3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục vụ
3.2.7. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu
liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội
Bảo quản tài liệu lưu trữ là một công việc rất quan trọng, là nhiệm vụ trọng tâm của các kho lưu trữ.
Bảo quản tốt thì tài liệu mới được gìn giữ cẩn thận, lâu dài, hạn chế được những hư hỏng do các điều kiện tự nhiên (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…) và do sức chủ quan của con người. Việc bảo quản sẽ được thực hiện liên tục, ổn định và có biện pháp ngăn ngừa những nhân tố tác động xấu đến việc bảo quản an tồn tài liệu. Do đó cần thực hiện đúng
các quy định của Bộ Nội vụ về việc xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu để đảm bảo tiêu chuẩn lưu giữ tài liệu theo đúng quy định.
Đối với cơng tác lưu trữ thì mục đích cuối cùng là tài liệu lưu trữ phải được đưa ra khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu nghiên cứu của xã hội, phục vụ các lợi ích của quốc gia, góp phần cho sự phát triển kinh tế - xã hội, trong đó cịn có một mục tiêu quan trọng là bảo vệ chủ quyền và an ninh Tổ quốc; nhiệm vụ công bố và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trở thành nguyên tắc chung, tránh được tình trạng tài liệu bị đóng kín trong kho lưu trữ khơng được đưa ra khai thác, hoặc tình trạng cho khai thác quá sớm các tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, hoặc sử dụng ồ ạt các tài liệu lưu trữ quý hiếm. Do đó, cần phải:
- Đẩy mạnh việc công bố giới thiệu tài liệu quý hiếm trên các phương tiện thông tin đại chúng và trưng bày trong các dịp kỷ niệm và các ngày lễ lớn của dân tộc; tổ chức giới thiệu, triển lãm những tài liệu có giá trị để thu hút đơng đảo độc giả quan tâm đến tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức các sự kiện để tuyên truyền, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng là một giải pháp cần thiết. Vì vậy, cần phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức các sự kiện để kỷ niệm và phát huy giá trị của di sản tài liệu; các hội thảo, hội nghị về tầm quan trọng của các di sản tư liệu, cần tích cực quảng bá tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ. Mỗi khi sưu tập được một tài liệu giá trị hay khi có các sự kiện quan trọng của quốc gia, cần tổ chức ngay các sự kiện đặc biệt về lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Tích cực tuyên truyền về giá trị và tầm quan trọng của các tài liệu lưu trữ trong nhân dân, để họ có ý thực bảo vệ. Đồng thời, nâng cao nhận thức của các cán bộ, nhân viên tại kho lưu trữ lịch sử về chức năng cuối cùng của tài liệu lưu trữ là để phục vụ độc giả để từ đó, xây dựng những phương án, giải pháp phục vụ tốt nhất.
- Giới thiệu rộng rãi hình ảnh của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đặc biệt là kho bảo quản tài liệu lưu trữ. Hiện nay, Kho lưu trữ của tỉnh chỉ có chức năng chính là thu thập, giữ gìn, bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa thực sự trở thành nơi để độc giả tìm đến khai thác sử dụng tài liệu. Người dân chưa biết nhiều về Kho lưu trữ này, thậm chí chưa biết được
trụ sở của kho nằm ở đâu. Vì thế, các tài liệu trong Kho chưa thực hiện được mục tiêu cuối cùng là để phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng. Các tài liệu nằm im trong kho từ năm nay qua năm khác, tuy không bị mất mát, thất lạc về số lượng tài liệu nhưng bị mất mát về giá trị sử dụng của chính tài liệu. Để khắc phục tình trạng này, có một giải pháp khá mới mẻ là giới thiệu về hình ảnh của kho lưu trữ cho đại bộ phận công chúng được biết, thông qua các việc xây dựng các bộ phim hình ảnh cơng bố trên các phương tiện truyền thông công cộng. Nội dung bộ phim đề cập tới công tác đào tạo ngành nghề lưu trữ và những công tác khai thác, bảo quản tài liệu lưu trữ, đề ra tầm nhìn xa đối với tương lại của ngành lưu trữ, nội dung đề cập trong bộ phim cũng hướng cơng chúng hình dung ra bức tranh về nghề lưu trữ và lĩnh vực lưu trữ. Hình ảnh phim sẽ đánh dấu sự trưởng thành trên con đường hướng tới sự chuyên nghiệp trong việc định hướng thị trường quảng bá hình ảnh dựa trên các phương tiện truyền thơng hiện đại.