5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3.Các nhân tố giúp triển khai thành công hệ thống ERP
2.3.1. Thiết kế câu hỏi khảo sát các nhân tố giúp triển khai thành cơng ERP
Mục đích của khảo sát thứ hai này nhằm khẳng định các nhân tố đã được tìm ra trong khảo sát đầu tiên tại cơng ty Tuyền Phát và tìm ra các nhân tố mới có tác động đến việc triển khai hệ thống ERP. Từ đó giúp đề ra giải pháp nhằm định hướng quá trình triển khai ERP giai đoạn 2018-2022. Bảng câu hỏi khảo sát chuyên gia được xây dựng gồm hai phần:
- Phần giới thiệu gồm: thông tin cá nhân của tác giả, giới thiệu về mục đích khảo sát, đối tượng được khảo sát, và cam kết giữ bí mật thơng tin của người được khảo sát.
- Phần câu hỏi: gồm ba câu hỏi nhằm mục đích tìm ra các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP? Nhân tố nào là quan trọng? Để đạt được các nhân tố quan trọng đó thì cần chú ý những gì?
Bảng câu hỏi khảo sát chuyên gia đầu tiên khi hoàn thành đã được gửi đến hai chuyên gia đánh giá và góp ý xoay quanh việc mơ tả vấn đề ngắn gọn, dễ hiểu, tránh gây hiểu nhầm (phụ lục 6: Bảng câu hỏi khảo sát chuyên gia chưa được
hiệu chỉnh). Bảng câu hỏi khảo sát chuyên gia sau khi được hoàn thiện sẽ được
gửi đến các chuyên gia để thu thập ý kiến đóng góp (phụ lục 7: Bảng câu hỏi
khảo sát chuyên gia đã hoàn thiện).
Đối tượng khảo sát gồm: các chuyên gia tư vấn triển khai hệ thống ERP có ít
nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực ERP. Những người đứng đầu dự án triển khai hệ thống ERP và tham gia triển khai thành công hệ thống ERP cho công ty.
Phương thức khảo sát: tác giả gửi và nhận phản hồi kết quả khảo sát thông
qua email.
2.3.2. Kết quả khảo sát các nhân tố giúp triển khai thành công ERP
Câu hỏi nghiên cứu được gửi đến 28 chuyên gia và nhận được 11 phản hồi. Các ý kiến phản hồi về những nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP sẽ được thu thập, chọn lọc và phân loại theo hai nhóm (nhóm các nhân tố quan trọng và nhóm các nhân tố ít quan trọng). Các lời khuyên của chuyên gia nhằm tối ưu các nhân tố quan trọng cũng sẽ được liệt kê, qua đó đưa ra các giải pháp nhằm định hướng cho việc triển khai ERP sắp tới của công ty Tuyền Phát (phụ lục 8: Kết quả khảo sát chuyên gia).
Trong thực tế, khi quyết định triển khai một hệ thống lớn như ERP, các doanh nghiệp thường lo lắng về ngân sách, cách thức triển khai, những rủi ro cần tránh. Tuy nhiên, với kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia, những vấn đề trên không phải là những nhân tố cốt lõi. Những nhân tố quan trọng bao gồm:
- Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp: doanh nghiệp phải hiểu chính mình và
xác định cơng ty thực sự cần thiết một hệ thống ERP để giải quyết những khó khăn của cơng ty gặp phải. Đây là một nhu cầu lâu dài nên việc gắn nhu cầu này với một chiến lược CNTT dài hạn là hoàn toàn hợp lý. Nhân tố này trùng với nhân tố (B2) trong mơ hình.
- Lựa chọn gói ERP phù hợp: gói ứng dụng ERP sẽ đi theo doanh nghiệp trong
một thời gian dài, việc làm lại một hệ thống ERP mới rất tốn kém về chi phí, thời gian và cơng sức. Do đó, chọn một gói ERP phù hợp là rất quan trọng. Một gói ERP phù hợp bao gồm việc đáp ứng được các nhu cầu hiện tại, có độ tin cậy cao, ổn định trong quá trình vận hành và dễ dàng nâng cấp khi phát sinh nhu cầu. Nhân tố này trùng với nhân tố (E1) trong mơ hình.
- Nhân sự: cần phải nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống ERP và tầm
quan trọng của nhân sự. Hệ thống ERP không thể nào thay thế được con người trong công việc; ERP chỉ cung cấp các công cụ giúp con người xử lý nhanh hơn trong công việc, đảm bảo họ làm đúng theo quy trình để tránh các sai sót, đơn giản những thủ tục giấy tờ, số hóa các thơng tin để thuận tiện cho việc lưu trữ, gửi/nhận; và quan trọng hơn hết ERP cung cấp nhanh các cơng cụ báo cáo, phân tích cho cấp quản lý hỗ trợ q trình ra quyết định. Do đó, nhân sự và hệ thống ERP là hai tổng thể không thể tách rời. Một khi ra quyết định triển khai hệ thống ERP cho cơng ty, điều đó đồng nghĩa với việc cơng ty đã chuẩn bị sẵn sàng nguồn nhân lực (họ phải đủ năng lực đảm nhận công việc mới, hoặc chấp nhận đào tạo để phát triển cùng công ty). Trong vấn đề nhân sự cịn một nhân tố tiên quyết khác đó là các nhân sự chủ chốt. Như các chuyên gia đã trình bày ở trên, việc triển khai hệ thống ERP đồng nghĩa với minh bạch trong quản lý, trong quy trình làm việc sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích của các bộ phận, mờ nhạt vai trị của những vị trí nhân sự chủ chốt nhưng nếu thay đổi được văn hóa này (được các chuyên gia nêu trong nhân tố văn hóa doanh nghiệp) thì sự phát triển và lợi ích của cơng ty của nhân viên sẽ gia tăng. Minh
bạch phải thống nhất ở các cấp từ nhân viên đến quản lý. Do đó, nhân viên cũng sẽ có thêm cơng cụ để bám sát cơng ty, nhận ra sự phát triển để có niềm tin, động lực cống hiến lâu dài. Nhân tố này trùng với nhân tố (A2) trong mơ hình.
- Văn hóa doanh nghiệp: đây là một nhân tố đặc trưng của các doanh nghiệp Á
thức làm việc hiện đại, những văn hóa khơng tốt sẽ phải dần biến mất nếu chúng ta muốn tồn tại và phát triển. Việc định hướng một văn hóa chuyên nghiệp và hướng tới sự phát triển lâu dài sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một sức mạnh cạnh tranh mới. Việc triển khai hệ thống ERP sẽ là cơ hội để rã băng và đưa vào những văn hóa tốt hơn cho doanh nghiệp. Đây cũng là nhân tố mới được phát hiện trong quá trình khảo sát.