1.4. .2 Nguyên tắc kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên
2.3 KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NSNN ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ DỰ TOÁN TRONG ĐIỀU
2.3.3 Kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhànước tại Kho bạc Nhànước Cà
nước Cà Mau
*Tổ chức kiểm soát chi
KBNN Cà Mau tổ chức kiểm soát chi thường xuyên tại Phịng Kiểm sốt chi, thực hiện chức năng kiểm soát chi KBNN Cà Mau đã bố trí đủ đội ngũ cán bộ cơng chức có trình độ, năng lực, đáp ứng yêu cầu vừa kiểm soát chi vừa hạch toán kế toán trên Hệ thống TABMIS. Đồng thời tổ chức các phần hành kiểm soát chi theo lĩnh vực như: khối Y tế, khối Giáo dục, Khối Văn hố, Khối Nơng, Lâm , Ngư nghiệp, các cơ quan ANQP, cơ quan Đảng, theo các Sở chuyên môn như: Sở Lao động TBXH, Giao thông, Ngoại vụ- nội vụ, UBDN-HĐND-Quốc hội, các Hội, đoàn thể....theo phương pháp tổ chức này sẽ tập trung chuyên sâu về chế độ, chính sách, tính chất đặc thù của từng ngành, từng lĩnh vực, nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát chi NSNN.
Thực hiện kiểm sốt chi theo mơ hình 1 cửa, các đơn vị đến KBNN chỉ giao dịch và nhận kết quả tại một đầu mối, quy trình nghiệp vụ, thời gian xử lý, thủ tục hồ sơ trách nhiệm cán bộ công chức được thực hiện đúng quy định vừa chặt chẽ, vừa thuận tiện, nhanh chóng, vừa chính xác và an tồn.
* Thời hạn chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước
Nhìn chung các đơn vị tham gia vào kiểm soát chi thường xuyên đều chấp hành thời hạn chi NSNN đối với chi thường xuyên. Hàng năm, KBNN Cà Mau chủ động thông báo bằng văn bản đến các ĐVSDNS về thời hạn tạm ứng, tạm cấp, hoàn tạm ứng, chi NS, đối chiếu và chuyển nguồn NSNN theo quy định của Bộ Tài chính và các cơ quan có thẩm quyền. Sở Tài chính cũng có thơng báo thời hạn cấp Lệnh chi tiền, bổ sung, điều chỉnh dự toán NSNN, quyết toán, thẩm định quyết toán...Cụ thể : thời hạn chi, tạm ứng ngân sách (bao gồm cả chi đầu tư xây dựng cơ bản và chi thường xuyên) đối với nhiệm vụ được bố trí trong dự tốn NSNN hàng năm và vốn ứng trước kế hoạch năm sau được thực hiện chậm nhất đến hết ngày 31/12. Thời hạn ĐVSDNS (gồm cả chủ đầu tư) gửi hồ sơ chứng từ rút dự toán chi NS, tạm ứng NS đến KBNN nơi giao dịch chậm nhất đến hết giờ làm việc ngày 28/12. Không thực hiện tạm ứng NS (cả chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên) trong thời gian chỉnh lý quyết toán. (trừ trường hợp thanh tốn vốn đền bù giải phóng mặt bằng được thực hiện đến hết ngày 31/01. Trường hợp đã có khối lượng, cơng việc thực hiện đến hết ngày 31/12 (cả chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên), thì thời hạn chi NS được thực hiện đến hết
ngày 31/01; thời hạn ĐVSDNS (gồm cả chủ đầu tư) gửi hồ sơ, chứng từ chi NS (kể cả thanh toán các khoản tạm ứng) theo chế độ quy định đến KBNN giao dịch chậm nhất đến hết ngày 25/01.
Như vậy trong thời gian chỉnh lý quyết toán từ 1/1 đến 31/1 hàng năm tại các KBNN phải thực hiện chi NSNN cho các giai đoạn: chi cho nhiệm vụ năm trước trong thời gian chỉnh lý quyết toán, thanh tốn hồn tạm ứng các khoản đã tạm ứng NS, chi dự tốn năm NS đối với đơn vị đã có dự tốn được giao chính thức, tạm cấp dự tốn cho các đơn vị chưa được giao dự toán để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ chi ngay từ đầu năm, ứng trước dự toán năm sau theo điều hành của các cơ quan có thẩm quyền. Khối lượng cơng việc tăng cao, cả các ĐVDT và KBNN đều phải thực hiện phân định rõ các chỉ tiêu để đảm bảo không nhầm lẫn giữa các năm NS, các kỳ hạch toán cũng như các biểu mẫu quy định.
Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp các ĐVDT khơng chấp hành được thời hạn chi NS vì nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Ví dụ như: Mặc dù đã được bố trí dự tốn nhưng do nguồn thu chưa đảm bảo nên cơ quan Tài chính chưa đồng bộ dự toán vào hệ thống TABMIS, hoặc đã đủ nguồn nhưng cán bộ thực hiện chưa kịp thời, thực hiện sai phải điều chỉnh hoặc việc thực hiện các hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ, sửa chữa giữa ĐVSDNS và nhà cung cấp chậm do ý thức, do thời tiết, khí hậu và các điều kiện khác...
* Quy trình và thủ tục kiểm soát chi tại Kho bạc Nhà nước Cà Mau
.Quy trình chi bằng dự tốn
KBNN Cà Mau cấp hành các quy định về thủ tục kiểm soát chi thường xuyên NSNN do Bộ Tài chính, KBNN quy định. Ngồi ra cịn tn thủ các quy định theo điều hành của các cấp chính quyền địa phương.
“Trường hợp sử dụng kinh phí NSNN để mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm
việc và các công việc khác thuộc phạm vi phải đấu thầu thì phải có đầy đủ quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật”.
UBND tỉnh có Quyết định phân cấp thẩm quyền lựa chọn nhà thầu dưới 300 triệu đồng cho Thủ trưởng các ĐVDT ở địa phương. Còn từ 300 triệu đồng trở lên thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh Cà Mau. Sở Tài chính Cà Mau là cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ thủ tục để tham mưu cho UBND tỉnh trong việc phê duyệt kế
hoạch đấu thầu cho các ĐVDT trong nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa. Tuy nhiên một số trường hợp mặc dù chi từ nguồn TX nhưng nếu có tính chất đầu, tư xây dựng cơ bản thì Sở Kế hoạch đầu tư Cà Mau lại được giao nhiệm vụ tham mưu. Việc phân định này cũng chưa thực cụ thể, khó phân biệt, vì vậy các ĐVDT rất bị động khi có các nghiệp vụ này.
KBNN Cà Mau thực hiện kiểm soát hồ sơ của ĐVDT theo các nội dung sau: Kiểm tra bảo đảm các khoản chi phải có trong dự tốn NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự tốn của đơn vị cịn đủ để chi.
Kiểm tra hồ sơ chứng từ theo từng khoản chi đảm bảo hợp lệ, hợp pháp, hợp lý. Các khoản chi phải chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
“Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN
căn cứ vào dự tốn NSNN đã được cơ quan có thẩm quyền giao để kiểm soát”.
Căn cứ vào nhu cầu chi, thủ trưởng ĐVSDNS lập và gửi hồ sơ theo quy định, gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát thanh toán.
“KBNN kiểm tra kiểm soát các hồ sơ của ĐVSDNS, nếu đủ điều kiện theo quy
định thì thực hiện chi trả trực tiếp cho nguời hưởng lương và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua ĐVSDNS. Khi thực hiện chi trả theo hình thức rút dự tốn từ KBNN phải đảm bảo các khoản chi đáp ứng các điều kiện chi NSNN theo quy định và hạch toán đúng quy định của mục lục NSNN hiện hành”.
.Thủ tục, hồ sơ kiểm soát chi
- Đầu năm ngân sách, các ĐVDT có trách nhiệm gửi KBNN cùng cấp và KBNN nơi giao dịch các loại hồ sơ tài liệu sau:Quyết định giao dự tốn của cấp có thẩm quyền;Bảng phân bổ dự toán cho các đơn vị trực thuộc; Quyết định giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm và quy chế chi tiêu nội bộ; Bảng đăng ký biên chế và quĩ tiền lương được cơ quan có thẩm quyền duyệt; Các loại hợp đồng lao động, danh sách học bổng và các loại hồ sơ khác liên quan đến nhiệm vụ chi của đơn vị.
Khi có nhu cầu rút dự tốn ĐVSDNS gửi KBNN giấy rút dự tốn NSNN (theo mẫu) trong đó ghi rõ nội dung chi để KBNN có căn cứ giải quyết và theo dõi, hồ sơ kèm theo gồm có
Danh sách tiền lương, tiền công, học bổng, danh sách...(từng lần ) đối với các khoản chi cho cá nhân.
Bảng kê chứng từ thanh toán đối với các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn dưới 20 triệu đồng.
Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, hoá đơn, văn bản lựa chọn nhà thầu và các hồ sơ chứng từ liên quan đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.
Nếu đủ điều kiện KBNN thực hiện chi NS, nếu không đủ điều kiện chi KBNN từ chối thanh toán bằng văn bản đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
KBNN Cà Mau hạch toán tạm ứng vào một mã NDKT khác của nội dung chi đó, khi thanh tốn hồn tạm ứng mới chi tiết đến từng mã NDKT. Các khoản chi trực tiếp thì được hạch toán vào mã NDKT tương ứng theo quy định về mục lục ngân sách hiện hành. Tuy nhiên trong q trình kiểm sốt chi NSNN tại tỉnh Cà Mau đã phát sinh các vấn đề sau:
- Về văn bản lựa chọn nhà thầu: các khoản mua sắm từ 20 triệu đồng trở lên thẩm quyền lựa chọn nhà thầu thuộc về các ĐVDT hoặc đơn vị được UBND giao thực hiện (nếu khoản mua sắm đó thuộc danh mục hàng hóa mua sắm tập trung). Trong thực tế KBNN chỉ kiểm soát văn bản Quyết định lựa chọn nhà thầu chứ khơng kiểm sốt quy trình lựa chọn nhà thầu, vì vậy chất lượng kiểm sốt việc lựa chọn nhà thầu không cao, một số đơn vị chỉ ra văn bản lựa chọn nhà thầu, thậm chí khơng đúng thể thức mà không hề quan tâm đến trình tự của việc lựa chọn nhà thầu theo đúng quy định của Luật đấu thầu.
Đối với các khoản chi sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ có tính chất XDCB nhưng lại được bố trí từ nguồn kinh phí thường xuyên, nếu kiểm sốt theo cơ chế chi thường xun thì khơng đảm bảo, nếu kiểm sốt theo cơ chế chi XDCB thì sai qui định, việc lưu giữ chứng từ cũng cịn lúng túng chưa có hướng dẫn cụ thể.
- Nội dung chi bằng tiền mặt được kiểm soát chặt chẽ theo đúng quy định tại điều 6, thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của bộ Tài chính. KBNN Cà Mau giải quyết các khoản chi tiền mặt khá linh hoạt, đảm bảo các yêu cầu chi tiền mặt của các ĐVSDNS vừa đảm bảo thực hiện tốt chủ trương thanh tốn khơng dùng tiền mặt, hướng tới “Kho bạc mà khơng có bạc”.
Trong thực tế, một số nội dung đặc thù như: chi chế độ đón tiếp thân nhân liệt sỹ, chi lễ hội, chi đặc biệt của các đơn vị an ninh quốc phòng, chi các giải thể dục, thể thao, thi tuyển..... cần thiết phải chi tiền mặt trong khi chế độ lại chưa quy định cho thủ quỹ đơn vị được nhận tiền vào tài khoản cá nhân để tiện cho việc di chuyển, vì vậy rất
nhiều trường hợp thủ quỹ đơn vị phải mang một lượng tiền mặt lớn di chuyển để phục vụ cho các nhiệm vụ nói trên.
Mặt khác, nội dung chi tiền mặt trên giấy rút dự tốn ghi khơng chính xác hoặc rất chung chung nên KBNN khơng có cơ sở để kiểm sốt việc chi tiêu tiền mặt của các đơn vị, chỉ đến khi thanh tốn hồn tạm ứng mới phát hiện được, khi phát hiện thì khoản thanh tốn đã hồn thành. Hiệu quả kiểm sốt chi tiền mặt không cao.
- Về tỷ lệ tạm ứng theo hợp đồng: mặc dù mức tạm ứng theo quy định tại hợp đồng đã ký kết của đơn vị sử dụng NSNN và nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ nhưng tối đa không vượt quá 30% dự tốn bố trí cho khoản mua sắm đó, tuy nhiên KBNN Cà Mau cũng giải quyết khá linh hoạt tỷ lệ này đối với một số khoản chi có tính chất đặc thù như điều tra dân số, các chương trình tuyên truyền về dân số kế hoạch hố gia đình, phịng chống HIV, nghiên cứu đề tài khoa học bởi vì dự tốn giao hàng năm khơng quy định rõ giao cho khoản mua sắm nào bao nhiêu (trừ những trường hợp mua sắm tài sản cố định hoặc thiết bị đã được quy định rõ trong dự tốn) hoặc là với mức 30% khơng thể thực hiện được nhiệm vụ.
- Quy định về thanh toán tạm ứng: Tất cả các khoản đã tạm ứng các ĐVSDNS phải thanh toán tạm ứng với KBNN chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau. Số dư tạm ứng để chi theo dự toán NSNN đến hết ngày 31/12 hàng năm chưa đủ hồ sơ thủ tục thanh toán được chuyển sang năm sau (nếu được phép), nộp trả NSNN (nếu không được chuyển sang năm sau).
Mặc dù thủ tục hoàn tạm ứng đã rất đơn giản, đơn vị chỉ cần lập bảng kê chứng từ thanh toán mà không phải mang hồ sơ chứng từ lên KBNN nhưng đa số các ĐVDT chưa chấp hành thời hạn thanh toán tạm ứng, do một số nguyên nhân như: đơn vị xác định nội dung và mức tạm ứng chưa chính xác, tâm lý cứ tạm ứng tiền mặt về cho chủ động, một số nhiệm vụ đã triển khai thực hiện nhưng không đảm bảo tiến độ do năng lực nhà thầu, thời tiết, cơng tác giải phóng mặt bằng...
Trong kiểm soát chi thường xuyên, tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng hiện nay cũng là một nội dung còn tồn tại cần được khắc phục.
“KBNN Cà Mau với vai trò là cơ quan kiểm soát chi, trong thời gian qua đã
không ngừng nâng cao chất lượng kiểm soát chi NSNN, trước đây KBNN đã thực hiện kiểm soát chi trên cơ sở từng hoá đơn chứng từ của ĐVSDNS, đến năm 2015, nhằm thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong kiểm sốt chi NSNN, nâng cao vai
trò trách nhiệm của các cơ quan đơn vị SDNS, đặc biệt là giao quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm của Thủ trưởng ĐVSDNS, KBNN chỉ thực hiện kiểm soát chi thường xuyên thông qua bảng kê đối với các khoản chi có giá trị dưới 20 triệu đồng, còn các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên mới thực hiện kiểm soát chi theo hồ sơ, chứng từ”.
Từ năm 2014 đến năm 2017 tổng số chi thường xuyên đã được kiểm soát qua KBNN Cà Mau là: 20.799 tỷ đồng, q trình kiểm sốt phát hiện 947 nghìn lượt chứng từ sai các yếu tố phải bổ sung, hồn thiện, 817 nghìn lượt đơn vị giao dịch thiếu thủ tục hồ sơ, 961 nghìn lượt chứng từ sai mục lục ngân sách, 976 nghìn lượt chi sai tiêu chuẩn định mức chế độ từ chối thanh toán 4.569 triệu đồng.