Đánh giá:
Trong khâu đàm phán hợp đồng ngoại thương:
a) Giai đoạn chuẩn bị:
Ngôn ngữ: Nếu mua hàng nội địa thì sử dụng tiếng Việt khi đàm phán, nếu mua
hàng nước ngồi thì sử dụng tiếng Anh khi đàm phán. Nhận thấy, khả năng ngoại ngữ của các nhân viên bộ phận mua hàng còn hạn chế, chưa thể thảo luận được
nhiều trong các tình huống phức tạp. Thơng tin:
Thơng tin về hàng hóa như hình dạng, tên gọi, quy cách phẩm chất đã được bộ phận mua hàng tìm hiểu trước.
Thông tin về thị trường: các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình về chính trị, xã hội, các trung tâm cơng nghiệp và thương mại chủ yếu...Những thông tin kinh tế cơ bản, cơ sở hạ tầng, chính sách ngoại thương, hệ thống ngân hàng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước chưa được bộ phận mua hàng quan tâm tìm hiểu.
Thơng tin về đối tác: thực lực của đối tác, lịch sử công ty, ảnh hưởng của cơng ty trong xã hội, uy tín, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai… những thông tin này cũng
chưa được quan tâm tìm hiểu. Bên cạnh đó thơng tin về bản thân cơng ty mình,
thơng tin về cạnh tranh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu …cũng chưa nắm vững. Năng lực của người/ đoàn đàm phán: ngoại trừ trưởng bộ phận thì năng lực của các nhân viên cịn hạn chế chưa đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu đối với một người đàm phán.
Thời gian và địa điểm đàm phán: thời gian được sắp xếp trong giờ làm việc của
Công ty, gặp mặt nhà cung cấp trực tiếp tại Công ty, một số hàng hóa/dịch vụ đặc thù thì bộ phận mua hàng sẽ đến trực tiếp nơi sản xuất của nhà cung cấp để thăm dị hoặc hẹn gặp mặt tại Cơng ty. Thời gian làm việc và địa điểm đàm phán là hợp lý và phù hợp với hoạt động của Công ty.
b) Giai đoạn tiếp xúc
Do chưa được đào tạo bài bản, giai đoạn tiếp xúc này diễn ra tương đối sơ xài, khơng có phần nhập đề, nêu chương trình nghị sự và khai thác thơng tin để hiểu biết lẫn nhau, nguyên nhân là do các nhân viên không xem trọng việc này nên chưa có sự chuẩn bị cho phần này tại mỗi lần tiếp xúc với nhà cung cấp.
c) Giai đoạn đàm phán
Hiện tại bộ phận mua hàng của Công ty sử dụng điện thoại, email, và gặp mặt trực tiếp tại Công ty để thảo luận.
Việc sử dụng email trao đổi có thể giúp các bên liên quan cập nhật được tình trạng đàm phán và trưởng bộ phận giám sát quá trình làm việc của nhân viên được chặt chẽ. Nếu gặp tình huống khó, trưởng bộ phận sẽ hỗ trợ nhân viên kịp thời.
Việc trao đổi qua điện thoại rất được khuyến khích trong những tình huống
khẩn cấp. Đối với nhà cung cấp nội địa, nhân viên rất tích cực trong việc liên lạc
bằng điện thoại, đối với nhà cung cấp nước ngồi thì việc liên lạc bằng điện thoại
cịn ít vì khả năng ngoại ngữ của nhân viên cịn hạn chế.
Đối với những loại hàng hóa phức tạp, nhà cung cấp sẽ đến Công ty để trao đổi, không được phép hẹn gặp bên ngồi Cơng ty.
d) Giai đoạn kết thúc-ký kết hợp đồng
Bộ phận mua hàng phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau, so sánh nhiều báo giá rồi chọn ra báo giá tốt nhất cho Cơng ty. Vì thế tại giai đoạn này, nhà cung cấp sẽ chỉ cung cấp báo giá hàng hóa cho Cơng ty và chờ phản hồi từ Công ty.
Đối với nhà cung cấp nội địa ngôn ngữ trên báo giá là tiếng Việt, đơn giá là VND; đối với nhà cung cấp nước ngồi ngơn ngữ trên báo giá là tiếng Anh, đơn giá là USD.
e) Giai đoạn rút kinh nghiệm
Hiện tại Công ty chưa có giai đoạn rút kinh nghiệm này. Hầu hết những cuộc
đàm phán quan trọng là do trưởng bộ phận phụ trách và liên lạc cùng với một số kỹ
sư.
Sau khi báo giá của nhà cung cấp được thơng qua, theo quy trình của Cơng ty thì người yêu cầu mua hàng (requester) sẽ làm PR (Purchase Requisition) trên hệ thống Oracle để được Giám Đốc phê duyệt, sau khi phê duyệt bộ phận mua hàng sẽ làm P/O gửi đến nhà cung cấp để ký tên trên P/O xem như là đã ký kết hợp đồng vì Cơng ty xem P/O (Purchase order) chính là hợp đồng mua bán. Các điều khoản được thể hiện trên P/O là theo quy chuẩn chung của tập đoàn, mẫu P/O này được sử
dụng chung cho các nhà máy của tập đoàn ON Semiconductor trên thế giới.
Trong khâu tổ chức thực hiện hợp đồng
Đối với hàng hóa mua nước ngồi: 90% P/O có incoterms là FOB, FCA hoặc
EXW nên bộ phận mua hàng sẽ kết nối bộ phận XNK với nhà cung cấp để sắp xếp phương tiện vận tải và xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần). Một số P/O cịn lại có incoterms là DDU, C&F thì bộ phận mua hàng sẽ theo dõi tình hình giao hàng của nhà cung cấp. Giữa bộ phận mua hàng và bộ phận XNK đã có sự liên lạc về P/O, giữa bộ phận XNK và bộ phận kho có sự liên lạc và tham chiếu về chứng từ bằng file “incoming list”, giữa nhà vận chuyển, bộ phận kho và bộ phận XNK có email “Thông báo giao hàng” hàng ngày. Giữa bộ phận kho và bộ phận kế tốn có sự kiểm tra đối chiếu bằng việc nhập liệu lên hệ thống Oracle và việc đóng mộc nhận hàng “RECEIVED” lên hóa đơn thương mại. Như vậy, quy trình trình trong khâu tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tương đối chặt chẽ.
Đối với hàng hóa mua nội địa: Cơng ty mua hàng với điều kiện giao hàng là
DDU, và mua rất nhiều loại hàng hóa khác nhau từ rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Đối với incoterms này, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ khai hải quan cho Cơng ty và giao hàng đến Cơng ty. Quy trình vẫn giống như mua hàng nước ngoài, nhưng giữa nhà cung cấp nội địa và bộ phận kho của Cơng ty khơng có liên lạc trước về việc giao hàng, chỉ khi nào hàng mang đến Công ty mới gọi điện thoại cho bộ phận mua hàng, việc này gây lúng túng cho bộ phận kho trong quá trình xử lý công việc. Khi nhận hàng, bộ phận kho nhập dữ liệu trên hệ thống và chuyển hóa đơn VAT cho bộ phận kế tốn để thanh tốn. Quy trình lúc nhận hàng từ nhà cung cấp nội địa chưa nhất quán, chưa đi vào nề nếp do Công ty thường xuyên thay đổi nhà cung cấp và
mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, nên một số nhà cung cấp mới chưa nhận biết và hiểu quy trình làm việc của Cơng ty.
2.2.1.2 Quy trình xuất khẩu của Công ty
a) Xuất hàng thành phẩm
Bộ phận kế hoạch gửi chi tiết hàng xuất đến bộ phận kho và bộ phận XNK.
Bộ phận kho đóng gói và thơng báo số kiện, số kg cho bộ phận xuất nhập khẩu.
Bộ phận XNK lên chứng từ, khai hải quan và liên hệ nhà vận chuyển.
Bộ phận kho giao hàng hoá cho nhà vận chuyển.