7. Kết cấu của đề tài
2.3 Thực trạng HTKSNB tại Công ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam
2.3.1 Khảo sát đánh giá thực trạng HTKSNB
2.3.1.1 Mục tiêu khảo sát
Khảo sát này nhằm xác định hiện tại Công ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam đã xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào? Liệu năm thành phần của HTKSNB theo khuôn mẫu Coso 2013 gồm mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thơng tin truyền thơng và giám sát có hiện diện đầy đủ và hoạt động hiệu quả tại Công ty hay không? Liệu HTKSNB đã thực sự giúp cho Công ty đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ hay chưa? Từ kết quả khảo sát, tác giả sẽ đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty.
2.3.1.2 Đối tượng khảo sát
Đối tượng khảo sát là nhân viên tại các phịng ban trong cơng ty. (Danh sách cá
nhân tham gia phỏng vấn - Phụ lục 3).
2.3.1.3 Nội dung khảo sát
Tác giả đã sử dụng Bảng câu hỏi khảo sát gồm 92 câu hỏi chia thành 5 phần tương ứng với năm thành phần của HTKSNB (Phụ lục 1) được xây dựng dựa trên khuôn mẫu Coso 2013.
Tác giả đã gửi trực tiếp 60 phiếu câu hỏi khảo sát cho các nhân viên thuộc các phịng ban trong cơng ty. Sau khi gửi phiếu câu hỏi khảo sát trực tiếp tại các bộ phận khác nhau trong công ty tác giả đã thu lại 53 phiếu khảo sát hợp lệ (đạt tỷ lệ 88.3%). Từ đó, tác giả tiến hành thống kê, phân tích thực trạng HTKSNB tại Công ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam.
Kết quả khảo sát được trình bày tại Phụ lục 2. 2.3.2 Thực trạng về mơi trường kiểm sốt
2.3.2.1 Thực hiện cam kết đảm bảo tính chính trực và các giá trị đạo đức
Bảng 2.2: Bảng kết quả khảo sát về tính chính trực và các giá trị đạo đức
Bảng câu hỏi khảo sát Tỷ lệ (%)
Nguyên tắc 1: Tổ chức phải cam kết đảm bảo tính chính trực
và các giá trị đạo đức. Có Không
1.1
Ban giám đốc và các cấp quản lý có thực hiện cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức cả trong lời nói và hành động?
86.8 13.2
1.2
Cơng ty có ban hành các quy tắc ứng xử và/hoặc các chính sách về đạo đức hay khơng và chúng có đươc truyền đạt đầy đủ tới tất cả các cấp của tổ chức?
96.2 3.8
1.3
Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức của cơng ty có được trình bày trong quá trình đào tạo cho nhân viên mới?
32.1 67.9
1.4
Cơng ty có lập ra quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện các quy tắc ứng xử/chính sách đạo đức của các cá nhân trong đơn vị hay không?
67.9 32.1
1.5
Cơng ty có định kỳ tiến hành phân tích các vấn đề trong việc tuân thủ các quy tắc ứng xử và chính sách đạo đức để xác định các xu hướng và các nguyên nhân cốt lõi để đánh giá liệu có cần thiết phải bổ sung chính sách, truyền đạt, tập huấn và kiểm sốt hay khơng?
13.2 86.8
a. Ưu điểm:
Theo kết quả khảo sát, có 86.8% người tham gia khảo sát cho rằng ban giám đốc và các cấp quản lý đã thực hiện cam kết đảm bảo tính chính trực và các giá trị đạo đức trong lời nói và hành động. Trong giao tiếp, trao đổi cơng việc hàng ngày, ban giám đốc và các cấp quản lý đã thể hiện được cho nhân viên của mình thấy được các yêu cầu về đạo đức, thấy rõ việc gì là đúng và phù hợp, việc gì là sai trái và không nên làm.
96.2% người tham gia trả lời khảo sát đều đồng ý rằng công ty đã ban hành các quy tắc, chính sách quy định về những việc được làm và không được làm trong cơng việc dưới hình thức các bảng nội quy và trong thỏa ước lao động tập thể. Các quy tắc này đã nêu rõ cái nào đúng và cái nào sai; phản ánh được các quy định pháp
luật, các quy chuẩn và các tiêu chuẩn theo quy định. Những quy tắc, chính sách này đã được truyền đạt đến mọi cấp độ của tổ chức để tất cả các nhân viên trong cơng ty đều có thể biết bằng nhiều cách như dán nội quy ở các bảng thông báo; các cuộc họp; bằng văn bản gửi đến các bộ phận… và từ đó họ có thể tránh vi phạm những quy định, nội quy của tổ chức.
Bên cạnh đó, 67.9% người tham gia khảo sát cho rằng công ty đã có quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện các quy tắc ứng xử và chính sách đạo đức của các cá nhân trong công ty để xem xét rằng liệu những cá nhân trong cơng ty có thực hiện tốt các quy tắc, chính sách đó hay khơng. Việc đánh giá này được thực hiện để xem xét mức độ tuân thủ các quy định của nhân viên, từ đó đưa ra mức khen thưởng xứng đáng cho họ. Ngồi ra, khi cơng ty xem xét để thăng chức cho nhân viên thì bên cạnh đánh giá về chun mơn nhân viên đó sẽ đươc đánh giá việc tuân thủ các quy định, chuẩn mực về đạo đức trong cơng ty.
b. Hạn chế
Có tới 67.9% người tham gia khảo sát cho rằng nhân viên mới chưa được biết về cam kết tính chính trực và các giá trị đạo đức của ban giám đốc. Ngồi ra, cơng ty chưa đánh giá định kỳ để phân tích xu hướng và nguyên nhân của các hành vi không tuân thủ các quy tắc ứng xử và chính sách đạo đức nhằm kịp thời bổ sung các quy định, chính sách khi chỉ có 13.7% người tham gia khảo sát cho rằng có và có đến 86.8% cho rằng khơng có việc đánh giá định kỳ này.
2.3.2.2 Ban kiểm soát độc lập với ban giám đốc và thực hiện giám sát sự phát triển và hiệu quả của HTKSNB và hiệu quả của HTKSNB
Bảng 2.3: Bảng kết quả khảo sát về ban kiểm soát
Bảng câu hỏi khảo sát Tỷ lệ (%)
Nguyên tắc 2: Ban kiểm soát phải độc lập với ban giám đốc và thực hiện giám sát sự phát triển và hiệu quả thực hiện của kiểm sốt nội bộ.
Có Khơng
2.1 Ban kiểm soát đã xác định và chấp nhận trách nhiệm
giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức? 24.5 75.5 2.2 Số lượng và năng lực của ban kiểm sốt có phù hợp với 18.9 81.1
tính chất của tổ chức?
2.3 Năng lực của các thành viên ban kiểm sốt có được đánh
giá định kỳ không? 22.6 77.4
2.4
Các thành viên ban kiểm sốt có tham gia các buổi tập huấn, các khóa đào tạo phù hợp để duy trì kỹ năng hiện có và có liên quan?
15.1 84.9
2.5 Các thành viên ban kiểm soát làm việc khách quan trong
việc đánh giá và ra quyết định? 13.2 86.8
2.6
Ban kiểm sốt có giám sát thận trọng và hiệu quả các quá trình thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức?
20.8 79.2
Ban kiểm soát đã được thiết lập nhằm giám sát các hoạt động của công ty, giám sát sự phát triển và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tuy nhiên, từ lúc thành lập đến nay, ban kiểm soát của công ty được đánh giá chưa có hiệu quả rõ rệt. Ban kiểm sốt chủ yếu hoạt động mang tính hình thức, chưa nhận thức mức độ quan trọng của công việc kiểm sốt của mình, chưa thực hiện có hiệu quả cơng việc giám sát đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phần lớn những người tham gia khảo sát (77.4%) cho rằng năng lực của các thành viên ban kiểm soát chưa được kiểm tra, đánh giá định kỳ và 84.9% cho rằng họ cũng không tham gia các buổi tập huấn hay các khóa đào tạo để duy trì các kỹ năng của mình. 79.2% người tham giá khảo sát cho rằng ban kiểm soát chưa giám sát thận trọng và hiệu quả các quá trình từ việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức, giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành ổn định và hiệu quả.
2.3.2.3 Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn
Bảng 2.4: Bảng kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn
Bảng câu hỏi khảo sát TỶ LỆ (%)
Nguyên tắc 3: Thiết lập hệ thống quản lý, với cơ cấu tổ chức,
trách nhiệm và quyền hạn thích hợp để theo đuổi mục tiêu. Có Khơng
3.1
Cơ cấu tổ chức của cơng ty có phù hợp với quy mô, hoạt động của tổ chức nhằm tạo điều kiện để ban giám đốc thực hiện trách nhiệm giám sát không?
3.2 Các báo cáo được thiết lập có rõ ràng và phù hợp cho thấy
rõ trách nhiệm của các bộ phận hay không? 75.5 24.5 3.3 Cơng ty có các chính sách và quy trình cho việc uỷ quyền
và phê duyệt các giao dịch ở các cấp thích hợp? 81.1 18.9 3.4
Công ty đã thực hiện phân công trách nhiệm một cách rõ ràng, đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc, tận dụng mọi nguồn lực của doanh nghiệp, tránh chống chéo, lãng phí?
62.3 37.7
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của tổ chức đó.
Có 75.5% người tham gia khảo sát đánh giá cơ cấu tổ chức với ban giám đốc và mười bộ phận, phòng ban trực thuộc tương đối phù hợp với đặc điểm, quy mô, ngành nghề của của công ty, đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Điều này giúp cho công ty hoạt động một hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực và giúp ban giám đốc có thể thực hiện chức năng giám sát của mình tốt hơn. Tuy nhiên, một số bộ phận còn kiêm nhiệm nhiều chức năng như bộ phận Hành chính cịn kiêm nhiệm chức năng Nhân sự mà khơng có một bộ phận riêng biệt phụ trách chức năng này, mặc dù Cơng ty có số lượng nhân sự khá lớn. Điều này dẫn đến việc chính sách nhân sự trong cơng ty có lúc cịn chưa phù hợp, chưa được điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
81.1% người tham gia khảo sát đồng ý rằng cơng ty cũng đã thiết lập được chính sách và quy trình bằng văn bản cho việc ủy quyền và phê duyệt giao dịch ở các cấp thích hợp. Ví dụ: phó tổng giám đốc được ủy quyền thay mặt tổng giám đốc quyết định và xử lý các vấn đề khi tổng giám đốc khơng có mặt; giám đốc tài chính được ủy quyền ký duyệt hóa đơn tài chính; trưởng bộ phận phê duyệt đơn xin nghỉ phép của nhân viên… Việc phân quyền này giúp cho cấp dưới có thể chủ động ra quyết định, rút ngắn thời gian xử lý cơng việc, khuyến khích sáng tạo, chủ động.
Trách nhiệm báo cáo của các phòng ban đều đã được thiết lập một cách rõ ràng, cho thấy rõ hiệu quả cơng việc của phịng ban, bộ phận đó. Các báo cáo này được
lập định kỳ theo yêu cầu và được kiểm soát bởi các quản lý cấp cao và ban giám đốc. Việc phân cơng trách nhiệm giữa các phịng ban của cơng ty đã được quy định rõ ràng trong quy chế của công ty.
2.3.2.4 Cam kết thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp
Bảng 2.5: Bảng kết quả khảo sát về cam kết thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp
Bảng câu hỏi khảo sát TỶ LỆ (%)
Nguyên tắc 4: Tổ chức phải cam kết thu hút, phát triển và giữ
lại những cá nhân có năng lực phù hợp với các mục tiêu. Có Khơng
4.1
Cơng ty có mơ tả cơng việc, hướng dẫn tham khảo dưới dạng văn bản hay các mẫu thông tin để thông báo cho nhân viên về yêu cầu về năng lực và kỹ năng của họ?
24.5 75.5
4.2
Cơng ty có các tiêu chuẩn và quy trình tuyển dụng, đánh giá, thăng chức, xét thưởng, luân chuyển và chấm dứt hợp đồng nhân sự?
37.7 62.3
4.3
Việc tập huấn có được xác định và truyền đạt đúng nhân viên cần thiết để giải quyết nhu cầu như cập nhật các quy định, tiêu chuẩn mới hoặc bất cứ lĩnh vực cần cải thiện khác?
37.7 62.3
4.4
Cơng ty có quy trình chính thức để đánh giá năng lực, phát hiện thiếu sót và các biện pháp khắc phục các rủi ro tiềm ẩn và nguyên nhân cốt lõi liên quan đến thiếu năng lực, đào tạo, động lực?
50.9 49.1
4.5
Các chính sách của cơng ty có bao gồm kế hoạch xây dựng đội ngũ kế nhiệm cho các vị trí nhân sự cao cấp và các kế hoạch dự phòng nhằm đảm bảo trách nhiệm quan trọng để kiểm soát nội bộ?
18.9 81.1
Những người lao động là nguồn lực quan trọng trong công ty. Cam kết thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp tức là việc ban giám đốc đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ được giao; liên tục đào tạo để cập nhật kỹ năng và kiến thức cho họ; bên cạnh đó tạo mơi trường làm việc, thu nhập phù hợp để họ có thể làm việc lâu dài cho tổ chức.
Việc cam kết thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp trong công ty chưa thực sự được chú trọng, chưa khuyến khích người lao động cống hiến cho công việc, chưa thực sự thu hút những lao động tiềm năng.
Quy trình tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng và chấm dứt hợp đồng với nhân viên chưa được quy định cụ thể bằng văn bản; làm cho công tác đánh giá, khen thưởng chưa phù hợp, công bằng, gây tâm lý không tốt cho nhân viên.
Hiện nay, cơng ty chưa có văn bản mơ tả chi tiết u cầu năng lực, kỹ năng của từng vị trí của các nhân viên trong công ty. Khi nhân viên tiếp nhận vị trí, họ chỉ được thông tin về yêu cầu cơ bản trong cơng việc của mình thơng qua cấp trên trực tiếp, chính vì vậy một bộ phận nhân viên chưa hoàn toàn ý thức rõ được trách nhiệm của mình để đạt mục tiêu chung của tổ chức. Bên cạnh đó, chỉ có một bộ phận nhỏ người lao động được tham gia tập huấn về các quy định, tiêu chuẩn mới; sau đó truyền đạt lại cho những người khác nên hiệu quả tiếp thu chưa cao.
Quy trình đánh giá năng lực nhằm phát hiện những thiếu sót để xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp phù hợp chưa được xây dựng tại công ty. Do chưa đánh giá chuẩn xác năng lực và hiệu quả công tác của nhân viên cho nên cơng ty chưa có biện pháp khen thưởng, kỷ luật phù hợp; chưa phát hiện những nhân viên yếu kém để có biện pháp đào tạo lại hoặc sa thải nhằm đảm bảo mỗi vị trí đều có được sự phục vụ tốt nhất, hiệu quả nhất có thể.
Việc xây dựng đội ngũ quản lý kế nhiệm cũng chưa được công ty chú trọng. Ban giám đốc là người được cơng ty mẹ ở Đài Loan chỉ định; cịn quản lý ở các bộ phận cơng ty nếu vì lý do nào đó khơng tiếp tục làm việc thì cơng ty sẽ tìm kiếm người thay thế từ bên ngồi thơng qua tuyển dụng trực tiếp hoặc các công ty cung cấp dịch vụ môi giới nhân sự. Công ty không chú trọng đến việc xây dựng đội ngũ kế cận có thể dẫn đến xáo trộn, việc duy trì hệ thống kiểm sốt nội bộ bị gián đoạn trong thời gian chuyển tiếp.
2.3.2.5 Đảm bảo các cá nhân chịu trách nhiệm giải trình
Bảng 2.6: Bảng kết quả khảo sát về việc đảm bảo các cá nhân chịu trách nhiệm giải trình
Bảng câu hỏi khảo sát TỶ LỆ (%)
Nguyên tắc 5: Tổ chức đảm bảo cho các cá nhân chịu trách
5.1
Cơ cấu tổ chức và các tiêu chí bước đầu có giúp thiết lập và tăng cường trách nhiệm các cá nhân trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ?