2.3.1. Những thành tựu
Qua thời gian qua, chất lượng cơng tác lưu trữ tại tỉnh Đồng Nai đã có nhiều chuyển biến tích cực, thể hiện ở các điểm chủ yếu sau đây:
- Nhận thức của các cơ quan, tổ chức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt, tạo điều kiện cho công tác này ngày càng đi vào nề nếp, từ đó hoạt động quản lý, chỉ đạo cơng tác lưu trữ ở các ngành, địa phương đã được tăng cường nhiều hơn về mọi mặt. Cụ thể:
+ UBND tỉnh đã chỉ đạo các huyện xây kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tại địa phương. Hiện tại, có 9/11 huyện, thị xã, thành phố đã có Kho lưu trữ.
+ Công tác xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đang được tiến hành khẩn trương với quy mô đầu tư xây dựng khoảng 99,8 tỷ đồng để bảo quản tài liệu của tỉnh.
+ Các đề án số hóa tài liệu tài liệu ở huyện, thị xã và thành phố đã và đang được triển khai để đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu nhanh, hiệu quả của toàn xã hội đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa.
- Hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã đươc quan tâm và tổ chức thực hiện có hiệu quả, thể hiện ở việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý ở địa phương. Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã kịp thời ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác lưu trữ thống nhất trong toàn tỉnh đạt được những kết quả thiết thực; những văn bản quản
lý, chỉ đạo góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại ở các cấp như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ....
- Biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng; thường xuyên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh nhằm nâng cao trình độ chun mơn của cán bộ lưu trữ đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công tác của các cơ quan, tổ chức.
- Công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát từng bước được tăng cường, đạt hiệu quả.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lưu trữ của tỉnh thời gian qua vẫn còn những hạn chế sau:
- Công tác nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ do lãnh đạo cơ quan, tổ chức chưa chỉ đạo triệt để nên cơng chức, viên chức khơng có thói quen lập hồ sơ công việc hàng ngày.
- Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều bố trí cơng chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ vì vậy khó đáp ứng u cầu của cơng việc.
- Việc đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị cho cơng tác lưu trữ cịn ít, hạn chế nên chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về bảo quản tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
- Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những tồn tại cơ bản, phổ biến hiện nay. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử; nếu càng kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị sẽ khó tránh khỏi.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ chưa được thực hiện đồng bộ tại các sở, ban ngành. Tình trạng quản lý và tra cứu tài liệu bằng phương pháp
truyền thống phổ biến như hiện nay chưa đáp ứng được u cầu cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong hoạt động của ngành lưu trữ.
- Cơ chế phối hợp giữa các cấp, các ngành chưa thống nhất và thường xuyên và công tác thanh tra, kiểm tra đã thực hiện nhưng chưa đầy đủ, liên tục.
Nguyên nhân
- Nhận thức của lãnh đạo cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ tuy đã được nâng lên nhưng vẫn cịn chưa đầy đủ, chưa tồn diện, dẫn đến việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện còn nhiều hạn chế. Lãnh đạo các cấp chưa có sự quan tâm đúng mức và đầu tư chưa hợp lý cho công tác lưu trữ.
- Về thể chế: Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của nhà nước chưa đầy đủ đồng bộ. Chế độ khen thưởng đối với những cán bộ thực hiện tốt công tác lưu trữ chưa được quan tâm, chế tài xử lý cán bộ vi phạm chưa rõ ràng; vẫn còn thiếu các văn bản quy phạm hướng dẫn cụ thể các quy định về chế độ chính sách đối với những người làm cơng tác lưu trữ.
- Nhiều cơ quan, tổ chức vẫn cịn gặp khó khăn trong việc bố trí kinh phí, nhân sự để chỉnh lý tài liệu, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác lưu trữ do ngân sách nhà nước còn hạn hẹp.
- Biên chế cho cơng tác lưu trữ cịn thiếu và trình độ cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ chưa phù hợp với u cầu nhiệm vụ chun mơn.
TĨM TẮT CHƯƠNG 2
Nội dung chương 2 đã khái quát về tình hình kinh tế, xã hội tỉnh Đồng Nai và khái quát về công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai, bao gồm:
- Thứ nhất, công tác tham mưu ban hành văn bản. - Thứ hai, công tác tổ chức bộ máy.
- Thứ ba, công tác tổ chức cán bộ.
- Thứ tư, công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí. - Thứ năm, cơng tác phối hợp.
- Thứ sáu, công tác thanh tra, kiểm tra.
Ngồi ra, chương 2 của luận văn đã phân tích rõ thực trạng cơng tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2015 về các mặt:
- Một là, chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Hai là, chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ. - Ba là, chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
- Bốn là, chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. - Năm là, chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Sáu là, chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua đánh giá thực trạng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh cho thấy bên cạnh những mặt đã làm được, vẫn còn một số hạn chế:
- Nhận thức của của lãnh đạo, cán bộ, cơng chức, viên chức về vai trị của cơng tác lưu trữ chưa cao nên việc thực hiện lập hồ sơ công việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan chưa tốt dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều gây khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
- Biên chế về cơng tác lưu trữ cịn thiếu, chủ yếu là kiêm nhiệm không đáp ứng được nhu cầu công việc.
- Cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí đầu tư cho cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế gây khó khăn trong việc bảo quản và tổ chức phục vụ, khai thác tài liệu.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chưa đáp dụng đồng bộ gây khó khăn trong việc quản lý thống nhất trên pham vi toàn tỉnh.
Trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn, luận văn đã đánh giá được những thành tựu đạt được, đồng thời rút ra những hạn chế để đề ra các giải pháp khắc phục phù hợp với tình hình thực tiễn.
Chương 3
QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025