2.1. Tổng quan về kinh tế và công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
2.1.2.5. Công tác phối hợp
Công tác phối hợp thực hiện công tác lưu trữ được triển khai hàng năm, các cơ quan, tổ chức đã tích cực tham gia với tinh thần trách nhiệm.
Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ để phát hiện những khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực tiễn thi hành pháp luật, nhằm đề ra biện pháp xử lý, khắc phục; thường xuyên phối hợp với các huyện tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ, triển khai Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, các văn bản của Trung ương, UBND tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này. Từ năm 2011 đến nay, tổ chức tập huấn cho khoảng 1.645 lãnh đạo phụ trách, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, các phịng ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố.
Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực được phân cơng.
Phịng Nội vụ phối hợp với cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo dõi tình hình thi hành pháp luật về lưu trữ trong phạm vi quản lý ở địa phương.
Qua thực tế, cho thấy một số hoạt động phối hợp thực hiện tương đối tốt như: hoạt động trao đổi, thơng báo tình hình trong lĩnh vực theo dõi quản lý văn bản (cung cấp thông tin, trao đổi văn bản, tài liệu, thống kê, báo cáo) đã có sự tiến bộ vì tỉnh đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thống nhất từ tỉnh đến phường, xã; hoạt động phối hợp tuyên truyền, phổ biến pháp luật; hoạt động phối hợp kiểm tra tình hình thi hành pháp luật; hoạt động phối hợp xử lý các nghiệp vụ chuyên môn và hoạt động phối hợp trong công tác tham mưu cho cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản pháp luật về lĩnh vực lưu trữ.
Tuy nhiên, cơ chế phối hợp còn lỏng lẻo giữa các cơ quan, ban ngành cũng như giữa các địa phương (cấp huyện) chưa có sự thống nhất, đồng bộ. Cụ thể, đối với việc xây kho lưu trữ cấp huyện thì tùy theo tình hình kinh tế - xã hội và điều kiện thực tế, có huyện xây kho lưu trữ quy mơ lớn, có huyện chưa xây kho, có huyện mới cải tạo, sửa chữa kho nhưng chưa có sự chỉ đạo nhất qn hay theo một mơ hình chuẩn.
Bên cạnh đó, cơng tác phối hợp cịn chưa thống nhất từ Trung ương đến địa phương do nhận thức của lãnh đạo các ngành, các cấp nhiều nơi chưa thật sự quan tâm, chưa thấy được nhu cầu cần thiết và tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ nên chưa có sự lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát và ít tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác này.
2.1.2.6. Công tác thanh tra, kiểm tra
Công tác thanh tra, kiểm tra luôn được tỉnh quan tâm và thực hiện. UBND tỉnh giao trách nhiệm cho Sở Nội vụ lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra cơng vụ hàng năm, trong đó có kiểm tra về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Qua công tác này nhằm phát hiện những sai sót, bất cập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chun mơn, từ đó đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được, chưa đạt được của từng cơ quan, tổ chức để xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ tổ chức thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ đối với 33 đơn vị sở, ban, ngành, các huyện, thị xã, thành phố. Ngoài ra, lập kế hoạch khảo sát thực tế công tác này tại 26 cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh. Qua kiểm tra đã giúp các đơn vị chấn chỉnh, khắc phục những thiếu sót trong q trình thực hiện nhiệm vụ chun mơn, hướng dẫn việc ban hành Danh
mục hồ sơ cơ quan, việc chỉnh lý, sắp xếp lưu trữ hồ sơ và lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng, chuẩn bị tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp khi Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh xây dựng xong.
Hàng năm, các sở, ngành và UBND các huyện đều lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các phịng chun mơn thuộc Sở, các cơ quan chuyên môn của UBND huyện, đơn vị sự nghiệp, các xã, phường, thị trấn nhằm giúp các đơn vị nắm bắt kịp thời các văn bản hướng dẫn mới về công tác lưu trữ, từng bước thực hiện đúng quy định nhà nước về công tác này.
Bên cạnh những mặt làm được, công tác thanh tra, kiểm tra cũng còn hạn chế như: Trung ương với địa phương chưa có sự phối hợp chỉ đạo thanh tra thường xuyên, Trung ương chỉ đi kiểm tra ở một số ít địa phương, cịn địa phương có tổ chức đi kiểm tra trong tỉnh nhưng lực lượng cán bộ, công chức, viên chức mỏng nên không thể đi hết các cơ quan, tổ chức tại địa phương.
Ở cấp huyện cũng chưa có sự phối hợp chỉ đạo chặt chẽ trong địa bàn để kiểm tra xử lý kịp thời những vướng mắc trong công tác tày.
2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015