1.4.1. Hệ thống văn bản
Trong thời gian qua, Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã quan tâm, chỉ đạo kịp thời đối với công tác lưu trữ; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về cơng tác lưu trữ dần được hồn thiện.
Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, các bộ, ngành và các tỉnh đã chủ động rà soát để sửa đổi, bổ sung, thay thế một số văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ khơng cịn phù hợp. Đây chính là hành lang pháp lý quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng tác lưu trữ.
Tuy nhiên, vẫn cịn một số văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ chưa phù hợp với tình hình thực tế như: Thơng tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 về việc Quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Thông tư này rất khó triển khai thực hiện thống nhất vì cịn phụ thuộc rất nhiều yếu tố: điều kiện cơ sở vật chất, nguồn nhân lực để thực hiện; đối với Thông tư số 10/2012/TT-BNV
ngày 14/12/2012 về việc Quy định định mức kinh tế kỹ thuật xủ lý tài liệu hết giá trị, Thông tư này chỉ phù hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Lưu trữ lịch sử chứ không phù hợp với các cơ quan, tổ chức.
1.4.2. Công tác tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức bộ máy là một trong những yếu tố khơng thể thiếu trong việc hình thành nên bộ máy của cơ quan, tổ chức và có vai trị quan trọng, ảnh hưởng to lớn đến chất lượng công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh không quy định rõ tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ lưu trữ gây khó khăn trong việc sắp xếp về tổ chức và bố trí cán bộ lưu trữ, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ tại địa phương.
1.4.3. Công tác tổ chức cán bộ
Việc bố trí nhân sự đúng chun mơn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trị quan trọng trong cơng tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức. Trình độ của cơng chức, viên chức làm cơng tác lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, hợp lý và dễ tra tìm; ngược lại trình độ chun mơn nghiệp vụ thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả của công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu. Ngồi trình độ chun mơn; cơng tác lưu trữ mang tính chính trị vì vậy phải chọn những người có ý thức trách nhiệm và tuyệt đối trung thành với lợi ích của Đảng, của Nhà nước và của dân tộc. Do đó, nhân tố con người là nhân tố cơ bản, quyết định tới chất lượng công tác lưu trữ.
Biên chế cán bộ lưu trữ hiện nay cịn thiếu và yếu về trình độ chun mơn, chủ yếu là kiêm nhiệm và khơng có chun mơn nghiệp vụ dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng chưa chỉnh lý với số lượng lớn gây khó khăn trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu nên không đáp ứng được nhu cầu khai thác tài liệu của xã hội.
1.4.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí
Đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, đổi mới trang thiết bị, ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại hóa cơng tác lưu trữ là vấn đề cần thiết, quan trọng để quản lý tốt tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.
Để có thể quản lý tốt tài liệu phải có đủ diện tích kho cần thiết và kho lưu trữ phải được xây dựng đúng quy cách. Xây dựng kho đúng quy cách, kiên cố, thiết kế kho lưu trữ phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu nhằm phòng chống và hạn chế các yếu tố gây hại cho tài liệu, quản lý tốt tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa đạt yêu cầu: kho bảo quản còn chật hẹp, chưa đảm bảo các yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, do đó ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ và là một trong những nguyên nhân khiến công tác lưu trữ nước ta cịn nhiều hạn chế. Khó khăn vì điều kiện kho tàng cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng khơng tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định.
Kinh phí đầu tư cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế, nhiều tỉnh chưa chủ động bố trí ngân sách địa phương để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh; kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống chưa đủ để giải quyết triệt để tình trạng tài liệu tích đống gây ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ.
1.4.5. Cơ chế phối hợp
Cơ chế phối hợp là phương thức tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức lại với nhau để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Phối hợp nhằm thống nhất và đồng bộ công tác quản lý nhà nước về lưu trữ từ Trung ương đến địa phương; giữa các sở, ban ngành trong tỉnh, giữa các huyện, thị, thành phố thuộc tỉnh... tránh hình thức chồng chéo, bỏ trống nhiệm vụ làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác này, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, quản lý tốt tài liệu lưu trữ.
Hoạt động phối hợp dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức và tuân thủ quy định của pháp luật trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.
Trong quá trình phối hợp phải đảm bảo khách quan, cùng phát hiện những điểm bất hợp lý, chưa phù hợp trong việc tổ chức thực hiện để tham mưu, đề xuất với các Bộ, ngành, Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh về cơ chế, chính sách và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ và đặc biệt là tài liệu lưu trữ.
1.4.6. Công tác thanh tra, kiểm tra
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, tổ chức, trong đó có lĩnh vực lưu trữ. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.
Cùng với việc phát hiện và xử lý các vi phạm pháp luật, thanh tra cịn đóng vai trị như một biện pháp phòng ngừa hữu hiệu các vi phạm pháp luật. Thanh tra cùng với các phương thức kiểm tra, giám sát luôn là hiện thân của kỷ cương pháp luật; công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát dù được thực hiện dưới bất cứ hình thức nào, cũng ln có tác dụng hạn chế, răn đe những hành vi vi phạm pháp luật của các cơ quan, tổ chức. Mặt khác, các giải pháp được đưa ra từ hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát không chỉ hướng vào việc xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, mà cịn có tác dụng khắc phục các kẽ hở của chính sách, pháp luật, ngăn ngừa tận gốc mầm mống phát sinh những vi phạm pháp luật.
Vì vậy, thanh tra, kiểm tra là công tác không thể thiếu trong quản lý nhà nước, nhằm phát hiện sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục; phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi vi phạm pháp luật; giúp cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức.
Hiện nay, vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho cơng tác thanh tra, kiểm tra về lĩnh vực này.