Bổ sung chức năng “Công việc được giao” trong “Quản lý cơng việc”. Mục
đích xây dựng chức năng này để cho phép chuyên viên báo cáo từng công việc
trong bảng mô tả công việc cho cấp trên. Chức năng này có các nội dung:
Bảng 3.6: Báo cáo kết quả cơng việc
Cơng việc được giao Tính thường xuyên hoàn thành Thời hạn Báo cáo kết quả
Thời gian hoàn thành Nhận xét của cấp trên
Liệt kê chi tiết các công
việc được lãnh đạo
phòng giao
Hằng ngày, tháng, năm
Nhận xét của cấp trên: theo 5 cấp độ như quy chế tiền lương đang quy định. Nếu cấp trên khơng có nhận xét, chương trình tự mặc định ở mức “Đạt yêu cầu”.
Xây dựng hệ số trách nhiệm cho cơng việc chính và cơng việc hỗ trợ; hệ số hồn thành cơng việc trước hạn, đúng hạn và sau hạn; điểm cộng khi cấp trên
nhận xét trên mức “Đạt yêu cầu”; điểm trừ khi cấp trên nhận xét dưới mức “Đạt yêu cầu”.
Hoàn thiện chức năng “Thống kê”. Mục đích của việc hồn thiện chức năng này là giúp chuyên viên theo dõi và báo cáo khối lượng công việc một cách chính xác. Các chỉ tiêu trong cần có chức năng “Thống kê” như bảng 3.7.
Bảng 3.7: Các chỉ tiêu cần được thể hiện trong chức năng “Thống kê”
Loại công việc
Tên công việc Hệ số trách nhiệm Kết quả về tiến độ thực hiện Hệ số hoàn thành công việc Điểm cộng Điểm trừ Tổng điểm Chịu trách nhiệm chính 0,65 Trước hạn 0,9 Phối hợp, hỗ trợ 0,35 Đúng hạn 0,6 Trễ hạn 0,3
Nguồn: theo tác giả
Tiêu chí 2: Chấp hành nội quy lao động – trọng số 0,05: do lãnh đạo nhận
xét.
Những hiệu quả do giải pháp đem lại:
− − −
− Giúp đơn vị tránh được các lỗi thường gặp trong đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên: tiêu chuẩn không rõ ràng, lãnh đạo đánh giá dựa trên đặc điểm nổi bật của nhân viên hoặc đánh giá theo xu hướng trung
bình chủ nghĩa, theo cảm tính… −
− −
− Làm cho nhân viên tin vào phương pháp và kết quả đánh giá hoàn toàn
− − −
− Cập nhật được kết quả thực hiện của từng nhân viên theo tháng, quý, năm làm cơ sở trả lương theo kết quả thực hiện công việc. Hỗ trợ thông tin trong phân loại, xếp hạng thi đua cá nhân, tập thể.
3.3.6. Giải pháp 6: Hoàn thiện cơng tác duy trì nguồn nhân lực
Trong giai đoạn khó khăn về tình hình sản xuất kinh doanh, để nhân viên cùng đồng lịng với đơn vị tích cực tham gia hoat động sản xuất, lãnh đạo đơn vị nên có
chính sách thúc đẩy nhân viên về mặt vật chất. Vì hiện nay, cơng tác duy trì nguồn nhân lực tại Bưu điện Hóc Mơn chưa thật sự khởi sắc và thỏa mãn trong chính sách thúc đẩy nhân viên thông qua việc đánh giá hệ số mức độ phức tạp công việc của nhân viên trong đơn vị.
Căn cứ vào bảng hệ số mức độ phức tạp công việc hiện tại của đơn vị và bảng
lương nhân viên Bưu chính Viễn thơng được quy định tại nghị định của Chính phủ số 205/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 và qua khảo sát thực tế, tác giả
điều chỉnh hệ số của các ngạch chức danh như trong bảng 3.8
Bảng 3.8: Bảng hệ số mức độ phức tạp công việc áp dụng tại Bưu điện Hóc Mơn
Nhóm chức danh cơng việc
Hệ số đề nghị điều chỉnh Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 Bậc 7 Bậc 8 Bậc 9 Bậc 10 Bậc 11 Giám đốc 7.0 7.7 8.5 9.3 10.3 Kế toán trưởng 5.0 5.8 6.7 7.7 8.9 Trưởng bưu cục cấp 1 4.3 4.7 5.2 5.7 6.3 Trưởng bưu cục cấp 2 3.9 4.3 4.7 5.2 Trưởng bưu cục cấp 3 3.5 3.7 3.9 Viên chức, chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ 2.4 2.6 2.8 3.1 3.5 3.9 4.4 4.9 Kiểm soát viên,
Giao dịch bưu điện 2.4 2.6 2.9 3.2 3.5 3.7 Thủ kho, Thủ quỹ, Cung ứng vật tư, Lái xe 2.4 2.6 2.9 3.2 3.5
Khai thác bưu
chính 2.3 2.5 2.7 2.9 3.1 3.3 Bưu tá 2.3 2.5 2.7 2.9 3.1 Hành chính quản
trị, Văn thư, Bảo vệ
2.0 2.2 2.4 2.6 Phục vụ (cấp
dưỡng, vệ sinh cơ quan, tiếp tân)
1.0 1.3 1.5 1.7 1.9
Nguồn: theo tác giả
Bảng 3.9: Những nội dung thay đổi so với bảng hệ số mức độ phức tạp công việc hiện hành tại Bưu điện Hóc Mơn
Nhóm chức danh cơng
việc có điều chỉnh hệ số Nội dung điều chỉnh Lý do điều chỉnh
Trưởng bưu cục cấp 3 Thêm bậc 3 có hệ số 3.9
Đảm đương được công việc của
trưởng bưu cục cấp 2 Kiểm soát viên, Giao dịch
bưu điện
Tách Giao dịch viên ra khỏi ngạch 11 và thêm bậc 6 có hệ số 3.7
Đảm đương được công việc của
trưởng bưu cục cấp 3 khi trưởng bưu cục vắng mặt.
Thủ kho, Thủ quỹ, Cung
ứng vật tư, Lái xe
Ghép Lái xe vào ngạch 11
Lái xe phải thực hiện việc nhận bưu gửi tại địa chỉ và phát nhanh Khai thác bưu chính Thêm bậc 6 có hệ số
3.3
Khuyến khích nhân viên nỗ lực phấn đấu nâng cao tay nghề, Giữ chân nhân viên có kỹ thuật cao.
Hành chính quản trị, Văn thư, Bảo vệ
Thêm bậc 4 có hệ số 2.6
Khuyến khích nhân viên nỗ lực phấn đấu nâng cao tay nghề
Nguồn: theo tác giả
Những hiệu quả do giải pháp đem lại:
− − −
− Vẫn đảm bảo được nguyên tắc phân phối theo lao động, hiệu quả công việc và tăng thu nhập cho công nhân sản xuất trực tiếp.
− − −
− Thực hiện được chế độ trả lương theo kết quả hồn thành cơng việc về số lượng, chất lượng, độ phức tạp…
− − −
− Tạo niềm tin, thúc đẩy nhân viên tích cực tham gia lao động sản xuất đạt năng suất hiệu quả cao cũng như phấn đấu cầu tiến trong sự nghiệp.
3.3.7. Giải pháp 7: Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực
Hiện nay, thông tin về nguồn nhân lực tại đơn vị khá rời rạc, chưa được tập trung do đó khi cần bất kỳ thơng tin nào về đặc điểm nhân sự, đơn vị phải yêu cầu các bộ phận trực thuộc thống kê và báo cáo sau đó đơn vị tổng hợp lại, chọn lọc thì mới có thơng tin đang cần. Nếu cứ tiếp tục thực hiện như hiện tại, đơn vị sẽ mất nhiều thời gian và lãng phí nguồn lực để có thơng tin cần thiết.
Để khắc phục tình trạng trên, tác giả đưa ra giải pháp hỗ trợ là xây dựng hệ thống
thơng tin quản trị trực tuyến, có tên “Chương trình Quản lý nhân sự” với quy trình xây dựng thông tin quản trị qua 4 bước như sau: