3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục vụ
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của công tác
tác lưu trữ
Các cơ quan, đơn vị cần bố trí cán bộ, cơng chức, viên chức lưu trữ chun nghiệp, có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chun mơn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành.
- Cấp tỉnh:
+ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng.
+ Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước bố trí đủ biên chế cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo đúng chuyên mơn nghiệp vụ, có trình độ từ Trung cấp lưu trữ trở lên.
- Đối với cấp huyện: biên chế cho công tác quản lý nhà nước về lưu trữ bao gồm người phụ trách quản lý nhà nước và cán bộ lưu trữ phụ trách kho lưu trữ để sắp xếp, chỉnh lý tài liệu chuẩn bị cho việc nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Đối với cấp phường, xã: bố trí cơng chức có đủ trình độ từ Trung cấp lưu trữ trở lên để phụ trách công tác lưu trữ.
Trong thời đại phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin và bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay, để đáp ứng các yêu cầu thực hiện việc quản lý, bảo quản và phát huy hiệu quả giá trị các tài liệu lưu trữ, việc đào tạo một đội ngũ cán bộ lưu trữ thành thạo về công nghệ thông tin, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ ngày càng trở nên cấp thiết.
Hiện nay, biên chế cán bộ làm cơng tác lưu trữ cịn hạn chế, trình độ chun mơn chủ yếu có được nhờ kinh nghiệm thực tiễn, số người được đào tạo từ các trường lớp lưu trữ chính quy chỉ chiếm một phần rất nhỏ, điều đó ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác lưu trữ nói chung, đến chuyên môn kỹ thuật bảo quản tài liệu, đến việc nghiên cứu ứng dụng khoa học cơng nghệ vào lưu trữ nói riêng và ảnh hưởng đến nhận thức của cán bộ lưu trữ về việc đẩy mạnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Vì thế, đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ là một nhiệm vụ thường xuyên.
Về nhân lực làm công tác lưu trữ
Để thực hiện được việc đào tạo, bồi dưỡng thì trước hết phải có nguồn nhân lực cho cơng tác lưu trữ. Nguồn nhân lực này hiện nay còn thiếu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, cán bộ làm công tác lưu trữ chủ yếu là kiêm nhiệm. Vì thế, cần bổ sung nguồn lực này cho các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện việc đào tạo bồi dưỡng.
Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
- Định kỳ mở lớp bồi dưỡng tập huấn kiến thức về công tác quản lý Nhà nước về lưu trữ cho lãnh đạo sở, ngành, đơn vị để nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ và giúp các cán bộ lãnh đạo hiểu rõ, hiểu sâu các kiến thức quản lý nhà nước về lưu trữ để chỉ đạo tốt công tác lưu trữ tại đơn vị mình. Đồng thời, mở các lớp về các nghiệp vụ lưu trữ như: nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, nghiệp vụ chuẩn bị hồ sơ để nộp vào lưu trữ lịch sử, bảo quản tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ…
- Đặc biệt chú trọng việc tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật thúc đẩy nhanh tiến trình hiện đại hóa cơng tác lưu trữ, từ đó nó cũng đặt ra những u cầu hồn toàn mới đối với nhận thức và năng lực của người quản lý. Vì thế, các lớp đào tạo bồi dưỡng cần thực hiện cho cả cán bộ nhân viên và người quản lý để trước hết là nâng cao nhận thức của họ đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ định kỳ hàng năm trên cơ sở tiến hành khảo sát trình độ của các cán bộ, cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, các huyện, thị xã, thành phố trong phạm vi toàn tỉnh.
Ngoài ra, cần không ngừng học hỏi kinh nghiệm của các quốc gia tiên tiến trên thế giới về ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào lưu trữ. Tổ chức các hội nghị, hội thảo về việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào lưu trữ với các tỉnh bạn để trao đổi, học tập kinh nghiệm lẫn nhau, hướng tới việc ứng dụng một cách đồng bộ.
Đẩy mạnh liên kết, thúc đẩy hợp tác nâng cao nghiệp vụ quản lý và triển khai ứng dụng tài liệu điện tử với các nước trên thế giới đáp ứng yêu cầu cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.