CHUẨN ISO 9001 :2015 TẠI CÔNG TY SEDOVINA
3.2 Xây dựng kế hoạch áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
3.2.1 Các giai đoạn thực hiện
Giai đoạn 1: Chuẩn bị 3.2.1.1 Cam kết của lãnh đạo
Để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi và đạt đƣợc kết quả tốt, sự cam kết của lãnh đạo là nền tảng, là động lực thúc đẩy tinh thần của CB-CNV; vì vậy, cơng ty cần tổ chức buổi họp tồn thể công nhân viên để phổ biến các định hƣớng và mục tiêu phát triển trong tƣơng lai với nội dung ở mục 3.1; thể hiện sự cam kết của cấp lãnh đạo trong việc thực hiện các mục tiêu chất lƣợng đã đề ra.
3.2.1.2 Thành lập Ban chỉ đạo, Nhóm cơng tác/soạn thảo
Lãnh đạo công ty quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO, nhóm cơng tác/soạn thảo:
- Ban chỉ đạo ISO: gồm Tổng Giám đốc cùng với các Phó Giám đốc và trƣởng các bộ phận có nhiệm vụ lập chính sách chất lƣợng; lựa chọn và bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm về chất lƣợng; lập kế hoạch tổng quát; phân bổ nguồn lực, nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá.
- Nhóm cơng tác/soạn thảo: gồm đại diện của các đơn vị phòng ban và bộ phận QA/QC, có kiến thức và am hiểu về cơng việc của đơn vị, nhiệt tình với hệ thống chất lƣợng của cơng ty.
3.2.1.3 Chọn tổ chức tƣ vấn
Để tiết kiệm thời gian và các nguồn lực cũng nhƣ nhanh chóng đạt đƣợc kế hoạch áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, công ty cần tổ chức cuộc họp xem xét, đánh giá và lựa chọn cơ quan tổ chức về SEDOVINA tƣ vấn và hƣớng dẫn làm thế nào để đạt đƣợc các yêu cầu của tiêu chuẩn trên. Một số tổ chức uy tín có chi nhánh tại Việt Nam nhƣ: Bureau Veritas Certification (Anh), SGS (Thụy Sỹ), TUV NORD (Đức), INTERTEK (Mỹ), QUACERT (Việt Nam), …
Việc chọn tổ chức tƣ vấn có thể đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Lập danh sách các tổ chức chứng nhận uy tín có chi nhánh tại Việt Nam; - Nghiên cứu và tìm hiểu lịch sử phát triển, mức độ phổ biến, chi phí, cách
thức chứng nhận;
- Thu thập thông tin ở các doanh nghiệp đã đƣợc chứng nhận; - Họp xem xét và ra quyết định.
Thời lƣợng thực hiện: 1 ngày trong tuần 01 năm 2018.
3.2.1.4 Đào tạo về nhận thức và cách xây dựng văn bản theo ISO 9001
Với số lƣợng CB-CNV hơn 1000 ngƣời của cơng ty, chƣơng trình đào tạo cần chia thành 3 đợt nhỏ để đảm bảo việc huấn luyện và đào tạo đạt hiệu quả cao.
a) Đào tạo về nhận thức các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Nhằm mục đích làm cho CB-CNV trong cơng ty trở nên có đủ năng lực và trình độ để xây dựng thành công HTQLCL thông qua việc hiểu rõ các thuật ngữ và nhận thức đƣợc các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO; từ đó giảm thiểu rủi ro của việc hiểu sai và áp dụng không hiệu quả. Thời lƣợng thực hiện 3 ngày/đợt kéo dài từ tuần 01 đến tuần 02 năm 2018.
Nội dung của chƣơng trình đào tạo gồm:
+ Giới thiệu về HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 + Trình bày các nguyên tắc quản lý chất lƣợng và phạm vi áp dụng + Giải thích các thuật ngữ, định nghĩa
b) Đào tạo về cách xây dựng văn bản theo ISO 9001:2015
Nhằm mục đích làm cho CB-CNV trong cơng ty hiểu đƣợc cách thức xây dựng và trình bày văn bản nhƣ thế nào để đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cần thiết, nội dung rõ ràng, phù hợp khi sử dụng. Thời lƣợng thực hiện 1 ngày/đợt trong tuần 1802. Nội dung của chƣơng trình đào tạo gồm:
+ Nguyên tắc soạn thảo văn bản gồm: cách trình bày tài liệu và cách đánh số hiệu; các thông tin cần thiết trong tài liệu (tên tổ chức, tên loại tài liệu, số hiệu viết tắt, ngày hiệu lực, số trang, lần ban hành, ngày cập nhật, …)
+ Cách xây dựng hệ thống văn bản gồm: sổ tay chất lƣợng, hƣớng dẫn cách viết thủ tục, cách viết các hƣớng dẫn công việc.
Tham khảo phụ lục 5 về viết tắt từng bộ phận và nguyên tắc soạn thảo văn bản.
Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng 3.2.1.5 Viết các tài liệu văn bản và triển khai thực hiện HTQLCL
a) Viết các tài liệu văn bản
Hoạt động viết tài liệu của HTQLCL là một cấu hình cơ bản giúp các hoạt động chất lƣợng đi đúng theo trình tự, đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Bên cạnh việc SEDOVINA có sẵn một số tài liệu cần thiết đã ban hành và áp dụng, cơng ty cần có kế hoạch rà sốt lại tất cả hệ thống tài liệu sẵn có có phù hợp và đáp ứng với từng yêu cầu sau khi đƣợc hƣớng dẫn viết tài liệu chính thức. Từ đó, phân loại những tài liệu nào có nội dung đã đạt yêu cầu và loại tài liệu nào có nội dung cần phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với hệ thống chất lƣợng.
Về xây dựng Chính sách chất lƣợng: nội dung của Chính sách chất lƣợng nhƣ một sự tuyên bố về cam kết chất lƣợng sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và sự cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu quả. Chính sách chất lƣợng cần đƣợc sử dụng những từ ngữ thông dụng, phổ biến và khoa học.
Về xây dựng Mục tiêu chất lƣợng cần phải đƣợc lƣợng hóa cụ thể, chi tiết cho từng hạng mục thống nhất với Chính sách chất lƣợng và có thể đánh giá đƣợc bằng những phƣơng pháp thích hợp.
Về Bộ tài liệu của HTQLCL theo ISO 9001 có cấu trúc gồm 4 nấc theo trình tự: Nấc 1: Sổ tay chất lƣợng
Nấc 2: Các qui trình/thủ tục Nấc 3: Các hƣớng dẫn công việc Nấc 4: Các dạng biểu mẫu, biên bản.
Mỗi nấc thể hiện mức độ chi tiết về phƣơng pháp và hoạt động chất lƣợng. Tổng thời lƣợng thực hiện cho bƣớc này là 25 ngày từ tuần 1803 - 1806. Cụ thể nhƣ sau:
Hƣớng dẫn viết Sổ tay chất lƣợng
Kết cấu của Sổ tay chất lƣợng đƣợc thiết kế 10 chƣơng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trình bày các kiến thức và nội dung về các tiêu chuẩn tham khảo, thuật ngữ và định nghĩa, trách nhiệm của lãnh đạo, quản lý nguồn lực, hoạch định, điều hành, đo lƣờng – phân tích cải tiến. Sổ tay chất lƣợng là cơ sở cho các hoạt động đƣợc đảm bảo và thống nhất vận hành. Cụ thể một số nội dung nhƣ sau:
Giới thiệu chung về Sổ tay chất lƣợng
Giới thiệu về công ty SEDOVINA Phạm vi áp dụng Bối cảnh của tổ chức Sự lãnh đạo Hoạch định Hỗ trợ Điều hành
Đánh giá kết quả hoạt động Cải tiến
Sau khi hoàn thiện nội dung, Sổ tay chất lƣợng cần đƣợc thể hiện đầy đủ chữ ký của Ngƣời soạn thảo, Ngƣời kiểm tra và Ngƣời phê duyệt để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng. Nơi nhận tài liệu và Theo dõi tình trạng sửa đổi cũng cần đƣợc trình bày cụ thể ở những trang đầu tiên của Sổ.
Hƣớng dẫn viết các Qui trình/thủ tục
Qui trình/thủ tục là loại tài liệu hƣớng dẫn các bƣớc thực hiện một cơng việc cụ thể theo một trình tự nhất định gồm ai phụ trách, nội dung công việc cụ thể ứng với mỗi bƣớc. Qui trình thƣờng đƣợc thiết kế theo cấu trúc sau:
Mục đích
Tài liệu viện dẫn Các định nghĩa
Nội dung các bƣớc thực hiện Phụ lục
Đây là công đoạn quan trọng, tốn nhiều thời gian và công sức nhất. Trƣớc khi tiến hành viết tài liệu cho các qui trình/thủ tục, Ban lãnh đạo cần xem xét lựa chọn cán bộ đại diện của các bộ phận có kiến thức, kỹ năng và chuyên môn để đảm nhiệm công việc này. Chữ ký của Ngƣời viết, Ngƣời kiểm tra, Ngƣời phê duyệt; nơi phân phát và theo dõi tình trạng sửa đổi cũng đƣợc thể hiện đầy đủ.
Hƣớng dẫn viết các Hƣớng dẫn công việc, Biểu mẫu
Các hƣớng dẫn công việc là loại tài liệu nêu rõ chi tiết công việc phải làm cho một cơng đoạn cụ thể của một qui trình nào đó. Loại tài liệu hƣớng dẫn cơng việc thƣờng đƣợc viết trong trƣờng hợp qui trình/thủ tục khơng thể hiện đƣợc hết nội dung hoặc công đoạn phức tạp và địi hỏi chính xác cao. Kết cấu của Hƣớng dẫn cơng việc có thể đƣợc trình bày đơn giản hóa, có hình ảnh minh họa, mã hóa số hiệu tƣơng ứng với qui trình/thủ tục đó, số lần và ngày ban hành.
Tổng hợp và hoàn thiện hệ thống văn bản
Sau khi các tài liệu văn bản cần thiết đã đƣợc soạn thảo ban đầu, nhóm cơng tác sẽ thu thập và Ban chỉ đạo ISO tiến hành cuộc họp xem xét, đánh giá mức độ hợp lý về nội dung, hình thức, số lƣợng và góp ý chỉnh sửa nếu cần thiết. Hệ thống văn bản sau khi đƣợc hồn thiện và trình lên Tổng Giám đốc quyết định và chọn thời điểm ban hành áp dụng.
b) Triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
Ban Chỉ đạo ISO cùng với Nhóm cơng tác phổ biến và ban hành các văn bản tài liệu liên quan đến từng các phòng ban/bộ phận, CB-CNV để tiến hành thực hiện và hoạt động theo yêu cầu chất lƣợng đã đề ra. Trƣớc khi đi vào áp dụng chính thức, mỗi phịng ban/ bộ phận, các đơn vị trong cơng ty cần phải tổ chức cuộc họp nhóm nhằm triển khai thực hiện, phân công công việc, phân bổ trách nhiệm, quyền hạn đối với từng thành viên và thống nhất từng tài liệu đƣợc sử dụng đúng với mục đích
của các cơng việc. Nội dung của việc họp nhóm liên quan đến các mục tiêu chất lƣợng của bộ phận/ đơn vị mình; qui trình và hƣớng dẫn cơng việc thích ứng với từng nhiệm vụ của các thành viên, các phần việc liên quan đến các qui trình/ thủ tục của các bộ phận liên quan khác. Tổng thời lƣợng cho việc ban hành áp dụng và thu thập ý kiến để hiệu chỉnh văn bản là 3 tháng từ tuần 1809 đến tuần 1822.
Sau khi các tài liệu văn bản chất lƣợng đƣợc triển khai, Ban Chỉ đạo ISO và Nhóm cơng tác tiến hành rà sốt, kiểm tra tình hình thực hiện của từng đơn vị phòng ban về nhiệm vụ, công việc, các tài liệu liên quan, quyền hạn của từng cá nhân và nhận các ý kiến phản hồi về hệ thống tài liệu văn bản. Nếu nhận thấy điểm nào chƣa phù hợp và chƣa đảm bảo yêu cầu của tiêu chuẩn chất lƣợng, Ban Chỉ đạo đề xuất các điều chỉnh cần thiết cho thích hợp và hiệu quả hơn. Mọi điểm không phù hợp, lỗi vi phạm, các điểm hiệu chỉnh hoặc cập nhật văn bản đều đƣợc lập biên bản và lƣu trữ đầy đủ, lƣu trữ hồ sơ ở nơi dễ tìm thấy và phù hợp cho việc sử dụng.
3.2.1.6 Đánh giá chất lƣợng nội bộ và khắc phục, cải tiến
Đào tạo đánh giá viên nội bộ
Đánh giá viên nội bộ là những Cán bộ đƣợc lựa chọn từ các bộ phận/đơn vị để tham gia Khóa học đánh giá viên nội theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ở các trung tâm uy tín hoặc các Chuyên gia Tƣ vấn đào tạo. Thời lƣợng 2 ngày trong tuần 1809. Nhằm mục đích nâng cao kiến thức và kỹ năng đánh giá chất lƣợng nội bộ cho các Cán bộ chất lƣợng có thể hoạt động độc lập riêng lẻ để đánh giá khách quan. Từ đó, hỗ trợ Ban chỉ đạo ISO theo dõi tình hình hoạt động chất lƣợng của công ty. Nội dung chƣơng trình đào tạo chủ yếu gồm:
Mục tiêu và ý nghĩa đánh giá nội bộ (ĐGNB) Vai trò và năng lực của đánh giá viên
Lý thuyết và các nguyên tắc ĐGNB Qui trình tổ chức ĐGNB
Kế hoạch đánh giá
Xây dựng checklist đánh giá
Biên bản báo cáo chất lƣợng
Tiến hành đánh giá và khắc phục, cải tiến sau đánh giá
Khi các quá trình cần thiết cho hoạt động áp dụng HTQLCL đi vào giai đoạn ổn định, Ban chỉ đạo ISO đề xuất Nhóm đánh giá chất lƣợng nội bộ tiến hành ĐGNB theo phƣơng pháp đã đƣợc huấn luyện và bám sát theo từng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Ban lãnh đạo phối hợp với các phòng/bộ phận cùng tất cả CB-CNV hợp tác, hỗ trợ, tạo điều kiện cho Nhóm đánh giá chất lƣợng tổ chức đánh giá lần thứ nhất diễn ra một cách thuận lợi. Mọi lỗi vi phạm, các điểm không phù hợp đƣợc phát hiện; Đánh giá viên sẽ tổng hợp và báo cáo trong cuộc họp sau đánh giá nội bộ. Trên cơ sở những điểm yếu cịn tồn tại, cơng ty trao đổi, thảo luận, đề xuất các biện pháp khắc phục và hành động phòng ngừa, cải tiến. Việc đánh giá chất lƣợng nội bộ sẽ tiến hành lần 2 sau giai đoạn khắc phục và tiếp tục cho các lần đánh giá tiếp theo đến khi Ban lãnh đạo nhận thấy Hệ thống quản lý chất lƣợng của cơng ty có thể đi vào đánh giá chính thức của Tổ chức chứng nhận. Ở giai đoạn này, công ty sẽ tổ chức cuộc họp xem xét lần cuối của lãnh đạo cấp cao cùng ban chỉ đạo ISO, nhóm cơng tác, nhóm đánh giá chất lƣợng lập kế hoạch, lựa chọn thời gian và thông báo đến Tổ chức chứng nhận tiến hành thực hiện giai đoạn 3.
Giai đoạn 3: Chứng nhận 3.2.1.7 Đánh giá trƣớc chứng nhận
Sau các cuộc đánh giá chất lƣợng nội bộ và các hành động khắc phục, cải tiến của công ty, Ban chỉ đạo sẽ mời tổ chức chứng nhận đã đƣợc lựa chọn đến tiến hành đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý chất lƣợng của SEDOVINA theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 và đăng ký chứng nhận.
Trong q trình đánh giá nếu phát hiện sự khơng phù hợp hoặc lỗi vi phạm, tổ chức chứng nhận sẽ tổng hợp và thông báo đến công ty để nhận biết.
3.2.1.8 Hành động khắc phục
Dựa trên báo cáo đánh giá của tổ chức chứng nhận, công ty sẽ tiến hành phân tích và tìm hiểu ngun nhân gốc rễ của lỗi vi phạm hoặc sự không phù hợp. Từ đó,
đề xuất các biện pháp khắc phục và thiết lập các hành động phòng ngừa. Mọi hoạt động diễn ra cần đƣợc lập biên bản và thể hiện dƣới dạng hồ sơ văn bản lƣu trữ.
3.2.1.9 Chứng nhận
Sau khi nhận thấy công ty đã hồn thiện các hạng mục cịn thiếu sót và thỏa mãn theo từng yêu cầu của tiêu chuẩn, tổ chức chứng nhận ra quyết định chứng nhận chứng chỉ ISO 9001:2015 cho công ty SEDOVINA.
Việc đạt đƣợc giấy chứng nhận ISO nhƣ một bƣớc khởi đầu cho sự vận hành hệ thống quản lý chất lƣợng của tổ chức theo tiêu chuẩn quốc tế. Cơng ty cần phải tiếp tục duy trì hoạt động và cải tiến đổi mới hệ thống quản lý chất lƣợng khi cần thiết.