3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục vụ
3.2.5. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung và xử lý tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ; nghiệp vụ này tạo tiền đề cho các giai đoạn sau thực hiện.
Đối với tài liệu trong phạm vi tỉnh
Đối với tài liệu trong phạm vi tỉnh thì cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tổ chức ở tất cả các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh và cấp huyện. Công tác thu thập tài liệu được thực hiện để bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan trước khi đưa vào lưu trữ lịch sử do Chi cục Văn thư – Lưu trữ quản lý.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu được thực hiện trước hết từ công tác lập hồ sơ. Công tác này là giai đoạn khởi đầu cho việc hình thành tài liệu lưu trữ. Lập hồ sơ tốt thì khi giải quyết cơng việc xong, tài liệu, hồ sơ đưa vào lưu trữ sẽ rất dễ dàng, thuận lợi. Ngược lại, nếu lập hồ sơ không tốt, khi đưa vào lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ phải rà soát, phân loại thành hồ sơ thêm một lần nữa, tốn rất nhiều thời gian và cơng sức. Vì thế, ngay từ giai
đoạn này, cần chú ý lập nghiêm túc và đảm bảo chất lượng hồ sơ, vì những người lập hồ sơ là những người trực tiếp giải quyết vụ việc nên nắm rõ về trình tự giải quyết, việc lập hồ sơ sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với việc khi đã đưa tài liệu (ở dạng bó, gói) vào lưu trữ rồi mới tiến hành lập hồ sơ. Nếu hồ sơ đã được lập trong quá trình giải quyết cơng việc thì đến hạn giao nộp, người lập hồ sơ chỉ việc chuyển giao nguyên trạng các hồ sơ đã lập cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Từ lưu trữ cơ quan tiếp tục chuyển giao các hồ sơ đó vào lưu trữ lịch sử.
Các cán bộ lãnh đạo, những người đứng đầu cần tích cực chỉ đạo cho cơng chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ trong quá trình giải quyết cơng việc, làm cơ sở để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cơ quan. Việc nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ cơng chức, viên chức đóng một vai trị vơ cùng quan trọng, vì đó là những người trực tiếp lập hồ sơ.
Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng rất quan trọng. Theo quy định hiện nay thì sau thời hạn 01 năm kể từ khi cơng việc kết thúc, hồ sơ phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, nếu muốn giữ lại để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, thời hạn giữ lại cũng không được quá 02 năm. Tuy nhiên, rất nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay trên địa bàn tỉnh chưa thực hiện tốt công tác này. Hồ sơ, tài liệu sau khi giải quyết xong vẫn được để ở dạng bó, gói tại phịng làm việc; lưu trữ cơ quan cũng không thực hiện việc thu thập, điều này ảnh hưởng xấu đến cơng tác giữ gìn và bảo quản hồ sơ, tài liệu. Vì thế, cần nâng cao ý thức cho các cán bộ, nhân viên, đề cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ lưu trữ cơ quan tại cơ quan để thực hiện nghiêm túc việc thu thập tài liệu.
Theo đó, các đơn vị cần ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình giải quyết và trao đổi văn bản của cơ quan, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thơng tin, giải quyết cơng việc, giảm bớt số lượng tài liệu giấy, hạn chế tình trạng tích đống tài liệu lưu trữ.
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: đây là một nhiệm vụ được lưu trữ lịch sử tiến hành thường xuyên. Thực hiện tốt cơng tác này sẽ góp phần làm phong phú thêm số lượng tài liệu có trong kho lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng về lâu dài. Đồng thời, khi được thu thập vào kho, tài liệu sẽ được bảo quản trong một điều kiện tốt nhất, tránh được sự hư hỏng, thất lạc, mất mát do các điều kiện khách quan và chủ quan.
- Thu thập tài liệu lịch sử từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp cho Chi cục sau khi Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh được xây dựng xong và khi đến hạn giao nộp cần đôn đốc các đơn vị tiến hành giao nộp tài liệu không được chậm trễ; đối với các cơ quan, tổ chức không giao nộp đúng hạn thì phải có biện pháp xử lý phê bình, nhắc nhở.
- Thu thập tài liệu quý hiếm có giá trị trong nhân dân: bên cạnh việc thu thập tài liệu lịch sử của các cơ quan, tổ chức thì Chi cục cũng cần tiếp tục thực hiện việc thu thập những tài liệu có giá trị đang cịn được lưu giữ trong nhân dân theo đúng tinh thần Luật Lưu trữ, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Đề án sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh.
Chỉnh lý tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ, là công việc rất phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức của các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Nguyên tắc chỉnh lý:
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phơng phải được chỉnh lý sắp xếp riêng biệt.
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tơn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết cơng việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu, sự liên hệ logic vào lịch sử của tài liệu.
Để nâng cao chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, thiết nghĩ giải pháp đầu tiên là nâng cao chất lượng lập hồ sơ hiện hành của cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức phải ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, trên cơ sở đó cơng
chức, viên chức lập hồ sơ cơng việc, sau khi kết thúc công việc trong 01 năm sẽ thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Trên thực tế, phần lớn cán bộ, công chức, viên chức không thực hiện việc lập hồ sơ cơng việc dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống ở các cơ quan, tổ chức trong tồn tỉnh cịn khá nhiều. Theo thống kê, khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống của tỉnh Đồng Nai đến thời điểm hiện tại cần chỉnh lý hoàn chỉnh tổng cộng là 14.418 mét, chủ yếu là khối tài liệu hành chính. Vì vậy, cần xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án xử lý tài liệu tích đống trong những năm tiếp theo, thực hiện thường xuyên cho đến khi số tài liệu tích đống được xử lý hết. Sau khi đã xử lý hết số lượng tồn đọng, tích đống thì các tài liệu hình thành tiếp theo sẽ được sắp xếp theo đúng quy trình, phân loại và lập hồ sơ ngay từ khi bắt đầu giải quyết cơng việc để có thể giao nộp hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn hiện hành chuyển sang lưu trữ. Trong quá trình xử lý nghiệp vụ, tài liệu được phân loại, xác định giá trị để đưa vào bảo quản có thời hạn hoặc bảo quản vĩnh viễn hoặc đối với những tài liệu hết giá trị thì xử lý theo quy định của pháp luật.
3.2.6. Nâng cao chất lượng xác định giá trị tài liệu lưu trữ và có thơng tin kịp thời phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh
Để nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần phải:
- Nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Ở tất cả các cơ quan, tổ chức (lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và cơ quan quản lý về lưu trữ) cần thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ, trong đó nên mời những người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị nhằm lựa chọn được những tài liệu có lượng thơng tin tối đa với số lượng tài liệu tối thiểu để bảo quản và phục vụ cho các nhu cầu của xã hội.
Hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần được tổ chức hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử, đồng thời giảm bớt các thủ tục hành chính và thời gian giải quyết trong q trình thu thập tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức. Để thực hiện được nhiệm vụ này, thành viên của Hội đồng xác định giá trị của các cơ quan quản lý lưu trữ
cũng cần phải được lựa chọn, với sự tham gia của chuyên viên nghiệp vụ, đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu cần giao nộp, đại diện của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu tài liệu và người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu, các chuyên gia về lưu trữ.
- Rà soát, tập hợp và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật về cơng tác xác định giá trị tài liệu.
Hiện nay, bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến trong các cơ quan, tổ chức (Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ) và một số bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành (Ngân hàng, Tài chính, Thuế, Kho bạc, Bảo hiểm xã hội...) được các cơ quan, tổ chức áp dụng khi thực hiện các bước nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị, thẩm định tài liệu nộp lưu, thẩm định tài liệu hết giá trị… Tuy nhiên, do các văn bản này chưa được hệ thống hóa một cách khoa học để người làm lưu trữ (đặc biệt là cán bộ, cơng chức quản lý có chức năng thẩm định tài liệu giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, thẩm định tài liệu hết giá trị) có cơ sở pháp lý để thực hiện các công việc chuyên môn.
Nhằm giúp công chức, viên chức nắm bắt đầy đủ các quy định của pháp luật trong việc xác định giá trị tài liệu, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần phối hợp với các bộ, ngành liên quan rà soát, tập hợp và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật về công tác xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là các văn bản có nội dung liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu, về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành đang được quy định ở nhiều văn bản khác nhau, đồng thời phổ biến rộng rãi để các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất.
- Vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.
Mỗi phương pháp, nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu có vai trị, vị trí độc lập có thể cho thấy giá trị của tài liệu trên từng phương diện cụ thể nhưng lại có mối quan hệ logic với nhau. Do vậy, khi xác định giá trị tài liệu phải biết vận dụng linh hoạt các phương pháp, nguyên tắc, tiêu chuẩn đối với từng trường hợp cụ thể. Vì vậy, cần phải kết hợp cả nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng và tiêu chuẩn vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu
để xác định được giá trị tài liệu trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phơng.
Thơng tin thống kê về cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cung cấp những thơng tin chính xác và kịp thời trong hoạt động quản lý về cơng tác lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nói chung và hoạt động chun mơn của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng. Tuy nhiên, cơng tác thống kê trong lĩnh vực lưu trữ nhìn chung vẫn cịn nhiều hạn chế như: chế độ báo cáo chưa kịp thời, thông tin trong báo cáo chưa đầy đủ; nguyên nhân là do nhận thức về công tác thống kê chưa cao và công tác tuyên truyền pháp luật về thống kê chưa sâu rộng. Để nâng cao chất lượng công tác thống kê trong lĩnh vực lưu trữ được thể hiện một cách thống nhất và có hiệu quả, cần phải:
- Tăng cường tuyên truyền văn bản quy định và hệ thống pháp luật về cơng tác thống kê.
- Kiện tồn bộ phận thống kê chuyên trách tại mỗi cơ quan, tổ chức để thực hiện nhiệm vụ thống kê về lĩnh vực hoạt động lưu trữ và các lĩnh vực khác khi có yêu cầu.
- Cấp tỉnh phối hợp với Cục Thống kê tỉnh, cấp huyện phối hợp với Chi cục Thống kê huyện, cấp xã có cơng chức chun mơn về thống kê.
Cần tiếp tục triển khai thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ đến các sở, ban, ngành để xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hóa nhằm thống nhất quản lý cơng tác lưu trữ trên phạm vi tồn tỉnh đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa.
3.2.7. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội
Bảo quản tài liệu lưu trữ là một công việc rất quan trọng, là nhiệm vụ trọng tâm của các kho lưu trữ.
Bảo quản tốt thì tài liệu mới được gìn giữ cẩn thận, lâu dài, hạn chế được những hư hỏng do các điều kiện tự nhiên (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…) và do sức chủ quan của con người. Việc bảo quản sẽ được thực hiện liên tục, ổn định và có biện pháp ngăn ngừa những nhân tố tác động xấu đến việc bảo quản an tồn tài liệu. Do đó cần thực hiện đúng
các quy định của Bộ Nội vụ về việc xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu để đảm bảo tiêu chuẩn lưu giữ tài liệu theo đúng quy định.
Đối với cơng tác lưu trữ thì mục đích cuối cùng là tài liệu lưu trữ phải được đưa ra khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu nghiên cứu của xã hội, phục vụ các lợi ích của quốc gia, góp phần cho sự phát triển kinh tế - xã hội, trong đó cịn có một mục tiêu quan trọng là bảo vệ chủ quyền và an ninh Tổ quốc; nhiệm vụ công bố và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trở thành nguyên tắc chung, tránh được tình trạng tài liệu bị đóng kín trong kho lưu trữ không được đưa ra khai thác, hoặc tình trạng cho khai thác quá sớm các tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, hoặc sử dụng ồ ạt các tài liệu lưu trữ quý hiếm. Do đó, cần phải:
- Đẩy mạnh việc cơng bố giới thiệu tài liệu quý hiếm trên các phương tiện thông tin đại chúng và trưng bày trong các dịp kỷ niệm và các ngày lễ lớn của dân tộc; tổ chức giới thiệu, triển lãm những tài liệu có giá trị để thu hút đông đảo độc giả quan tâm đến tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức các sự kiện để tuyên truyền, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng là một giải pháp cần thiết. Vì vậy, cần phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức các sự kiện để kỷ niệm và phát huy giá trị của di sản tài liệu; các hội thảo, hội nghị về tầm quan trọng của các di sản tư liệu, cần tích cực quảng bá tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.