2.3 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lƣợng tại công ty TNHH
2.3.1 Thực trạng bối cảnh chung của công ty về hệ thống chất lƣợng
2.3.1.1 Nhu cầu và các mong đợi của các bên quan tâm
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.2), việc xác định nhu cầu và các mong đợi của khách hàng luôn đƣợc công ty ƣu tiên thực hiện với mức độ đánh giá 74.7% và mang lại kết quả tốt cho công ty; với 8.6% ý kiến khác cho rằng không chỉ thực hiện mà cịn thƣờng xun cải tiến. Qua đó cho thấy, cơng ty xem đây là một yếu tố
quan trọng của việc thiết lập hợp tác kinh doanh với tập đoàn quốc tế IKEA/WALMART ln có những u cầu và qui định nghiêm ngặt.
Một thành phần không thể thiếu trong việc ảnh hƣởng đến sự phát triển của tổ chức đó là Cán bộ - Cơng nhân viên. Sự thỏa mãn, phát triển năng lực cá nhân trong công việc sẽ tạo động lực cho CB-CNV có nhiều đóng góp hơn cho tổ chức. Bảng 2.2 kết quả khảo sát cho thấy có 58.6% ý kiến cho rằng lãnh đạo cơng ty xác định nhu cầu của CB-CNV chỉ ở mức độ đƣợc thực hiện một cách bị động. Thực tế, việc xác định nhu cầu của CB-CNV của cơng ty cịn bị hạn chế bởi đây là một công ty Hàn Quốc và cấp lãnh đạo/quản lý luôn đƣợc ngƣời Hàn Quốc nắm giữ vị trí đầu. Sự khác biệt trong ngôn ngữ và văn hóa dẫn đến khó khăn trong việc truyền đạt thông tin và hiểu ý nhau. Chính vì vậy, sự quan tâm của cấp lãnh đạo công ty đến nhu cầu của CB-CNV về sự thỏa mãn và phát triển năng lực cá nhân trong cơng việc cịn ở mức độ trung bình.
Bên cạnh đó, quy định về hoạt động của cơng ty 100% vốn nƣớc ngồi phải tuân theo luật pháp tại nƣớc sở tại. Với 54.3% ở mức độ đƣợc thực hiện đem lại kết quả tốt, cho thấy các yêu cầu pháp luật và các chế định đƣợc cơng ty quan tâm và tìm hiểu thực hiện.
2.3.1.2 Hệ thống tài liệu và các quá trình của hệ thống
Từ khi thành lập đến năm nay, theo số liệu từ cuốn Sổ tay chất lƣợng của công ty, các hoạt động cần thiết cho việc đảm bảo chất lƣợng sản phẩm đã đƣợc chuẩn hóa thành các quy trình làm việc chính thức và áp dụng rộng rãi trong sản xuất. Theo kết quả thống kê (bảng 2.2), có đến 62.9% ý kiến cho rằng các quy trình làm việc chính thức đƣợc đảm bảo thực hiện nhƣng việc áp dụng lại ở mức đánh giá trung bình khi chỉ có 44.1% ở mức độ đƣợc thực hiện trung bình và 43.5% ở mức độ đƣợc thực hiện một cách bị động. Với câu hỏi khảo sát về sự sẵn có, tính đầy đủ, sự thích hợp của tài liệu và hồ sơ cho việc sử dụng bất cứ ở đâu và bất cứ khi nào, kết quả có 58.1% ý kiến ở mức độ đƣợc thực hiện một cách bị động. Đây có thể là nguyên nhân dẫn đến việc các quy trình đã ban hành đƣợc áp dụng còn bị hạn chế và thụ động.
Một số quy trình hoạt động cần thiết đã đƣợc cơng ty thiết lập ở dạng văn bản (Dữ liệu đƣợc trích dẫn từ Sổ tay chất lƣợng của công ty – cụ thể ở Phụ lục 4). Các quy trình cần thiết đƣợc cơng ty chia thành 7 nhóm lớn:
I. Nhóm Quy trình khởi động
Nhóm quy trình này liên quan các hoạt động từ lúc công ty nhận yêu cầu phát triển mẫu của khách hàng cho đến khi bắt đầu sản xuất. Mục đích đảm bảo cung cấp tất cả tài liệu, hồ sơ cần thiết liên quan đến sản phẩm đƣợc quản lý và lƣu giữ; đảm bảo sự khác biệt giữa các yêu cầu của khách hàng và công suất, năng lực của công ty đƣợc thảo luận và thống nhất trƣớc khi sản xuất. Phòng Kinh doanh, R&D, Sản xuất và phòng QA chịu trách nhiệm liên quan.
II. Nhóm Quy trình kiểm tra đầu vào
Liên quan đến các hoạt động kiểm tra, xác định nguồn gốc các nguyên phụ liệu đầu vào hoặc bán thành phẩm đạt chất lƣợng trƣớc khi đƣa vào sản xuất nhằm giảm thiểu nguy cơ hƣ hỏng hoặc tiêu hủy. Bộ phận QA và Kho chịu trách nhiệm chính.
III. Nhóm Quy trình kiểm sốt sản xuất
Liên quan đến các hoạt động nhằm đảm bảo các sản phẩm đạt yêu cầu ở mỗi giai đoạn sản xuất, nhận dạng các sản phẩm chƣa đạt chất lƣợng ở giai đoạn sớm nhất, đƣa các xử lý và cải thiện. Phạm vi đƣợc áp dụng xuyên suốt giai đoạn sản xuất từ khâu cắt, khâu may, khâu hồn tất và khâu đóng gói. Bộ phận QA/QC và Sản xuất chịu trách nhiệm chính.
IV. Nhóm Quy trình kiểm tra xuất xƣởng
Liên quan đến các hoạt động đảm bảo sản phẩm khi xuất xƣởng đạt chất lƣợng theo yêu cầu của khách hàng. Bộ phận QA/QC và Sản xuất chịu trách nhiệm cho hoạt động này.
V. Nhóm Quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
Liên quan đến các hoạt động đảm bảo sản phẩm không phù hợp với các yêu cầu của khách hàng đƣợc nhận biết và kiểm sốt để phịng ngừa việc sử dụng, chuyển giao ngoài dự kiến hoặc tránh lặp lại. Bộ phận QA/QC chịu trách nhiệm.
VI. Nhóm Quy trình kiểm sốt hồ sơ tài liệu và mẫu
Liên quan đến các hoạt động nhằm đảm bảo các tài liệu, hồ sơ sản phẩm đƣợc sàng lọc, sắp xếp bởi ngƣời có thẩm quyền và đúng phƣơng pháp bảo quản. Các tài liệu sản phẩm đƣợc truy cập từ hệ thống của khách hàng và cập nhật, sửa đổi định kỳ.
VII. Nhóm Quy trình Đánh giá nội bộ
Liên quan đến các hoạt động kiểm tra đánh giá HTQLCL hiện tại; các vấn đề liên quan đến kế hoạch sản xuất; lập kế hoạch khắc phục và ngăn ngừa.
Nhìn chung, các quy trình cần thiết cho hoạt động kinh doanh và sản xuất đƣợc công ty chú trọng thực hiện và lƣu giữ ở dạng hồ sơ văn bản. Hình thức trình bày cùng với nội dung chi tiết, thích hợp, rõ ràng cho từng công đoạn/ khâu sản xuất trong thực tế. Tài liệu thể hiện rõ mối quan hệ và trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan trong từng quy trình hoạt động.
Tuy nhiên, hệ thống quản lý và các quá trình của hệ thống cũng nhƣ hệ thống tài liệu vẫn còn nhiều điểm hạn chế nhƣ:
- Cuốn Sổ tay chất lƣợng chỉ đƣợc lƣu giữ ở phịng QA. Các nhóm quy trình hoạt động khơng đƣợc tách biệt riêng thành từng cuốn sổ dẫn đến không thuận tiện cho việc sử dụng bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu khi cần thiết. - Một số quy trình cần thiết khác liên quan đến việc tuyển dụng; thu mua vật
tƣ; huấn luyện và đào tạo cơng việc; đánh giá sự hài lịng của khách hàng vẫn chƣa đƣợc chuẩn hóa thành các quy trình làm việc và thể hiện ở dạng văn bản chính thức.
- Các quy trình chỉ đƣợc áp dụng ở các phòng/ ban liên quan và chƣa đƣợc phổ biến rộng rãi đến các phòng ban khác để đảm bảo cập nhật thông tin và mức độ hiểu biết về hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty.
Bên cạnh đó, cơng tác tạo mới và cập nhật tài liệu trong HTQLCL của công ty qua bảng 2.2 kết quả có 66.7% ý kiến cho rằng chỉ ở mức độ thực hiện trung bình. Thực tế, các tài liệu hiện hành tại cuốn Sổ tay chất lƣợng chỉ đƣợc cập nhật khi Khách hàng xuống nhà máy kiểm tra/ đánh giá hoạt động sản xuất và phát hiện
những lỗi sai phạm cần phải khắc phục và xây dựng quy trình thực hiện nhằm phịng ngừa những rủi ro chất lƣợng có thể xảy ra.
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát thực trạng bối cảnh chung của tổ chức về hệ thống chất lƣợng của cơng ty Tiêu chí Mức độ thực hiện (%) 1 2 3 4 5 Hệ thống quản lý và các quá trình
Việc chuẩn hóa các hoạt động cần thiết thành các quy trình làm việc chính thức
0 3.8 62.9 33.3 0
Việc áp dụng các quy trình đã ban
hành 0 43.5 44.1 12.4 0
Hệ thống tài liệu
Sự sẵn có, tính đầy đủ và sự thích hợp của tài liệu và hồ sơ cho việc sử dụng bất cứ ở đâu và bất cứ khi nào
0 58.1 41.9 0 0
Việc kiểm soát hồ sơ tài liệu để các q trình của cơng ty đạt hiệu quả
0 4.8 62.4 32.8 0
Công tác tạo mới và cập nhật tài
liệu 0 7.5 66.7 25.8 0 Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
Việc xác định nhu cầu và mong
đợi của khách hàng 0 0 16.7 74.7 8.6
Việc xác định nhu cầu của CB- CNV về sự thỏa mãn trong công việc, phát triển năng lực cá nhân
0 58.6 25.3 16.1 0
Sự quan tâm và thực hiện các yêu
cầu pháp luật và chế định 0 0 45.7 54.3 0
(Nguồn: Tổng hợp từ tác giả)