L ỜI NÓI ĐẦU
2.2.3.1Sơ đồ tổ chức sổ kế toán:
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Kiểm tra đối chiếu
Các bước thực hiện do máy tính xử lý
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức trình tự hạch toán của công ty
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng marketing Chi nhánh Tp.HCM Phòng tổ chức(nhân sự) Phân xưởng sản xuất
* Giải thích:
Căn cứ vào chứng từ gốc và bảng phân bổ, kế toán xử lý sơ bộ rồi nhập liệu vào máy (số lượng, giá trị, định khoản) theo các phần hành tương ứng. Thông qua phần mềm kế toán, chứng từ, số liệu kế toán được xắp xếp, lưu trữ một cách có hệ thống.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành khóa sổ, phần mềm kế toán tự động cho ra các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản và báo cáo tài chính. Cùng với thao tác trên máy, kế toán viên phải ghi tay vào sổ quỹ và vào máy tính theo dõi trên Excel. Đến cuối kỳ để đối chiếu với số liệu với sổ sách trong phần mềm kế toán. Nhập dữ liệu Xử lý In Nhật ký chứng từ, bảng kế, sổ chi tiết, sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Phần mềm kế toán công ty mới mua bản quyền và đưa vào sử dụng là phần mềm Misa. Phần mềm này đáp ứng được hầu hết các hình thức kế toán, như hiện tại công ty đang áp dụng theo hình thức nhật ký chứng từ. Phần mềm kế toán này gồm:
+ Đăng ký hệ thống danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, nhập số dư + Nhập dữ liệu từ các chứng từ vào phân hệ liên quan máy tính tự động phân tích, đưa vào sổ sách, báo cáo tài chính tương ứng.
+ Xem và in ra các sổ sách và BCTC theo quy định và theo yêu cầu của quản lý.
Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, xử lý các nghiệp vụ, sau đó cập nhật dữ liệu vào máy. Các dữ liệu này sẽ được máy tự động kết chuyển vào tài khoản cuối tháng hay cuối quý sẽ ra các báo cáo kế toán, sổ chi tiết, sổ cái… rồi đối chiếu với kế toán thủ công để đảm bảo độ chính xác.
* Nhận xét:
Việc sử dụng phần mềm kế toán máy đã giúp cho công tác xử lý dữ liệu của công ty được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời khi có yêu cầu của nhà quản lý. Việc đối chiếu giữa kế toán thủ công với kế toán máy đảm bảo độ chính xác của thông tin.
2.2.3.2.Tổ chức hệ thống sổ, chứng từ tại công ty Cổ phần Thủy sản 584 Nha Trang:
a. Tổ chức hệ thống sổ: xem Phụ lục 2
* Nhận xét:
Doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ nhưng còn đơn giản, số lượng bảng kê, nhật ký chứng từ không nhiều. Chỉ có một số sổ chi tiết được in ra :111, 112, 141, 156, 311, còn các sổ khác xem trên máy. Tất cả các sổ cái đều in dưới dạng bảng tổng hợp tài khoản đối ứng và được đóng thành quyển. Nhìn chung hệ thống sổ sách của công ty là phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
c. Tổ chức hệ thống tài khoản liên quan đến kế toán thuế: Xem Phụ lục 1