5. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.1. Giải pháp triển khai hệ thống ERP tại Tuyền Phát giai đoạn 2018-2022
3.1.2. Giải pháp kết hợp triển khai ERP với một chiến lược lâu dài
Trong những năm gần đây, chúng ta đã nghe nói đến cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư hay cịn gọi là cuộc cách mạng cơng nghiệp 4.0. Trong các nhà máy thơng minh có cấu trúc cơng nghệ 4.0 tương lai, các hệ thống vật lý trực tuyến sẽ giám sát các quy trình vật lý và đưa ra các quyết định phân cấp; các hệ thống vật lý hoạt động và tương tác với con người theo thời gian thực thông qua các thiết bị công nghệ (IoT) và hệ thống ERP được xem là nền tảng cho nền công nghiệp 4.0 này.
Một khi đã quyết định triển khai ERP là doanh nghiệp đã chấp nhận một dự án đầu tư cho tương lai; đối mặt với sự thay đổi về quy trình kinh doanh, thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi công nghệ; đối mặt với rủi ro nếu dự án thất bại vì dự án sẽ hao tốn rất nhiều tài lực và nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Do đó, việc triển khai ERP đi cùng với một chiến lược lâu dài, cụ thể của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.
Một chiến lược liên quan đến ERP là một chiến lược tổng thể vì chiến lược này sẽ quyết định đến cách thức quản lý, tổ chức, điều hành, phương thức làm việc, công nghệ, sự minh bạch của doanh nghiệp; đi kèm với đó là chi phí thực hiện và những lợi ích mà hệ thống sẽ mang lại.
Nghiên cứu này sẽ cố gắng đề cập đến mức có thể về các chiến lược mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi quyết định triển khai ERP:
- Chiến lược về nguồn nhân lực: bất kỳ một hệ thống nào dù có tối ưu đến đâu
cũng cần phải có nhân lực đủ trình độ để vận hành; nguồn nhân lực này bao gồm cả bộ phận điều hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng nguồn nhân lực có kiến thức về công nghệ, kiến thức quản lý trong thời đại công nghệ và hội nhập. Đặc biệt đối với công ty Tuyền Phát việc tuyển dụng và đào tạo nhân lực chiếm vai trò quan trọng, do nguồn cung nhân lực nghèo nàn so với các tỉnh phát triển như Tp. Hồ Chí Minh, việc đào tạo cũng gặp nhiều khó khăn. Việc đánh giá, khen thưởng nhân viên cũng cần được xem trọng, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp đánh giá nhân viên như KPIs, Balanced Score Card nhằm tạo động lực và phát huy năng lực của nhân viên trong quá trình triển khai và điều hành sau này. - Chiến lược về công nghệ thông tin: việc cung cấp cho người lao động những
công nghệ tiên tiến phục vụ công việc là vơ cùng quan trọng; vừa giúp doanh nghiệp có một nền tảng cơng nghệ kế thừa, dễ dàng nâng cấp; vừa giúp nhân viên có điều kiện ứng dụng thực tiễn vào công việc, tăng hiệu quả công việc. Một hệ thống CNTT bao gồm: hệ thống máy tính, máy chủ; các kết nối mạng thơng suốt, an tồn giữa các máy tính với nhau; nguồn nhân lực vận hành đủ kiến thức, kỹ năng về cơng nghệ; lực lượng bảo trì hệ thống khi gặp sự cố cũng như tham mưu cho bộ phận quản lý khi cần nâng cấp hệ thống. Kết quả khảo sát cho thấy công ty Tuyền Phát cần quan tâm đầu tư một nguồn nhân lực về CNTT hoặc có thể kết hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ nhằm phục vụ nhu cầu hiện tại. Nền tảng thiết bị công nghệ cần được đầu tư mới, tạo nền tảng vận hành hệ thống ERP.
- Chiến lược về nguồn vốn: tất cả các dự án đều cần đến nguồn vốn để tiến hành
triển khai. Chiến lược về vốn khơng chỉ dừng lại ở việc tìm nguồn vốn để thực hiện dự án, sử dụng nguồn vốn như thế nào. Khi đã triển khai thành công dự án ERP thì doanh nghiệp có rất nhiều lợi thế trong việc kêu gọi nguồn vốn đầu
tư từ trong và ngồi nước do doanh nghiệp đã chuẩn hóa quy trình làm việc, ERP là một hệ thống đa ngôn ngữ và đặc biệt là sự minh bạch khi sử dụng hệ thống ERP. Trong xu thế các doanh nghiệp nhà nước đang cổ phần hóa để kêu gọi vốn thì việc cổ phần doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã sở hữu một hệ thống ERP là một điều vô cùng thuận lợi cho doanh nghiệp. Hiện tại việc cổ phần của doanh nghiệp trong ngành nông sản vẫn chưa được nới lỏng, nhưng trong tương lai khi các ông lớn như Vinafood (Tổng công ty lương thực) đang dần tiến đến việc cổ phần hóa thì việc kêu gọi đầu tư để phát triển doanh nghiệp sẽ có nhiều triển vọng. Tại công ty Tuyền Phát, cần xem xét lại nguồn vốn cho dự án triển khai ERP; công ty nên cân nhắc đầu tư một hệ thống theo chuẩn quốc tế (có thể từ nhà cung cấp ngồi nước hoặc trong nước) nếu chi phí đầu tư cao cơng ty có thể triển khai từng phân hệ theo từng giai đoạn
- Chiến lược triển khai ERP: chiến lược này liên quan đến nhu cầu của doanh
nghiệp về một hệ thống ERP như thế nào? Nguồn lực nội tại của doanh nghiệp và sự phát triển của hệ thống ERP này trong tương lai. Trong phần này sẽ đề cập đến định hướng phát triển của hệ thống ERP của công ty Tuyền Phát trong tương lai. Những vấn đề còn lại sẽ được đề cập ở các giải pháp tiếp theo. Doanh nghiệp có thể chọn giải pháp triển khai trọn gói hệ thống ERP một lần duy nhất hoặc có thể chia ra nhiều giai đoạn để triển khai. Đối với công ty Tuyền Phát, nếu việc triển khai ERP tốn một khoản chi phí lớn và thời gian, thì doanh nghiệp có thể chia nhiều giai đoạn để triển khai ERP; việc phân chia này sẽ làm tăng chi phí về lâu dài, kéo dài thời gian triển khai nhưng có tỷ lệ triển khai thành cơng cao, giảm chi phí đầu tư tức thời và giữa các giai đoạn triển khai sẽ có một khoản thời gian để doanh nghiệp ổn định và kiểm tra vận hành của hệ thống. Trong mỗi giai đoạn, doanh nghiệp có thể chỉ triển khai một hay vài phân hệ, việc triển khai chỉ tác động đến một vài phòng ban cụ thể sẽ hạn chế việc xáo trộn do thay đổi quy trình, cách tổ chức.
Trao đổi với tác giả, ông Huỳnh Thanh Tuyền – giám đốc công ty Tuyền Phát đã có nhận định: “sau q trình triển khai hệ thống ERP giai đoạn 2012-2013
công ty vẫn dành thời gian tiếp tục nghiên cứu về dự án này. Công ty đang xem xét lại năng lực và nhu cầu của cơng ty để từ đó tìm ra một hệ thống ERP phù hợp hơn. Các chiến lược liên quan đến ERP đều được xem xét lại, đặc biệt là chiến lược về nhân lực và CNTT. Hiện nay, nguồn nhân lực dự trù cho hệ thống ERP về cơ bản đã được làm mới và đủ năng lực làm việc trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp; hệ thống CNTT cũng được công ty nâng cấp với mục tiêu quản lý tập trung, không phân tán dữ liệu, làm nền tảng cho việc triển khai ERP sau này. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất của cơng ty là tìm ra một hệ thống ERP phù hợp vì khơng giống như các phần mềm đơn lẻ; hệ thống ERP cần được nghiên cứu kỹ càng hơn. Tuy nhiên, việc tiếp cận với các hệ thống ERP đã được triển khai thành công là điều không dễ”.