CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT RỦI RO
3.2 Tăng cường kiểm soát rủi ro trong hoạt động XNK tại Công ty TNHH ON
3.2.2 Xây dựng và thực hiện các kế hoạch phòng ngừa rủi ro trong hoạt động
động XNK của Công ty
Căn cứ để chọn giải pháp:
- Mức độ ưu tiên số 1
- Ban lãnh đạo Công ty tán thành và cho rằng giải pháp này cần phải được
thực hiện tại Công ty
Điều kiện áp dụng:
Để giải pháp được thực hiện, cần có các điều kiện sau:
- Ban lãnh đạo phải khởi xướng và đề nghị các bộ phận có liên quan đến hoạt
động XNK của Công ty phải xây dựng các kế hoạch phịng ngừa rủi ro trong
hoạt động XNK của Cơng ty
- Các bộ phận liên quan cần thảo luận về những rủi ro đã, đang và sẽ xảy ra
trong hoạt động XNK của Cơng ty, từ đó cùng thống nhất các kế hoạch và
chương trình hành động phịng ngừa rủi ro
- Phải có kinh phí để xây dựng và triển khai các kế hoạch này
Cách thực hiện:
Dựa vào quy trình xuất nhập khẩu và thực trạng kiểm sốt rủi ro tại cơng ty, tác giả đề xuất quy trình thực hiện như sau:
+ Trong khâu đàm phán: hiện tại trong khâu này có 2 rủi ro thuộc nhóm I, vì thế cần có kế hoạch rà sốt theo định kỳ tất cả các nhà cung cấp hiện tại của Công ty, loại ra những nhà cung cấp không thỏa mãn các u cầu/ tiêu chí của Cơng ty theo như “ma trận chọn lựa nhà cung cấp_ Supplier Selection Matrix” được thể hiện trong phụ lục 6. Trong đó cần tập trung vào các khoản mục sau:
Quality system_Hệ thống chất lượng Technical capability_Năng lực kỹ thuật Product availability_Sự sẵn có của sản phẩm Commercial capability_Khả năng thương mại
Trong tương lai, khi Cơng ty có nhà cung cấp mới cho một số mặt hàng quan trọng, cần tuân thủ triệt để các tiêu chí đã đề ra, có những tiêu chí Cơng ty phải đến tận nơi nhà cung cấp thì mới biết được, tuy nhiên để đảm bảo rằng nhà cung cấp uy tín, thỏa mãn các yêu cầu/tiêu chí của Cơng ty và tránh rủi ro trong tương lai thì việc làm này là cần thiết.
0 2 4 6
QUALITY SYSTEM
Quality program Poor Average Good Excellent
Quality records Poor Average Good Excellent
Quality control equipments No exist
Warranty No <6 moth <1 year >=1 year
TECHNICAL CAPABILITY
Design capability Poor Average Good Excellent
People technical qualification Poor Average Good Excellent
Equipment/Machine Poor Average Good Excellent
Material Management Poor Average Good Excellent
R&D Capacity Poor Average Good Excellent
Technical support program Poor Average Good Excellent Experience in business <2 year >= 2year >=5 year >=8 years Associated tech (tooling/die) Poor Average Good Excellent
PRODUCT AVAILABILITY
Capacity/Demand Ratio 1x >=1x >=2x >=3x Manufacturing location Other US/Asia Vietnam Dongnai Warehouse location Other US/Asia Vietnam Dongnai Inventory program No >=1 week >=2 weeks SMI/JIT Delivery leadtime >=6wks >=4wks >=2wks >=1wk Design leadtime >=6wks >=4wks >=2wks >=1wk
COMMERCIAL CAPABILITY
Core business Not in‐line Trading Partial Mfg Mfg
Financial strength Poor Average Good Excellent
Payment Terms Net 30 Net 45 Net 60 Net 90
Currency N/A Others USD VND
COST
Unit price >20% <20%>10% <10%>5% <5% target Cost reduction support Non 1 per year 2 per year >2 per year Tool life >20% <20%>10% <10%>5% <5% target Tool cost >20% <20%>10% <10%>5% <5% target COMPLIANCE CSR Letter No Yes EHS Compliance No Yes ROHS Compliance (DM only) No Yes Labor Law/regulation No Yes RESPONSIVENESS
Responsiveness Poor Average Good Excellent
Communication language No English Poor Good Fluent Communication type N/A Email mail & phone Other Corrective Action > 1 month > 4 wks > 1wks <= 1wk Category including: M: Mandatory ‐ Any "0" score given to a supplier will show stopper to that supplier. E: Essential N: Nice to have SCORE
CRITERIA CAT WEIGHT TOTAL SCOREW x S
Hình 3.1: Ma trận chọn lựa nhà cung cấp_ Supplier Selection Matrix
+ Trong soạn thảo, ký kết hợp đồng: có RR4 thuộc nhóm I
Theo như quy trình nhận P/O bên dưới thì chắc chắn sẽ xảy ra rủi ro RR4: Nhà cung cấp bỏ sót đơn hàng của Công ty.
Tiến hành làm PO (Purchase order) trên hệ thống Oracle gửi
đến nhà cung cấp (xem phụ lục 5: Một đơn hàng xuất ra từ hệ
thống Oracle)
Nhà cung cấp kí tên xác nhận trên PO và gửi lại cho bộ phận
mua hàng của Công ty.
Bộ phận mua hàng chuyển PO cho bô phận xuất nhập khẩu để
sắp xếp phương tiện vận tải và làm thủ tục hải
Hình 3.2: Quy trình nhận P/O được trích từ quy trình XNK của Cơng ty
P/O được gửi tự động đến nhà cung cấp, mặc dù nhân viên phụ trách đã có
bước email liên lạc về P/O nhưng số lượng P/O khá nhiều, nếu nhân viên khơng có bước rà sốt lại các P/O đã liên lạc với nhà cung cấp thì chắc chắn rủi ro nhà cung cấp bỏ sót đơn hàng của Cơng ty sẽ xảy ra, đối với những đơn hàng là phụ tùng thay thế hoặc nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sẽ mang lại những tổn thất lớn cho Cơng ty. Vì thế, bộ phận mua hàng cần có bước rà sốt lại tình trạng các đơn hàng theo định kỳ hàng tuần để đảm bảo các đơn hàng Công ty gửi đi được nhà cung cấp nhận biết và xác nhận thời gian giao hàng.
+ Trong tổ chức thực hiện hợp đồng XNK: có 3 rủi ro RR12, RR14, RR15 thuộc nhóm I; RR17, RR18 thuộc nhóm II. Đối với RR12, RR14: Khai báo sai định mức, tỷ lệ hao hụt. Nguyên nhân một phần do sự bất cẩn của nhân viên và một phần do hệ thống dữ liệu định mức của Cơng ty chưa chính xác, vì thế Cơng ty cần rà sốt lại tất cả các dữ liệu định mức cho các sản phẩm của Công ty, cập nhật lên hệ thống
để các nhân viên có thể đăng ký lại định mức đúng với cơ quan hải quan, tránh bị
chênh lệch âm, chênh lệch dương quá nhiều giữa báo cáo hải quan và báo cáo tồn kho thực tế của Công ty. Kế hoạch này sẽ làm giảm tổn thất khi RR14 (hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan tại doanh nghiệp) xảy ra. Đối với RR15: Công ty bị phạt vi phạm hành chính. Các vi phạm doanh nghiệp thường bị phạt là: khai báo sai so với thực tế; bổ sung, sửa đổi tờ khai hải quan sau 60 ngày; nộp báo cáo thanh khoản trễ; điều chỉnh định mức sau khi nộp báo cáo thanh khoản… Đối với RR17: Thất lạc hàng hóa xuất khẩu. Nguyên nhân do nhà vận chuyển làm mất hàng. Đối
với 2 rủi ro này, cần có kế hoạch/ quy trình báo cáo tình trạng cơng việc theo định kỳ để có thể phát hiện các sự cố và xử lý kịp thời, tránh bị phạt vi phạm hành chính.
Đối với RR18: Giao nhận nhầm hàng. Do Công ty mở rộng sản xuất, khối lượng
hàng hóa nhiều, việc xuất hàng và nhập hàng chỉ qua một cửa, việc này sẽ rất dễ khiến rủi ro này xảy ra. Công ty cần có kế hoạch mở rộng diện tích kho, thiết kế lại kho, th kho ngồi … để có thể phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty ngăn ngừa được rủi ro xảy ra.
Dự kiến kết quả đạt được:
- Tần suất xuất hiện và những thiệt hại tổn thất do rủi ro mang lại sẽ giảm
đáng kể.
- Chọn được nhà cung cấp uy tín, đáp ứng các u cầu của Cơng ty.
- Các đơn hàng được theo dõi sát sao với nhà ucng cấp, đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất.
- Số trường hợp/ số lần Cơng ty bị phạt vi phạm hàn chính sẽ giảm đáng kể. - Giảm thiểu khá nhiều tổn thất khi rủi ro hải quan kiểm tra sau thông quan. - Hàng hóa được giao đúng và đủ cho nhà vận chuyển.