2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn
2.2.1. Chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan:
+ Tại các cấp tỉnh: có khoảng 60/79 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan;
+ Tại cấp huyện: có khoảng 186/220 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cơ quan, các cơ quan, tổ chức thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ cơ quan (theo quy định tại Điều 11 của Luật Lưu trữ năm 2011).
- Thực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:
+ Các sở, ban, ngành: thực hiện tương đối tốt việc lập hồ sơ công việc. Sau một năm kết thúc cơng việc, cơng chức, viên chức các phịng chuyên môn thực hiện chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu lĩnh vực mình phụ trách và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Các phịng ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện: công chức, viên chức khi giải quyết công việc hằng ngày chưa lập được hồ hơ cơng việc lĩnh vực mình phụ trách; thực tế hầu hết việc lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức chỉ thực hiện được đối với tập lưu công văn đi, đến; cịn đối với những tài liệu chun mơn chỉ dừng lại ở mức sắp xếp sơ bộ theo trình tự giải quyết cơng việc hoặc trình tự diễn biến của sự việc, chưa chỉnh lý do vậy ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 24 phông tài liệu từ năm 1975 đến năm 2006 của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành; tổng số mét tài liệu là 1.649,3 mét, chủ yếu là hồ sơ, tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được chỉnh lý trước khi giao nộp vào Kho lưu trữ của tỉnh; năm 2013, Chi cục đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh tiếp nhận 235 hồ sơ cán bộ đi B thuộc phông Ủy ban Thống Nhất Chính phủ giai đoạn 1955-1975 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và đã tổ chức trao trả hồ sơ, tài liệu cho 64 cán bộ đi B vào ngày 20/8/2014; đến nay, Chi cục vẫn đang tiếp tục truy tìm địa chỉ của cán bộ đi B còn lại chưa được nhận hồ sơ, tài liệu.
Hiện nay, có 79 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (Theo Quyết định số 294/QĐ-UBND ngày 03/02/2015 của UBND tỉnh về việc Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai), bao gồm: UBND tỉnh, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơng an, cảnh sát phịng cháy và chữa cháy, Bộ chỉ huy quân sự, các tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh, các đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế nhà nước, tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước do UBND quyết định thành lập và các tổ chức chính trị
- xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách nhà nước.
Nguồn nộp lưu của các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa vào lưu trữ lịch sử tỉnh gồm: huyện Tân Phú, huyện Định Quán, huyện Cẩm Mỹ, huyện Thống Nhất, huyện Xuân Lộc, huyện Nhơn Trạch, huyện Long Thành, huyện Vĩnh Cửu, huyện Trảng Bom, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa. Các huyện, thị xã và thành phố ban hành Quyết định Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của các huyện, thị xã và thành phố Biên Hòa để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.
Hiện tại, Chi cục Văn thư – Lưu trữ không thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử do Kho lưu trữ đã hết diện tích chứa tài liệu.
Mặc dù vậy, UBND tỉnh vẫn thường xuyên chỉ đạo các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa thực hiện chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, chuẩn bị tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh sau khi được xây dựng xong.
Sưu tầm tài liệu quý hiếm
Tài liệu quý hiếm là một đối tượng quan trọng trong công tác lưu trữ, vì thế sưu tầm tài liệu quý hiếm để đưa vào bảo quản, khai thác luôn là mục tiêu của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ. Thực hiện đề án sưu tầm, thu thập, bảo quản, khai thác tài liệu quý hiếm bao gồm các nội dung sau:
- Xác định nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử.
- Xây dựng tiêu chí xác định tài liệu quý hiếm về: nội dung của tài liệu, hình thức của tài liệu, thời gian, địa điểm hình thành của tài liệu.
- Tổ chức điều tra, khảo sát, sưu tầm, xác định giá trị tài liệu quý, hiếm tại Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Ngồi ra, cịn tổ chức khảo sát, sưu tầm tài liệu trong nhân dân, khuyến khích mọi cá nhân, tổ chức trong và ngồi tỉnh phát hiện, cung cấp thơng tin về tài liệu quý hiếm;
lập kế hoạch khảo sát, thẩm tra thực trạng tài liệu dựa trên các nguồn tin khác nhau, đặc biệt là các nguồn tin từ cơ sở, xác định giá trị tài liệu tại nơi phát hiện có tài liệu quý, hiếm; lập danh mục và không ngừng bổ sung danh mục tài liệu quý, hiếm còn đang lưu giữ trong nhân dân, có chính sách khuyến khích giao nộp, hiến tặng, ký gửi, bảo quản tài liệu quý hiếm; ngồi ra, cịn tổ chức thu mua tài liệu quý hiếm và hỗ trợ bảo quản khẩn cấp tài liệu quý hiếm.
Hiện nay, Sở Nội vụ đã được UBND tỉnh phê duyệt chủ trương tổ chức khảo sát và xây dựng Đề án “Sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm của tỉnh Đồng Nai” tại Văn bản số 6543/UBND-VX ngày 17/8/2015, nhằm bổ sung vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh những tài liệu quý hiếm có liên quan đến tỉnh Đồng Nai phục vụ cho việc khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và nhu cầu học tập, nghiên cứu của cơ quan, tổ chức, nhân dân trong và ngoài tỉnh.
Ngày 25/9/2015, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch số 1505/KH-SNV về việc tổ chức khảo sát tài liệu quý, hiếm của tỉnh Đồng Nai tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh, Quân khu 7 và các tỉnh: Bình Dương, Bình Phước, Tây Ninh, Bình Thuận, Bà Rịa - Vũng tàu, Long An, Kiên Giang, Khu Bảo tồn Thiên nhiên - Văn hóa Đồng Nai và các cơ sở thờ tự, các cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu có nhiều cống hiến cho đất nước, cho địa phương hiện đang sinh sống trên địa bàn tỉnh với số kinh phí thực hiện là 155 triệu đồng, dự kiến đến năm 2016 Chi cục sẽ tham mưu Sở Nội vụ hồn chỉnh Đề án trình UBND tỉnh phê duyệt theo quy định.
Tóm lại, đến nay cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử có nhiều chuyển biến tích cực, danh mục nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu đã được xác định rõ ràng, cụ thể; công tác lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đã được nhiều cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện phục vụ cho việc tra tìm tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác hơn; khối lượng và chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ đã tăng rõ rệt đáp ứng nhu cầu phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội. Bên cạnh những mặt đã làm được, còn một số hạn chế như:
- Đa số các cơ quan, tổ chức cịn gặp khó khăn về diện tích kho và cán bộ lưu trữ chun trách, vì vậy cơng tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan không đạt kết quả cao.
- Một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; công chức, viên chức chưa lập hồ sơ cơng việc hoặc có lập nhưng khơng đảm bảo yêu cầu và đúng nghiệp vụ lưu trữ do đó khơng có giá trị để nộp lưu, làm thất thoát hồ sơ, tài liệu của cơ quan, hoặc có giao nộp nhưng giao nộp hồ sơ, tài liệu ở tình trạng bó, gói, chưa lập thành hồ sơ.
- Công tác triển khai việc xây dựng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ....dù đã được hướng dẫn nhưng các cơ quan, tổ chức vẫn cịn thực hiện chậm, có nơi chưa triển khai thực hiện.
- Kinh phí hỗ trợ cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử cịn ít do ngân sách khó khăn.
- Chưa có hình thức chế tài, xử phạt cụ thể đối với các cơ quan, tổ chức không tổ chức thực hiện việc nộp lưu tài liệu theo quy định.