2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn
2.2.3. Chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu là cơng việc khó khăn và phức tạp của cơng tác lưu trữ, vì vậy, trong từng giai đoạn xác định giá trị tài liệu (văn thư, lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử), người làm nhiệm vụ xác đinh giá trị tài liệu phải có trình độ chun mơn, kinh nghiệm và kiến thức xã hội phù hợp với tài liệu được xác định giá trị để vận dụng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phổ biến, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành và kết hợp với các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị nhằm lựa chọn được số lượng tài liệu ít nhất nhưng có giá trị thơng tin nhiều nhất, có khả năng giới thiệu được tổng thể lịch sử và hoạt động hoặc các sự kiện, các vụ việc quan trọng, điển hình của một cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được tổ chức khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử hoặc khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã và đang thực hiện việc xác định giá tài liệu sau khi chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức. Cụ thể, Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức căn cứ điều 18 và điều 28 của Luật Lưu trữ để thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu xin tiêu hủy của các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ thẩm định và cho ý kiến để các cơ quan, tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
Quy trình tổ chức thực hiện xác định giá trị tài liệu xin tiêu hủy theo đúng quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ năm 2011 và các Thông tư quy định về thời hạn bảo quản của Bộ Nội vụ và một số Bộ, ngành Trung ương (theo ngành dọc) giúp cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu đúng quy định và đúng thẩm quyền.