2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn
2.2.4. Chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Hàng năm, các cơ quan, tổ chức đều thực hiện việc thống kê tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; trên cơ sở số liệu thống kê xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang thực hiện số hóa tài liệu với mục tiêu của Kế hoạch số 155-KH/TU ngày 11/11/2013 của Tỉnh ủy đề ra là đến năm 2015 đạt tỷ lệ 20% và đến năm 2020 là 80% tổng số mét tài liệu hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Số tài liệu được số hóa là những tài liệu được lựa chọn từ tài liệu được bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ; là những tài liệu được sản sinh từ năm 1975 đến năm 2006 của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh. Trong đó, có nhiều phơng, sưu tập tài liệu thuộc loại có giá trị cao. Điều cần xác định ở đây là tài liệu nào cần được số hóa trước, tài liệu nào cần được số hóa sau; từ đó, căn cứ khả năng điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật và nguồn kinh phí Nhà nước cấp để tổ chức triển khai làm nhanh gọn và đảm bảo chất lượng.
Văn bản, tài liệu số hóa được lựa chọn ưu tiên theo từng phông, trong từng phông sẽ phân loại theo mức độ cần thiết có chọn lọc. Việc phân loại, thống kê, bảo quản, xây dựng các cơng cụ tra tìm đối với những tài liệu đã được số hóa được thực hiện trên máy vi tính thơng qua chương trình phần mềm quản lý tài liệu số hóa. Đối với các bản gốc và những tài liệu chưa được số hóa, Chi cục vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công, truyền thống như mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu và vẫn phải khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu. Đối với những tài liệu đã được số hóa thì việc tìm kiếm, khai thác thuận lợi, dễ dàng.
Sơ đồ 2.1. Quy trình số hóa và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai
Nguồn: Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Để thực hiện các nhiệm vụ theo quy trình trên cần có: Cơng nghệ phù hợp cho việc số hóa tài liệu; cơ sở hạ tầng đầy đủ phục vụ cho việc số hóa; hệ thống phần mềm quản lý hiệu quả tài liệu đã số hóa; nhân lực giỏi chun mơn nghiệp vụ lưu trữ và thực hiện thành thạo số hóa.
Nhằm đáp ứng được các yêu cầu trên, Chi cục đã trang bị đầy đủ các máy móc và các trang thiết bị cần thiết như: Hệ thống máy chủ, máy trạm; hệ thống mạng; máy quét tài liệu chuyên dùng; thiết bị lưu trữ; đường truyền internet và các thiết bị khác như: máy in, máy phơtơ, …
Bên cạnh đó, Chi cục cũng đã trang bị hệ thống phần mềm với đầy đủ các phần mềm cần thiết như: Phần mềm hệ điều hành có bản quyền cho máy chủ, máy trạm; phần mềm bảo mật, chống virus có bản quyền; phần mềm quản trị CSDL có bản quyền; phần mềm xử lý ảnh có bản quyền; phần mềm quản lý số hóa tài liệu; trang web giới thiệu và khai thác tài liệu.
lý quyền truy cập dữ liệu, quản lý dữ liệu, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn, bảo mật bởi vì mặc dù phần mềm có bản quyền phải trả chi phí cài đặt (khác với phần mềm mã nguồn mở được miễn phí) nhưng nó đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của hệ thống và thiết kế; đáp ứng tốt các nhu cầu sử dụng hiện tại; có khả năng triển khai, mở rộng, khai thác; dễ dàng trong vận hành, bảo trì, nâng cấp; cách sử dụng, giao diện quen thuộc với người dùng, khơng tốn nhiều chi phí cho việc đào tạo.
Khi xây dựng phần mềm quản lý tài liệu số hóa và Trang web khai thác tài liệu lưu trữ, Chi cục hết sức quan tâm đến yêu cầu: Phần mềm phải được xây dựng và phát triển theo định hướng chung của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước; phải bảo đảm khả năng trao đổi thông tin với các tài liệu lưu trữ quốc gia và Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước; phải đáp ứng được các tiêu chuẩn về trao đổi thông tin, các yêu cầu về công nghệ và thiết kế của Bộ Thơng tin và Truyền thơng; phần mềm đó sử dụng giao diện có phơng chữ tiếng Việt; hệ thống có khả năng mở rộng sau này, có thể bổ sung hoặc nâng cấp các chức năng mà không cần xây dựng lại hệ thống; có cơng cụ bảo mật, sao lưu dữ liệu, an toàn dữ liệu.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu trên máy vi tính khơng những cho phép khai thác sử dụng tài liệu nhanh hơn, đầy đủ hơn mà cịn góp phần quan trọng vào việc bảo vệ, bảo quản an tồn bản gốc, bản chính của tài liệu, hạn chế được việc đưa bản chính, bản gốc vào phục vụ khai thác.
Đối với các sở, ban, ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, một số huyện, thị xã, thành phố đã cài đặt phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Các loại công văn đến, đi hàng ngày đều được cập nhật và xử lý thông qua phần mềm này. Một số đơn vị chưa cài đặt phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã sử dụng chương trình excel trên máy vi tính để nhập và lưu trữ văn bản phục vụ cho việc quản lý và điều hành của cơ quan. Tuy nhiên, tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức vẫn chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống (thông qua mục lục hồ sơ) vì chưa thực hiện cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ.