7. Kết cấu của đề tài
2.3 Thực trạng HTKSNB tại Công ty TNHH Eclat Fabrics Việt Nam
2.3.2.3 Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn
Bảng 2.4: Bảng kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn
Bảng câu hỏi khảo sát TỶ LỆ (%)
Nguyên tắc 3: Thiết lập hệ thống quản lý, với cơ cấu tổ chức,
trách nhiệm và quyền hạn thích hợp để theo đuổi mục tiêu. Có Khơng
3.1
Cơ cấu tổ chức của cơng ty có phù hợp với quy mô, hoạt động của tổ chức nhằm tạo điều kiện để ban giám đốc thực hiện trách nhiệm giám sát không?
3.2 Các báo cáo được thiết lập có rõ ràng và phù hợp cho thấy
rõ trách nhiệm của các bộ phận hay không? 75.5 24.5 3.3 Cơng ty có các chính sách và quy trình cho việc uỷ quyền
và phê duyệt các giao dịch ở các cấp thích hợp? 81.1 18.9 3.4
Công ty đã thực hiện phân công trách nhiệm một cách rõ ràng, đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc, tận dụng mọi nguồn lực của doanh nghiệp, tránh chống chéo, lãng phí?
62.3 37.7
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của tổ chức đó.
Có 75.5% người tham gia khảo sát đánh giá cơ cấu tổ chức với ban giám đốc và mười bộ phận, phòng ban trực thuộc tương đối phù hợp với đặc điểm, quy mô, ngành nghề của của công ty, đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Điều này giúp cho công ty hoạt động một hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực và giúp ban giám đốc có thể thực hiện chức năng giám sát của mình tốt hơn. Tuy nhiên, một số bộ phận còn kiêm nhiệm nhiều chức năng như bộ phận Hành chính cịn kiêm nhiệm chức năng Nhân sự mà khơng có một bộ phận riêng biệt phụ trách chức năng này, mặc dù Cơng ty có số lượng nhân sự khá lớn. Điều này dẫn đến việc chính sách nhân sự trong cơng ty có lúc cịn chưa phù hợp, chưa được điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
81.1% người tham gia khảo sát đồng ý rằng công ty cũng đã thiết lập được chính sách và quy trình bằng văn bản cho việc ủy quyền và phê duyệt giao dịch ở các cấp thích hợp. Ví dụ: phó tổng giám đốc được ủy quyền thay mặt tổng giám đốc quyết định và xử lý các vấn đề khi tổng giám đốc khơng có mặt; giám đốc tài chính được ủy quyền ký duyệt hóa đơn tài chính; trưởng bộ phận phê duyệt đơn xin nghỉ phép của nhân viên… Việc phân quyền này giúp cho cấp dưới có thể chủ động ra quyết định, rút ngắn thời gian xử lý cơng việc, khuyến khích sáng tạo, chủ động.
Trách nhiệm báo cáo của các phòng ban đều đã được thiết lập một cách rõ ràng, cho thấy rõ hiệu quả cơng việc của phịng ban, bộ phận đó. Các báo cáo này được
lập định kỳ theo yêu cầu và được kiểm soát bởi các quản lý cấp cao và ban giám đốc. Việc phân cơng trách nhiệm giữa các phịng ban của cơng ty đã được quy định rõ ràng trong quy chế của công ty.