7. Kết cấu của đề tài
3.2 Các giải pháp hoàn thiện các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện thành phần hoạt động kiểm soát
3.2.3.1 Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát hỗ trợ tất cả các thành phần của kiểm sốt nội bộ, nhưng nó thường đi kèm với các thành phần đánh giá rủi ro. Sau khi đánh giá rủi ro, quản lý xác định và thực hiện các hành động cần thiết để phản ứng với các rủi ro cụ thể.
Mỗi cơng ty có những thiết lập riêng của mình về các mục tiêu và phương pháp thực hiện, và sẽ có sự khác biệt về rủi ro, cách ứng phó với rủi ro, và các hoạt động kiểm sốt liên quan. Thậm chí cả khi hai cơng ty có những mục tiêu và các cơ cấu giống hệt nhau, hoạt động kiểm sốt của họ có thể khác nhau. Chính vì vậy, cơng ty đang sử dụng những hoạt động kiểm sốt kế thừa từ cơng ty mẹ có thể sẽ khơng phù hợp, công ty cần xác định các yếu tố cụ thể có thể ảnh hưởng đến các hoạt động kiểm sốt như mơi trường kinh doanh, hệ thống thông tin mà cơng ty đang sử dụng, đặc điểm văn hóa cơng ty, cơ cấu tổ chức… từ đó điều chỉnh cho phù hợp với đặc điểm của cơng ty mình.
Bên cạnh đó, cơng ty cần kết hợp các hoạt động kiểm soát đa dạng như kiểm soát phịng ngừa và kiểm sốt phát hiện; kiểm sốt thủ cơng và kiểm sốt tự động nhằm có thể hạn chế thấp nhất ảnh hưởng của các rủi ro có thể xảy ra.
Cơ bản, hệ thống thông tin của công ty đã được đầu tư và vận hành tương đối phù hợp với tính chất và mức độ sử dụng của công ty. Ban giám đốc đã nhận thức và xác định được sự phụ thuộc giữa các q trình kinh doanh, các hoạt động kiểm sốt tự động và kiểm soát chung về CNTT. Ban giám đốc đã thiết lập các hoạt động kiểm soát các cơ sở hạ tầng công nghệ, được thiết kế và thực hiện để giúp đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, và sẵn có của hệ thống. Các hoạt động kiểm soát CNTT chung được xác định một cách thích hợp, cân nhắc với cơ sở hạ tầng công nghệ đang sử dụng như quy định backup dữ liệu, hệ điều hành được thực hiện hàng ngày và thường xuyên được ra soát để đảm bảo.
Tuy nhiên, công ty cần chú trọng vấn đề bảo mật dữ liệu, tránh việc dữ liệu bị khai thác trái phép để sử dụng cho các mục đích khác. Để kiểm sốt việc đó, cơng ty cần thực hiện kiểm sốt quyền truy cập thơng tin của hệ thống khỏi sự truy cập và sử dụng trái phép hệ thống và hỗ trợ phân quyền nhằm ngăn chặn sử dụng trái phép và thay đổi dữ liệu. Bên cạnh đó cần nâng cao hiểu biết của nhân viên về hệ thống thông tin để hạn chế việc chia sẻ tài khoản truy cập như đang diễn ra hiện nay. Đối với nhân viên đã nghỉ việc hay có ý định nghỉ việc do bất đồng với công ty cần được đưa ra khỏi danh sách có thể truy cập một cách kịp thời, và cần thường xun rà sốt kiểm tra những tài khoản có quyền truy cập để biết liệu nó có cịn phù hợp hay không.
3.2.3.3 Triển khai các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm sốt của cơng ty cần phải được triển khai kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả. Hoạt động kiểm sốt khơng kịp thời có thể làm giảm tính hữu ích của các hoạt động kiểm sốt. Ví dụ, việc đánh giá các tài khoản có quyền truy cập khơng phù hợp cần được tiến hành một cách kịp thời để giảm nguy cơ bị truy cập trái phép.
Công ty cần sử dụng nhân viên có đủ năng lực thực hiện hoạt động kiểm soát với sự tập trung cao độ và siêng năng. Năng lực cần thiết để thực hiện hoạt động kiểm soát sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như sự phức tạp của hoạt động kiểm soát và khối
lượng giao dịch. Và hoạt động kiểm sốt sẽ khơng hữu ích nếu thực hiện mà khơng có sự tập trung cao độ, siêng năng.
Ban giám đốc phải đánh giá lại các chính sách, thủ tục và các hoạt động kiểm soát liên quan định kỳ để kiểm tra chúng có tiếp tục phù hợp và hiệu quả. Những thay đổi trong nhân sự, quy trình và cơng nghệ có thể làm giảm hiệu quả của hoạt động kiểm soát hoặc một số hoạt động kiểm sốt trở nên dư thừa. Bất cứ khi nào có những thay đổi xảy ra, quản lý cần đánh giá lại sự liên quan của các kiểm sốt hiện có và điều chỉnh chúng khi cần thiết.
3.2.4 Giải pháp hồn thiện thành phần thơng tin và truyền thông 3.2.4.1 Sử dụng thơng tin chất lượng và thích hợp
Cơng ty cần duy trì chất lượng thơng tin để đảm bảo cho hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trong bối cảnh lượng dữ liệu vô cùng lớn như hiện nay. Khả năng để tạo ra thông tin chất lượng bắt đầu với nguồn dữ liệu. Dữ liệu khơng chính xác hoặc khơng đầy đủ, và các thơng tin thu được từ dữ liệu đó, có thể dẫn đến khả năng sai sót, gây ra các quyết định sai lầm. Để duy trì chất lượng thơng tin cần đảm bảo các yếu tố: thơng tin phải sẵn sàng để người dùng có thể truy cập, các dữ liệu phải chính xác và đầy đủ, những thơng tin quan trọng cần được giới hạn chỉ có người có thẩm quyền được phép truy cập, được duy trì trong thời gian dài nhằm phục vụ việc đối chiếu hay kiểm tra, được cung cấp đầy đủ và phù hợp nhu cầu, được cung cấp kịp thời giúp xác định sớm vấn đề và cần được kiểm chứng để đảm bảo tính chính xác. 3.2.4.2 Truyền thơng trong cơng ty
Cơng ty cần cung cấp các văn bản quy định về trách nhiệm kiểm soát nội bộ của nhân viên và truyền đạt cho nhân viên hiểu về chính sách hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ, mục tiêu cụ thể, tầm quan trọng và lợi ích của việc kiểm sốt nội bộ hiệu quả, vai trị của các bên trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ … và từ đó nhân viên có nhận thức đúng và thực hiện tốt trách nhiệm kiểm sốt của mình ở cơng ty.
Công ty cần thiết lập một cơ chế truyền thơng riêng biệt có thể nặc danh hoặc bí mật (đường dây nóng, thư từ) khi các kênh thông thường không hiệu quả (do bị
ngăn cản, che dấu) để truyền đạt, báo cáo những sai phạm lên ban giám đốc hoặc ban kiểm sốt mà khơng cần thông qua các cấp trung gian. Nhân viên phải được hiểu đầy đủ cách những kênh này hoạt động, làm thế nào họ có thể sử dụng, và làm thế nào họ sẽ được bảo vệ khi sử dụng chúng. Công ty cũng cần khuyến khích các nhân viên báo cáo các vi phạm đáng ngờ và đảm bảo họ không bị trả thù, cho họ biết rằng quản lý cấp cao sẽ có các biện pháp xử lý khi tiếp nhận những thơng tin đó.
3.2.4.3 Truyền thơng với các đối tượng bên ngồi cơng ty
Truyền thông không chỉ xảy ra bên trong cơng ty mà cịn được thực hiện với những đối tượng bên ngồi. Với các kênh thơng tin liên lạc với các đối tượng bên ngồi, thơng tin quan trọng về các chính sách của cơng ty có thể được cung cấp cho nhà đầu tư, các đối tác kinh doanh, khách hàng, các cơ quan quản lý nhà nước, và các đối tượng bên ngoài khác và tiếp nhận từ các đối tượng đó các thơng tin cần thiết để báo cáo cho các cấp quản lý phù hợp để có phương pháp xử lý kịp thời.
Công ty cần phát triển và thực hiện các phương pháp giao tiếp với đối tượng bên ngồi gồm các chính sách và thủ tục để nhận được thơng tin từ các đối tượng bên ngồi và cung cấp thơng tin cho họ một cách kịp thời và hiệu quả. Từ những thơng tin đó nhà quản lý có thể phát hiện ra những hoạt động gian lận hoặc sai sót trong hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Định kỳ, ban giám đốc cần thực hiện xem xét, đánh giá hiệu quả các phương pháp truyền thông với các đối tượng bên ngồi cơng ty, cân nhắc các yếu tố thời gian, người tiếp nhận thơng tin, tính chất thơng tin, u cầu pháp lý, các quy định… để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo truyền thông với các đối tượng bên ngoài sẽ hỗ trợ cho việc kiểm sốt nội bộ của cơng ty.
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện thành phần giám sát
3.2.5.1 Thực hiện giám sát liên tục và giám sát định kỳ
Giám sát có thể được thực hiện theo hai cách: giám sát liên tục hoặc đánh giá định kỳ, hoặc kết hợp cả hai. Ban giám đốc nên kết hợp cả giám sát liên tục và định kỳ để đánh giá liệu các thành phần của kiểm sốt nội bộ có đang hoạt động hiệu quả
hay khơng. Trong đó, ban giám đốc có thể giám sát định kỳ bằng các biện pháp tương tự như kiểm sốt liên tục nhưng khơng đi sâu vào các hoạt động thường xuyên của đơn vị.
Trong quá trình giám sát, cơng ty cần xem xét mức độ thay đổi trong việc kinh doanh của đơn vị. Nếu công ty đang thuộc một ngành công nghiệp đang thay đổi nhanh chóng có thể cần phải có những giám sát định kỳ thường xuyên hơn và có thể xem xét lại các kết hợp của các giám sát liên tục và định kỳ trong khoảng thời gian có sự thay đổi. Cụ thể, ngành dệt may đang đứng trước nhiều cơ hội và thách thức kể từ khi hiệp định TPP được ký kết, để có thể nắm bắt cơ hội và đạt được hiệu quả tốt nhất, công ty cần tăng cường giám sát hệ thống kiểm sốt nội bộ thơng qua giám sát và giám sát định kỳ. Tương tự, nếu ban giám đốc đánh giá mức độ rủi ro có thay đổi đáng kể thì họ cần có các điều chỉnh, thay đổi phạm vi và tần số của các giám sát định kỳ tùy thuộc vào mức độ rủi ro đã được đánh giá.
3.2.5.2 Đánh giá và truyền đạt sự khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ một cách kịp thời tới các bên chịu trách nhiệm
Khi tiến hành các hoạt động giám sát, công ty có thể phát hiện ra những vấn đề thiếu sót của hệ thống kiểm sốt nội bộ thì cần phải được xử lý kịp thời. Ngồi ra, cơng ty có thể xác định các cơ hội để nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ, hoặc các bộ phận mà nếu có những thay đổi so với hiện tại thì hệ thống kiếm sốt nội bộ có thể giúp cho cơng ty có thể đạt các mục tiêu lớn hơn.
Khi đã xác định được các thiếu sót của hệ thống kiểm sốt nội bộ, những thiếu sót đó cần phải được truyền đạt cho các bên liên quan để có hành động khắc phục kịp thời. Bên cạnh đó, ban giám đốc cần hỗ trợ và giám sát việc khắc phục các thiếu sót cho đến khi những thiếu sót được khắc phục hồn tồn.
3.3 Kiến nghị
3.3.1 Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước
- Tăng cường hỗ trợ các doanh nghiệp dệt may: Các doanh nghiệp dệt may hiện nay đang đóng góp rất lớn cho việc phát triển kinh tế của Việt Nam, tuy nhiên các doanh nghiệp đang đối mặt với rất nhiều khó khăn như ngành cơng nghiệp phụ
trợ chưa phát triển, nguyên liệu còn phụ thuộc vào hàng nhập khẩu, năng suất lao động thấp… Chính vì vậy, nhà nước cần có các chính sách hỗ trợ để các doanh nghiệp này tăng năng suất lao động và chất lượng sản phẩm để có thể cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
- Hồn thiện hệ thống lý luận về kiểm sốt nội bộ: Trong một môi trường kinh tế ln ln có nhiều biến động, các cơ quan quản lý Nhà nước cần liên tục hoàn thiện hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ giúp cho các doanh nghiệp có nền tảng về kiểm sốt nội bộ, đáp ứng được với yêu cầu. Các cơ quan quản lý nhà nước có thể học hỏi, rút kinh nghiệm từ những nước phát triển, có hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ khá tốt để từ đó xây dựng hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm của Việt Nam và các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay.
- Hỗ trợ đào tạo về kiểm sốt nội bộ: Các chương trình đào tạo về kiểm sốt nội bộ ở Việt Nam hiện nay tuy có nhưng cịn chưa đầy đủ, chất lượng chưa được tốt; Nhà nước cần hỗ trợ, cung cấp các chương trình đào tạo từ trường đại học đến các khóa đào tạo về quản lý để cung cấp cho họ kiến thức về kiểm sốt nội bộ để học viên có thể áp dụng trong thực tế.
3.3.2 Đối với công ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam
- Cơng ty cần hồn thiện các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ bằng các giải pháp tác giả đã nêu ở phần 3.2
- Chú trọng truyền thông nội bộ, đào tạo cho tất cả nhân viên trong tồn cơng ty các kiến thức về hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao nhận thức về vai trò của họ trong hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty
- Hệ thống thông tin của công ty cần được nâng cấp và cập nhật để đáp ứng yêu cầu quản lý và các quy định của Nhà nước nhằm giảm thiểu được các rủi ro, lãng phí.
- Đánh giá định kỳ nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kịp thời phát hiện các vi phạm, xem xét xu hướng và nguyên nhân của các hành vi vi phạm để có biện pháp khắc phục kịp thời, hạn chế nhỏ nhất các thiệt hại do hệ thống kiểm soát nội bộ kém hữu hiệu gây ra.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trong một môi trường kinh tế đầy biến động, cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, bất kỳ công ty nào cũng phải đối mặt với nhiều rủi ro, thách thức có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của mình. Chính vì vậy, mỗi cơng ty phải ln nỗ lực để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của mình nhằm hạn chế những ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Từ quan điểm đó, sau khi xác định được các hạn chế và nguyên nhân gây ra chúng, ở chương 3 tác giả đã đưa ra một số kiến nghị đối với công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của cơng ty, từ đó hạn chế được ảnh hưởng từ các rủi ro, thách thức và giúp công ty đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ đã đề ra.
KẾT LUẬN CHUNG
Công ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam là một công ty đang hoạt động trong lĩnh vực dệt may. Trong bối cảnh hiện nay, khi Việt Nam đã ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương với nhiều các đối tác trên toàn thế giới, ngành dệt may đang đứng trước vô vàn cơ hội và thách thức. Để có thể nắm bắt được các cơ hội và vượt qua các thách thức, công ty cần không ngừng nỗ lực để cải tiến chất lượng sản phẩm, cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, nâng cao năng suất… Để làm được điều đó, hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty cần phải đáp ứng yêu cầu, giúp hạn chế các rủi ro, phát huy các thế mạnh giúp công ty đạt được các mục tiêu của mình.
Trong luận văn của mình, tác giả đã hệ thống khái quát các khái niệm và quá trình hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ; các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo khn mẫu Coso 2013. Từ nền tảng đó, tác giả đã xây dựng bảng câu hỏi khảo sát nhằm đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam và xác định ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ. Sau đó, tác giả đã đề xuất một số kiến nghị nhằm giúp công ty