Là một nhà cung cấp của IKEA (IKEA Supplier), từ khi bắt đầu hợp tác kinh doanh với khách hàng IKEA, công ty đã thiết lập và quản lý hệ thống chất lƣợng theo các tiêu chuẩn và yêu cầu sản phẩm đã đƣợc giao thƣơng trƣớc đó. IKEA vốn là một tập đoàn với hệ thống bán lẻ lớn trên thế giới cùng với việc xây dựng riêng những bộ quy tắc, tiêu chuẩn đối với sản phẩm của IKEA. Theo đó, SEDOVINA cam kết thực hiện và đảm bảo chất lƣợng sản phẩm cũng nhƣ các yêu cầu và các quy trình về hoạt động sản xuất. Nội dung sau đây là các quá trình hoạt động hiện tại do Cơng ty xây dựng:
2.2.1 Chính sách chất lƣợng
Công ty TNHH SEDOVINA cũng đã đƣa ra chính sách riêng để xây dựng hệ thống chất lƣợng nhằm:
- Chứng minh cơng ty có khả năng sản xuất sản phẩm đạt tiêu chuẩn của khách hàng
- Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng thông qua việc áp dụng hiệu quả quy trình xem xét hợp đồng trƣớc khi ký nhận đơn hàng, kiểm tra hàng/ nguyên phụ liệu nhập, đảm bảo trong sản xuất và trƣớc khi xuất hàng, cũng nhƣ các quy trình cải tiến.
(Nguồn: Sổ tay chất lượng của Công ty TNHH SEDOVINA 2015)
2.2.2 Các q trình kiểm sốt chất lƣợng tại cơng ty TNHH SEDOVINA 2.2.2.1 Quá trình nhận mẫu, lập đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất 2.2.2.1 Quá trình nhận mẫu, lập đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất
Công ty nhận bản phác thảo, bản vẽ, mẫu gốc hoặc mẫu vải từ khách hàng. Phòng Nghiên cứu và Phát triển (R&D) sẽ tiến hành phát triển và may mẫu sản phẩm đồng thời kiến nghị nếu có sự thay đổi hoặc bổ sung tính chất của sản phẩm với khách hàng thơng qua email. Sau đó tiến hành xem xét, lập bảng định mức nguyên phụ liệu và bảng báo giá thành phẩm để gửi đến khách hàng. Nếu khách hàng không đồng ý với mẫu và bảng chào giá, Phòng Kinh doanh sẽ thƣơng lƣợng với khách hàng để đƣa ra giải pháp. Sản phẩm có thể bị ngƣng nếu khơng đạt đƣợc sự thỏa thuận.
Sau khi các thủ tục cần thiết đã hồn tất, cơng ty sẽ tiến hành may mẫu và đƣợc đánh dấu bằng nhãn vàng để tiến hành làm hợp đồng sản phẩm. Trong thời gian này, Phòng Kiểm nghiệm sẽ tiến hành lấy mẫu từng nguyên phụ liệu, sản phẩm hồn chỉnh và gửi đến phịng thí nghiệm đã đƣợc sự chấp thuận bởi khách hàng để kiểm tra định mức hóa chất, độ bền màu và độ an tồn. Cuối cùng, cơng ty sẽ thực hiện cơng đoạn Phân tích đánh giá rủi ro trong sản phẩm để kiểm định một lần nữa về chất lƣợng cũng nhƣ độ an toàn của sản phẩm trƣớc khi tiến hành lập kế hoạch mua nguyên phụ liệu và đƣa vào sản xuất hàng loạt.
2.2.2.2 Quá trình mua nguyên phụ liệu/bán thành phẩm
Dựa vào bảng thống kê từ nhân viên kế toán kho, nhân viên thu mua sẽ xem xét và cân đối số lƣợng nguyên vật liệu có sẵn trong kho có đáp ứng đƣợc kế hoạch sản xuất. Nếu không, nhân viên sẽ phải tiến hành đặt mua nguyên vật liệu từ các nhà các cung cấp tƣơng ứng nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất và lịch xuất hàng kịp thời.
2.2.2.3 Q trình kiểm sốt đầu vào nguyên vật liệu
Khi nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm đến kho, bộ phận Kho sẽ báo cho bộ phận QA để kiểm hàng nhập. Nếu phát hiện không đạt, nguyên liệu/ bán thành phẩm phải đƣợc nhận dạng và cách ly. Lập biên bản xử lý khắc phục và báo cáo Ban Giám đốc. Sau khi thực hiện biện pháp khắc phục và hành động ngăn ngừa, bộ phận QA sẽ tiến hành tái kiểm tra lần 2. Nếu đạt, công ty sẽ chấp nhận cho nhập kho và sử dụng.
2.2.2.4 Quá trình sản xuất
Tổ Cắt nhận kế hoạch cắt hàng từ Phòng quản lý Sản xuất và đề xuất với Kho để nhận nguyên phụ liệu đƣa vào hoạt động sản xuất. Sau đó, các nguyên phụ liệu sẽ đƣợc đƣa vào các chuyền may dƣới sự kiểm tra của các tổ trƣởng trƣớc khi may. Trong quá trình may, nếu phát hiện lỗi nghiêm trọng, bộ phận QA sẽ báo ngay cho Quản đốc để tạm ngƣng sản xuất và đƣa ra hành động khắc phục kịp thời.
Tại khâu hoàn tất may, bộ phận QC sẽ kiểm tra 100% hàng thành phẩm với quy định Hàng đạt và Không Đạt sẽ đƣợc phân biệt rõ ràng theo khu vực. Hàng đạt sẽ
đƣợc kiểm tra qua máy dị kim loại để đảm bảo tính an tồn của sản phẩm. Cuối cùng, các sản phẩm sẽ đƣợc đóng gói theo quy định/ yêu cầu của khách hàng.
2.2.2.5 Q trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp và bảo trì thiết bị
Khi phát hiện sự không phù hợp (bao gồm: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm) sẽ đƣợc lập tức cô lập và nhận dạng chúng nhƣ hàng hóa lỗi. QA/QC kết hợp với bộ phận gây ra sự khơng phù hợp tiến hành phân tích ngun nhân gốc rễ và đề xuất các biện pháp khắc phục và hành động phòng ngừa. Các bộ phận liên quan tiến hành xử lý và khắc phục hậu quả. QA/QC sẽ theo dõi, đánh giá thực hiện và lƣu trữ hồ sơ.
Khi có máy móc thiết bị hƣ hỏng, không phù hợp để sử dụng, thông tin sẽ đƣợc báo cáo đến phòng Kỹ thuật. Nhân viên Kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra và sửa chữa kịp thời để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất.
2.2.2.6 Quá trình tuyển dụng
Các bộ phận dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu về nhân sự do công việc phát sinh để xác định đúng yêu cầu nhân sự và lập giấy đề nghị tuyển dụng. Bộ phận Nhân sự tiến hành thống kê lại, tổng hợp theo từng đối tƣợng, số lƣợng lao động và lập kế hoạch tuyển dụng để trình lên cấp trên phê duyệt trƣớc khi tiến hành hoạt động tuyển dụng chính thức.
2.2.2.7 Quá trình đào tạo và đánh giá nhân viên
Sau khi vƣợt qua các vòng loại, các ứng viên sẽ đƣợc huấn luyện về nội quy IWAY và an tồn lao động trong cơng ty. IWAY là một nội dung mà IKEA – khách hàng luôn áp dụng vào các nhà cung cấp để đảm bảo an tồn lao động, mơi trƣờng lành mạnh để nhân viên, cơng nhân có thể làm việc đạt hiệu quả và năng suất cao. Vì văn phịng chung khuôn viên với nhà máy, việc huấn luyện IWAY sẽ áp dụng cho tất cả nhân viên lẫn công nhân lao động trực tiếp.
Quá trình ký kết hợp đồng của cơng ty trải qua hai giai đoạn. Giai đoạn đầu là hợp đồng thử việc một tháng đối với trình độ Trung cấp trở xuống và hai tháng đối với trình độ Cao đẳng trở lên. Giai đoạn này, ngƣời lao động sẽ đƣợc hƣởng lƣơng 80% lƣơng chính thức kèm với trợ cấp. Nếu khơng hồn thành tốt công việc, công
ty sẽ chấm dứt hợp đồng lao động thử việc mà không phải bồi thƣờng. Qua giai đoạn thứ hai, nhân viên/công nhân lao động sẽ đƣợc ký hợp đồng và trở thành ngƣời lao động chính thức của cơng ty.
2.2.2.8 Quá trình giải quyết khiếu nại của khách hàng
Khi nhận đƣợc đơn/email khiếu nại từ phía khách hàng gửi đến cơng ty, phịng Kinh doanh sẽ báo cáo đến bộ phận QA tiếp nhận nội dung và tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Trƣởng phòng QA sẽ phối hợp cùng với các bộ phận liên quan đƣa ra hành động khắc phục, ngăn ngừa trong tƣơng lai và phản hồi phƣơng hƣớng giải quyết đến khách hàng. Các thông tin dữ liệu đƣợc lƣu trữ dƣới dạng văn bản.