2.1. Tổng quan về kinh tế và công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
2.1.2. Khái quát về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
2.1.2.1. Công tác tham mưu ban hành văn bản
Thực hiện sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh giao Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành, triển khai một văn bản về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:
Ngày 24/2/2011, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Chỉ thị số 05/CT-UBND về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
Ngày 15/7/2011, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 45/2011/QĐ- UBND quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 12/11/2012, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3314/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án Quy hoạch ngành Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai (từ năm 2012 đến năm 2020);
Ngày 30/1/2013, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 428/QĐ-UBND về việc ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 04/9/2013, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 2809/QĐ-UBND về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức ở các huyện, thị xã thành phố thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;
Ngày 11/3/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND về việc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
Ngày 22/5/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 1455/QĐ-UBND quy định về chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
Ngày 18/11/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3694/QĐ-UBND về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 03/02/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 294/QĐ-UBND về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 12/02/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Kế hoạch số 1280/KH-UBND về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2015;
Ngày 06/04/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 813/QĐ-UBND về ban hành Quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 01/6/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Báo cáo số 3986/BC-UBND Tổng kết thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
Ngày 08/6/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Báo cáo số 4277/BC-UBND sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định về việc xác định danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, đây là Quyết định chỉ đạo bắt buộc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải chọn lọc nguồn tài liệu có giá trị của cơ quan, tổ chức để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh góp phần nâng cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức ở các cơ quan, tổ chức; đồng thời thể hiện sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh để đưa công tác này đi vào nề nếp theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ còn tham mưu Sở Nội vụ ban hành những văn bản hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về cơng tác phịng chống thiên tai, bảo vệ an toàn toàn cho tài liệu lưu trữ, các báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác lưu trữ, .....giúp cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn toàn tỉnh chú trọng hơn việc thực hiện nhiệm vụ cơng tác lưu trữ, xem đó là một nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch hàng năm của mỗi cơ quan. Bên cạnh những mặt đã làm được vẫn còn một số hạn chế như chưa tham mưu đầy đủ các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức và công tác ban hành văn bản để triển khai các quy định cịn chưa kịp thời.
2.1.2.2. Cơng tác tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy cấp tỉnh
Tiền thân của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai là Tổ Lưu trữ có 03 biên chế của phịng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phịng UBND tỉnh Đồng Nai; có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh Đồng Nai.
Thực hiện Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về Hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp, ngày 19/5/1998 UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 1674/1998/QĐ-UBT thành lập Trung tâm Lưu trữ Nhà nước thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh với chức năng giúp Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ địa phương và thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử. Biên chế cán bộ của Trung tâm được bố trí 05 người, nhiệm vụ Giám đốc do đồng chí Phó Chánh Văn phịng HĐND và UBND tỉnh Đồng Nai kiêm nhiệm. Lúc này, đội ngũ công chức của Trung tâm đã được đào tạo ở bậc Đại học (5/5 cơng chức có trình độ Đại học Lưu trữ và Đại học khác).
Đến năm 2002, Trụ sở Khối Nhà nước tỉnh Đồng Nai được xây dựng và khánh thành. Trung tâm Lưu trữ Nhà nước được bố trí tại tầng 7, tầng 8 trong Trụ sở Khối Nhà nước. Kể từ đây, Trung tâm Lưu trữ Nhà nước đã phát huy được yêu cầu nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ địa phương và lưu trữ lịch sử vì đã có hệ thống
kho bảo quản tài liệu tương đối rộng, trang thiết bị hiện đại, đảm bảo cho việc thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Ngày 10/4/2006, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3413/QĐ- UBND về việc đổi tên Trung tâm Lưu trữ Nhà nước tỉnh Đồng Nai thành Trung tâm Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, giao nhiệm vụ về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Tại Quyết định này, Trung tâm Lưu trữ có thêm nhiệm vụ mới, là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xun, có tư cách pháp nhân, có con dấu và được phép mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật, biên chế được bố trí là 10 người để đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ.
Năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ngày 23/4/2008 UBND tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định số 1300/QĐ- UBND, chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh Đồng Nai từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai. Trung tâm Lưu trữ được chuyển giao nguyên trạng và chỉ thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ thành lập Phịng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở để giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh trong lĩnh vực quản lý nhà nước về cơng tác văn thư, lưu trữ. Trình độ chun mơn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị của đội ngũ cơng chức, viên chức được chuẩn hóa, đáp ứng tốt cho nhu cầu công việc.
Đến ngày 07/4/2011, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 948/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ. Theo Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/6/2011 của UBND tỉnh Đồng Nai thì Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục vừa là đơn vị hành chính, vừa là đơn vị sự nghiệp.
Tổ chức bộ máy cấp huyện
Phịng Nội vụ huyện có bộ phận chun trách giúp Trưởng phòng thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về lưu trữ của huyện.
2.1.2.3. Công tác tổ chức cán bộ
- Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ: biên chế được tỉnh phê duyệt là 21 người; tuy nhiên, do điều kiện về cơ sở vật chất và yêu cầu thực tế của công việc tại Chi cục nên tổng số cơng chức, viên chức hiện có của Chi cục là 19 người, gồm: Chi cục trưởng (do Phó Giám đốc Sở Nội vụ kiêm nhiệm); 02 Phó Chi cục trưởng; Phịng Hành chính – Tổng hợp: 05 công chức và 02 hợp đồng 68 (01 lái xe và 01 tạp vụ); Phịng Quản lý VTLT: 02 cơng chức; Phòng Nghiệp vụ và Kho Lưu trữ: 07 viên chức. Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự hướng về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.
- Tại các sở, ban ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, các đơn vị ngành dọc ở cấp tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách nhà nước: nhiều sở, ban, ngành như Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở Xây dựng, Sở Công Thương, Sở Ngoại vụ, Sở Tài chính…đều bố trí cơng chức văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ (từ Cao đẳng quản trị Hành chính Văn phịng đến Đại học chuyên ngành Lưu trữ); một số đơn vị bố trí nhân viên văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Tổng số biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ tại sở, ban, ngành thuộc tỉnh là 16 công chức, viên chức gồm có: 05 đại học ngành khác, 04 đại học Lưu trữ - Quản trị văn phòng, 03 cao đẳng Quản trị văn phòng - Lưu trữ, 03 trung cấp văn thư, lưu trữ và 01 sơ cấp văn thư, lưu trữ.
- Tại các huyện: Hầu hết, các cơ quan, tổ chức đều bố trí nhân viên văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, tổng số biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ cấp huyện là 21 cơng chức, viên chức gồm có: 07 đại học chuyên ngành khác, 04 đại học Lưu trữ - Quản trị văn phòng, 07 cao đẳng Quản trị văn phòng - Lưu trữ, 01 cao đẳng chuyên ngành khác, 01 trung cấp văn thư, lưu trữ và 01 trung cấp khác.
Biên chế về cán bộ lưu trữ cịn thiếu nên nhìn chung các cơ quan, tổ chức đều bố trí nhân viên văn thư kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ chưa đúng chuyên môn, nghiệp vụ;
chủ yếu là trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp ngành khác do biên chế cán bộ lưu trữ hiện nay cịn thiếu. Vì vậy, gây khó khăn trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức và địa phương.
Để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ đáp ứng nhu cầu công việc. Trong thời gian qua, tỉnh Đồng Nai đã phối hợp với Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh mở lớp đào tạo Đại học chuyên ngành văn thư – lưu trữ và Quản trị hành chính văn phịng với kết quả 96 học viên tốt nghiệp năm 2012, đối tượng đều là công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh được cử đi học với hình thức vừa học vừa làm.
Trong năm 2014, tỉnh phối hợp với Trường Đại học Nội vụ (Văn phịng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh) mở lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 140 lãnh đạo phụ trách, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa.
Hầu hết các cơ quan, tổ chức đã cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham dự các lớp do Sở Nội vụ tổ chức; một số đơn vị cử cán bộ đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ tại Trường trung cấp văn thư, lưu trữ Trung ương II tại Quận Gị Vấp, thành phố Hồ Chí Minh ...
Công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ luôn được quan tâm chỉ đạo. Nhiều lớp bồi dưỡng, tập huấn đã được mở với số lượng ngày càng đông, các lớp tập huấn đã cung cấp cho người học nhiều kỹ năng quan trọng, cần thiết cho công tác văn phịng nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng.
Các lớp đào tạo, bồi dưỡng không chỉ tập trung vào các đối tượng là nhân viên làm cơng tác lưu trữ mà cịn mở rộng tập huấn đến lãnh đạo vì lãnh đạo cơ quan là người trực tiếp chỉ đạo các cơng việc lưu trữ cơ quan, do đó thơng qua các lớp tập huấn đã giúp cho lãnh đạo cơ quan nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ, từ đó chỉ đạo sát sao, thiết thực và cụ thể hơn các nhiệm vụ này.
Qua việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng giúp cho cán bộ lưu trữ nâng cao trình độ chun mơn, cập nhật những văn bản hướng dẫn mới của Trung ương, UBND tỉnh để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ tại cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng cịn hạn chế vì chủ yếu tập trung đào tạo, bồi dưỡng về cơng tác quản trị văn phịng, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư và công tác lưu trữ. Các nội dung này tập trung vào các cơng việc văn phịng nói chung, nên nội dung chuyên đề về các nghiệp vụ lưu trữ vẫn cịn thiếu vì thế chưa đáp ứng được nhu cầu cơng việc. Ngồi ra, thời gian tổ chức các lớp tập huấn còn ngắn nên chưa thể truyền tải hết những nội dung cần thiết trong thực tế.
2.1.2.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí
“Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc” cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.
Để thực hiện chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Theo đó, Chỉ thị đã chỉ đạo các ngành, các cấp phải bố trí xây dựng Kho Lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Tiếp theo, ngày 24/9/2010, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án hỗ trợ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố, trực thuộc Trung ương. Trên cơ sở Quyết định này, nhiều địa phương trên cả nước đã xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh trong đó có tỉnh Đồng Nai. Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai đang triển khai thực hiện dự án xây Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Quyết định số 3494/QĐ-UBND ngày 31/10/2014 về việc duyệt dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai với tổng