1.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000
1.2.4. Các bước cần tiến hành khi áp dụng ISO 9001:2008
Đào tạo nhận thức tiêu chuẩn mới ISO 9001:2008
Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Lãnh đạo cần thấu hiểu ý nghĩa của ISO 9001:2008 trong việc phát triển tổ chức, định hướng các hoạt động, xác định các mục tiêu và điều kiện áp dụng cụ thể.
Đào tạo lại và đào tạo mới để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về những thay đổi của ISO 9001:2008. Có thể sử dụng chuyên gia tư vấn có khả năng và kinh nghiệm, đây không phải là điều kiện bắt buộc nhưng đóng vai trị quan trọng trong tiến độ và mức độ thành công của việc xây dựng, áp dụng và chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại các doanh nghiệp.
Rà soát lại hệ thống theo các yêu cầu của ISO 9001:2008
Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn: cần rà sốt các hoạt động theo định hướng q trình, xem xét u cầu nào khơng áp dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay phải bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết.
Thực hiện những điều chỉnh cần thiết
Hệ thống tài liệu phải được điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn mới, các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm: Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các thủ tục quy trình liên quan, các hướng dẫn cơng việc, quy chế, quy định cần thiết.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008
Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9001:2008. Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây dựng. Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn, mô tả công việc liên quan đến từng quá trình, quy trình cụ thể.
Đánh giá nội bộ
Tổ chức các đợt đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết. Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sự sẵn sàng của hệ thống chất lượng cho việc đánh giá chứng nhận. Hoạt động này thường do tổ chức chứng nhận thực hiện.
Đăng ký chứng nhận
Do tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá tính phù hợp của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn ISO
Duy trì hệ thống chất lượng “Hậu chứng nhận”
Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, tổ chức cần tiếp tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng của mình.
Trong thời hạn giấy chứng nhận có hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá theo định kỳ (thường là 2 lần/năm) hoặc đánh giá đột xuất đối với tổ chức được chứng nhận để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu quả, phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn được áp dụng. Sau ba năm, nếu tổ chức có yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá lại toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức để cấp lại giấy chứng nhận.