2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn
2.2.6. Chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Khâu cuối cùng có mục đích quan trọng trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ là khai thác sử dụng tài liệu, do đó các cơ quan quản lý nhà nước luôn quan tâm để thực hiện tốt nhiệm vụ này từ đó giúp tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị trong đời sống xã hội.
Đối với tài liệu trong phạm vi tỉnh
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu: 13.569 lượt người
- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng: 21.050 hồ sơ/đơn vị bảo quản, 10.811 trang tài liệu sao chụp, 831 trang tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ, 502 yêu cầu độc giả.
Đối với tài liệu thuộc Chi cục quản lý
Ngồi việc sử dụng các cơng cụ tra cứu thiết yếu như mục lục hồ sơ, sổ sách để quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang từng bước áp dụng công nghệ thông tin (sử dụng phần mềm số hóa tài liệu) để phục vụ việc tra tìm, khai thác tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh chủ yếu là tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các sở, ban, ngành. Các cơ quan, tổ chức liên hệ khai thác phần lớn phục vụ cho công tác chun mơn của cơ quan. Ngồi ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh cũng phục vụ cho nhu cầu khai thác tài liệu của nhân dân, cán bộ hưu trí để thực hiện chế độ chính sách (Bình qn một năm phục vụ 100 lượt người đến khai thác 150 hồ sơ, tài liệu). Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu chủ yếu là đọc tại chỗ hoặc sao lục khi có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức; công tác quản lý, phục vụ
độc giả (cơ quan, tổ chức, tổ chức, cá nhân …) đều có sổ theo dõi, sổ cấp chứng thực sao lục.
Chi cục triển khai thực hiện việc thu phí chứng thực, sao lục tài liệu tại Kho lưu trữ theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính; đồng thời báo cáo hàng tháng tình tình thu phí khai thác tài liệu với cơ quan thuế và nộp phí, lệ phí vào Ngân sách nhà nước theo quy định.
Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thực hiện theo trình tự các bước sau:
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm: giấy giới thiệu đối với cơ quan, tổ chức và Giấy chứng minh nhân dân đối với cá nhân có nhu cầu khai thác; sau đó điền đầy đủ thơng tin vào phiếu u cầu khai thác tài liệu.
- Chi cục Văn thư – Lưu trữ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu; trường hợp không chấp thuận việc cung cấp thông tin về tài liệu thì nêu rõ lý do cụ thể.
Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của hồ sơ, tài liệu mà có thể phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu theo nhiều hình thức khác nhau.
Cơng tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm quan luôn được thực hiện tốt và ngày càng được chú trọng hơn, đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của người dân trên địa bàn tỉnh.
Tuy nhiên, số lượng tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác cịn ít, đặc biệt là Kho lưu trữ lịch sử. Kho lưu trữ lịch sử được bố trí trong khn viên của Trụ sở Khối Nhà nước tỉnh, diện tích khơng đủ để bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh nên Chi cục không thể thu được những tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu của các nguồn nộp lưu theo quy định, số tài liệu thu về bảo quản trong kho còn hạn chế cũng ảnh hưởng đến số lượng tài liệu phục vụ cho yêu cầu khai thác sử dụng; bên cạnh đó, do Kho lưu trữ được bố trí ở tầng 7, Trụ sở Khối nhà nước tỉnh nên ít được người dân biết để đến khai thác; hơn nữa, nhiều người dân ngại đến các cơ quan công quyền nên cũng ảnh hưởng đến việc khai thác, sử dụng.
Ngoài ra, việc chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ còn rất hạn chế, chưa tổ chức công bố tài liệu, công tác triển lãm chưa được thực hiện. Do vậy, tài liệu có giá trị chưa được khai thác, sử dụng nên chưa phát huy hết giá trị trong đời sống xã hội.
Bên cạnh đó, phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cịn thơ sơ, công cụ khai thác sử dụng chủ yếu tại các cơ quan, tổ chức là công cụ truyền thống (thông qua mục lục hồ sơ), chưa thiết lập được hệ thống công cụ tra cứu điện tử, gây hạn chế cho cơng tác tìm kiếm sử dụng tài liệu.