5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.1.3.Lựa chọn một hệ thống ERP và đơn vị triển khai phù hợp
3.1. Giải pháp triển khai hệ thống ERP tại Tuyền Phát giai đoạn 2018-2022
3.1.3.Lựa chọn một hệ thống ERP và đơn vị triển khai phù hợp
Trong triển khai ERP, một trong những giai đoạn sớm nhất và quan trọng nhất là giai đoạn lựa chọn ERP. Nếu một doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP khơng phù hợp với nhu cầu, dự án sẽ có khả năng thất bại cao. Trong thực tế có nhiều trường hợp triển khai ERP thất bại do chọn sai giải pháp ERP (trong nghiên cứu ở chương 2 cũng cho ta thấy nhà cung cấp ERP cho công ty Tuyền Phát thiếu kinh nghiệm, năng lực trong triển khai ERP) và việc cam kết khắc phục hậu quả của nhà cung cấp trong trường hợp này chưa từng xảy ra.
Việc lựa chọn gói ERP là một cơng việc khó khăn và tốn thời gian. Nguyên nhân là do sự khan hiếm nguồn lực sẵn có, sự phức tạp của các gói ERP và có nhiều lựa chọn ERP khác nhau trên thị trường. Trong thực tế, tiêu chí lựa chọn ERP sẽ liên quan đến một số yếu tố, một trong những yếu tố quan trọng để lựa chọn ERP đó là chức năng của hệ thống ERP với các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Theo Elragal & Al-Serafi (2011) hệ thống ERP khơng phải là khó thực hiện, nhưng người dùng phải xác định những mục tiêu cần đạt được với hệ thống mới, làm thế nào để các tính năng trên hệ thống ERP có thể đạt được các mục tiêu này, và làm thế nào để cấu hình, tùy chỉnh và kỹ thuật triển khai gói ERP này.
Theo nghiên cứu của Aloini .D, Dulmin .R, Mininno .V (2012) về tần suất các yếu tố gây ra rủi ro khi một hệ thống ERP triển khai thất bại gồm:
Bảng 3.3: Tần suất các yếu tố gây rủi ro khi một hệ thống ERP triển khai
thất bại
Các yếu gây ra rủi ro Mức độ thường
xuyên
Lựa chọn ERP khơng thích hợp Cao
Kỹ năng nhóm dự án kém Trung bình
Sự tham gia quản lý cấp trung Trung bình
Hệ thống truyền thơng khơng hiệu quả Trung bình
Sự tham gia của người sử dụng yếu Trung bình
Khơng đào tạo và hướng dẫn Trung bình
Quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR) khơng đầy đủ Trung bình
Lãnh đạo quản lý kém Trung bình
Quản lý thay đổi khơng đầy đủ Trung bình
Quản lý hệ thống kế thừa không đầy đủ Thấp
Nhà cung cấp IT không ổn định và hiệu suất Thấp Kiến trúc phức tạp và số lượng lớn các mơ-đun Thấp
Quản lý tài chính khơng đầy đủ Thấp
(nguồn: Aloini .D, Dulmin .R, Mininno .V, 2012)
Để giảm thiểu tối đa tỷ lệ thất bại do chọn sai hệ thống ERP, Moutaz Haddara (2014) đã sử dụng kỹ thuật SMART (Simple Multi-Attribute Rating Technique) để đưa ra các điều kiện chọn lựa một hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Kỹ thuật này dùng để so sánh và chọn một trong hai gói ERP khác nhau.
Gọi A: là gói ERP tên A. Gọi B: là gói ERP tên B. Các tiêu chí so sánh hai gói ERP A và B gồm:
- Chức năng của hệ thống ERP: đây là đánh giá thiết yếu nhất, quyết định tồn
bộ q trình đánh giá, một hệ thống ERP được chọn phải sở hữu tiêu chí này. Trong tiêu chí này, hệ thống ERP phải sở hữu đầy đủ hoặc nhiều phân hệ liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Hai hệ thống được so sánh phải có
khả năng quản lý các hoạt động kinh doanh cốt lõi (Bán hàng-Mua-Kho-Kế toán). Ngồi ra, A và B đều có thể hỗ trợ hầu hết các ngành công nghiệp. - Tiêu chuẩn kỹ thuật: việc lựa chọn phần cứng và phần mềm cho hệ thống đóng
vai trị quan trọng vào thời điểm triển khai và nâng cấp sau này. Doanh nghiệp cần đảm bảo các nhà cung cấp ERP sẽ cung cấp các bản cập nhật bảo mật lâu dài cho hệ thống đảm bảo thời gian tồn tại cho hệ thống trong một thời gian dài. Nhà đầu tư cần phải tiếp xúc nhiều với nhà cung cấp hoặc đơn vị tư vấn triển khai để đánh giá các tiêu chí kỹ thuật của hệ thống. Bên cạnh đó cũng xem xét tính dễ sử dụng của phần mềm, tính ổn định, chất lượng và các khía cạnh kỹ thuật khác. So sánh xem A và B, gói ERP nào địi hỏi nhiều kỹ thuật hơn, phải cài đặt nhiều nền tảng hơn – gói ERP nào đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật và kỹ thuật cài đặt đơn giản hơn sẽ được chọn.
- Chi phí và ngân sách: Cơng ty phải biết rõ năng lực của mình có đủ khả năng
mua và vận hành hệ thống ERP. Nhiều nghiên cứu đã cho thấy vượt chi ngân sách khi triển khai ERP. Chi phí cho việc triển khai ERP khơng chỉ là gói phần mềm ERP mà cịn chứa nhiều chi phí khác như: phần cứng, tư vấn, đào tạo, quản lý thay đổi tổ chức, bản quyền sử dụng hàng năm, nhân sự sử dụng phần mềm, bảo trì hệ thống. Do đó, cần phân loại các chi phí, so sánh xem chi phí khởi tạo và lâu dài của A và B như thế nào?
- Dịch vụ và hỗ trợ: đa số các tổ chức phải đối mặt với các sự cố kỹ thuật trong
q trình cài đặt, sử dụng, tùy biến và tích hợp với các hệ thống sẵn có của doanh nghiệp. Để khắc phục các khó khăn, các tổ chức phải duy trì sự hỗ trợ từ nhà cung cấp cả về phần mềm và phần cứng. Nếu một hệ thống hồn chỉnh được cung cấp từ nhiều phía thì sẽ gặp nhiều khó khăn hơn khi cần khắc phục sự cố.
- Đánh giá nhà cung cấp: các tiêu chí về năng lực, tình trạng hiện tại của nhà
cung cấp, mức độ phổ biến cần được xem xét và đánh giá. Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến tầm nhìn và sự phát triển của nhà cung cấp, về khả năng họ sẽ
nâng cao chất lượng dịch vụ trong tương lai và cách họ sẽ thực hiện việc này để đảm bảo hệ thống ERP của doanh nghiệp được một sự đảm bảo chắc chắn. - Độ tin cậy của hệ thống: đây được xem là tiêu chí quan trọng thứ hai khi lựa
chọn ERP. Độ tin cậy của hệ thống nghĩa là: đây là một hệ thống đã hoàn chỉnh, được ứng dụng rộng rãi, đạt được các chứng nhận kỹ thuật phần mềm lẫn phần cứng. Một nhà cung cấp mạnh, có thương hiệu thường tỷ lệ thuận với độ tin cậy của hệ thống ERP, họ sẽ giúp doanh nghiệp có góc nhìn bao quát hơn về thị trường ERP cũng như các quy trình làm việc mà họ đã tích lũy được trong những năm triển khai ERP của mình.
- Tính tương thích: là khả năng tương tác với các hệ thống khác. Khơng một
ứng dụng nào có thể thực hiện mọi thứ mà doanh nghiệp yêu cầu. Hệ thống ERP được chọn phải liên kết được với tất cả các hệ thống được phát triển nội bộ hoặc các phần mềm riêng biệt mà tổ chức có thể sử dụng để hồn thành các yêu cầu chuyên môn, hoạt động được trên nhiều thiết bị công nghệ.
- Vị thế thị trường: rất nhiều doanh nghiệp đặt niềm tin vào nhà cung cấp danh
tiếng, cũng như cơ sở hạ tầng dịch vụ khi lựa chọn giải pháp ERP. Các nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới phần lớn đã triển khai sản phẩm ERP của họ cho nhiều doanh nghiệp. Việc triển khai nhiều hệ thống ERP giúp cho các nhà cung cấp này có nhiều thơng tin cũng như kinh nghiệm khi triển khai một hệ thống ERP cho một ngành tương tự sau này. Do đó, cần cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp ERP chất lượng, đặc biệt khi họ đã triển khai thành công cho một ngành tương đương với doanh nghiệp của bạn.
- Các phân hệ tích hợp: một hệ thống lý tưởng nên có khả năng tích hợp các
phân hệ vào hệ thống ERP. Khơng chỉ có thể tích hợp các phân hệ cùng nhà cung cấp mà cịn có thể tích hợp được các phân hệ từ các nhà cung cấp khác (cùng phương thức xử lý) nhằm tránh lãng phí tài nguyên. Và trong tương lai việc tích hợp thêm các phân hệ khi quy mô doanh nghiệp được mở rộng cũng là một nhu cầu cần quan tâm.
- Phương pháp thực hiện khi triển khai dự án: một phương pháp luận, phương
thức làm việc đáng tin cậy đã được ứng dụng thực tiễn sẽ giúp tăng tỷ lệ thành công của ERP. Trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án, cần xác định rõ các mục tiêu như đầu vào, đầu ra, cột mốc cần đạt được,…
- Gói ERP phù hợp với tồn tổ chức: một đánh giá về tổng thể về ERP nên được
tiến hành sau khi đã xem xét các tiêu chí trên. Có thể trong giai đoạn hiện tại doanh nghiệp sẽ chọn được gói ERP phù hợp, nhưng về lâu dài gói ERP có theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp khơng? Và sau đó là các bước cân nhắc để tối ưu tài nguyên của công ty.
3.1.4. Chuẩn bị cho sự thay đổi, kiểm sốt trong q trình triển khai
Tái cấu trúc doanh nghiệp (BPR – Business Process Reengineering) và ERP ln hỗ trợ lẫn nhau trong q trình triển khai ERP. Chương trình BRP là một quy trình quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp, và ERP là chương trình tiên phong theo sau là một chương trình BPR. Việc tái cấu trúc doanh nghiệp là một q trình phức tạp, có định hướng và kế hoạch rõ ràng. Lưu đồ rút gọn cho việc tái cấu trúc doanh nghiệp trong quá trình triển khai ERP sẽ giúp chúng ta hình dung được quá trình tái cấu trúc này. (hình 3.2)
Mặc dù ERP khơng tự động tái thiết kế các quy trình trong doanh nghiệp nhưng nó sẽ thúc đẩy và định hướng cho doanh nghiệp khi thực hiện. ERP buộc một doanh nghiệp phải quyết định cách thức hoạt động kinh doanh ở mức chi tiết. Việc thay đổi mơi trường làm việc khi triển khai ERP có thể làm phát sinh thêm các yêu cầu mới trong hệ thống ERP hoặc điều chỉnh các thiết lập trong hệ thống ERP đó (Markus and Tanis 2000, Calvert 2006). Sau khi đã ứng dụng ERP một thời gian, các nhu cầu nhằm phục vụ các chiến lược kinh doanh sẽ làm phát sinh thêm nhu cầu tích hợp các quy trình nghiệp vụ mới (Shang and Hsu 2007). Do đó, sự hiểu biết của người dùng về hệ thống ERP là rất cần thiết; người dùng cần được đào tạo sử dụng và cách thức nâng cấp hệ thống phần mềm chủ động. Vì vậy, quy trình tái cấu trúc BRP này khơng chỉ dùng khi triển khai ERP lần đầu mà cịn có thể sử dụng trong q trình nâng cấp, cải tiến hệ thống. Trong quá
trình tái cấu trúc, sự phối hợp giữa nhóm thực hiện tái cấu trúc và phòng nhân sự (HR) là rất quan trọng nhằm đo lường kết quả và hiệu quả của dự án. Các kết quả có thể được sử dụng để đánh giá hoạt động của nhân viên. Các qui định về khen thưởng nhân viên cho những sáng kiến giúp tăng hiệu quả quá trình tái cấu trúc cần được khuyến khích.
Hình 3.2: Lưu đồ tái cấu trúc doanh nghiệp BRP trong quá trình triển khai ERP
(nguồn: Batuhan Kocaoglu and A. Zafer Acar, 2015)
3.2. Hạn chế của đề tài
Đề tài được thực hiện khi hệ thống ERP chưa thực sự phát triển ở Việt Nam nên các thông tin thống kê, các tài liệu tham khảo bằng tiếng Việt còn hạn chế, phương pháp nghiên cứu chưa đa dạng. Nếu đề tài được thực hiện trên phạm vi lớn thì giá trị nghiên cứu sẽ được nâng cao hơn, độ tin tưởng cao.
Nghiên cứu đưa ra những giải pháp có liên quan đến tầm chiến lược (về nhân sự, công nghệ thông tin,…) trong phạm vi giới hạn của đề tài khơng thể phân tích và đi vào chi tiết những chiến lược này.
Việc triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát vẫn trong giai đoạn 2018- 2022 vẫn đang được nghiên cứu và tìm hiểu. Trong tương lai nếu việc triển khai thành cơng, có thể tạo điều kiện cho các đề tài khác đo lường sự thành cơng của q trình triển khai này.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Đây là chương tổng hợp lại các kết quả chính của đề tài đã đạt được. Dựa trên các kết quả nghiên cứu đã được trình bày và giải thích ở chương 2, trong chương này tác giả đã đưa ra những giải pháp cụ thể nhằm giúp công ty Tuyền Phát nâng cao tỷ lệ thành công khi triển khai một hệ thống ERP mới trong giai đoạn 2018– 2022; đề ra những biện pháp khắc phục những nhân tố tác động đến dự án đã triển khai giai đoạn 2012-2013 trước đây. Qua chương này, tác giả cũng có những kiến nghị giúp việc triển khai hệ thống ERP mới đạt được hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó, những hạn chế của nghiên cứu cũng được nêu ra, nhằm giúp công ty Tuyền Phát có cơ sở vững vàng để xem xét các giải pháp, kiến nghị của tác giả; và qua các hạn chế đó có thể giúp cơng ty Tuyền Phát có những nghiên cứu bổ sung góp phần vào thành công của dự án triển khai hệ thống ERP sắp tới.
KẾT LUẬN
Hệ thống ERP là một công cụ quản lý hiệu quả, là công cụ tối ưu hóa và hội nhập kinh doanh, các q trình kinh doanh được thực hiện thơng qua các hệ thống quản lý thông tin hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế hội nhập. Hệ thống ERP cung cấp nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. ERP cung cấp truyền thơng nhanh và chính xác ở định dạng điện tử; nắm bắt tất cả các dữ liệu quan trọng với ngày tháng và thời gian cụ thể; đảm bảo quản lý chính xác khoa học; ERP cho phép tích hợp hồn hảo và minh bạch trong tất cả các phịng ban có liên quan trong tổ chức, đảm bảo quản lý cơ sở dữ liệu tập trung, loại bỏ các lỗ hổng trong hệ thống hiện có, cho phép phân tích hoạt động kinh doanh dựa trên số liệu đã có và dự báo các hoạt động kinh doanh trong tương lai. ERP có bề dày phát triển và ứng dụng trên các nước tiên tiến trên thế giới nhưng hiện nay, tại Việt Nam số lượng doanh nghiệp sở hữu hệ thống ERP vẫn còn hạn chế.
Tuy nhiên, để làm chủ một hệ thống ERP là điều khó khăn với nhiều doanh nghiệp, không chỉ cần nhiều tài ngun mà cịn địi hỏi một tầm nhìn và sự phấn đấu của một tập thể.
Trong nghiên cứu này, tác giả đã trình bày các lợi ích của hệ thống ERP và xác định các nhân tố tác động đến việc dừng triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2012-2013, qua đó đưa ra các giải pháp để cơng ty có thể triển khai thành cơng hệ thống giai đoạn 2018–2022. Bên cạnh đó, đề tài cũng cung cấp thêm thơng tin về tình hình triển khai ERP tại Việt Nam và thế giới, giúp người đọc nhận diện rõ hơn về lợi ích của ERP cũng như những khó khăn sẽ gặp phải khi triển khai hệ thống này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT
1. Cổng thông tin sở ngoại vụ An Giang. Họp bàn về nội dung hợp tác An Giang -
Thụy Điển giai đoạn 2 < songoaivu.angiang.gov.vn >
2. Cổng thơng tin Tập đồn Điện lực Việt Nam EVN. EVN mong muốn hợp tác chặt
chẽ cùng cơ quan Năng lượng Thụy Điển <evn.com.vn>
3. Nguyễn Đình Thọ, 2013. Phương pháp nghiên cứu khoa học trong kinh doanh. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động – Xã hội.
4. Phạm Minh Tuấn và Mai Công Nguyên, 2017 . Tạp chí ERP Doanh Nghiệp. Ban truyền thơng công ty FPT-IS.
DANH MỤC TÀI LIỆU TIẾNG ANH
1. Batuhan Kocaoglu and A. Zafer Acar, 2015. Developing an ERP Triggered Business Process Improvement Cycle from a Case Company. Procedia - Social
and Behavioral Sciences 181, p.107 – 114.
2. Christopher P. Holland and Ben Light, 1999. A Critical Success Factors Model
For ERP Implementation. Journal IEEE Software Volume 16 Issue 3, May 1999,
p.30-36.
3. DeLone, William H; McLean, Ephraim R, 2003. The DeLone and McLean Model
of Information Systems Success: A Ten-Year Update; Journal of Management
Information Systems: Vol. 19, No. 4, pp. 9–30.
4. International Data Corporation (IDC), 2016. Executive Summary Vietnam ICT Market Landscape Study. ICD Malaysia.
5. Joseph Bradley, 2004. Enterprise Resource Planning Success: A Management Theory Approach To Critical Success Factors. California: ProQuest Information
and Learning Company.
6. Mahmood Ali, Lloyd Miller, 2017. ERP System Implementation in Large Enterprises - A Systematic. Emerald Publishing Limited: Journal of Enterprise