STT Vị trí tuyển dụng Đơn vị Số lƣợng Lý do tuyển dụng Dự kiến mức lƣơng
Thời gian dự kiến Hình thức đăng tuyển Hội đồng tuyển dụng Dự trù kinh phí tuyển dụng Nhận hồ sơ Test Phỏng vấn … … … … … … … … … … … …
Với giải pháp này, bộ phận Nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc lập kế hoạch và tuyển dụng nhân sự hiệu quả và hỗ trợ kịp thời cho các hoạt động của công ty.
Xây dựng chương trình đào tạo chất lượng cho nhân viên để nâng cao năng lực và nhận thức
Chƣơng trình đào tạo chất lƣợng cho nhân viên đƣợc thực hiện ở giai đoạn 1 trong công tác chuẩn bị cho việc thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001. Để đạt hiệu quả cao trong cơng tác đào tạo, cơng ty cần có kế hoạch chuẩn bị kỹ lƣợng cho công tác đào tạo:
- Mời các chuyên gia tƣ vấn ở những trung tâm uy tín đƣợc cơng ty xem xét, đánh giá lựa chọn ban đầu;
- Với số lƣợng công nhân viên của công ty lớn, cần tổ chức thành 3 đợt huấn luyện và chia theo các đơn vị/ phòng ban;
- Tổ chức kiểm tra và đánh giá mức độ hiểu biết của công nhân viên sau buổi huấn luyện, đào tạo bằng phƣơng pháp trắc nghiệm và bảng câu hỏi do các chuyên gia soạn thảo;
- Giải đáp các thắc mắc và câu hỏi liên quan đến các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
Việc chú trọng đào tạo nhân viên ngay từ đầu sẽ giúp họ nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hệ thống chất lƣợng trong cơng ty; hiểu đƣợc cần làm gì, làm nhƣ thế nào; thích nghi nhanh với từng yêu cầu của các hoạt động; giảm thiểu các rủi ro, hạn chế phạm lỗi trong quá trình thực hiện.
Đầu tư cơ sở hạ tầng – vật chất, cải thiện môi trường cho việc vận hành các quá trình
Hệ thống nhà xƣởng đã hoạt động lâu năm, công ty cần tiến hành khảo sát, giám định mức độ hao mịn có thể chấp nhận và các thiết bị hệ thống có nguy cơ hƣ hỏng cao. Để thuận tiện cho việc theo dõi và kiểm soát:
- Thiết lập danh sách các thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất – hạ tầng trong công ty thuận tiện cho việc theo dõi;
- Đánh dấu và ghi chép tình trạng hoạt động, mức độ hao mịn theo định kỳ tùy theo loại;
- Lập kế hoạch sửa chữa hoặc thay thế khi có dấu hiệu hƣ hỏng, xuống cấp. Ngồi ra, cơng ty cần phải xây dựng các thiết bị hỗ trợ cho các cơng nhân có cơng việc làm ở ngồi trời nhƣ tải hàng hóa, xuống container nhằm giúp cho cơng nhân có thể làm việc ở bất cứ thời tiết nào và đảm bảo kế hoạch vận chuyển hàng hóa, tăng năng suất và hiệu quả cơng việc.
Với những giải pháp này, sẽ giúp cho sự vận hành của tổ chức diễn ra thuận lợi, tạo môi trƣờng vận hành thoải mái cho cơng nhân viên, từ đó làm tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc cao và giữ chân ngƣời lao động với tổ chức dài lâu.
Cải thiện công tác trao đổi thông tin
Trao đổi thơng tin nội bộ và bên ngồi là một vấn đề quan trọng trong công tác truyền tải thông tin từ ngƣời gửi đến nơi ngƣời nhận. Khi sử dụng và khai thác tối đa các phƣơng tiện truyền đạt thông tin tốt sẽ giúp cho nhân viên nắm bắt thông tin nhanh, khơng bị bỏ sót, giải quyết vấn đề kịp thời. Với tình hình hoạt động ngày càng phát triển, lƣợng nhân viên văn phịng tăng, cơng việc ngày càng nhiều; do đó, cơng ty cần thiết lập hệ thống email dành cho mỗi nhân viên nhằm đảm bảo thông tin kịp thời, đầy đủ trong công ty về những gì cần cập nhật; hỗ trợ nhân viên nhanh chóng giải quyết cơng việc, tăng hiệu quả làm việc và tránh bỏ sót bất cứ thơng tin nào, đặc biệt nhân viên có thể trả lời email bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu. Ví dụ: tên miền chung “@sedovina.com”; quy định đặt theo tên trƣớc dấu chấm và họ sau, ví dụ: Nguyen Van Anh tạo email: anh.nguyen@sedovina.com. Ngồi ra, vẫn duy
trì email chung của các phịng ban/bộ phận và các nhân viên khi viết email phải Bcc (Blind carbon copy) về mail tổng hợp nhằm mục đích kiểm sốt của cấp quản lý.
3.3.4 Cải tiến công tác theo dõi, đo lƣờng, phân tích và đánh giá của cơng ty
Tăng cường công tác theo dõi và đo lường thông qua các công cụ thống kê
Khi nhận xét hay đánh giá một vấn đề thì cần phải có cơ sở dữ liệu thơng tin xác thực liên quan; từ đó phân tích các yếu tố nào ảnh hƣởng đến chất lƣợng, yếu tố nào cần đƣợc quan tâm để cải thiện. Hiện tại, công tác theo dõi và đo lƣờng của SEDOVINA mới chỉ tập trung vào hoạt động chất lƣợng sản xuất, chƣa chú trọng đến một số vấn đề khác nhƣ mua hàng, quản lý nhân sự, quản lý thiết bị máy móc, quản lý chi phí, quản lý tồn kho. Vì vây, cơng ty cần xây dựng kế hoạch áp dụng các kỹ thống kê và lựa chọn phƣơng pháp thống kê phù hợp với từng hoạt động để phân tích và đánh giá tình hình, ngun nhân tồn tại cũng nhƣ đƣa ra các biện pháp khắc phục, các hành động phòng ngừa và cải tiến liên tục. Để áp dụng phƣơng pháp thống kê cần có những hoạt động sau:
- Thu thập số liệu sơ cấp; - Xử lý số liệu;
- Xếp loại kết quả;
- Nhận xét và đánh giá, xử lý.
Một số quá trình chủ yếu cần đƣợc phân tích bằng cơng cụ thống kê nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát các hoạt động chất lƣợng ở bảng 3.3 nhƣ sau: