CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT RỦI RO
2.3.2 Phân tích những rủi ro trong hoạt động XNK của Công ty
Trong đàm phán hợp đồng ngoại thương
RR1: Không nắm bắt được các thông tin về đối tác
Cơng ty có 3 nhóm đối tác: nhóm nhà cung cấp ngun vật liệu chính; nhóm nhà cung cấp nước ngồi mua các máy móc, thiết bị, vật tư; và nhóm nhà cung cấp nội địa. Có rất nhiều nhà cung cấp khác nhau, mỗi nhân viên bộ phận mua hàng phụ trách liên lạc làm việc với một số nhà cung cấp khác nhau, tuy nhiên để hiểu về đối tác cần có một q trình tìm hiểu và nghiên cứu, vì thế việc nắm bắt thơng tin về các đối tác như thực lực của đối tác, lịch sử cơng ty, uy tín, tình hình tài chính, mức
độ trang bị kỹ thuật, …. cịn hạn hẹp, có thể dẫn đến hàng loạt những rủi ro trong
tương lai. Nguyên nhân:
- Do người mua hàng chưa có nhiều kinh nghiệm, và trình độ chun mơn chưa cao. - Nhà cung cấp che giấu thông tin.
Tần suất xuất hiện: Cao, đối với các loại bao bì đóng gói và các thiết bị vật tư trong nhà máy, Công ty thường xuyên thay đổi nhà cung cấp vì giá cả cạnh tranh. Vì thế, rất khó để có thể đánh giá được uy tín và thực lực của đối tác.
Mức độ nghiêm trọng: Cao. Khi không nắm bắt được mức độ trang bị kỹ thuật của
đối tác, rất có khả năng sản phẩm mà đối tác cung cấp không đạt tiêu chuẩn như
Công ty yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của Cơng ty, hơn nữa, khi
Cơng ty có đơn hàng gấp với số lượng nhiều mà nhà cung cấp khơng đáp ứng được thì cũng ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất của Công ty. Có những
loại máy móc hiện đại, nhà cung cấp u cầu thanh tốn trước, khi khơng biết được
đầy đủ các thông tin về đối tác sẽ rất nguy hiểm cho Công ty.
Biện pháp KSRR mà Cơng ty đang áp dụng: Cơng ty có ma trận chọn lựa nhà cung cấp_ Supplier Selection Matrix (xem phụ lục 6: Quy trình mua hàng), đã viết quy trình chọn lựa nhà cung cấp_ Supplier validation (xem phu lục 3: Quy trình chọn lựa nhà cung cấp) để các nhân viên có thể thu thập được đầy đủ thông tin về nhà
cung cấp, loại được những nhà cung cấp không đáp ứng được các yêu cầu của Công ty.
RR2: Nhà cung cấp không đáp ứng kịp thời các đơn hàng gấp của Công ty
Bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý kho thường xuyên gửi yêu cầu mua hàng gấp vì hàng trong kho sắp hết, tình trạng này thường xuyên xảy ra gây khó khăn cho bộ phận mua hàng, bộ phận XNK và nhà cung cấp trong việc liên hệ sắp xếp hàng hố vận chuyển đến Cơng ty, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của Công ty.
Nguyên nhân:
- Công ty không gửi dự báo đơn hàng cho nhà cung cấp vì kế hoạch sản xuất của Công ty thay đổi đột ngột nên các nguyên liệu sử dụng không đáp ứng kịp cho
sản xuất.
- Công ty gửi đơn hàng quá gấp nhà cung cấp chuẩn bị khơng kịp.
- Diện tích kho quá nhỏ so với khối lượng sản xuất vì thế Công ty phải đặt hàng lắt nhắt theo tháng, có khi theo tuần.
Tần suất xuất hiện: Cao
Mức độ nghiêm trọng: Cao, vì là hàng gấp cần cho sản xuất nên phải vận chuyển
bằng đường khơng thay vì đường biển, chí phí vận chuyển gia tăng làm giảm hiệu quả hoạt động của Cơng ty. Có trường hợp nhà cung cấp khơng có hàng kịp thời đáp ứng cho nhu cầu đột xuất của Công ty làm cho dây chuyền sản xuất của Công
ty phải dừng lại chờ nguyên liệu về, ảnh hưởng đến đầu ra của Công ty.
Biện pháp KSRR mà Công ty đang áp dụng: Tình hình sản xuất hiện tại của Công ty chưa ổn định, tỷ lệ hao hụt cịn cao nên khơng thể dự báo được lượng đơn hàng cho nhà cung cấp. Vì thế bộ phận mua hàng đang tìm kiếm nhà cung cấp nội địa để giảm thời gian vận chuyển và tiết kiệm chi phí. Vì diện tích kho q nhỏ so với quy mơ sản xuất của Công ty nên Công ty đã chấp nhận phương án thuê container để chứa hàng và tìm kiếm thuê kho bên ngoài.
Trong soạn thảo, ký kết hợp đồng
RR3: Hợp đồng không thể hiện các đầy đủ các điều khoản
Đơn hàng của Công ty được quản lý bằng hệ thống Oracle, đơn hàng được
xuất từ hệ thống là theo mẫu của tập đoàn quy định được sử dụng như là hợp đồng mua bán gửi đến các nhà cung cấp, mẫu này được áp dụng cho tất cà các nhà máy của tập đoàn trên thế giới. Những đơn hàng này chưa chặt chẽ cho những loại hàng hóa và dịch vụ phức tạp có giá trị lớn.
Nguyên nhân: theo mẫu quản lý chung của tập đoàn. Tần suất xuất hiện: Cao
Mức độ nghiêm trọng: Thấp. P/O của Công ty được xem là hợp đồng mua bán hàng hóa của Cơng ty theo mẫu chung của tập đoàn. Cho tới thời điểm hiện tại vẫn chưa có tổn thất nào cho việc P/O không thể hiện đầy đủ các điều khoản. Tuy nhiên,
trong tương lai Công ty sẽ vướng về mặt thuế nhưng tổn thất lại thấp nên được đánh giá là có mức độ mghiêm trọng thấp.
Biện pháp KSRR mà Cơng ty đang áp dụng: Chưa có biện pháp
RR4: Nhà cung cấp bỏ sót đơn hàng của Cơng ty
Hàng hóa nhập khẩu của Cơng ty rất nhiều và đa dạng, một nhân viên bộ phận mua hàng sẽ phụ trách một nhóm hàng hóa riêng. Đơn hàng của Công ty được hệ thống Oracle gửi trực tiếp đến nhà cung cấp, nhiều lúc nhân viên không theo dõi và email liên lạc với nhà cung cấp về đơn hàng dẫn đến bỏ sót đơn hàng của Cơng ty. Nguyên nhân: Người mua hàng không theo dõi đơn hàng với nhà cung cấp. Tần suất xuất hiện: Cao.
Mức độ nghiêm trọng: Cao, hàng hố khơng được cung cấp kịp thời cho sản xuất
làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Biện pháp KSRR mà Cơng ty đang áp dụng: Trưởng phòng nhắc nhở nhân viên
Trong tổ chức thực hiện hợp đồng RR5: Không thuê được phương tiện vận tải
Cơng ty có nhu cầu nhập khẩu một số loại hóa chất dùng để xi mạ sản phẩm và dùng trong phịng thí nghiệm, những loại hóa chất này có tính dễ cháy nổ và tính
ăn mịn cao, vì vậy có một số nhà vận chuyển từ chối không nhận vận chuyển hàng
Nguyên nhân: theo quy định của các nhà vận chuyển. Tần suất xuất hiện: Thấp
Mức độ nghiêm trọng: Thấp
Biện pháp KSRR mà Cơng ty đang áp dụng: tính tốn tổng thời gian vận chuyển để có thể đặt hàng và vận chuyển hàng về kịp thời phục vụ sản xuất.
RR6: Chứng từ khai hải quan chưa phù hợp
Khác biệt trọng lượng: Khi nhà cung cấp phát hành hoá đơn thương mại và chi tiết đóng gói thì trọng lượng được cân sẽ thể hiện trên chi tiết đóng gói và gửi chứng từ cho nhà vận chuyển. Khi vận chuyển lên sân bay thì nhà vận chuyển sẽ cân lại, lúc này trọng lượng thể hiện trên vận đơn sẽ khơng giống như trên chi tiết
đóng gói ban đầu. Khi bộ phận XNK nộp chứng từ này cho cơ quan hải quan thì bị
từ chối do chứng từ chưa phù hợp, vì theo quy định của pháp luật thì trọng lượng trên chi tiết đóng gói phải bằng trọng lượng trên vận đơn. Vì thế, bộ phận XNK phải liên lạc với nhà cung cấp sửa lại trọng lượng trên chứng từ và xuất trình lại cho cơ quan hải quan.
Nguyên nhân: do quy định của pháp luật khơng sát thực tế vì thế đã gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp.
Tần suất xuất hiện: Cao Mức độ nghiêm trọng: thấp
Biện pháp KSRR mà Công ty đang áp dụng: Yêu cầu nhà cung cấp sửa lại số kg trên chi tiết đóng gói khi đã có số kg chính thức thể hiện trên vận đơn. Tuy nhiên việc đều chỉnh này làm chậm trễ và gián đoạn quá trình quá trình khai báo hải quan của Công ty, mất nhiều thời gian hơn để hồn thành thủ tục cho một lơ hàng.
RR7: Khai báo sai tên hàng
Có trường hợp nhân viên khai báo nhầm tên nguyên vật liệu của Công ty dẫn
đến lượng báo cáo xuất nhập tồn bị âm so với thực tế. Việc này ảnh hưởng nghiêm
trọng đến số liệu báo cáo thanh khoản của Công ty.
Trường hợp khác là nhân viên khai báo khơng đúng so với hàng hóa thực tế do khơng hiểu được phần mơ tả hàng hóa do kỹ sư người nước ngoài cung cấp.
Nguyên nhân:
- Nhân viên XNK chưa hiểu rõ về hàng hoá cũng như chưa nắm bắt được
thông tin kỹ sư người nước ngoài cung cấp. - Do sự bất cẩn của nhân viên.
Tần suất xuất hiện: Thấp Mức độ nghiêm trọng: Thấp
Biện pháp KSRR mà Công ty đang áp dụng: nhân viên XNK đã yêu cầu kỹ sư người Việt mơ tả lại hàng hố hoặc hỏi trưởng bộ phận về hàng hóa trước khi khai báo hải quan cho những mặt hàng nhập khẩu lần đầu. Trường hợp khai báo nhầm tên nguyên liệu thì trưởng phịng nhắc nhở nhân viên cẩn thận hơn khi làm việc.
RR8: Chất lượng hàng hóa/dịch vụ khơng đạt yêu cầu
Theo quy định của tập đồn, khi Cơng ty có nhu cầu mua hàng hóa, bộ phận mua hàng phải tìm kiếm và so sánh báo giá từ 2 hoặc 3 nhà cung cấp khác nhau tùy theo giá trị đơn hàng, từ đó chọn ra một nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn của Công ty để mua hàng cho những lần sau. Nhân viên mua hàng không phải là người trực tiếp sử dụng sản phẩm, vì thế sẽ khơng biết được hàng hóa có đạt u cầu hay khơng khi lựa chọn báo giá rẻ nhất.
Nguyên nhân:
- Nhà cung cấp/ người mua hàng không hiểu hết về các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ.
- Ngành sản xuất của Cơng ty cịn mới, nhà cung cấp/người mua hàng chưa hình dung hết được các yêu cầu và tiêu chuẩn của hàng hoá /dịch vụ.
- Do thiên tai, lũ lụt.
- Do vận chuyển bốc xếp khơng an tồn gây nên đổ vỡ móp méo hàng hóa. - Do nhà cung cấp bảo quản hàng không tốt nên khi giao hàng cho Cơng ty thì
hàng hố đã bị hư. Tần suất xuất hiện: Cao. Mức độ nghiêm trọng: Thấp.
Biện pháp KSRR mà Công ty đang áp dụng: Đối với máy móc phục vụ sản xuất,
các kỹ sư sẽ giới thiệu nhà cung cấp cho bộ phận mua hàng để lấy báo giá; đối với các loại phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao, bao bì đóng gói…bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp cho Cơng ty. Mặt khác, người u cầu mua hàng có thể giới thiệu nhà cung cấp cho bộ phận mua hàng tham khảo.
RR9: Không xin kịp giấy phép nhập khẩu làm phát sinh phí lưu kho
Có một số loại hóa chất cần phải xin giấy phép nhập khẩu theo quy định của luật hóa chất, thời gian cấp phép từ 10-15 ngày. Các hóa chất của Cơng ty nhập về
đều thuộc dạng hàng nguy hiểm vì thế các hãng hàng khơng và hàng tàu sẽ tính phí
lưu kho ngay khi hàng đến, vì thế nếu Cơng ty nhập loại hóa chất phải xin giấy phép thì cần xin giấy phép trước khi hàng đến. Trong thời gian vừa qua có rất nhiều lơ hàng bị phí lưu kho nhiều ngày làm ngưng trệ hoạt động sản xuất của Công ty do chờ xin giấy phép nhập khẩu và giấy xác nhận khai báo hóa chất
Nguyên nhân:
- Do lần đầu tiên nhập khẩu hóa chất nên nhân viên cịn bối rối, chưa am hiểu về luật hóa chất và các quy trình nhập khẩu hóa chất.
- Do sự sơ sót của nhân viên trong q trình kiểm sốt các lơ hàng nhập khẩu
đã không kiểm tra để chuẩn bị xin giấy phép nhập khẩu kịp thời.
Tần suất xuất hiện: Thấp Mức độ nghiêm trọng: Thấp
Biện pháp KSRR mà Cơng ty đang áp dụng: Trưởng phịng nhắc nhở nhân viên kiểm tra việc xin giấy phép nhập khẩu trước khi vận chuyển hàng về Việt Nam.
RR10: Bộ chứng từ thanh tốn khơng hợp lệ nên khơng thanh tốn tiền hàng
được cho nhà cung cấp
Để thanh toán được tiền hàng cho nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải cung
cấp bộ chứng từ cho ngân hàng, bộ chứng từ gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, hợp đồng và vận đơn. Có một số trường hợp bộ phận xuất nhập khẩu khai báo trên tờ khai hải quan sai một số thông tin so với hóa đơn thương mại, chẳng hạn như khai sai tên người xuất khẩu, sai trị giá hóa đơn, sai số hợp đồng, sai số invoice, sai
Nguyên nhân: do sự bất cẩn của nhân viên Tần suất xuất hiện: Cao
Mức độ nghiêm trọng: Thấp
Biện pháp KSRR mà Công ty đang áp dụng: Nhắc nhở nhân viên kiểm tra trước khi truyền dữ liệu đến hải quan.
RR11: Luật hải quan thay đổi liên tục làm ảnh hưởng đến hoạt động XNK của Công ty
Trong khoảng thời gian từ tháng 06/2013 đến tháng 4/2014 đã có rất nhiều sự thay đổi thông tư hướng dẫn khai báo hàng hóa. Tháng 6/2013 chuyển từ khai hải quan từ xa sang khai hải quan điện tử. Tháng 11/2013 chính thức áp dụng thông tư 128, điểm đáng lưu ý trong thông tư này là doanh nghiệp chỉ cần xuất trình bản chụp hóa đơn thương mại khi đăng ký tờ khai nhập khẩu, việc này đã tạo rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp khi làm thủ tục khai báo hải quan. Tháng 12/2013, áp dụng chữ ký số cho việc khai báo hải quan, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải ký tên
đóng mộc trên tờ khai hải quan. Tháng 1/2014, doanh nghiệp phải chuyển qua loại
hình chế xuất theo quy định của pháp luật đối với DNCX. Tháng 4/2014, chính thức áp dụng hệ thống VNACCS/VCIS để khai báo hải quan. Mỗi bước chuyển giao là mỗi lần gặp một số sự cố hệ thống gây chậm trễ trong việc làm thủ tục hải quan cho các lơ hàng.
Cơng ty có dự án chuyển giao máy móc cơng nghệ sản xuất từ một Cơng ty thuộc tập đoàn ở Malaysia, tuy nhiên hiện tại Bộ Khoa Học và Cơng Nghệ đang có kế hoạch quy định về những điều kiện rất phức tạp để nhập khẩu máy móc thiết bị
đã qua sử dụng. Những quy định này sẽ gây khó khăn và cản trở dự án chuyển giao
máy móc dây chuyền cơng nghệ của Công ty. Tuy nhiên những quy định này được
đưa ra không rõ ràng và không thể thực hiện được, điều này ảnh hưởng đến tiến độ
thực hiện dự án của doanh nghiệp.
Quy định về việc dán nhãn năng lượng cho thiết bị chưa rõ ràng nhưng cơ
quan hải quan vẫn yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục này thì mới được thơng quan hàng hóa. Sau một thời gian làm thủ tuc dán nhãn năng lượng thì hiện quy
định này chưa rõ ràng nên tạm thời không áp dụng nữa. Hậu quả là bộ phận sản xuất
Nguyên nhân:
- Hải quan đang từng bước tiến hành thực hiện hiện đại hóa thủ tục hải quan, cải cách thủ tục hành chính, trong lúc chuyển giao chắc chắn khơng tránh khỏi sự cố.
- Bộ Khoa Học và Công Nghệ muốn ngăn chặn việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, dây chuyền cơng nghệ lạc hậu mà các nước đã tuyên bố loại bỏ, không muốn Việt Nam trở thành bãi rác công nghiệp.
- Bộ Công Thương đã ban hành thông tư số 07/2012/TT-BTC về việc quy định dán nhãn năng lượng cho các phương tiện và thiết bị sử dụng năng lượng nhưng quy trình hướng dẫn và nhiệm vụ của các ban ngành thực hiện thông tư này chưa được rõ ràng nên doanh nghiệp gặp khó khăn trong lúc làm thủ