1.3 Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001
1.3.2 Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001
Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001 cũng tƣơng tự nhƣ tiến hành thực hiện một dự án có thể phân thành ba giai đoạn nhƣ sau:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định
1. Cam kết của lãnh đạo
Lãnh đạo của tổ chức cần có sự cam kết theo đuổi lâu dài mục tiêu chất lƣợng và quyết định phạm vi áp dụng ISO 9001 tại tổ chức trên cơ sở phân tích tình hình quản lý chất lƣợng hiện tại và định hƣớng hoạt động của tổ chức trong tƣơng lai cũng nhƣ xu hƣớng phát triển chung của thị trƣờng.
2. Thành lập Ban chỉ đạo, nhóm cơng tác và chỉ định người đại diện lãnh đạo
Lãnh đạo của tổ chức lập kế hoạch về nguồn lực (tài chính, nhân lực, thời gian,…) thành lập ban chỉ đạo, nhóm cơng tác và chỉ định ngƣời đại diện.
Nhóm cơng tác gồm các đại diện của đơn vị chức năng, có hiểu biết sâu về cơng việc của đơn vị, có nhiệt tình xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng cho tổ chức. Đại diện lãnh đạo là ngƣời nhiệt tâm, uy tín, có hiểu biết về ISO 9001, đƣợc phân công tổ chức triển khai áp dụng ISO 9001.
3. Chọn tổ chức tư vấn nếu cần thiết
Về nguyên tắc, các tổ chức có thể tiến hành xây dựng HTQLCL theo ISO 9001. Tuy nhiên, các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001 chỉ cho biết tổ chức cần phải làm gì chứ không chỉ rõ cần phải làm nhƣ thế nào. Chính vì vậy, với sự trợ giúp của các chun gia tƣ vấn, việc xây dựng HTQLCL theo ISO 9001 có thể rút ngắn thời gian, tiết kiệm đƣợc các nguồn lực cũng nhƣ khai thác những lợi ích do hệ thống này mang lại.
4. Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện
Việc khảo sát hệ thống hiện có nhằm xem xét trình độ hiện tại của q trình hiện có, thu thập các chính sách chất lƣợng, thủ tục hiện hành, từ đó phân tích, so sánh với các u cầu của tiêu chuẩn áp dụng để tìm ra những “lỗ hổng” cần bổ sung. Sau đó, lập kế hoạch cụ thể để xây dựng các thủ tục, tài liệu cần thiết.
5. Đào tạo về nhận thức và cách xây dựng văn bản theo ISO 9001
Đây là công việc rất quan trọng, nhằm làm cho mọi ngƣời trở nên có đủ năng lực và trình độ để xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001. Cẩn tổ chức các chƣơng trình đào tạo ở các mức độ khác nhau cho cán bộ lãnh đạo của tổ chức, các thành viên trong ban chỉ đạo, nhóm cơng tác và cán bộ nhân viên để hiểu rõ các vấn đề liên quan đến ISO 9001, hiểu rõ lợi ích của việc áp dụng ISO 9001 và biết cách xây dựng hệ thống văn bản theo ISO 9001.
- Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng
1. Viết các tài liệu của HTQLCL
Đây là hoạt động quan trọng nhất trong q trình thực hiện, nó thiết lập một cấu hình cơ bản cho phép kiểm sốt các hoạt động chủ yếu có ảnh hƣởng đến chất lƣợng của tổ chức. Một bộ tài liệu tốt sẽ là tiền đề cho việc xây dựng thành công HTQLCL theo ISO 9001.
Tài liệu về HTQLCL gồm nhiều nấc, mỗi nấc xác định mức độ chi tiết về phƣơng pháp, hoạt động của tổ chức. Thông thƣờng một bộ tài liệu đầy đủ đƣợc xếp theo trật tự từ tổng quát đến cụ thể nhƣ sau:
Nấc 1: Sổ tay chất lƣợng. Nấc 2: Các qui trình/thủ tục. Nấc 3: Các hƣớng dẫn công việc.
Nấc 4: Các dạng biểu mẫu, biên bản, hồ sơ, báo cáo…
Mục đích của Sổ tay chất lƣợng là để chứng tỏ sự cam kết đối với chất lƣợng, kiểm soát hệ thống quản lý chất lƣợng, đảm bảo tính nhất quán, cung cấp nguồn thông tin quý giá cho công tác quản lý, tập huấn cho cán bộ cơng nhân viên. Ngồi ra, Sổ tay chất lƣợng còn là một tài liệu dùng để marketing, giới thiệu với khách hàng hệ thống đảm bảo chất lƣợng của tổ chức nhằm tạo niềm tin đối với khách hàng.
Mục đích của các qui trình/thủ tục là để mơ tả các bƣớc thực hiện để đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, nâng cao năng lực của công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất của tổ chức.
Việc lập các hƣớng dẫn cơng việc là để chi tiết hóa các bƣớc thực hiện giúp cho mọi ngƣời dễ dàng thực hiện đúng theo yêu cầu của công việc đƣợc giao.
Các hồ sơ lƣu trữ chất lƣợng là bằng chứng khách quan về các công việc đã đƣợc thực hiện của hệ thống.
2. Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
Sau khi hoàn tất việc xây dựng văn bản của HTQLCL, tổ chức công bố chỉ thị về việc thực hiện, quyết định ngày tháng áp dụng hệ thống mới và gửi hƣớng dẫn thực hiện. Khi đƣa hệ thống văn bản vào hoạt động, nhóm cơng tác chịu trách nhiệm điều hành quá trình hoạt động, đồng thời tiếp thu ý kiến của những ngƣời trực tiếp thực hiện cơng việc đó để có những sửa đổi phù hợp.
3. Đánh giá chất lượng nội bộ
Sau khi HTQLCL đã đƣợc đi vào hoạt động một thời gian, cần phải tổ chức đánh giá chất lƣợng nội bộ để xem xét sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống. Một số cán
bộ của tổ chức cần đƣợc đào tạo để có thể tiến hành đánh giá chất lƣợng nội bộ. Cần đề xuất và tiến hành thực hiện các hành động khắc phục đối với bất kỳ sai sót nào trên cơ sở các kết quả đánh giá.
4. Cải tiến hệ thống văn bản và/hoặc cải tiến các hoạt động
Dựa vào kết quả đánh giá chất lƣợng nội bộ, nếu xét thấy còn những điểm chƣa phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001 thì tổ chức sẽ tiến hành hiệu chỉnh, cải tiến hệ thống văn bản và/hoặc cải tiến các hoạt động trong quá trình thực hiện.
- Giai đoạn 3: Chứng nhận
1. Đánh giá trước chứng nhận
Sau khi nhận thấy HTQLCL của tổ chức khơng cịn thiếu sót nữa thì tổ chức sẽ tiến hành lựa chọn tổ chức chứng nhận (bên thứ 3) và đăng ký chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá toàn bộ HTQLCL của tổ chức theo yêu cầu của ISO 9001.
2. Hành động khắc phục
Trên cơ sở kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận, tổ chức sẽ tiến hành các hoạt động khắc phục những thiếu sót trong văn bản và/hoặc trong việc áp dụng văn bản, đồng thời thiết lập các biện pháp phịng ngừa sai sót.
3. Chứng nhận
Sau khi xét thấy tổ chức đã thực hiện các hành động khắc phục và thỏa mãn các yêu cầu đã qui định, tổ chức chức chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận. Giấy chứng nhận chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy, tại một địa bàn cụ thể, với HTQLCL đã đƣợc đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn đƣợc áp dụng. Mặt khác, giấy chứng nhận này chỉ có hiệu lực trong 3 năm với điều kiện tổ chức tuân thủ các yêu cầu của tổ chức chứng nhận.
4. Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
Trong thời hạn giấy chứng nhận có hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát theo định kỳ (thƣờng là 2 lần/năm) hoặc đánh giá đột xuất đối với tổ chức đƣợc chứng nhận để đảm bảo rằng HTQLCL này vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu quả, phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn đƣợc áp dụng. Sau 3 năm, nếu
tổ chức có yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá lại toàn bộ HTQLCL của tổ chức để cấp lại giấy chứng nhận.
5. Duy trì, cải tiến, đổi mới hệ thống quản lý chất lượng
Việc nhận giấy chứng nhận ISO 9001 chỉ đƣợc coi là khởi đầu sự vận hành của HTQLCL của tổ chức. Do đó, sau khi đƣợc cấp giấy chứng nhận ISO 9001 tổ chức cần tích cực duy trì, cải tiến và đơi khi phải đổi mới hệ thống duy trì và nâng cao hiệu quả của hệ thống.