7. Kết cấu của đề tài
3.2 Các giải pháp hoàn thiện các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2.1 Giải pháp hồn thiện thành phần mơi trường kiểm soát
3.2.1.1 Tổ chức phải cam kết đảm bảo tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và các giá trị đạo đức là những thông điệp cốt lõi trong truyền thông và đào tạo của tổ chức. Một cơng ty có cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức sẽ dễ giữ chân nhân viên, duy trì hiệu quả cơng việc, hạn chế rủi ro và gian lận. Khi có nhân viên mới, cơng ty cần thực hiện phổ biến cho họ các cam kết về tính chính trực và các giá trị của ban giám đốc thông qua các buổi tập huấn tổ chức hàng quý hay nửa năm tùy vào số lượng nhân viên mới. Trong quá trình tập huấn, nhân viên mới sẽ hiểu được cách mà các cam kết tính chính trực và các giá trị đạo đức được phát triển trong công ty, được cung cấp những ví dụ về tính chính trực và các giá trị đạo đức đã hỗ trợ trong việc xác định và giải quyết vấn đề như thế nào, từ đó giúp họ hiểu và duy trì các giá trị của cơng ty.
Qua kết quả khảo sát cho thấy công ty chưa đánh giá định kỳ để phân tích xu hướng và nguyên nhân của các hành vi không tuân thủ các quy tắc ứng xử và chính sách đạo đức nhằm kịp thời bổ sung các quy định, chính sách.
Để chắc chắn rằng các tiêu chuẩn về các quy tắc ứng xử và chính sách đạo đức đang được tuân thủ trong thực tế, trong hành động và thái độ của cá nhân, việc tuân thủ cần được ban giám đốc đánh giá định kỳ. Nếu ban giám đốc xác định được các sai lệch so với tiêu chuẩn thì cần giải quyết vấn đề đó một cách kịp thời và phù hợp. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai lệch mà ban giám đốc có thể có những
hành động khác nhau đối với các cá nhân vi phạm như có thể bị cảnh cáo, đào tạo lại hay chấm dứt hợp đồng lao động. Ngoài ra, khi xác định được xu hướng và nguyên nhân các hành vi không tuân thủ, ban giám đốc cần kịp thời bổ sung các quy định, chính sách phù hợp nhằm điều chỉnh các hành vi, hạn chế việc không tuân thủ tiếp tục tái diễn.
Bên cạnh đó, ban giám đốc cần định kỳ ra sốt những quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức để có những điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
3.2.1.2 Sự độc lập trong quản lý và việc giám sát sự phát triển và hiệu quả của HTKSNB
Ban kiểm soát cần thể hiện được vai trị của mình trong việc giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực của ban giám đốc; phát hiện kịp thời các sai phạm trong điều hành của ban giám đốc; giảm thiểu rủi ro, gian lận và thiệt hại của công ty thông qua việc giám sát hệ thống kiểm sốt nội bộ, từ đó giúp cho cơng ty đảm bảo các hoạt động đạt được các mục tiêu của mình và theo đúng quy định pháp luật. Để làm được điều đó, ban kiểm sốt của cơng ty phải có đủ năng lực. Năng lực của ban kiểm sốt cơng ty cần được kiểm tra, đánh giá định kỳ; thường xuyên tham gia các khóa tập huấn, đào tạo nhằm duy trì kiến thức, kỹ năng của mình. Bên cạnh đó, ban kiểm sốt cần thật sự thận trọng và giám sát hiệu quả các quá trình thiết kế và vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty, có như vậy thì hoạt động giám sát của ban kiểm sốt mới đạt được hiệu quả tốt nhất.
3.2.1.3 Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn
Về cơ bản, cơ cấu tổ chức của công ty đã tương đối phù hợp với đặc điểm, quy mô, ngành nghề của của công ty, đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo những chính sách nhân sự của công ty được thực hiện hiệu quả, công ty nên tổ chức bộ phận chuyên trách quản lý Nhân sự.
Công ty cũng đã thiết lập được chính sách và quy trình bằng văn bản cho việc ủy quyền và phê duyệt giao dịch ở các cấp thích hợp. Trách nhiệm báo cáo của các phòng ban đều đã được thiết lập một cách rõ ràng, cho thấy rõ hiệu quả công việc của phịng ban, bộ phận đó. Việc phân cơng trách nhiệm giữa các phòng ban của
công ty đã được quy định rõ ràng trong quy chế của công ty. Điều này giúp cho công ty hoạt động một hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực và giúp ban giám đốc có thể thực hiện chức năng giám sát của mình tốt hơn.
Trong một mơi trường kinh doanh có nhiều cạnh tranh, nhiều biến động như hiện nay để tiếp tục duy trì cơ cấu tổ chức phù hợp và phân chia trách nhiệm, quyền hạn một cách phù hợp, ban giám đốc cần tiếp tục đánh giá định kỳ các hoạt động của tổ chức nhằm xem xét và đánh giá cơ cấu tổ chức có tiếp tục phù hợp và hiệu quả trong hỗ trợ của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Nếu khơng thường xuyên đánh giá định kỳ các hoạt động của tổ chức, ban giám đốc có thể khơng nhận ra sự xuất hiện của rủi ro nhất định, sự vắng mặt của các kiểm sốt thích hợp.
3.2.1.4 Cam kết thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phù hợp Năng lực là trình độ chuyên môn cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ được giao, phần lớn đến từ chuyên môn, kinh nghiệm, đào tạo và bằng cấp. Nó được thể hiện trong thái độ, kiến thức và hành vi của các cá nhân trong khi thực hiện trách nhiệm của mình. Cơng ty cần xác định và mô tả yêu cầu về mức độ năng lực và kỹ năng cần thiết để đáp ứng cơng việc cụ thể và có biện pháp phổ biến yêu cầu này cho các cá nhân trong cơng ty để từ đó có biện pháp hỗ trợ họ trau dồi, bổ sung nâng cao năng lực và kỹ năng của mình.
Cơng ty cần thiết lập quy trình đánh giá năng lực và hiệu quả cơng tác của nhân viên, từ đó đưa ra biện pháp khen thưởng, kỷ luật phù hợp nhằm khuyến khích những người có năng lực tốt cống hiến cho tổ chức; phát hiện những nhân viên yếu kém để có biện pháp đào tạo lại hoặc sa thải nhằm đảm bảo mỗi vị trí đều có được sự phục vụ tốt nhất, hiệu quả nhất có thể.
Bên cạnh đó, cơng ty cần thiết lập quy trình tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng và chấm dứt hợp đồng với nhân viên cụ thể bằng văn bản; tạo sự minh bạch trong công tác đánh giá, khen thưởng nhằm tạo động lực cho nhân viên và thu hút những nhân viên tiềm năng bên ngoài.
Việc xây dựng đội ngũ quản lý kế nhiệm là rất quan trọng trong một tổ chức nhằm duy trì sự ổn định trong tổ chức, tránh xáo trộn công việc. Ban giám đốc công ty cần xác định và đánh giá tầm quan trọng của những vị trí được coi là cần thiết, có ảnh hướng nhiều đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Tầm quan trọng của mỗi vị trí được xác định bằng cách đánh giá những tác động sẽ được nếu vai trị đó bị gián đoạn tạm thời hay vĩnh viễn. Ví dụ, vị trí của các giám đốc điều hành và các quản lý cấp cao thơng thường cần có kế hoạch kế nhiệm được đưa ra để đảm bảo các mục tiêu vẫn có thể đạt được, ngay cả trong trường hợp vị trí của cá nhân đó bị gián đoán. Ban giám đốc cần phát triển kế hoạch dự phịng để phân cơng trách nhiệm quan trọng để kiểm soát nội bộ, lên kế hoạch kế nhiệm cho vị trí ban giám đốc và các vị trí quản lý quan trọng, từ đó có kế hoạch đào tạo và huấn luyện cho các cá nhân tiềm năng có thể đảm nhận vai trị đó.
3.2.1.5 Đảm bảo các cá nhân chịu trách nhiệm giải trình
Việc đánh giá trách nhiệm và có biện pháp khen thưởng và kỷ luật phù hợp sẽ có tác động rất lớn đến hiệu suất làm việc của các cá nhân trong công ty. Ban giám đốc cần có các biện pháp khuyến khích, và phần thưởng phù hợp với trách nhiệm ở tất cả các cấp của công ty, xem xét các mục tiêu cả ngắn hạn và dài hạn. Có thể thấy rằng kết quả khen thưởng trong hiện tại có thể mang lại hiệu quả ngoài mong đợi trong tương lai, tổ chức cần thiết lập một sự kết hợp của nhiều biện pháp thực hiện để khen thưởng (vật chất và phi vật chất) cho những thành tích và các hành vi kỷ luật cần thiết, phù hợp với cơng ty của mình. Ban giám đốc cần rà soát định kỳ việc đánh giá hiệu quả có được để đảm bảo sự phù hợp và đầy đủ trong mối liên quan đến rủi ro tiềm tàng và phần thưởng của chúng.
Ban giám đốc thiết lập mục tiêu và hướng tới việc đạt được các mục tiêu mà về bản chất là họ đã tạo ra những áp lực trong tổ chức. Những áp lực này bị tác động thêm bởi môi trường bên trong hoặc bên ngồi nếu tích cực có thể thúc đẩy các cá nhân nỗ lực để tăng hiệu suất công việc, cả trong ngắn hạn và dài hạn. Tuy nhiên, nếu áp lực quá mức có thể làm cho các nhân viên lo sợ không đạt được mục tiêu và dẫn đến việc thực hiện sai các quy trình hoặc tham gia vào các hoạt động gian lận
và tham nhũng. Các áp lực quá mức có thể do mục tiêu hoạt động không thực tế, mục tiêu mâu thuẫn nhau, phần thưởng không tương xứng với nỗ lực của nhân viên… Ví dụ, mục tiêu năng suất quá cao có thể làm cho nhân viên bán hàng làm sai lệch các báo cáo sản xuất; mục tiêu đưa sản phẩm mới ra thị trường quá vội vàng có thể làm nhân viên bỏ qua các quy trình thử nghiệm và có thể làm sản phẩm không đảm bảo chất lượng… Ban giám đốc cần phải tìm hiểu, xác định những áp lực và có các biện pháp để làm giảm áp lực hay có những ưu đãi và phần thưởng phù hợp với áp lực đó. Ban giám đốc phải thiết lập và điều chỉnh cho phù hợp những áp lực về ưu đãi và phần thưởng khi giao trách nhiệm, thiết kế biện pháp thực hiện và đánh giá hiệu quả. Ban giám đốc có trách nhiệm hướng dẫn những người mà họ đã giao trách nhiệm để người được giao trách nhiệm có thể đưa ra quyết định phù hợp trong q trình thực hiện cơng việc của mình.