Mã RR
Tên RR Nguyên nhân Tần suất xuất hiện Mức độ nghiêm trọng
Biện pháp KSRR Công ty đang thực hiện
RR5 Không thuê được phương tiện vận tải theo quy định của các nhà vận chuyển
Thấp Thấp tính tốn tổng thời gian vận chuyển để
có thể đặt hàng và vận chuyển hàng về kịp thời phục vụ sản xuất.
RR6 Chứng từ khai hải quan chưa phù hợp do quy định của pháp luật khơng sát thực tế vì thế đã gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp
Cao Thấp Yêu cầu nhà cung cấp sửa lại số kg
trên chứng từ.
RR7 Khai báo sai tên hàng nhân viên XNK chưa hiểu rõ
về hàng hoá cũng như chưa nắm bắt được thơng tin kỹ sư người nước ngồi cung cấp. Một nguyên nhân khác là do sự bất cẩn của nhân viên.
Thấp Thấp nhân viên XNK đã yêu cầu kỹ sư
người Việt mơ tả lại hàng hố hoặc hỏi trưởng bộ phận về hàng hóa trước khi khai báo hải quan cho những mặt hàng nhập khẩu lần đầu. Trường hợp khai báo nhầm tên nguyên liệu thì trưởng phòng nhắc nhở nhân viên cẩn thận hơn khi làm việc.
RR8 Chất lượng hàng hóa/dịch vụ khơng
đạt u cầu
Nhà cung cấp/ người mua hàng không hiểu hết về các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ.
Các trường hợp bất khả kháng
Cao Thấp kỹ sư sẽ giới thiệu nhà cung cấp cho
bộ phận mua hàng để lấy báo giá
RR9 Không xin kịp giấy phép nhập khẩu làm phát sinh phí lưu kho.
khơng kiểm tra để chuẩn bị xin giấy phép nhập khẩu kịp thời.
Thấp Thấp Trưởng phòng nhắc nhở nhân viên
RR10 Bộ chứng từ thanh tốn khơng hợp lệ nên khơng thanh tốn tiền hàng được cho nhà cung cấp
do sự bất cẩn của nhân viên Cao Thấp Trưởng phòng nhắc nhở nhân viên
RR11 Luật hải quan thay đổi liên tục làm
ảnh hưởng đến hoạt động XNK của
Công ty.
Hải quan đang từng bước tiến hành thực hiện hiện đại hóa thủ tục hải quan, cải cách thủ tục hành chính.
Cao Thấp thuê một Công ty tư vấn luật và hỗ trợ
Công ty giải quyết những vướng mắc giữa việc nhập khẩu hàng hóa của Cơng ty với những quy định mới của hải quan.
RR12 Khai báo sai định mức, tỷ lệ hao hụt do sự bất cẩn của nhân viên Cao Cao Trưởng phòng kiểm tra định mức
trước khi đăng ký với hải quan
RR13 Mất tờ khai Chưa có quy trình lưu trữ tờ
khai hợp lý.
Thấp Thấp Có một nhân viên chuyên lưu lại các
tờ khai gốc, Đối với những tờ khai cho máy móc tạo tài tài sản cố định thì bộ phận kế tốn sẽ lưu giữ những tờ khai hải quan này.
RR14 Hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan
dựa trên quy định của pháp luật và mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Cao Cao Đối chiếu số liệu tồn kho của kế toán
với số liệu báo cáo hải quan
RR15 Cơng ty bị phạt vi phạm hành chính Do sự bất cẩn của nhân viên
khi thực hiện công việc; Do kênh thông tin liện lạc của Công ty chưa được hiệu quả.
Cao Cao Trưởng phòng nhắc nhở nhân viên
RR16 Thất lạc hàng hóa nhập khẩu Việc thơng tin liên lạc giữa
các bên liên quan đến việc nhập khẩu chưa tốt; trường hợp bất khả kháng
Cao Thấp Có một cơ sở dữ liệu khai báo nhập
được cập nhật để nhân viên kho có thể
theo dõi lượng hàng nhập trong ngày. Công ty mua bảo hiểm cho hàng hóa.
RR17 Thất lạc hàng hóa xuất khẩu Nhà vận chuyển làm mất hàng. Thấp Cao Làm việc với nhà vận chuyển yêu cầu
gửi tình trạng giao hàng của các lô hàng.
RR18 Giao nhận nhầm hàng Diện tích kho q nhỏ, xuất và
nhập chỉ có một cửa. Sơ sót của nhân viên.
Thấp Cao Th kho ngồi.
Trưởng phịng nhắc nhở nhân viên RR19 Hàng hóa nhập khẩu/xuất khẩu trong
trạng thái bảo quản kém khi nhà vận chuyển giao hàng.
Do quá trình vận chuyển chưa tốt
Cao Thấp yêu cầu nhà vận chuyển bồi thường,
nhắc nhở nhân viên kiểm tra kỹ tình trạng hàng hóa trước khi nhận hàng.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Trong chương này, tác giả tiến hành phân tích thực trạng kiểm sốt rủi ro trong hoạt động XNK tại Công ty TNHH ON Semiconductor Việt Nam. Viết lại
quy trình nhập hàng và xuất hàng của Cơng ty để từ đó có thể làm cơ sở nhận dạng
được rủi ro có thể xảy ra. Bằng việc áp dụng tất cả các phương pháp nhận dạng rủi
ro, tác giả đã nhận dạng được 19 rủi ro đã đang và sẽ xảy ra trong hoạt động XNK của Công ty, mô tả rủi ro, xác định được nguyên nhân, tần xuất xuất hiện, mức độ nghiêm trọng và các biện pháp KSRR mà Công ty đang áp dụng. Kết quả cho thấy trong 19 loại rủi ro xảy ra trong hoạt động XNK, có 6 rủi ro thuộc nhóm I, 2 rủi ro thuộc nhóm II, 7 rủi ro thuộc nhóm III, và 4 rủi ro thuộc nhóm IV. Trong đó có 8 rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao và 13 rủi ro có tần suất xuất hiện cao trong năm.
Như vậy, gần nửa số rủi ro đã đang và sẽ xảy ra cho Cơng ty có mức độ nghiêm trọng cao và tần suất xảy ra cũng cao. Những biện pháp KSRR mà Công ty đang áp dụng chưa mang lại hiệu quả, vì thế Cơng ty cần nhanh chóng có những biện pháp kiểm sốt rủi ro thích hợp để có thể né tránh rủi ro hay ngăn ngừa/giảm thiểu tổn
CHƯƠNG 3: TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ON SEMICONDUCTOR VIỆT NAM 3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới
Trong năm 2014, tập đồn ON Semiconductor đã đóng cửa nhà máy Sanyo
Semiconductor Việt Nam, trụ sở đặt tại KCX Tân Thuận và chuyển giao toàn bộ
dây chuyền cơng nghệ, máy móc thiết bị và đơn hàng sang cho Cơng ty TNHH ON Semiconductor Việt Nam. Vì vậy, năm 2014 lượng NVL và máy móc thiết bị gia tăng, đồng thời gia tăng số lượng thành phẩm xuất đi.
Công ty sẽ sản xuất các linh kiện phục vụ cho ngành cơng nghiệp ơ-tơ vì thế Cơng ty phấn đấu hồn thiện quy trình xản xuất để đạt được giấy chứng nhận
ISO/TS 16949 trong năm 2015, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Trong năm 2015, Công ty cũng đang ráo riết hoàn thiện các thủ tục hồ sơ để đạt được giấy chứng nhận ISO 14001:2008
Cơng đang sản xuất thí điểm một số dịng sản phẩm mới, vì thế sẽ gia tăng
kim ngạch nhập khẩu và xuất khẩu của Công ty.
Dự báo năm 2015, Công ty sẽ tuyển dụng thêm rất nhiều công nhân viên phục vụ cho sản xuất.
Việc mở rộng quy mơ sản xuất này, Cơng ty đã có kế hoạch xây dựng lại bãi
đậu xe mới.
3.2 Tăng cường kiểm soát rủi ro trong hoạt động XNK tại Công ty TNHH ON Semiconductor Việt Nam ON Semiconductor Việt Nam
Qua việc nhận dạng, phân tích và đo lường những rủi ro đã, đang và sẽ xảy ra trong hoạt động XNK của Công ty, Công ty cần tập trung tăng cường kiểm soát
những rủi ro thuộc nhóm I, kế đến là nhóm II và sau cùng là nhóm III vì những
nhóm này rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao và tần suất xuất hiện cao. Các rủi ro này đều nằm rải rác trong các khâu của q trình mua bán hàng hóa. Rủi ro có rất nhiều loại, rủi ro có thể xuất hiện mọi lúc mọi nơi, do đó dù phịng bị kỹ đến đâu,
dù kiểm soát rủi ro chặt chẽ cách nào thì cũng khơng thể né tránh, ngăn chặn hết tất cả mọi tổn thất. Người ta chỉ có thể giảm thiểu, ngăn chặn bớt chứ khơng thể né tránh, tiêu diệt hết những hậu quả xấu. Vì thế, các giải pháp ngăn ngừa và giảm thiểu tổn thất cần phải được ưu tiên thực hiện.
Căn cứ vào cơ sở lý thuyết và phân tích thực trạng kiểm soát rủi ro trong hoạt
động XNK của Công ty, tác giả đã đề ra 11 giải pháp nhằm tăng cường KSRR trong
hoạt động XNK tại Công ty, trong số những giải pháp này có những giải pháp ban lãnh đạo Công ty đánh giá không khả thi (xem phụ lục 8), vì thế tác giả xin đề xuất 3 giải pháp ưu tiên mà Ban lãnh đạo Cơng ty đánh giá là có thể thực hiện được cho việc tăng cường kiểm soát rủi ro trong hoạt động XNK tại Công ty TNHH ON
Semiconductor Việt Nam như sau:
3.2.1 Tuyên truyền, huấn luyện, đào tạo nhân viên phòng chống rủi ro Căn cứ để chọn giải pháp: Căn cứ để chọn giải pháp:
- Giải pháp này có thể ngăn ngừa và giảm thiểu tổn thất cho 19 rủi ro đã, đang và sẽ xảy ra trong hoạt động XNK của Công ty.
- Mức độ ưu tiên số 1
- Ban lãnh đạo Công ty tán thành và cho rằng giải pháp này cần phải được
thực hiện tại Công ty
- Các rủi ro lặp lại nhiều lần và mức độ tổn thất nhiều.
- Đa số nguyên nhân của các rủi ro này là do sự bất cẩn của nhân viên
Điều kiện áp dụng:
- Ban lãnh đạo là người khởi xướng việc tun truyền về phịng chống rủi ro trong tồn thể Công ty
- Các trưởng bộ phận cần phải triển khai cụ thể việc phòng chống rủi ro phủ hợp với cơng việc của phịng ban liên quan đến hoạt động XNK
Cách thực hiện:
Nâng cao nhận thức của nhân viên trong việc kiểm soát rủi ro: chỉ khi nhận thức được tầm quan trọng của việc làm đúng ngay từ đầu thì sẽ khơng có tình trạng cẩu thả, bỏ qua các bước để hồn thành cơng việc. Hơn nữa, khi nhận thức được các
rủi ro có thể xảy ra, nhân viên sẽ có ý thức tìm cách để cho rủi ro khơng xảy ra trong công việc họ phụ trách.
Theo cơ cấu tổ chức và quyền hạn trách nhiệm của mỗi phịng ban thì trong hoạt động XNK của Cơng ty bộ phận mua hàng phụ trách khâu đàm phán và soạn thảo hợp đồng, Bộ phận XNK, bộ phận kho và bộ phận kế toán phụ trách khâu tổ chức thực hiện hợp đồng. Vì thế, các trưởng bộ phận có thể thực hiện việc tuyên truyền, huấn luyện cho nhân viên phòng chống rủi ro như sau:
+ Trong khâu đàm phán hợp đồng ngoại thương
Trong khâu này xuất hiện RR1: Không nắm bắt được các thông tin về đối tác. RR này có tần suất xuất hiện cao và mức độ nghiêm trọng cũng cao, thuộc nhóm I trong ma trận đo lường rủi ro. Hiện tại quy trình “chọn lựa nhà cung cấp” của Cơng ty rất khắt khe nên không cần phải bàn thêm về quy trình này, vấn đề ở đây là nhân viên thừa hành có tn thủ theo đúng quy trình này hay khơng? Để có thể kiểm sốt
được việc nhân viên có tn thủ theo quy trình hay khơng; thứ nhất, cần phải giúp
nhân viên nhận dạng được các rủi ro nếu khơng tn thủ quy trình, xác định các tổn thất nếu rủi ro xảy ra cho Công ty; thứ hai, khi một nhà cung cấp được lựa chọn, cần có những bước kiểm tra và phê duyệt của cấp trên để bảo đảm rằng nhà cung cấp
được lựa chọn thỏa mãn các yêu cầu của Cơng ty. Ngồi ra, trong khâu này cịn xuất
hiện RR2: Nhà cung cấp không đáp ứng kịp thời các đơn hàng gấp của Công ty, rủi ro này cũng thuộc nhóm I trong ma trận đo lường. Rủi ro này xảy ra nhiều lần làm gián đoạn hoạt động của Cơng ty, tuy nhiên các bộ phận có liên quan chưa đưa ra được biện pháp KSRR phù hợp. RR2 không chỉ xảy ra đối với một số loại bao bì đóng gói mà cịn xảy ra đối với một số nguyên liệu chính phục vụ sản xuất. Khi
khơng tính tốn để gửi dự báo lượng đặt hàng cho nhà cung cấp thì khi Cơng ty gia tăng mở rộng sản xuất, nhu cầu nguyên liệu tăng thì nhà cung cấp sẽ khơng đáp ứng kịp, hậu quả là sẽ phải tăng chi phí vận chuyển và chi phí lấy hàng gấp. Nhân viên bộ phận kho là người trực tiếp đặt một số nguyên liệu cho sản xuất và phát hàng cho sản xuất sử dụng, tuy nhiên việc đặt hàng dựa vào kế hoạch sản xuất từng quý, vì thế đã xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng cho sản xuất do tỷ lệ hao hụt của những
nguyên liệu này rất cao, và diện tích kho quá nhỏ chỉ dự trữ được hàng trong 2 tuần. Mặt khác khi đặt hàng nhân viên kho khơng tính đến thời gian vận chuyển hàng hóa
từ nhà cung cấp đến Công ty (đường biển mất khoảng 2 tuần để xử lý, đường không mất khoảng 3-4 ngày để xử lý) do chưa được phổ biến thơng tin này đến người đặt hàng, vì thế đã thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hàng cho sản xuất làm cho hoạt
động sản xuất của Công ty bị gián đoạn. Vì thế cần phải phổ biến và tuyên truyền
cho nhân viên và các bộ phận có liên quan về quy trình xuất nhập khẩu, năng lực sản xuất của nhà cung cấp để có thể phịng chống và đưa ra các kế hoạch phòng
ngừa rủi ro.
+ Trong khâu soạn thảo, ký kết hợp đồng:
Trong khâu này thì cần kiểm sốt RR4: Nhà cung cấp bỏ sót đơn hàng của Cơng ty, RR này thuộc nhóm I trong ma trận. Việc theo dõi các đơn hàng có thể bị bỏ qua bởi nhân viên phụ trách vì có rất nhiều đơn hàng cần giải quyết, rủi ro này xảy ra là do sai sót của các nhân viên thừa hành chưa theo dõi sát sao tình trạng của các đơn hàng, sự sai sót có thể xảy ra bất kỳ lúc nào và với bất kỳ ai, vì thế cần phải tuyên truyền cho nhân viên phịng chống rủi ro, đồng thời có những sự kiểm tra, báo cáo theo định kỳ để có thể phát hiện và phịng chống rủi ro kịp thời. Khi hàng trong kho
đã hết, nhân viên kho liên hệ bộ phận mua hàng thì mới biết đơn hàng chưa được
nhà cung cấp nhận biết. Lúc đó, sẽ phải tiến hành sắp xếp phương tiện vận chuyển và lấy hàng gấp về để sử dụng, đã làm gián đoạn hoạt động sản xuất của Công ty và làm tăng chi phí vận chuyển và lấy hàng gấp. Mặc dù trưởng phòng vẫn nhắc nhở nhân viên nhưng số lần nhà cung cấp bỏ sót đơn hàng của Công ty vẫn không giảm. Các đơn đặt hàng của Công ty được theo dõi bằng hệ thống Oracle, trưởng bộ phận mua hàng cần yêu cầu các nhân viên báo cáo tình trạng của các đơn hàng hàng tuần thay vì nhắc nhở nhân viên mỗi khi rủi ro xảy ra. Để giảm thiểu tổn thất, bộ phận mua hàng cần làm việc với các bộ phận có liên quan và người yêu cầu đặt hàng để có thể phát hiện kịp thời về tình hình nhận hàng hóa của các đơn hàng đã đặt. Có
một số mặt hàng bộ phận kho sẽ theo dõi lượng xuất nhập tồn và sẽ tiến hành làm PR (Purchase Requisition) trên hệ thống Oracle khi gần đến mức tồn kho tối thiểu và khi đã đến mức tồn kho tối thiểu mà nhà cung cấp chưa giao hàng hóa thì sẽ thông báo lại cho bộ phận mua hàng biết để nhắc nhở nhà cung cấp kịp thời. Có một
theo dõi lượng xuất nhập tồn, vì thế bộ phận sản xuất sẽ thông báo ngay với bộ phận mua hàng hóa đã gần tới ngày yêu cầu giao hàng (Delivery time) mà vẫn chưa nhận
được hàng. Bằng cách này, các bộ phận sẽ cùng nhau phối hợp kiểm soát được các
cơng việc và trách nhiệm của mình, hỗ trợ nhau trong công việc chung và làm cho hoạt động sản xuất của Công ty không bị gián đoạn, và nếu rủi ro có xảy ra thì
khơng làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất của Công ty.
+ Trong khâu tổ chức thực hiện:
Trong Cơng ty, bơ phận chính phụ trách khâu này là bộ phận XNK và bộ phận kho, hiện tại trong hoạt động XNK của Cơng ty có 15 rủi ro đã đang và sẽ xảy