CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
1.3 CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC (KPIS)
“Khơng thể quản lý những gì mà tổ chức khơng thể kiểm sốt và tổ chức khơng
Câu nói đó của Peter Drucker cho thấy việc đo lường hiệu suất công việc của nhân viên một cách chính xác là rất quan trọng. Nó giúp nhà quản trị nắm bắt được khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại và hiệu suất mong đợi. Nó cịn là căn cứ để đưa ra các quyết định về việc trả lương, xét thưởng, tiến hành đào tạo hay đề xuất những giải pháp khác nhằm thu hẹp và đi đến xóa bỏ khoảng cách hiệu suất còn tồn tại. Trong các vấn đề về quản lý nguồn nhân lực, việc làm thế nào để đánh giá và lượng hóa được hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên ln là vấn đề gây ra nhiều khó khăn. Mặc dù đã có nhiều bộ chỉ số đo lường hiệu suất công việc nhưng trong vài năm trở lại đây, “KPI – Key Performance Indicators” – chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu được quan tâm như một giải pháp tốt được nhiều tổ chức áp dụng. Trong nội dung đề tài này tác giả trình bày một số chỉ số KPI thường dùng để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên.
Chỉ số KPI về năng suất lao động + Tỷ lệ chi phí lương/ doanh thu:
Cơng thức: tổng chi phí lương/doanh thu
Chỉ số này cho thấy đẻ có 1 đồng doanh thu, cần chi bao nhiêu lương? Và mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?
+ Doanh thu /1 nhân viên:
- Chỉ tiêu này đánh giá một nhân viên tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu trong 1 năm. Chỉ tiêu này hữu ích khi đánh giá giữa các đơn vị cùng kinh doanh một sản phẩm của công ty hoặc so sánh với đối thủ cạnh tranh để xác định hiệu quả của nguồn nhân lực.
+ Lợi nhuận/1 nhân viên
- Chỉ tiêu này đánh giá một nhân viên tạo ra bao nhiêu
đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp trong 1 năm. Chỉ số KPI về lương/ thu nhập
- Công thức: Mức thu nhập trung bình = Tổng thu nhập / số lượng nhân viên trung bình trong năm
-Mức thu nhập trung bình tồn doanh nghiệp, giúp so sánh mức thu nhập trung bình của doanh nghiệp đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.
+ Chi phí nhân sự bình qn
- Cơng thức: Chi phí nhân sự bình qn=(lương+ thưởng+ phúc lợi+ phụ cấp+ đào tạo)/ số lượng nhân sự bình qn (có thể tính theo từng nhóm chức danh)
Chỉ số KPI về đào tạo
+ Tổng số giờ đào tạo/nhân viên:
- Chỉ số này bằng tổng số giờ/ ngày huấn luyện trong một đơn vị thời gian cho mỗi chức danh. Chỉ số này cho biết, việc huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch
+ Chi phí đào tạo / nhân viên
- Chi phí huấn luyện trung bình một nhân viên cho biết đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu. Trong đó tổng chi phí đào tạo gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện, chi phí đi lại, lưu trú,…
+ Tỷ lệ nhân viên được đào tạo:
- Tỷ lệ này tính cho số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.
+ Kết quả đào tạo:
- Tỷ lệ nhân viên đạt yêu cầu sau đào tạo từ mức quy định trở lên.
- Mức độ hài lòng của nhân viên sau đào tạo Chỉ số KPI đánh giá nhân viên
+ Tỷ lệ nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ:
- Công thức = số nhân viên khơng hồn thành/ tổng số nhân viên.
- Cần xem xét tỷ lệ này một cách cân thận. Nếu tỷ lệ quá thấp của cả doanh nghiệp hoặc từng bộ thì phải xem xét lại nguyên nhân xuất phát từ đâu, tỷ lệ quá thấp có thể là do quản lý bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại quản lý có xu hướng bình qn chủ nghĩa thì sẽ khơng có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt .
+ Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% yêu cầu cơng việc:
- Cơng thức = số nhân viên hồn thành 100%/ tổng số nhân viên
- Chỉ số này cho biết số nhân viên đảm bảo thực hiện công việc 100% là bao nhiêu?
+ Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên.
- Đối với các doanh nghiệp trong ngành viễn thông, tỷ lệ ngày vô cùng quan trọng, cần xem xét cụ thể tỷ lệ thái độ tốt và không tốt của từng bộ phận để có được phương án điều chỉnh ngày càng tốt hơn.
+ Mức độ vi phạm nội quy:
- Số lượng vi phạm trong một tháng, cần phân loại vi phạm theo bộ phận và phân làm mức độ nghiêm trọng của vi phạm.
Chỉ số KPI về tuyển dụng
+ Thời gian để tuyển nhân viên.
- Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận
được nhân sự. Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.
+ Mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển nhân viên về số lượng
- Số nhân viên mới tuyển / tổng số nhân viên cần tuyển theo kế hoạch.
- Có thể đo lường tỷ lệ của toàn doanh nghiệp, tỷ lệ của một bộ phận hay tỷ lệ theo từng chức danh.
Chỉ số KPI về chi phí
+Chi phí / 1 nhân viên:
- Chi phí bao gồm: chi phí sửa và bảo trì máy tính, bàn ghế, chi phí điện nước hoặc sửa chữa các dụng cụ văn phịng, chi phí văn phịng phẩm đồng phục
- Chi phí này hữu ích khi so sánh giữa các năm hoặc các đơn vị với nhau. Ngoài ra, nếu xây dựng được định mức chi phí thì có khả năng sẽ kiểm sốt được nó khi so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí
Khi cơng việc của nhân viên được quy định rõ ràng trong hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả cơng việc, điều đó cũng có nghĩa những gì nhân viên ấy đang làm cũng là phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Đây là sợi dây liên kết quan trọng giữa hiệu suất lao động và sự thành công của tổ chức. Tuy nhiên tùy trong từng chiến lược kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp có thể đề cao chỉ số này và hạ thấp chỉ số khác. Một khả năng áp dụng tất cả các chỉ số KPI thường là không khả thi nên doanh nghiệp cần phải biết chọn lọc sao cho có thể đáp ứng nhu cầu của mình hiện tại.