận diện chi phí chất lƣợng. Theo quan điểm của mơ hình chi phí chất lƣợng truyền thống, khi cơng ty chƣa có hệ thống ghi chép và báo cáo chi phí chất lƣợng thì ta sẽ xem xét các chi phí lỗi nhƣ: chi phí lỗi liên quan đến nhà cung cấp, phế phẩm trong cơng ty, chi phí tái chế sản xuất, chi phí thay thế hàng bán bị trả lại, chi phí kiện tụng, chi phí kiểm tra và những khoản chi phí vƣợt trội so với tiêu chuẩn nhƣ chi phí hao hụt, chi phí lãng phí...Khi xem xét lỗi nên tập hợp chi phí theo bộ phận, theo loại lỗi, theo sản phẩm hoặc nguyên nhân, nhà cung cấp và xác định trách nhiệm của bộ phận, con ngƣời liên quan đến chi phí đó.
Chi phí chất lƣợng có thể đƣợc nhận biết dựa vào các tính chất sau:
- Những khoản chi phí dù khơng đƣợc chi nhƣng chất lƣợng sản phẩm vẫn đƣợc đảm bảo.
- Chi phí cho những hoạt động khơng mang lại giá trị tăng thêm nào cho doanh nghiệp.
- Những chi phí lãng phí trong q trình sản xuất kinh doanh.
- Những khoản chi phí sẽ khơng phát sinh khi khơng có vấn đề gì về chất lƣợng phát sinh.
Phân tích các chi phí lỗi tồn tại tại cơng ty:
a) Chi phí lỗi liên quan đến hoạt động thu mua và nhà cung cấp
Chi phí này đƣợc thu thập dựa vào số lần nguyên liệu đã mua nhập về kho nhƣng không đạt yêu cầu lƣu trữ và đƣa cùng với khối lƣợng nguyên liệu trả về mỗi tháng. Thông tin về số lần nguyên liệu trả về và khối lƣợng trả về đƣợc thu thập dựa vào báo cáo scorecard tại cơng ty và thơng tin định mức các chi phí liên quan đƣợc tính tốn bởi bộ phận thu mua. Nguyên nhân nguyên liệu không đạt bao gồm tất cả mọi bất thƣờng liên quan tới nguyên liệu ngay khi tiếp nhận nguyên liệu hoặc khi phân tích mẫu.
Bảng 2.1: Kết quả phân tích tình hình ngun liệu khơng đạt và trả về hàng tháng
Tháng
Chỉ tiêu 7/2011 8/2011 9/2011 10/2011 11/2011 12/2011
Lƣợng nguyên liệu nhập
kho (tấn) 14.425 16.625 14.159 16.575 16.196 18.120 Số lần nguyên liệu không
đạt (lần) 18 16 22 23 39 46 Lƣợng nguyên liệu trả về
(tấn) 63 225 404 252 739 698 Tỷ lệ % 0,44 1,35 2,85 1,52 4,57 3,85
Tháng
Chỉ tiêu 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012
Lƣợng nguyên liệu nhập
kho (tấn) 16.037 16.508 15.715 15.333 16.545 16.079
Số lần nguyên liệu không
đạt (lần) 16 47 38 60 41 24
Lƣợng nguyên liệu trả về
(tấn) 366 1.200 1.091 1.176 547 200
Tỷ lệ % 2,28 7,27 6,94 7,67 3,31 1,24
Chi phí sai lỗi liên quan đến hoạt động mua hàng và nhà cung cấp bao gồm chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ hàng, chi phí cơ hội và chi phí lãng phí thời gian. Trong năm, tổng lƣợng nguyên liệu trả về là 6.961 tấn. Các tháng 6, 7 năm 2011 và tháng 6 năm 2012 có số lần cũng nhƣ khối lƣợng nguyên liệu trả lại nhà cung cấp thấp. Ngƣợc lại các tháng 2, 3, 4 năm 2012 có khối lƣợng nguyên liệu trả về rất nhiều. Cám mì, cám gạo và tấm gạo là những nguyên liệu có khối lƣợng bị trả về nhiều nhất trong năm. Nguyên nhân đƣợc phòng quản lý chất lƣợng theo dõi nhiều nhất là do bị mọt. Các nguyên liệu có thể đã khơng đƣợc xơng trùng kỹ lƣỡng hoặc thời gian vận chuyển quá lâu từ nhà cung cấp về kho của khách hàng. Nguyên liệu sẽ đƣợc trả về ngay khi phát hiện không đạt tiêu chuẩn nhƣ đã thỏa thuận nên sẽ hạn chế đƣợc chi phí lƣu kho và khử trùng cho nguyên liệu. Chi phí bốc xếp cho lƣợng nguyên liệu trả về đƣợc tính và thanh tốn chung với giá trị nguyên liệu mua từ nhà cung cấp, vì vậy cơng ty sẽ khơng thanh tốn chi phí này cho bên nhà cung cấp nếu nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn nhập kho. Ngoài chi phí bốc xếp, các chi phí vận chuyển liên quan tới nguyên liệu bị trả về thì các chi phí gián tiếp nhƣ lãng phí thời gian, chi phí phát sinh liên quan tới việc thiếu nguyên liệu (do nguyên liệu không đạt yêu cầu)...rất khó xác
định. Cần phải có sự ghi chép theo dõi ngay khi phát sinh hoạt động trả nguyên liệu mới cung cấp đủ thông tin cho báo cáo chi phí chất lƣợng.
b) Chi phí tái chế:
Chi phí tái chế này liên quan tới việc sản phẩm trong q trình sản xuất khơng đạt yêu cầu về chất lƣợng. Các yêu cầu này bao gồm tiêu chuẩn về màu, mùi sản phẩm, độ cứng, độ dài viên và hàm lƣợng các chất dinh dƣỡng theo công thức sản xuất…Thông tin lƣợng thành phẩm tái chế đƣợc thu thập từ báo cáo “Theo dõi thành phẩm gia súc không đạt tại nhà máy Guyomarc’h Việt Nam”. Thông tin khác về chi phí lƣơng sản xuất, chi phí nhiên liệu, điện năng đƣợc cung cấp bởi phịng kế tốn.
Tổng lƣợng thành phẩm tái sản xuất trong kỳ là 3.466 tấn chiếm 2% lƣợng thành phẩm sản xuất. Theo báo cáo của bộ phận công thức chất lƣợng, lƣợng thành phẩm tái chế này bao gồm lƣợng tái chế còn lƣu lại tại kho sau khi kết thúc kế hoạch sản xuất một loại sản phẩm và lƣợng thành phẩm không đạt trong quá trình sản xuất đƣợc chuyển vào tái chế ngay khi đang chạy cùng loại sản phẩm đó. Để sản xuất lại lƣợng hàng tái chế này sẽ cần tới chi phí nhiên liệu, năng lƣợng và chi phí nhân cơng sử dụng chƣa kể liên quan đến chi phí gián tiếp do mất thời gian sản xuất lại, chi phí do ảnh hƣởng đến tồn kho do sản xuất lại…rất khó tính tốn đƣợc. Chi phí điện bình qn cho sản xuất mỗi tấn thành phẩm là 22.499đ/tấn và chi phí nhiên liệu bình quân là 59.857đ/tấn, chi phí lƣơng bình qn sản xuất mỗi tấn thành phẩm trong kỳ là 150.907đ/ tấn. Tổng chi phí điện, nhiên liệu tiêu hao, và lƣơng cho sản xuất tái chế trong kỳ là khoảng 808.000.000đ.
Bảng 2.2: Tổng hợp theo dõi thành phẩm tái chế theo nguyên nhân từ T7/2011-T6/2012 ĐVT (Kg)
Tháng
Chỉ tiêu 7/2011 8/2011 9/2011 10/2011 11/2011 12/2011 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012
Tổng cộng
Màu không đều 29.590 9.525 30.806 95.903 72.353 113.089 126.303 112.278 33.238 42.155 28.211 25.811 719.261
Mùi bất thƣờng - - - - - - - - - - - - -
Thành phẩm nóng 50.262 45.398 - 27.887 - - - - - 8.107 - 3.648 135.301 Hình dạng viên 31.616 42.560 27.968 18.240 128.086 128.857 91.606 71.258 - - 1.216 28.374 569.782
Bụi nhiều - 120.790 11.755 10.133 3.648 12.160 - 10.133 - 8.107 1.216 1.013 178.956 Bột nghiền thô 8.107 60.801 31.778 23.510 48.640 52.694 - 42.966 - - 6.891 - 275.386 Sai nguyên liệu 47.830 39.318 14.187 26.347 135.585 - 370.518 63.638 32.427 - - - 729.850 Lẫn thành phẩm 16.619 71.339 54.315 25.536 38.406 50.262 59.787 123.790 78.352 113.089 4.053 20.774 656.321 Ẩm độ cao - - 18.240 - - - - - - - - - 18.240 Lẫn tạp chất - 19.456 24.320 23.510 - - - - 46.208 2.027 4.864 4.459 124.844 Đầu hồi - 3.243 - - 4.053 - - - - - - 36.014 43.310 Đƣờng ống - - - - - - - - - - 2.432 12.930 15.362 Tổng cộng (kg): 3.466.614
Theo thống kê, nguyên nhân thành phẩm không đạt ta thấy hai lý do dẫn đến hàng không đạt nhiều nhất là màu không đều và sai nguyên liệu khoảng 21% tiếp theo là lẫn thành phẩm khác khoảng 18,9% và hình dạng viên 16,4%. Các lý do còn lại chiếm khoảng 33% trên tổng lƣợng hàng tái chế.
Về nguyên nhân không đều màu: nguyên nhân này xảy ra khi hệ thống cung cấp hơi
từ lị hơi khơng ổn định. Những thành phẩm khi điều chỉnh áp suất hơi thấp, sản phẩm sẽ khơng chín đều nên có màu nhạt. Trƣờng hợp áp suất quá lớn hơn định mức dễ dẫn đến viên khét làm màu sậm. Ngun nhân khác có thể làm sản phẩm khơng đều màu là do khung ép viên khơng đƣợc vệ sinh sạch, bụi sản phẩm cịn dính lại trong các lỗ ép viên nên khi ép viên dễ bị khét gây sậm màu viên. Lỗi này liên quan đến ngƣời vận hành lò hơi và ngƣời vận hành máy tính. Ngƣời vận hành lò hơi chƣa kiểm soát ổn định áp suất hơi có thể do khơng đƣợc đào tạo một cách bài bản và đầy đủ về kỹ thuật vận hành lò hơi hoặc nhân viên vận hành thiếu kinh nghiệm trong vận hành.
Về nguyên nhân sai nguyên liệu: lỗi này đến từ việc hệ thống phần mềm định lƣợng
tự động từ silô bị lỗi. Lỗi này làm việc nạp nguyên liệu theo silô bị treo dẫn đến thành phần nguyên liệu không đúng hoặc đủ theo định lƣợng của công thức sản xuất. Nếu thành phẩm không đạt do sai hoặc thiếu nguyên liệu, thành phẩm buộc phải giữ lại khơng đóng bao thành phẩm mà phải đóng bao trắng, chờ gửi mẫu cho phịng thí nghiệm phân tích thành phần dinh dƣỡng mới quyết định xuất bán hay không. Chỉ những trƣờng hợp lỗi gây thiếu ngun liệu khơng đáng kể đƣợc quyết định bán cịn lại tất cả thành phẩm lỗi phải chuyển sang tái sản xuất.
Màu thành phẩm không đều và sai nguyên liệu là hai nguyên nhân có lƣợng hành phẩm tái chế lớn chiếm hơn 40% tổng thành phẩm tái chế. Vì vậy cơng ty cần tập trung khắc phục hai vấn đề này sẽ giúp giảm đƣợc đáng kể lƣợng thành phẩm không đạt phải tái chế cho công ty.
Về lẫn thành phẩm khác: đƣợc lý giải là do trong q trình sản xuất khi có sự thay
đổi giữa các dịng sản phẩm mà hệ thống sản xuất gồm bồn nghiền trộn, đƣờng ống…không đƣợc vệ sinh sạch thành phẩm sản xuất truớc đó sẽ dẫn đến lẫn thành phẩm. Để khắc phục tình trạng này có thể sử dụng cám gạo để lau máy khi kết thúc sản xuất một loại sản phẩm và trƣớc khi chuyển sang sản xuất một loại sản phẩm khác hoặc vệ sinh kỹ hệ thống sản xuất trƣớc khi đổi dịng sản phẩm.
Hình dạng viên: lỗi này bao gồm sản phẩm không đạt yêu cầu về độ dài viên, độ cứng,
viên bị nát, bụi, dễ gãy... Lỗi này có thể do việc thay đổi công thức sản xuất để phù hợp với tình hình thu mua nguyên liệu thực tế nhƣng có thể gây khó khăn cho q trình sản xuất bởi mỗi công thức khác nhau sẽ dẫn đễn việc thay đổi các thông số vận hành lúc điều chỉnh máy
c) Chi phí hao hụt: đƣợc xác định vào mỗi cuối tháng khi bộ phận kế tốn kiểm
kê thực tế và tính giá thành sản xuất sản phẩm. Khối lƣợng hao hụt và giá trị hao hụt đƣợc lọc từ khoản mục giá vốn hàng bán, tiểu mục điều chỉnh lƣợng nguyên liệu bổ sung cho hoạt động sản xuất. Khối lƣợng và giá trị hao hụt đƣợc thu thập từ báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất scorecard và phịng kế tốn. Khối lƣợng hao hụt và giá trị đƣợc thể hiện trên bảng sau:
Bảng 2.3 Theo dõi khối lƣợng và giá trị hao hụt theo thời gian
Tháng Chỉ tiêu 7/2011 8/2011 9/2011 10/2011 11/2011 12/2011 Hao hụt (tấn) 283 229 228 243 166 252 Giá trị hao hụt (đ) 2.200.585.158 2.242.256.925 2.054.386.334 1.179.233.428 1.040.855.929 1.695.829.008
Tháng Chỉ tiêu 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012 Hao hụt (tấn) 217 243 243 125 138 227 Giá trị hao hụt (đ) 821.016.653 632.095.183 801.998.239 850.354.907 598.418.456 1.196.836.912
Tổng khối lƣợng nguyên liệu hao hụt trong kỳ từ tháng 7/2011 đến tháng 6/2012 là 2.594 tấn và có giá trị 15.313.867.132đ. Phần chênh lệch này đƣợc phòng kế tốn hạch tốn tồn bộ vào giá thành sản xuất với tỷ lệ hao hụt tính qua các tháng từ 0,9% đến 2,2 %. Theo thống kê, hao hụt có thể đƣợc chia thành hao hụt trong quá trình lƣu kho và hao hụt trong q trình sản xuất. Hao hụt trong lƣu kho khơng đáng kể, còn lại hao hụt trong sản xuất đƣợc phát hiện tại các khu vực sau: tại bồn nghiền, bồn trộn, trên đƣờng ống, các đầu bồn chứa thành phẩm chờ ra bao, đóng gói. Vì một lƣợng lớn bụi thành phẩm trong quá trình sản xuất đã đƣợc sàng và chuyển ngƣợc trở lại bồn nghiền nên lƣợng phế phẩm này là không lớn do chỉ bao gồm các phế phẩm cịn bám dính tại các bồn hoặc bụi bị xì trên đƣờng ống dẫn hay các đầu nối. Vì vậy theo thống kê trên, tỷ lệ hao hụt dù thấp (so với định mức thơng thƣờng) nhƣng nếu cơng ty tìm hiểu đƣợc rõ nguyên nhân thì đây là một khu vực đầy tìm năng để cơng ty nghiên cứu và cắt giảm chi phí. Cơng ty cần kiểm tra và bảo trì tồn bộ hệ thống, thực hiện thử nghiệm và cân lại lƣợng nguyên liệu đƣa vào thử nghiệm tại mỗi vị trí có hao hụt thành phẩm nhƣ trên để đánh giá tình hình hao hụt tại từng điểm.
d) Chi phí liên quan đến nhiên liệu, năng lƣợng: Các số liệu này đƣợc thu thập
từ báo cáo theo dõi năng lƣợng và các số liệu về chi phí điện, chi phí nhiên liệu tiêu thụ đƣợc thu thập dựa vào sổ sách kế toán hàng tháng.
Bảng 2.4: Theo dõi tiêu thụ năng lƣợng theo thời gian
Tháng
Chỉ tiêu 7/2011 8/2011 9/2011 10/2011 11/2011 12/2011
Sản lƣợng SX (tấn) 13.054 15.045 12.814 15.000 14.657 16.398
Nhiên liệu tiêu thụ (lit) 36.174 46.288 41.612 46.952 47.326 58.482
Chi phí nhiên liệu (đ) 599.061.898 738.689.938 738.638.175 760.326.652 777.003.090 989.454.596 Bình qn nhiên liệu
sử dụng (lít)/tấn 2,77 3,08 3,25 3,13 3,23 3,57
Chi phí nhiên liệu bình
qn (đ)/tấn 45.891 49.099 57.643 50.688 53.012 60.340
Tháng
Chỉ tiêu 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012
Sản lƣợng SX (tấn) 14.513 14.939 14.222 13.876 14.973 14.551 Nhiên liệu tiêu thụ
(lít) 48.480 54.949 45.067 50.169 56.880 60.260 CP nhiên liệu (đ) 773.296.852 860.233.890 1.046.627.565 970.522.984 1.094.051.339 1.069.710.807 Bình quân nhiên liệu sử dụng (lit)/tấn 3,34 3,68 3,17 3,62 3,80 4,14 CP nhiên liệu BQ (đ)/tấn 53.283 57.583 73.592 69.943 73.068 73.515
Về nhiên liệu sử dụng cho sản xuất: hiện nay là dầu FO, đƣợc sử dụng cho việc đốt lò tạo hơi cung cấp cho việc làm chín sản phẩm. Theo thống kê, lƣợng dầu sử dụng
bình quân hàng tháng để sản xuất ra 1 tấn sản phẩm tăng dần theo thời gian. Tại thời điểm tháng 7 năm 2011 để sản xuất 1 tấn thành thẩm bình qn cần dùng 2,77 lít dầu. Vào thời điểm tháng 6 năm 2012 thì lƣợng nhiên liệu bình quân đã tăng lên 4,14 lít/tấn tăng khoảng 90,7%. Theo đó chi phí nhiên liệu bình qn để sản xuất 1 tấn sản phẩm