7. Kết cấu của đề tài
2.3 Thực trạng HTKSNB tại Công ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam
2.3.5.3 Truyền thơng với các đối tượng bên ngồi cơng ty
Bảng 2.16: Bảng kết quả khảo sát về việc truyền thông với các đối tượng bên ngồi cơng ty
Bảng câu hỏi khảo sát TỶ LỆ (%)
Nguyên tắc 15: Tổ chức giao tiếp với các đối tượng liên quan bên
ngoài về các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động kiểm sốt nội bộ Có Khơng
15.1
Cơng ty có quy trình thực hiện để truyền đạt thơng tin có liên quan và kịp thời cho các nhóm bên ngồi bao gồm cổ đơng, các đối tác, khách hàng, các nhà phân tích tài chính và các bên khác?
75.5 24.5
15.2
Cơng ty có một quy trình tại chỗ để tiếp nhận thông tin liên lạc bên ngồi của cổ đơng, các đối tác, khách hàng, các nhà phân tích tài chính và các bên khác?
50.9 49.1
15.3
Thơng tin từ bên ngồi về các hoạt động của cơng ty có liên quan đến các vấn đề về kiểm sốt nội bộ được tiếp nhận, đánh giá; và thông báo cho Ban giám đốc nếu cần thiết?
86.8 13.2
15.4
Cơng ty có các kênh truyền thông riêng biệt sẵn sàng cho khách hàng, nhà cung cấp …để cho phép họ giao tiếp trực tiếp với quản lý và nhân viên khác (chẳng hạn như một đường
dây nóng)?
15.5
Định kỳ, ban giám đốc có đánh giá lại hiệu quả các phương pháp truyền thông để đảm bảo các phương pháp đang hoạt động có hiệu quả, trong đó xem xét thời gian, người tiếp nhận thơng tin, tính chất thơng tin, u cầu pháp lý, quy định ...?
37.7 62.3
a. Ưu điểm
Các đối tượng bên ngồi cơng ty cần truyền đạt thơng tin gồm các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu…, khách hàng, các nhà cung cấp trong và ngoài nước… .Việc tiếp nhận thông tin từ các đối tượng bên ngồi đã được cơng ty ban hành quy trình cụ thể, khi các thơng tin có thể được cung cấp bằng văn bản, phịng hành chính là đầu mối tiếp nhận, sau đó phịng hành chính sẽ chuyển văn bản đó cho bộ phận liên quan. Ngồi ra, cơng ty đã thiết lập số điện thoại liên lạc trực tiếp để tiếp nhận thông tin từ bên ngồi thơng qua bộ phận hành chính và bộ phận này sẽ chuyển cuộc gọi đến bộ phận cần tiếp nhận thông tin. Các thông tin về hoạt động của công ty được tiếp nhận, xem xét và nếu cần thiết sẽ được báo cáo cho ban giám đốc công ty.
b. Hạn chế
Cơng ty đã có quy trình truyền đạt thơng tin liên quan cho các đối tượng bên ngồi cơng ty, tuy nhiên, có những lúc việc truyền đạt thơng tin cịn chậm trễ ví dụ như khi nộp các báo cáo thống kê cho ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu bị trễ hạn, khi chính sách thu mua của cơng ty thay đổi có khi truyền đạt đến các nhà cung cấp bị muộn gây ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của cơng ty.
Ban giám đốc công ty chưa thực hiện xem xét, đánh giá hiệu quả các phương pháp truyền thông với các đối tượng bên ngồi cơng ty, chưa cân nhắc các yếu tố thời gian, người tiếp nhận thơng tin, tính chất thông tin, yêu cầu pháp lý, các quy định… để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.