(Nguồn: Đề xuất của tác giả, tham khảo Quản trị điều hành-PGS.TS. Hồ Tiến Dũng)
Cụ thể, tổng giám đốc tiến hành dự báo và xây dựng mục tiêu cho tồn cơng ty dựa vào phương pháp san bằng số mũ và dựa trên dự báo về nhu cầu thị trường có được từ th ngồi kết hợp với mục tiêu phát triển của cơng ty. Song song với đó, mỗi cấp bán hàng trực tiếp xây dựng mục tiêu bán hàng cho mình và lập kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu của cấp cao hơn và tồn cơng ty được tổng hợp từ mục tiêu của các cấp bên dưới. Sau đó ban quản trị cơng ty đánh giá mục tiêu và tác động của các yếu tố để đưa ra mục tiêu cuối cùng.
Dựa trên quy trình này cơng ty sẽ có thể xây dựng được mục tiêu tăng trưởng phù hợp và khả thi nhất đối với tình hình cụ thể của thị trường và nội tại cơng ty, và có kế hoạch tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Mỗi nhân viên được đóng góp vào q trình xây dựng chỉ tiêu bán hàng nên chủ động thực hiện để đạt mục tiêu đó, đánh giá được
Dự báo quy mô, tốc độ tăng trưởng nhu cầu thị trường (thuê ngoài). Kết hợp mục tiêu phát triển công ty Phương pháp san bằng số mũ Tổng giám đốc xây dựng mục tiêu doanh số Các cấp bán hàng xây dựng mục tiêu doanh số Mục tiêu doanh số bán hàng Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả
bán hàng (quy mô địa bàn, mức chi phí bán hàng và marketing, tình hình đấu thầu thuốc, tình hình nhân lực, mức độ cạnh tranh)
tính khả thi và có động lực làm việc cao hơn khi khả năng đạt chỉ tiêu và có thưởng cũng cao hơn.
Để thực hiện quy trình này trước hết công ty nên xây dựng tài liệu về phương pháp dự báo san bằng số mũ và đào tạo cho nhân viên bán hàng. Phương trình dự báo theo dạng:
1 ( 1 1)
t t t t
FD FD D FD
Trong đó:
- FDt : Dự báo nhu cầu ở thời kỳ t
- FDt-1 : Dự báo nhu cầu ở thời kỳ t-1
- α: Hệ số san bằng số mũ bậc 1 (0 ≤ α ≤ 1)
- Dt-1 : Nhu cầu thực tế thời kỳ t-1
Sau đó cơng ty đưa ra biểu mẫu dữ liệu (Bảng 3.1) để nhân viên bán hàng tổng hợp số liệu, áp dụng phương pháp dự báo và tính tốn kết quả, chọn α có MAD nhỏ nhất. Nếu được công ty nên xây dựng sẵn phần mềm để nhân viên dễ thao tác.
Bảng 3.1. Biểu mẫu tổng hợp dữ liệu dự báo bán hàng
Tháng Doanh số thực tế Dự báo α=0.1 α=0.2 α=0.3 α=0.4 α=0.5 α=0.6 α=0.7 α=0.8 α=0.9 1 2 … 60
Sau đó, nhân viên bán hàng và tất cả cấp quản lý tổng hợp mức doanh số dự báo trong 12 tháng tiếp theo để xây dựng chỉ tiêu bán hàng cho mình. Tổng giám đốc tổng hợp lại và cân nhắc cân đối giữa các vùng hay khu vực trong cả nước.
Sau khi xây dựng được mục tiêu bán hàng cho từng nhân viên bán hàng, đồng thời có được hoạt động hỗ trợ từ phịng marketing, cơng ty nên xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể theo chuỗi hoạt động ứng với khung thời gian chi tiết chung cho nhân viên bán hàng, thay vì để mỗi nhân viên tự làm kế hoạch bán hàng và ít kiểm sốt. Kế hoạch này sẽ được thực hiện đồng bộ trên tồn cơng ty và có theo dõi kiểm sốt tiến độ chặt chẽ, qua đó phát huy tối đa hiệu quả của hoạt động chiêu thị.
Bên cạnh mục tiêu về doanh thu, công ty cần giao chỉ tiêu về tăng trưởng, về số khách hàng mới phát triển thêm trong khoảng thời gian xác định, chỉ tiêu phát triển địa bàn và tăng thị phần. Chỉ tiêu về doanh thu và tăng trưởng nên chiếm 70% chỉ tiêu giao cho nhân viên bán hàng, 30% còn lại gồm chỉ tiêu phát triển khách hàng, địa bàn và thị phần. Cách thức giao chỉ tiêu mới này sẽ giúp nhân viên bán hàng đóng góp tồn diện hơn cho cơng ty.
Đối với việc lập kế hoạch thăm viếng khách hàng, với điều kiện phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, công ty nên xây dựng một hệ thống phần mềm trên thiết bị di động (máy tính bảng) tích hợp chức năng lập kế hoạch thăm viếng khách hàng, báo cáo, theo dõi đơn hàng, công nợ, thông tin khách hàng, doanh số. Hệ thống phần mềm này nên có sẵn biểu mẫu lập kế hoạch bán hàng và luôn luôn được kết nối với mạng internet bằng công nghệ truyền dữ liệu 3G, để cập nhật liên tục thông tin về kế hoạch làm việc của nhân viên bán hàng và các thông tin khác, giúp kết nối nhân viên với nhau và với các cấp quản lý (Hình 3.2).