2.3 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lƣợng tại công ty TNHH
2.3.6 Thực trạng việc đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức
2.3.6.1 Theo dõi, đo lƣờng, phân tích và đánh giá
a) Theo dõi và đo lường
Theo bảng 2.9 kết quả khảo sát, công tác theo dõi và đo lƣờng đƣợc thực hiện ở mức độ trung bình qua 56.5% ý kiến đánh giá và 38.2% ý kiến cho rằng mức độ thực hiện mang lại hiệu quả tốt. Thực tế, công tác thu thập, thống kê các dữ liệu liên quan đến khách hàng thông qua các email thông báo/email khiếu nại từ hệ thống các cửa hàng của khách hàng IKEA, Walmart gửi về là chủ yếu. Bởi đặc thù của công ty là nhà máy chuyên sản xuất, gia công nên công tác đo lƣờng sự hài lòng của khách hàng còn bị hạn chế và không đủ điều kiện để thực hiện. Mọi ý kiến phản hồi, khiếu nại chủ yếu đƣợc trao đổi với đại diện kỹ thuật của IKEA hoặc Walmart.
b) Phân tích và đánh giá
Cơng tác phân tích và đánh giá các dữ liệu đƣợc thực hiện bằng phƣơng pháp thống kê, chủ yếu là sơ đồ xƣơng cá cho việc phân tích nguyên nhân gốc rễ, biểu đồ Pareto cho việc phân tích KPI nội bộ. Từ đó đề xuất các biện pháp khắc phục lỗi và các hành động phịng ngừa, cải tiến. Nội dung của việc phân tích đánh giá dữ liệu đa số tập trung vào nội dung chất lƣợng, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các biện pháp cải thiện. Có 62.9% ý kiến đánh giá hoạt động phân tích đƣợc thực hiện ở mức độ trung bình và chƣa đạt hiệu quả cao qua bảng 2.9 kết quả khảo sát.
2.3.6.2 Đánh giá nội bộ
Công tác ĐGNB định kỳ của cơng ty đƣợc thực hiện vẫn cịn đơn giản và ở mức độ còn bị động theo 72% ý kiến đánh giá ở bảng 2.9. Thực tế, khi khách hàng yêu cầu các bảng báo cáo tình hình đánh giá nội bộ thì các phịng ban mới tiến hành thực hiện và hoạt động một cách riêng lẻ. Hiện tại, việc đánh giá nội bộ của công ty vẫn chƣa đƣợc chú trọng và thực hiện theo định kỳ. Đa phần, khách hàng sẽ có cuộc đánh giá Audit tổng hợp 2 năm/lần, lúc đó, cơng ty mới tiến hành thơng báo đến các phịng ban và rà sốt lại tình hình hoạt động, chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho việc đánh giá trên. Vì vậy, cơng ty cần sắp xếp lịch ĐGNB định kỳ 2 lần/năm để đảm bảo cơng việc đạt hiệu quả tốt và duy trì, cải tiến HTQLCL hoạt động với năng suất cao.
2.3.6.3 Xem xét của lãnh đạo
Tổng Giám đốc là ngƣời giám sát mọi hoạt động diễn ra trong hệ thống chất lƣợng của công ty. Các báo cáo, các thông tin số liệu đƣợc báo cáo trực tiếp lên cấp trên và thông qua dữ liệu trên email tổng hợp từ các email của các phòng ban gửi đến. Mọi quyết định về chất lƣợng đều phải đƣợc xét duyệt thông qua cấp lãnh đạo. Đầu ra của các cuộc họp xem xét từ các cấp lãnh đạo gồm: các quyết định xử lý khắc phục các khiếu nại liên quan đến khách hàng, các hoạt động cải tiến phòng ngừa, cải tiến sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng, các nhu cầu về nguồn lực.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát thực trạng đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức
Tiêu chí Mức độ đánh giá (%)
1 2 3 4 5
Theo dõi và đo lƣờng
Việc thu thập, ghi nhận và theo dõi các dữ liệu
liên quan đến khách hàng 0 5.3 56.5 38.2 0
Phân tích và đánh giá
Việc phân tích và đánh giá các dữ liệu và
thông tin từ hoạt động theo dõi và đo lƣờng 0 23.1 62.9 14 0
Đánh giá nội bộ
Việc tổ chức thực hiện việc đánh giá nội bộ
định kỳ 0 72 28 0 0
(Nguồn: Tổng hợp từ tác giả)